CC BY
277
СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ
ТЕРРИТОРИЙ
К вопросам совершенствования информационно-документационного обеспечения управления организацией на современном этапе
Очкур
Галина Викторовна
Кандидат технических наук, заведующий кафедрой информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала РАНХиГС
e-mail: [email protected]
Galina V. Ochkur
Candidate of Technical Sciences, head of the department of Information and Document Management of Balakovo branch of RANEPA
e-mail: [email protected]
For the improvement of information and documentation management organization at the present stage
В статье рассмотрены основные вопросы информационно-документационного обеспечения управления организацией и приведены рекомендации по их решению.
Ключевые слова и словосочетания: документационное обеспечение управления, организация службы документационного обеспечения управления..
The article considers the main issues of information and documentation management organization and provides recommendations for their solution.
Key words and word combinations: documentation management; organization of service of document management.
УДК 651.011.42
Информационно-документационное обеспечение управления любой организации является сегодня важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (ДОУ). На службу ДОУ возлагаются организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и применение современных информационных технологий в работе с документами.
Проблемы совершенствования организации службы ДОУ являются одними из наиболее актуальных в современном документоведении. От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение организацией ее управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.
Кроме того, в настоящее время в документационном обеспечении происходят большие изменения, вызванные целым рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:
- изменение законодательства в сфере информации и до-кументации;
- изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);
- изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением
- 54-
ACTUAL ISSUES OF MODERN SCIENCE AND SOCIETY - 4/2014
Социально-экономическое развитие территорий
системы менеджмента качества, или иными причинами.
Естественно, эти изменения отражаются на организации деятельности служб ДОУ и выражаются в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре службы ДОУ, требованиях, предъявляемых к делопроизводственному пер-соналу.
Рассматриваемым вопросам в настоящее время уделяется много внимания, в связи с чем они подробно описаны у таких авторов, как Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А., Румынина Л.А., Янковая В. Ф. и др.
Цели, задачи и функции службы ДОУ, ее права и ответственность, взаимоотношения со структурными подразделениями полностью регламентированы общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения. Служба документационного обеспечения управления в своей работе наряду с общегосударственными нормативными документами должна использовать целый комплекс локальных нормативных актов и методических материалов. Однако в настоящее время большинство этих документов отсутствует в организации, несмотря на то, что законодательством установлено обязательство разработки и использования их в деятельности службы ДОУ. Это обусловлено отсутствием контроля за наличием и использованием этих документов, а также недостаточным вниманием руководства к данному вопросу.
Проанализировав процесс и правила организации службы документационного обеспечения управления, ее цель, задачи, функции, должностной и численный состав, нормативную регламентацию, можно сделать вывод о том, что в каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы ДОУ и руководства конкретной организации. Решение этого вопро-са связано с первоначальной организацией службы ДОУ. Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет снизить стоимость делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного персонала, обеспечить взаимозаменяемость работников, обеспечить единство организационного и методического руководства. Однако, в современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.
На современном этапе служба ДОУ в подавляющем большинстве случаев входит в структуру другого подразделения и имеет широкий спектр наименований. Лишь в отдельных случаях она является самостоятельным подразде-лением. Если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы ДОУ как отдельного подразделения. В составе функциональ-ной деятельности службы ДОУ должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ. В результате служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно -документационному, административно - хозяйственному, материально - техническому обслу-живанию управленческой деятельности организации.
Другим важным вопросом при организации службы ДОУ является формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч-реждениях, исходя из реальных возможностей конкретной организации. Часто это приводит к неправильному распределению делопроизводственных функций между сотрудниками службы ДОУ, либо часть этих функций распределяется на сотрудников других структурных подразделений. Поэтому при определении численного и должностного состава необходимо особое внимание уделять нормативным документам, регламентирующим данные вопросы, четко определять функции по ДОУ, рационально распределять их между сотрудниками службы ДОУ.
Кроме того, для оптимизации деятельности службы ДОУ следует обратить внимание на автоматизированные системы управления. Основным назначением таких систем является внедрение электронного документооборота с возможностью групповой работы над различными документами. Целями внедрения программного комплекса являются повышение эффективности труда сотрудников за счет комплексной автоматизации всех возможных видов деятельности организации - от первичной регистрации информации, внутреннего документооборота до более рациональной и экономичной организации хозяйственной деятельности организации. В настоящее время на рынке информационных продуктов представлено большое разнообразие подобных систем.
Однако следует отметить, что в структуре федеральных органов исполнительной власти в настоящее время отсутствует орган, наделенный соответствующими полномочиями по реализации государственной политики, нормативному правовому регулированию и контролю, а также оказанию государственных услуг и
АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СОВРЕМЕННОСТИ: НАУКА И ОБЩЕСТВО - 3/2014
- 55 -
Socio-Economic Development of the Areas
управлению государственным имуществом в сфере документационного обеспечения управления, в том числе электронного документооборота, что негативно сказывается на состоянии делопроизводства и внедрении современных информационных технологий в указанной сфере.
В общем случае, работы по оптимизации службы ДОУ включают в себя целый комплекс работ. Подготовительным этапом оптимизации службы ДОУ является изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления, что придает юридически обоснованный характер всей последующей работе. Разработка проекта положения о службе ДОУ, как это пред-усмотрено ГСДОУ, должна производиться на основе примерного положения с учетом особенностей организации и специфики деятельности организации. Положение о службе ДОУ представляет собой документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения. Функциональное назначение документа заключается в общей организационно-правовой регламентации повседневной деятельности службы ДОУ. Разработка проекта инструкции по документационному обеспечению управления обычно осуществляется на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» с учетом соответствующих положений других нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения организацией.
В Инструкции по делопроизводству в соответствующих разделах должны найти отражение также вопросы применения средств автоматизации в процессах подготовки, регистрации, учета, контроля исполнения документов, а также выполнения других документационных работ. Аналогичным образом в инструкции закрепляются особенности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления при наличии в организации такой системы. Составление инструкции по делопроизводству -достаточно сложная и трудоемкая работа, поэтому можно рекомендовать секретарям руководителей организаций обращаться за консультацией в государственные архивные учреждения, которые оказывают подобные услуги на договорной основе.
Разработка проектов должностных инструкций работника службы ДОУ производится на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Должностная инструкция — это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника и устанавливающий порядок применения им в процессе указанной деятельности соответствующих положений законодательных, нормативно-правовых актов. Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе существующих нормативов и норм, а также фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. Разработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями организации, а также с внешними организациями, производится на основании организационной структуры организации, схемы документооборота организации и перечня внешних организаций и учреждений, с которыми данное учреждение осуществляет обмен документированной информацией в процессе своей деятельности. Под схемой взаимодействия подразумевается документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами организации, а также с другими организациями и учреждениями, осуществляющими с данным учреждением обмен документированной информацией.
Приведенные рекомендации позволяют обеспечить единый порядок работы с документами, контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами, организацию рационального документооборота предприятия.
Библиографический список:
1. Приказ Главного архивного управления Совета Министров СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». М.: Главархив СССР, 1991.
2. ГОСТ Р 6.30—2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Госстандарт России, 2003г
3. ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". М.: Госстандарт России, 1998.
4. Управление документами. Общие требования ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 М.: Изд-во стандартов, 2007.
- 56 -
ACTUAL ISSUES OF MODERN SCIENCE AND SOCIETY - 4/2014
