CC BY
11
Исходные данные для алгоритма формирования оценки эффективности ИТ-проектов Initial data for the algorithm of forming an assessment of the effectiveness of IT-projects
Филатов Егор Александрович
Студент 4 курса
Факультет Бизнес информатика и информационные технологии ФГБОУ ВО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова»
Россия, Челябинская обл. г. Магнитогорск e-mail: egora_00@mail.ru
Filatov Egor Aleksandrovich
Student 4 term
Faculty of Business informatics and information technology Magnitogorsk State Technical University named after G.I. Nosov Russia, Chelyabinsk region, Magnitogorsk e-mail: egora_00@mail.ru
Медведева Елена Александровна
Студент 4 курса
Факультет Бизнес информатика и информационные технологии ФГБОУ ВО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова»
Россия, Челябинская обл. г. Магнитогорск e-mail: alena.medvedeva. 03@gmail.com
Medvedeva Elena Aleksandrovna
Student 4 term
Faculty of Business informatics and information technology Magnitogorsk State Technical University named after G.I. Nosov Russia, Chelyabinsk region, Magnitogorsk e-mail: alena.medvedeva. 03@gmail.com
Волков Андрей Федорович
Менеджер по продажам «КОНСОМГРУПП» Общество с ограниченной ответственностью «КОНСОМГРУПП»
Россия, Челябинская обл. г. Магнитогорск e-mail: veems@mail.ru
Volkov Andrey Fedorovich
Sales Manager «CONSOM GROUPP» Limited Liability Company «CONSOM GROUPP» Russia, Chelyabinsk region, Magnitogorsk e-mail: veems@mail.ru
Научный руководитель Ошурков Вячеслав Александрович
Менеджер бизнес-решений «КОНСОМГРУПП» ФГБОУ ВО «Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова»
Россия, Челябинская обл. г. Магнитогорск e-mail: oshurkov92@mail.ru
Scientific adviser Oshurkov Vyacheslav Alexandrovich
Manager of business solutions «CONSOMGROUPP» Magnitogorsk State Technical University named after G.I. Nosov Russia, Chelyabinsk region, Magnitogorsk e-mail: oshurkov92@mail.ru
Аннотация.
Цель исследования: подготовка исходных данных для алгоритма формирования оценки эффективности ИТ-проекта на разных этапах жизненного цикла. Основные задачи: анализ методов, методик и алгоритмов оценки эффективности ИТ-проектов в системах управления проектами, а также в программных решениях оценки
эффективности инвестиционных проектов; выявление наиболее релевантных в условиях разработки ИТ -проектов; разработка архитектуры программного решения по созданию модуля с заложенными алгоритмами оценки эффективности; рассмотреть факторы, влияющие на успешность ИТ-проектов с учётом базовых критериев, которые можно использовать в оценке эффективности реализации проекта. Результаты исследования являются основой для разработки алгоритма по оценке эффективности ИТ-проектов.
Annotation.
This article examines the question of the algorithm for forming an assessment of the effectiveness of an IT project at the planning and implementation stage. The study analyzes common tools for evaluating the effectiveness of an IT project in project management systems and software solutions for investment projects with the identification of disadvantages for use in evaluation for various types of IT projects. The architecture of a software solution for creating a module with embedded algorithms for evaluating efficiency is also proposed, which in their calculations use aggregated data entered by the user and stored in project management systems. In conclusion, the factors influencing the success of the project are considered, as well as the basic criteria that can be used in assessing the effectiveness of the project. In addition to each of the criteria, a method of action is proposed in cases where the criterion is positive or negative.
Ключевые слова: ИТ-проекты, оценка эффективности, архитектура, критерии, факторы.
Key words: IT-project, performance evaluation, architecture, criteria, factors.
Оценка эффективности ИТ-проектов подразумевает под собой анализ соответствия между бизнес -целями и результатами от реализации проекта. Она включает в себя оценку стоимости, времени и ресурсов, требуемых для выполнения проекта, а также качество их использования в ходе работ.
На данный момент существует программные решения по управлению ИТ-проектами. Часть программных решений используют алгоритмы по оценке эффективности ИТ-проектов, а часть использует алгоритмы для оценки эффективности инвестиционных проектов. При этом не существует универсального алгоритма целостностной оценки эффективности, включающей оценку по финансовым, ресурсным аспектам с учетом оценки заказчика, с возможностью применения на любом из этапов жизненного цикла и получения рекомендации по ликвидации спадов эффективности. В подобных программных решениях проводится частичный анализ на стадии планирования, реализации или завершения проекта. В большей степени распространена оценка на этапах планирования и завершения проекта. Такая оценка способна помочь определить выгодность реализации проекта перед его стартом и получить отчет по завершению, но отсутствует функциональная возможность определить и отразить текущую эффективность.
Анализ методов, методик и алгоритмов оценки эффективности ИТ-проектов
Для анализа существующих алгоритмов оценки эффективности были рассмотрены системы управления проектами и программы оценки инвестиционных проектов [7]. В ходе анализа были рассмотрены следующие программные решения:
1. «Битрикс24»;
2. «Jira»;
3. «Wrike».
4. «Project Expert»;
5. «Comfar»;
6. «Альт-Инвест».
В системах управления проектами была представлена оценка эффективности работы сотрудника, рассчитываемая по формуле (1):
F = 100% - ф * 100%, (1)
где F - эффективность работы сотрудника (изначально равна 100%);
n - количество замечаний по задачам с просроченным сроком выполнения;
к - количество задач, в которых работник является исполнителем или соисполнителем.
Эффективность работы доступна для просмотра не только самому сотруднику, но и проектному руководителю. Минусами такой оценки является:
- отсутствие общей оценки эффективности выполнения работ по проекту;
- отсутствие возможности оценить эффективности работы сотрудника по конкретному проекту;
- неполнота оценки из-за наличия лишних данных (в оценке учитываются задачи по всем проектам) и не учет других данных, хранимых в системе. Так, например, в оценке не используется загруженность человеческих ресурсов, нарушение и сдвиг сроков по этапу проекта, привлечение к задачам сотрудников с должностью, неподходящей для решения задачи, и т.д.
- отсутствие учета финансовых показателей в оценке эффективности.
Программы по оценке эффективности инвестиционных проектов предоставляют широкий набор инструментов для оценки по различным методикам, но в алгоритме каждого используются общие показатели рентабельности [7], ликвидности, устойчивости и денежных потоков. Они предназначены для формирования бизнес-плана и анализа инвестиционного проекта независимо от отрасли. Позволяют оценить эффективность на старте проекта, в процессе реализации и по итогу. При работе с ними контролируется соответствие планируемого и фактического объема дохода, а также планируемых и фактических затрат, сумм прибыли и налоговых отчислений по проекту. Результат сравнения исходных и реальных данных отражен в виде таблицы, в которой выделены отклонения от запланированных показателей. По результатам оценки возможны корректировки входных данных для улучшения показателя эффективности.
направлен в первую очередь на формирование общего представления эффективности проекта для инвесторов. Поэтому в оценке эффективности используются лишь финансовые показатели, которые не могут дать полное представление об эффективности реализации проекта.
Разработка архитектуры программного решения по созданию модуля с заложенными алгоритмами оценки эффективности
Для решения проблемы отсутствия единой, общей системы для оценки эффективности эффективности ИТ-проекта на каждом этапе жизненного цикла проекта предлагается разработка модуля с инструментами оценки эффективности проекта по финансовым и ресурсным критериям, способного интегрироваться с любой системой управления проектами для получения данных по проектам. На рисунке 1 представлена контейнерная диаграмма модуля, отражающая предлагаемую архитектуру модуля.
Рисунок 1. Контейнерная диаграмма модуля оценки эффективности Как представлено на диаграмме, модуль содержит 4-е компонента, каждый из которых выполняет свою
роль:
— веб-страница отвечает за взаимодействие пользователя с функциональными возможностями модуля, а также визуализацию результата оценки при помощи дашбордов;
— API отвечает за связь и общение модуля с системой управления проектами. Он представляет из себя веб-сервер с запросами REST API и обработку полученных ответов в формате JSON. Все запросы направлены на агрегирование данных из внешних систем для использования в алгоритмах. Важно учитывать тот факт, что каждая система управления проектами имеет индивидуальную архитектуру и свои собственные модели данных. Поэтому при использовании модуля потребуется дополнительная донастройка запросов и функций обработки результатов.
— база данных отвечает за сохранение результатов оценок эффективности проекта для дальнейшего повторного использования.
— алгоритмы оценки являются главным функциональным компонентом, содержащим в себе функции и классы для выполнения оценки эффективности. Алгоритмы выполняют расчеты критериев, по которым осуществляется общая оценка эффективности.
Рассмотрение факторов и критериев, влияющих на эффективность ИТ-проектов
Кроме критериев эффективности проекта существуют также факторы влияющие на успех реализации проекта. Их невозможно рассчитать, но о них нельзя забывать. Согласно статистике, большинство проектов стали неудачными по причине проблем, связанных со степенью вовлеченности и квалифицированности участников проекта, а также с информационными и коммуникационными процессами внутри проекта [9].
Неточно определенные предоставляемые результаты и масштаб работ, отсутствие заинтересованности участников проекта как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика, плохое распределение ресурсов и контроль над риском, плохое управление проектом, и т.д. - любая из данных причин может вызвать неудачу проекта.
Выделяют следующие основные факторы, влияющие на успешность проекта:
1) анализ со стороны высшего руководства — понимание руководством организации важности проекта, готовность обеспечить проекту необходимую поддержку посредством личного участия или делегирования соответствующих полномочий членам команды;
2) задачи проекта — исходная ясность миссии проекта, понимание полезности результатов проекта;
3) четкое планирование работ — понимание путей достижения целей (за счет каких работ будут достигнуты цели проекта, в какие сроки, какие ресурсы для этого потребуются);
4) взаимоотношения с Заказчиком предусматривают активную работу с Заказчиком при разработке проекта, информирование его о продвижении работ в рамках проекта;
5) учет потребительских требований определяет удовлетворенность пользователей результатами проекта, обеспечивает успешную сдачу системы в эксплуатацию;
6) наличие необходимых технологий (используемые в проекте технологические решения доступны, надежны, опробованы, осуществляется необходимый контроль их правильного использования);
7) наличие подготовленного персонала (подготовленность сотрудников к осуществлению проекта конкретного профиля, готовность провести обучение сотрудников или набор соответствующих специалистов, иногда привлечение консультантов).
Для оценки эффективности можно использовать различные критерии, которые делятся на две большие
группы:
- финансовые критерии, позволяют определить эффективность ведения проекта с точки зрения денежных затрат и выгод;
- общие критерии, к данной группе относятся критерии, не связанные с денежными средствами.
В типовом алгоритме оценки эффективности ИТ-проекта предлагается совокупность следующих критериев:
1) задачи с переоцененным сроком реализации - представляет из себя экспертную оценку на основе сравнения сроков проекта со схожим направлением и задачами с планируемым проектом. Если сроки планируемого проекта горазда больше, то есть задачи с переоценёнными сроками, которые стоит снизить и наоборот, если сроки меньше, то их стоит увеличить. Неправильное планирование работ может повлиять на сроки следующих проектов, которые будут перенесены, и из-за чего может образоваться буфер неиспользованного времени в случае, когда текущий проект будет реализован намного раньше планируемых сроков.
2) чистая приведенная прибыль (КРУ) - представляет из себя разницу между будущими денежными поступлениями от реализации проекта с расходами. Он позволит определить на этапе планирования какой доход принесет компании реализация проекта, а в ходе реализации поможет выявить точку начала убытков. Формула для расчета общеизвестна и представлена во многих статей [4]. В случаях, когда КРУ < 0 на этапе реализации, стоит задуматься об сокращение затрат или о закрытии проекта. В некоторых ситуациях выплата штрафа за невыполнение обязательств может быть выгоднее продолжение проекта с большими убытками;
3) срыв срока реализации проекта - в ходе реализации проекта возможны сдвиги или нарушение сроков выполнения работ или целых этапов. В данных случаях стоит разобраться в причинах и постараться их решить.
Но если же время безвозвратно утеряно и на этапе было истрачено запасное время, то стоит перестроить план работ, поменяв сроки и взяв часть запасного времени из этапа с наименьшим риском срыва сроков;
4) степень квалификации участников проекта - представляет из себя экспертную оценку на основе соотношения знаний и умений сотрудника с требованиями задачи. Данный показатель сможет определить, насколько эффективно подходит сотрудник для решения поставленной задачи. Если на задачу привлечен сотрудник с должностью или знаниями неподходящими для решения задачи, то стоит либо заменить исполнителя, либо приставить к нему наставника, который бы смог разобраться в задаче и подсказать, как её решить;
5) степень загруженности участников проекта - представляет из себя экспертную оценку на основе соотношения количества часов, которое требуется выделять на решение задачи и свободное количество часов у сотрудника. Данный показатель сможет определить, сможет ли выбранный сотрудник выполнить задачу в указанные сроки. Если сотрудник перегружен, то стоит либо заменить исполнителя, либо увеличить или перенести сроки реализации;
6) увеличение объемов работ - процентный показатель, отражающий отношение текущих временных затрат к запланированным. Временные затраты могут быть увеличены по причине возникновения проблем при выполнении задач или добавление функциональных требований заказчиком;
7) степень удовлетворенности заказчика - экспертная оценка, определяемая как среднее отношение сотрудников компании заказчика к проекту и качеству выполнения работ исполнителем.
Общую оценку эффективности предлагается рассчитывать, как отношение количества положительных критериев с учетом весов ко всему количеству критериев с учетом весов. Критерий 2 и 3 имеют вес «2», а остальные «1». На основе выделенных критериев была сформирована продукционная модель с верхнеуровневыми условиями и решениями, представленная в таблице 1.
Таблица 1. Алгоритм работы с критериями оценки эффективности
Критерий Условие Решение
Задачи с переоцененным сроком реализации Если соотношение переоцененных задач ко всему количеству задач меньше 30 % То проект может выполняться согласно составленному план-графику.
Если соотношение переоцененных задач ко всему количеству задач более 30 % То предлагается пересмотреть план-график и пересчитать сроки реализации задач для снижения количества переоцененных задач. В первую очередь стоит обратить внимание на задачи с заниженными сроками выполнения. После изменений сроков выполнения задачи, стоит пересчитать чистую приведенную прибыль.
Чистая приведенная прибыль (КРУ) Если КРУ > 0 То проект рентабельный и принесет прибыль.
Если КРУ = 0 То проект не принесет прибыли, но есть риск понести убытки. В данном случае стоит выполнить планирование управления рисками и спланировать мероприятия по борьбе с такими рисками, как срыв сроков задач и увеличением затрат. Также предлагается уменьшить затраты для получения положительного показателя КРУ. Примером уменьшения затрат может служить уменьшение сроков у переоценённых задач с завышенным сроком, выполнение части работ силами заказчика, закупка более дешевого оборудования, отказ от части требований к конечному продукту и т.д.
Все принятые решения по сокращению затрат должны быть согласованы с заказчиком.
Если КРУ < 0 То проект является нерентабельным и риск его провала с финансовой точки зрения высок. Предлагается отказ от проекта или уменьшение затрат. Примером уменьшения затрат может служить уменьшение сроков у переоценённых задач с завышенным сроком, выполнение части работ силами заказчика, закупка более дешевого оборудования, отказ от части требований к конечному продукту и т.д. Все принятые решения по сокращению затрат должны быть согласованы с заказчиком.
Срыв срока реализации проекта Если задачи выполняются по расписанию То проект выполняется согласно план-графику.
Если произошел срыв сроков задачи из-за увеличения объемов работ То стоит согласовать с заказчиком увеличение сроков выполнения этапа вместе с проектом или предложить уменьшить требования к работам, возникшим после этапа планирования.
Если произошел срыв сроков задачи по другим причинам То необходимо пересмотреть план-график и перенести часть запасного времени в этап, где были сорваны сроки. Запасное время должно быть взята из этапа с наименьшим риском срыва сроков. Если не хватает запасного времени, то стоит привлечь дополнительные ресурсы для параллельного выполнения работ. При привлечении дополнительных ресурсов, может увеличиться затраты и снизиться оценка КРУ.
Степень квалификации участников проекта Если сотрудник имеет достаточную квалификацию для решения задачи То сотрудник с высокой вероятностью справится с задачей вовремя.
Если сотрудник не имеет достаточную квалификацию, но ранее выполнял схожие задачи То стоит увеличить срок выполнения задачи с учетом рисков срыва и запланировать дополнительное тестирование результата работы или привлечь дополнительного сотрудника в роли наставника с загруженностью 12% от рабочего времени в день.
Если сотрудник не имеет достаточную квалификацию и впервые выполняет подобную задачу То стоит выбрать другого сотрудника, иначе необходимо заложить риски в сроки выполнения задачи, увеличив их. Также необходимо запланировать дополнительное тестирование результата работы или привлечь дополнительного сотрудника в роли наставника с загруженностью 25% от рабочего времени в день.
Степень загруженности участников проекта Если сотрудник имеет свободное время для реализации задачи То в план-графике работ по проекту можно включить сотрудника на выполнение задач. Стоит также учесть риск увеличения срока выполнения задачи и разработать мероприятия по борьбе и реагированию.
Если сотрудник перезагружен параллельными задачами То предлагается выбрать другого сотрудника для выполнения работ. В случае если другого свободного и подходящего сотрудника нет, то стоит пересмотреть план-график работ и переместить сроки выполнения задачи на свободное время рассматриваемого сотрудника.
Также возможно согласование с руководством освобождения сотрудника от остальных работ и его привлечение на проект с высоким приоритетом.
Увеличение объемов работ Если первоначальный объем работ увеличен менее чем на 20% То можно продолжать работы по проекту согласно план-графику, но стоит контролировать сроки выполнения работ и КРУ
Если первоначальный объем работ увеличен более чем на 20% То стоит пересчитать КРУ и пересмотреть план-график работ, заложив увеличение сроков. В случае нарушения сроков или отрицательного показателя КРУ, стоит отказаться от части работ, возникших после этапа планирования.
Степень удовлетворенности заказчика Если заказчик доволен ходом работ по проекту То можно продолжать работы по проекту согласно план-графику
Если заказчик недоволен ходом работ по проекту То стоит выяснить причины недовольства и повысить контроль за качеством выполнения работ. В качестве повышения качества может выступать делегирование ответственности за контроль над ходом работ руководителям отделов или старшим специалистам в отделах, проведение еженедельных встреч для решения возникших проблем.
Список используемой литературы:
1. Великанова Л. О. Исследование проблемы оценки эффективности инвестиционных проектов в условиях цифровой трансформации бизнеса / Л. О. Великанова, И. М. Яхонтова, А. В. Коваленко, А. С. Маликов // Современная экономика: проблемы и решения. - 2022. - С. 38-48.
2. Гудов, А.М. Оценка эффективности внедрения IT-технологий в организации / А.М. Гудов // Вестник Кемеровского государственного университета. — 2014. — № 2(т.2). — С. 74-76. — ISSN 2078-8975. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/journal/issue/291571 (дата обращения: 22.04.2023). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
3. Ефимов Е.Н. Анализ факторов эффективности ИТ-проектов предприятий / Е.Н. Ефимов // Финансовые исследования. 2015. №2 (47). URL: https://cyberleninka.ru/artide/n/analiz-faktorov-effektivnosti-it-proektov-predpriyatiy (дата обращения: 01.03.2023).
4. Жаныбаева, З.К. Критерии оценки эффективности инвестиционных проектов / З.К. Жаныбаева // Вестник Казахского университета экономики, финансов и международной торговли. — 2014. — № 2. — С. 2227. — ISSN 2304-7216. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/journal/issue/295173 (дата обращения: 12.04.2023). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
5. Колос Н.В. Исследование методических подходов к оценке эффективности ит-проектов / Н.В. Колос, С.В. Ожог, О.В. Иовлева // Вестник Белгородского университета кооперации, экономики и права. — 2017. — № 6. — С. 70-80. — ISSN 2223-5639. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/journal/issue/302582 (дата обращения: 22.04.2023). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
6. Куликова Л. Л., Особенности оценки эффективности ИТ-проектов / Л. Л. Куликова, В. Ю. Швакин // Вестник ИрГТУ. 2010. №3 (43). URL: https://cyberleninka.rU/article/n/osobennosti-otsenki-effektivnosti-it-proektov (дата обращения: 22.04.2023).
7. Патрусова, А.М. Современные информационные технологии оценки эффективности инвестиционных IT-проектов / А.М. Патрусова // Современные технологии. Системный анализ. Моделирование. — 2014. — № 2(42). — С. 92-96. — ISSN 1813-9108. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/journal/issue/296508 (дата обращения: 03.04.2023). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
8. Скрипчинский, А.А. Риски в оценке эффективности ит-проектов / А.А. Скрипчинский // Экономическая среда. — 2017. — № 1. — С. 26-30. — ISSN 2306-1758. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/journal/issue/303573 (дата обращения: 22.04.2023). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
9. Ферару Г. С. Условия, факторы и критерии успешной реализации проекта: обобщение опыта проектного управления / Г. С. Ферару // Современные технологии управления. ISSN 2226-9339. — №11 (47). Номер статьи: 4710. Дата публикации: 08.11.2014. Режим доступа: https://sovman.ru/article/4710/
10. Цепов А.В. Риски применения финансовых методов для оценки эффективности ИТ-проектов / А.В. Цепов // Вестник Адыгейского государственного университета. Серия 5: Экономика. — 2015. — № 4. — С. 285291. — ISSN 2410-3683. — Текст: электронный // Лань: электронно-библиотечная система. — URL:
https://e.lanbook.com/journal/issue/297822 (дата обращения: 22.04.2023). — Режим доступа: для авториз. пользователей.
