CC BY
41
УДК 338.45:69
ИССЛЕДОВАНИЕ ВОПРОСА ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА В ПРОЕКТНО-ИЗЫСКАТЕЛЬСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
л
© А.А. Аксёнова1
Московский государственный строительный университет, 125993, Россия, г. Москва, Ярославское шоссе, 26.
Статья посвящена постановке и рассмотрению проблемы низкой эффективности функционирования систем менеджмента в проектно-изыскательских организациях. Выявлены и обоснованы причины неэффективного функционирования систем менеджмента. Даны определения процесса, системы бизнес-процессов, рассмотрены основные принципы построения системы бизнес-процессов. Предложено комплексное решение повышения эффективности функционирования систем менеджмента в проектно-изыскательских организациях, основанное на развитии системы бизнес-процессов. Рассмотрены потенциальные улучшения от реализации предложенного комплексного решения. Ил. 2. Библиогр. 5 назв.
Ключевые слова: система менеджмента; проектно-изыскательская организация; система бизнес-процессов; эффективность функционирования.
STUDYING THE PROBLEM OF MANAGEMENT SYSTEM OPERATION EFFICIENCY IMPROVEMENT IN DESIGN AND SURVEY ORGANIZATIONS A.A. Aksenova
Moscow State University of Civil Engineering, 26 Yaroslavskoe Shosse, Moscow, 129337, Russia.
The article is devoted to the formulation and discussion of the problem of low operation efficiency of management systems in design and survey organizations. It identifies and substantiates the reasons for the ineffective functioning of management systems. Definitions are given to the process, the system of business processes. asic formation principles of the system of business processes are considered. The article brings forward a complex solution on improvement of management system efficiency in design and survey organizations, based on the development of the system of business processes. Potential improvements from the implementation of the proposed complex solution are considered as well. 2 figures. 5 sources.
Key words: management system; design and survey organization; system of business processes; operation efficiency.
Системы менеджмента в организациях строительной отрасли предоставляют широкий спектр возможностей для их изучения. Исследование систем менеджмента с точки зрения их экономической, экологической и социальной эффективности функционирования позволило выявить основные причины неэффективного функционирования систем менеджмента в проектно-изыскательских организациях на сегодняшний день (рис. 1).
Анализ причинно-следственной диаграммы Каору Исикава позволил установить причины, которые приводят к ухудшению функционирования системы менеджмента в проектно-изыскательской организации.
Несоблюдение принципа вовлечения всех сотрудников в постоянное улучшение качества менеджмента. Восприятие сотрудников как ресурса организации, отсутствие обратной связи приводит:
• к неэффективному планированию деятельности организации, следствием чего является ограниченность во времени, провоцирующая невнимательность сотрудников при выполнении их работы (проектировании);
• нерегламентируемым срокам проверки проектной документации.
Следствием является: возникновение ошибок, исправлений, потерь во времени, затрат на низкое качество.
Отсутствие корпоративной культуры, ориентированной экологически, социально и на разработку продукции высокого качества приводит:
• к неэффективному функционированию или отсутствию систем повышения квалификации сотрудников; мотивации на выполнение качественной, экологически безопасной продукции; охраны здоровья и безопасности труда, что становится причиной низкой квалификации сотрудников, низкой квалификации и невнимательности нормоконтролеров, низкого уровня производительности труда.
Следствием является: возникновение ошибок, пропуск ошибок при проверке, нормоконтроле, затраты на низкое качество, риск срыва сроков поставки, потери во времени, возврат готовой продукции заказчиком, снижение репутации организации, уменьшение общего количества заказчиков, уменьшение доли рынка, финансовые потери.
Отсутствие эффективно функционирующей системы бизнес-процессов приводит:
Аксенова Анастасия Аркадиевна, аспирант, тел.: 89165863588, e-mail: [email protected] Aksenova Anastasia, Postgraduate, tel.: 89165863588, e-mail: [email protected]
Машины и оборудование
Человек
Несоблюдение принципа вовлечения всех сотрудников в постоянное улучшение качества менеджмента:
восприятие сотрудников как ресурса организации,
отсутствие обратной связи
Несоблюдение принципа постоянного улучшения
(использование несовременного ПО, оборудования), эксплуатация оборудования с истекшим сроком полезного использования, несвоевременная поверка, калибровка
Отсутствие эффективно
функционирующей
системы
бизнес-процессов
Отсутствие инструментов статистического контроля качества
Методы
Отсутствие корпоративной культуры, ориентированной экологически, социально и на разработку продукции высокого качества
Неэффективно функционирующая система менеджмента в проектно-изыскательской организации
Измерение
Среда
Рис. 1. Причинно-следственная диаграмма неэффективного функционирования систем менеджмента
• к отсутствию ориентации на процесс при выполнении основной деятельности организации, следствием чего является невыполнение или выполнение в неполном объеме требований потребителей (заказчиков) и отсутствие выгодных каналов поставок, поскольку каждый процесс имеет своего поставщика и потребителя;
• нерегулярному анализу причин изменения готовой продукции, несогласованной с заказчиком и вернувшейся на доработку;
• отсутствию установленных границ процесса, следствием чего является неэффективное управление ресурсами организации, неэффективное функционирование или отсутствие системы планирования ресурсов, отсутствие динамического анализа всей цепочки планирования ресурсов;
• отсутствию целостности процессов, следствием чего является негибкость системы менеджмента в изменяющихся условиях, непрослеживаемость выполнения каждой операции, невозможность измерения результативности и эффективности, разработки, планирования и проведения мероприятий по улучшению.
Следствием является: неэффективный менеджмент, потери от несвоевременных поставок ресурсов, низкая производительность труда, потери от срывов сроков поставок готовой продукции заказчику, снижение репутации организации, уменьшение общего количества заказов, уменьшение доли рынка.
Отсутствие инструментов статистического контроля качества приводит:
• к отсутствию контроля (оценки соответствия);
• отсутствию достоверных данных и объективных свидетельств для принятия управленческих решений;
• неадекватным, то есть не обладающим высокой
степенью соответствия достоверным данным, экономически и технически не обоснованным принимаемым управленческим решениям.
Следствием является: высокий риск возникновения непредвиденных последствий в виде упущенной выгоды и времени, а также убытков от вложений в разработку и реализацию сомнительных проектов.
Несоблюдение принципа постоянного улучшения приводит:
• к разработке экономически неэффективных, непривлекательных для заказчика технических решений;
• отставанию от конкурентов в применении новых технологий;
• неэффективному функционированию или отсутствию системы автоматизированного управления проектами и автоматизированного проектирования;
• неспособности отвечать запросам потребителей в полном объеме и в согласованные сроки.
Следствием является: низкая производительность труда, снижение конкурентоспособности, снижение репутации, снижение стоимости бизнеса, уменьшение доли рынка, снижение эффективности функционирования организации в целом.
Установленные в результате проведенного исследования причины неэффективного функционирования систем менеджмента в проектно-изыскательских организациях указывают на несоблюдение цикла РйОЛ Шухарта - Деминга, ориентированного на непрерывное улучшение. Основой непрерывности планирования и реализации улучшений в любой организации является следование двум из восьми основных принципов менеджмента качества: системному подходу, процессному подходу [4]. Процессный подход в данном случае является инструментом, обеспечивающим
непрерывность улучшении в рамках основной приносящей ценность потребителю деятельности организации. Системный подход обеспечивает наличие прямых и обратных связей, усиливающих взаимодействие процессов между собой по сравнению с их взаимодействием вне системы, целостность совокупности взаимодействующих между собой процессов, наличие четкой структуры их взаимодействия и упорядочивание организационных связей.
Таким образом, можно утверждать, что применение процессного и системного подходов с целью повышения эффективности функционирования систем менеджмента в проектно-изыскательских организациях целесообразно. На практике применение двух обо-
стижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей [2].
Вспомогательный процесс - это процесс, обеспечивающий основной процесс необходимыми ресурсами. В качестве ресурса понимается материальный или информационный объект, необходимый для реализации процесса.
Управленческий процесс - это процесс, выходом которого являются ресурсы по управлению основными процессами организации.
Схема системы бизнес-процессов организации, составленная с учетом приведенной выше классификации, представлена на рис. 2.
ф Анализ внешней среды и требований потребителя
_
Управленческие процессы
Бизнес-процессы
Ol
т
а
9 -Q
га m s т <и и и и О
с
и с
01
ю
О
▼_
Процессы измерения, анализа, улучшения
■О Конечная продукция, удовлетворенный потребитель
Рис. 2. Система бизнес-процессов
значенных ранее принципов менеджмента качества реализуется в виде построения системы управления, основанной на процессном подходе, то есть системы бизнес-процессов организации [3].
Процесс в системе менеджмента организации -это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных операций (действий), выполняемых в процессе создания продукции, имеющая четко обозначенные входы (поставщики) и выходы (потребители) и протекающая в рамках информационных связей, закрепленных существующей организационной структурой. Целью процесса является удовлетворение потребителя (внутреннего и внешнего).
Классифицируем процессы в системе управления на четыре основные группы:
• основные процессы (бизнес-процессы);
• управленческие процессы;
• вспомогательные (обеспечивающие) процессы;
• процессы развития (анализа, измерения, улучшения).
Бизнес-процесс - это установленная последовательность взаимосвязанных между собой действий, при реализации которой ресурсы организации перерабатываются (физически и виртуально) с целью до-
Определение в организации основных и вспомогательных процессов: структуры, цепочки последовательных операций, границ, области действия, взаимосвязей, входных и выходных данных, поставщиков и потребителей, необходимых ресурсов, ответственных исполнителей (разработчиков, владельцев) - производится на основе выделенных процессов жизненного цикла продукции, характерных для организации, каждый из которых может включать несколько вспомогательных процессов. Построение системы бизнес-процессов - стратегически важный процесс. При описании процессов целесообразно начинать с описания 1/5 всей системы для возможности получения промежуточных данных, их последующего анализа и выявления узких мест.
В качестве инструмента повышения эффективности функционирования системы менеджмента в про-ектно-изыскательской организации рассмотрим комплексный подход, основанный на развитии системы бизнес-процессов. Предлагаемый подход состоит из трех взаимосвязанных между собой направлений, способствующих совершенствованию системы менеджмента:
• ориентация системы бизнес-процессов на
наиболее эффективное межфункциональное взаимодействие подразделений;
• непрерывное измерение показателей результативности и эффективности процессов, анализа и реализации мероприятий по улучшению;
• упрощение структуры сложной системы с целью обеспечения четкой прослеживаемости хода операций (улучшение системы).
Рассмотрим каждое из них подробнее.
Ориентация системы бизнес-процессов на наиболее эффективное межфункциональное взаимодействие подразделений. Обеспечение развития межфункционального взаимодействия подразделений осуществляется за счет выделения и совершенствования сквозных процессов.
Сквозной процесс - это процесс, который реализуется несколькими структурными подразделениями организации. В сквозном процессе осуществляемая деятельность рассматривается на уровне отделов (среднее звено), организация контроля реализации процесса и полученных результатов проводится одним руководителем.
Эффективность функционирования системы бизнес-процессов прямо пропорциональна синергетиче-скому эффекту, образующемуся в результате взаимодействия сотрудников среднего звена различных подразделений на межфункциональном уровне. Показатель синергетического эффекта зависит от степени бюрократизации организационной структуры, количества каналов коммуникации между исполнителями процесса, единства целей и наличия процедур, выполняемых на общий результат, обеспеченности ресурсами и уровня вовлеченности исполнителей в процесс.
Непрерывное измерение показателей результативности и эффективности процессов, анализа и реализации мероприятий по улучшению. Эффективность системы бизнес-процессов зависит от того, в какой степени управляемости она находится, то есть каким объемом информации о ее функционировании мы обладаем [5]. Для управления процессами необходимо разработать систему показателей, охватывающую показатели эффективности и результативности функционирования всех выделенных в системе процессов. Допустимые границы и целевые значения показателей функционирования процессов должны в обязательном порядке коррелировать между собой внутри системы, а также со стратегическими показателями (целями) организации, запросами потребителей (внешних и внутренних).
Управление системой бизнес-процессов основывается на измерении показателей функционирования процессов и их последующем анализе. При проведении анализа бизнес-процессов определяются их результативность, эффективность и адаптивность. Оценка результативности позволяет заранее определить степень соответствия выходов бизнес-процессов требованиям потребителей.
В проектно-изыскательской организации с учетом приведенной ранее классификации процессов целе-
сообразно применять показатели результативности: для управленческих процессов: • коэффициент выполнения планового показателя экономического эффекта проекта
Е (СР. + (1 + г)')
Кпэф — "
Эф
(1)
где Эф - фактический экономический эффект реализованного проекта; СР.' - стоимость свободного потока денежных средств за период /; г - ставка дисконтирования; I - порядковый номер периода дисконтирования;
• коэффициент общего фактического выполнения плана
Пфе
Ковп — "
Вп
(2)
где Пфв - фактическое выполнение плана; Вп - планируемая выручка;
для обеспечивающих процессов: • коэффициент обеспечения ресурсами (персоналом, материально-техническими ресурсами, информационными технологиями и т.д.)
Зо
Кор — •
Зу
(3)
где Зо - общее количество поступивших запросов на обеспечение ресурсами; Зу - фактически удовлетворенные запросы;
для процессов развития:
• коэффициент выполнения корректирующих
(предупреждающих) действий
Кп , . >
Кед =-, (4)
Ке
где Кп - запланированные корректирующие (предупреждающие) действия; Кв - корректирующие (предупреждающие) действия, реализованные в запланированные сроки;
• коэффициент предоставления данных
Дп
Кпд — -
Дф
(5)
где Дп - показатели, запрошенные к предоставлению для проведения анализа; Дф - фактически предоставленные показатели;
• коэффициент сдачи отчетности
Ксо —
С.
Сф
(6)
где Сп - плановое количество дней на подготовку и сдачу отчетности; Сф - фактические затраченное количество дней на подготовку и сдачу отчетности; для бизнес-процессов:
• коэффициент выполнения запланированных сроков создания проектно-сметной документации
Кф
Квзс — "
Кп
(7)
где Кф - количество фактически выполненных позиций плана к определенному моменту времени I; Кп - количество запланированных к выполнению позиций плана к определенному моменту времени I;
• К3 - количество существенных замечаний, поступивших от потребителя (нормоконтролера, проверяющего).
Результаты оценки эффективности бизнес-процессов - это информация об эффективности используемых ресурсов, необходимых для обеспечения требуемых выходов.
В качестве показателей эффективности можно применять коэффициенты ликвидности, оборачиваемости, рентабельности, финансовой устойчивости, эффективности работы персонала и т.д.
Показатель эффективности бизнес-процесса создания проектно-сметной документации целесообразно измерять как отношение выручки от реализованной проектно-изыскательской продукции к затратам на исправления и доработку не принятой потребителем (внутренним и внешним) проектно-сметной документации:
Кэф = -В-, (8)
Т X Зср
где В - выручка от реализованной проектно-изыскательской продукции; Т - время, затраченное на исправление и доработку проектно-сметной документации; ЗСР - средняя заработная плата.
Оценка адаптивности бизнес-процессов демонстрирует, насколько гибко данный бизнес-процесс способен реагировать на постоянно изменяющиеся условия внешней среды и желания потребителей.
Упрощение структуры сложной системы с целью обеспечения четкой прослеживаемости хода операций (улучшение системы). Эффективность функционирования системы бизнес-процессов характеризует равномерность использования ресурсов и выполнения операций, которая выявляется на этапе проведения анализа и является основой для принятия решения об улучшении бизнес-процессов.
Улучшение бизнес-процессов можно провести как на радикальном уровне сверху вниз при помощи ре-инжиринга, так и постепенным наращиванием изменений снизу вверх. Отличительной чертой оптимизации является улучшение уже существующих бизнес-процессов на основе полученных в результате непрерывного мониторинга показателей его функционирования. Реинжиринг предполагает комплексную перестройку процесса с нуля.
Главным принципом любого улучшения, оптимизации или реинжиринга является непрерывный мониторинг наличия в системе бизнес-процессов ограничения, определяющего общую производительность системы. Данное ограничение или самый низкий показа-
тель эффективности (результативности или адаптивности) системы - отправная точка в процессе улучшения.
Улучшение системы необходимо начать с анализа каждой процедуры в процессах системы для выявления узких мест, недостатков и ограничения, на которое необходимо направить мероприятия по повышению эффективности функционирования. Для каждого выявленного отклонения, снижающего производительность системы бизнес-процессов, необходимо установить целевое значение, к которому система будет стремиться вывести показатели после реализации запланированных действий по улучшению. Проведение мероприятий необходимо осуществлять последовательно от одного ограничения к другому, поскольку эффект от улучшения системы одновременно по всем отклонениям равен повышению производительности только по одному показателю, характеризующему работу ограничения системы, а оно, как было сказано выше, единственно на момент времени I [1].
Таким образом, комплексный подход к совершенствованию системы менеджмента проектно-изыскательской организации, основанный на развитии системы бизнес-процессов, позволяет:
• вовлечь всех сотрудников в постоянное улучшение качества менеджмента, создать в организации культуру, ориентированную экологически, социально и на разработку продукции высокого качества, путем развития системы бизнес-процессов, в частности межфункционального взаимодействия подразделений;
• обеспечить обратную связь и получение достоверных данных, объективных свидетельств для принятия управленческих решений путем разработки системы показателей, охватывающих показатели эффективности и результативности функционирования всех выделенных в системе процессов;
• обеспечить высокую адаптивность системы менеджмента в изменяющихся условиях, эффективное функционирование процессов планирования, обеспечения, развития посредством постоянного мониторинга показателей результативности, эффективности и адаптивности процессов;
• способствовать постоянному повышению эффективности функционирования системы менеджмента путем наблюдения за изменениями в производительности системы бизнес-процессов и проведения соответствующих мероприятий, направленных на ликвидацию непрерывно выявляемого ограничения.
Статья поступила 29.09.2014 г.
Библиографический список
1. Детмер У. Теория ограничений Голдрата. Системный подход к непрерывному совершенствованию. М.: АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР, 2013. 443 с.
2. Лукманова И.Г. Концептуальная модель системы управления качеством на предприятиях стройиндустрии // Промышленное и гражданское строительство. 2001. № 4.
3. Нежникова Е.В., Аксёнова А.А. О потребности строительной отрасли в системах менеджмента качества, экологично-сти и безопасности труда и возможностях их реализации //
Экономика и предпринимательство. 2013. № 11 (40). С. 626-632.
4. Нежникова Е.В. Проблемы создания и функционирования систем менеджмента качества // Фундаментальные исследования. 2013. № 6. Ч. 4. С. 958-962.
5. Яськова Н.Ю., Москвичев Д.В. Стратегия строительного бизнеса как фактор восстановительного роста // Экономика строительства. 2010. № 2. С. 31-39.
