CC BY
129
тельно снизить затраты времени на выполнение операций по анализу рисков. Это значительно повысит маневренность организации к изменяющимся условиям. На основании выше приведенной классификации можно сформировать универсальную классификацию, которая будет сочетать наиболее значимые риски. Для начала следует построить определенную последовательность для классификации рисков и выделить те, которые требуется оценить в первую очередь.
Последовательность оценки рисков буде выглядит следующим образом: 1) Юридические риски. 2) Маркетинговые риски. 3) Финансовые риски. 4) Производственные риски.
Юридические риски включают в себя риски, связанные с ужесточением законодательства; риски несоответствия законодательств разных стран; риск некорректно составленной документации. Данные риски необходимо рассматривать в первую очередь, т.к. грамотное оформление документации и соблюдение законодательства - это ключевая сторона во всей классификации. Маркетинговые риски включают в себя риск снижения спроса на продукцию, риск вытеснения из конкурентной борьбы, риск потерь из-за снижения цены, риск потери ликвидности, риск снижения маневренности и адаптивности организации. Данная классификация занимает второе место в последовательности приводимой классификации, т.к. именно маркетинг отвечает за сбыт продукции, что является одной из важнейших целей организации. Далее следует финансовый и производственный риски, на данном этапе необходимо объединить две классификации. Финансовый риск включает в себя: риск невыполнения финансовых обязательств, риск обесценивания финансового портфеля, риск снижения курса акций, риск неосуществления платежей, риск потерь связанных с нерациональной структурой портфеля. Производственный риск включает в себя риск невыполнения планов, риск поломки оборудования, риск падения мощности, риск роста затрат на производство.
УДК 338.24
Т.П. Колесникова, Ю.В. Мартышова
Новомосковский институт Российского химико-технологического университета им. Д.И. Менделеева, Новомосковск, Россия
ИССЛЕДОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
The basic characteristics of development of the modern organizations are considered. New principles of management of the managing subject are determined. It is proved, that the technology and its kind are determining at formation and development of competitive advantages of the enterprise. Classification of technologies is submitted in view of needs of the managing subject for technological reequipment.
Рассматриваются основы документооборота в организации. Определяются основные предпосылки использования различных форм документооборота. Доказана целесообразность внедрения системы электронного документооборота в организации. Определены ограничения по ее внедрению в организации.
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем ор-
ганизовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная статья.
Однако в настоящее время перед организациями встает вопрос о необходимости и целесообразности введения систем электронного документооборота, так как не рациональное и неуместное его внедрение снижает общую эффективность деятельности организации. Рассмотрим основные ограничения внедрения систем электронного документооборота.
1. Масштабы организации. Говоря о масштабах организаций с точки зрения систем электронного документооборота, целесообразно выделить такие классы организаций: небольшие, в которых работают десятки и сотни сотрудников; средние, где трудятся сотни и тысячи сотрудников, и крупные организации, число работающих в которых измеряется тысячами и десятками тысяч. Можно выявить следующую тенденцию: чем больше в организации сотрудников, тем выше заинтересованность руководства в наличии эффективной системы электронного документооборота. Чем больше в организации сотрудников, тем сложнее становятся управленческие процессы, тем больше людей задействовано в этих управленческих процессах. Как правило, в таких организациях присутствуют территориально-удаленные подразделения, существует множество мест регистрации документов, ведется интенсивный обмен документами между различными подразделениями, нужны эффективные средства планирования и координации работ. В то же время в небольших локальных организациях бизнес-процессы чаще всего довольно просты, область ответственности и сфера компетентности сотрудников прозрачны для руководства, а количество обрабатываемых документов не настолько велико, чтобы затруднять работу с ними. В результате ни сотрудники, ни менеджеры зачастую просто не видят потребности во внедрении систем электронного документооборота.
При внедрении электронного документооборота необходимо также провести анализ используемых систем документооборота применяемых предприятиями, с которыми непосредственно работает данная фирма или организация. Целью данного анализа будет являться выявление наличия электронного документооборота и отношения партнеров к такому виду документооборота, применяемой фирмой или организацией. В случае если большая часть окружения применяет бумажный документооборот, то внедрение электронного способа документооборота данной фирмой или организацией будет нецелесообразным, так как это значительно снизит эффективность передачи и обработки информации. Это связанно с тем, что информация от партнеров и поставщиков чаще всего будет поступать на бумаге, и при использовании фирмой электронных способов обработки информации необходимо будет внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого необходимы дополнительные затраты на приобретение соответствующей компьютерной техники, в том числе и сканеров.
Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение электронного документооборота на небольших предприятиях или организациях, чье основное окружение использует бумажный документооборот приводит к значительному увеличению временных и материальных затрат на обработку информации. Данное обстоятельство делает применение электронного вида документооборота для основной документации неприемлемым.
2. Годовой объем документооборота на предприятии. Другим важным признаком для оценки объективной потребности организации в системе электронного документооборота является количество документов, которые данная организация обрабаты-
вает в течение года. Условно все организации можно разделить на четыре подмножества организаций разных типов. Рассмотрим их более подробно.
Мини-офис": мало сотрудников, мало документов. Как правило, к организациям такого типа относятся небольшие, локально расположенные предприятия, удаленные офисы и региональные представительства крупных компаний. В подобных организациях работают несколько десятков человек, объемы документооборота не очень велики и исчисляются несколькими тысячами документов в течение года. Потребность в автоматизации документооборота, как правило, выражена весьма слабо.
"Архив": мало сотрудников, много документов. Это также организации с небольшим числом сотрудников, но с гораздо большим потоком обрабатываемых документов. К таким организациям относятся различные специализированные архивы, редакции газет и журналов, конструкторские бюро и т.п. В зависимости от вида деятельности такой организации основной поток документов может представлять как технологический, так и управленческий документооборот. Чаще всего в таких организациях основные задачи в области автоматизации документооборота связаны с необходимостью хранения больших объемов бумажных документов, с созданием эффективной системы поиска документов по различным критериям, с обменом документами со специализированными системами.
"Коммерческая фирма": много сотрудников, мало документов. Ситуация, противоположная "Архиву". Существует заметное множество организаций, в которых объем управленческого документооборота весьма невелик и не превышает нескольких тысяч документов в год. Однако число сотрудников в таких организациях исчисляется сотнями и тысячами, организация может иметь удаленные подразделения и достаточно сложные бизнес-процессы.
"Крупное предприятие": много сотрудников, много документов. Холдинги, крупные промышленные предприятия, органы государственного управления, министерства и ведомства, муниципальные структуры и другие подобные организации представляют заметный класс пользователей систем электронного документооборота. В таких организациях часто имеются территориально-удаленные подразделения, а численность персонала достигает нескольких тысяч и даже десятков тысяч человек. Масштабы организации, развитые связи с внешним миром, необходимость планирования, контроля и координации действий различных подразделений порождают большие потоки документов как управленческого, так и технологического характера.
3. При внедрении электронного документооборота следует также учитывать и специфику деятельности организации и предприятия. Для многих из них основным ограничением применения электронного документооборота является придание электронному документу юридической силы. Ситуация несколько изменилась после принятия закона об использовании электронно-цифровой подписи. Однако электронная подпись, как и обычная подпись, является лишь средством подтверждения письменного волеизъявления сторон, установления подлинности и целостности электронного документа. В тоже время необходимо учитывать ту реальную ситуацию, которая сложилась у нас в стране. Во-первых, правоотношения в области электронного документооборота стали возникать только в последнее время, в связи, с чем практически отсутствует юридическая практика в данной области, нет высококвалифицированных юристов специализирующихся на данных вопросах. Во-вторых, при возникновении спорных ситуаций в области электронного документооборота при разрешении споров судьи сталкиваются со значительными трудностями из-за недостаточной юридической проработанности вопроса. Таким образом, многие организации для избегания спорных ситуаций, которые имеют правовые последствия, предпочитают сопровождать электронные документы бумажными копиями соответствующей формы.
Таким образом, для организаций и предприятий, имеющих дело с юридически важными документами необходима разработка специальной, комплексной системы электронного документооборота. При данной форме документооборота составление документов осуществляется в электронном виде, а распечатываются только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии. Остальной документооборот осуществляется в электронной форме.
4. При внедрении электронного документооборота ограничением может также служить организационная структура организации, а также ее кадровый состав. Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Работа с людьми - это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных.
Таким образом, для получения максимальной эффективности от внедрения систем электронного документооборота необходимо учитывать специфику деятельности предприятия, его масштабы, а также реальную необходимость внедрения данных систем документооборота. Полный и комплексный учет данных факторов позволит организации выбрать оптимальную структуру документооборота и повысить эффективность ее деятельности.
УДК 657
М.В. Колмыкова, Е.Д. Саяпина, Ю.В. Кулакова, А.В. Калинина
Новомосковский институт Российского химико-технологического университета им. Д.И. Менделеева, Новомосковск, Россия
ОБУЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ФОРМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА СТУДЕНТОВ СПЕЦИАЛЬНОСТИ 080109 «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ»
Automatic accounting is an essential of modern accountant's work. Automatic accounting has got different features. The teaching is conducted on a policy by the teachers of the chair "Economics, finances and accounting". The teaching is conducted in two stages. The first stage is technique teaching. The second stage is teaching in the form of business game that imitates an accounts department's work.
Ведение автоматизированного бухгалтерского учета - неотъемлемая часть работы современного бухгалтера. Автоматизированная форма учета имеет различные особенности. Обучение проводится по методике, предложенной преподавателями кафедры «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». Обучение проводится в два этапа. Первый этап - обучение техническим приемам работы с программой. Второй этап - обучение в виде деловой игры, имитирующей работу бухгалтерии.
В современных условиях знание автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета, умение работать с различными программными продуктами автоматизации бухгалтерского учета является практически повсеместным требованием к специалисту, работающему бухгалтером, экономистом, аудитором.
Опросы, проведенные на различных предприятиях города Новомосковска, показали, что на большинстве из них для автоматизированного ведения бухгалтерского учета используются программные продукты фирмы «1С».
