CC BY
49
2. Структура инвестиций в основной капитал Республики Беларусь по источникам финансирования: [Электронный ресурс] // Национальный статистический комитет Республики Беларусь. - Режим доступа: www.belstat. gov.by/ofitsialnaya-statistika/otrasli-statistiki/investitsii-i-stroitelstvo/osnovnye-
pokazateИ-za-period-s-__gody_8/investitsii-v-osnovnoi-kapital-po-is-
tochnikam-finansirovaniya/ (дата обращения: 01.06.2015).
ИННОВАЦИОННЫЙ ПРОЕКТ «СЭД» ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ, ОКАЗЫВАЮЩЕГО УСЛУГИ
НАСЕЛЕНИЮ В ОБЛАСТИ ПОТРЕБЛЕНИЯ ВОДЫ, НА ПРИМЕРЕ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ВОДОКАНАЛ» (ГОРОД ЯКУТСК, РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ))
© Панкратов А.В.*
Финансово-экономический институт Северо-Восточного Федерального университета им. М.К. Аммосова,
г. Якутск
Статья посвящена проекту «СЭД», который значительно оптимизирует систему управления и повышает эффективность работы предприятия. Описана материально-техническая основа такой системы. Проанализирована экономическая составляющая такой системы.
Ключевые слова: система электронного документооборота «СЭД», Акционерное общество, система бюджетирования предприятия, бюджет предприятия, электронные системы управления организацией.
Государственное унитарное предприятие «Водоканал» г. Якутска основано в 1941 году. 29.09.39 года было принято Постановление ОК ВКП (б) о строительстве горводопровода в г. Якутске по обеспечению города хозяйственной питьевой водой, а также для противопожарных нужд. В отличие от «Водоканалов» других городов работа в условиях Крайнего Севера более сложна и трудоемка.
Акционерное общество «Водоканал», в дальнейшем именуемое Общество, создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 21 декабря 2001 г. N 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества», Федеральным законом от
* Магистрант кафедры Экономики и управления производством. Научный руководитель: Спиридонова Розалия Филипповна, старший преподаватель кафедры Экономики и управления производством.
26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и настоящим Уставом [9].
АО «Водоканал» осуществляет водоотведение, реализацию потребителям услуг водопровода и канализации, очистку сточных вод, установку и эксплуатацию узлов учета потребляемой воды и сбрасываемых сточных вод, учет потребляемой населением и организациями воды и сточных вод.
В рамках ведения плановой деятельности через АО «Водоканал» проходят большие потоки документов, как внешних, так и внутренних. На настоящий момент весь документооборот предприятия ведется вручную, что снижает эффективность его управления, планирования и функционирования. На практике эти проблемы выражаются в том, что через менеджеров всех уровней непрерывно идет поток документов и задач, требующих немедленного решения.
Естественно, что в таких условиях качество и оперативность принятия решений серьезно страдают. Имеются случаи потери документов, ненадлежащее их оформление, затягивание сроков прохождения документа. Отсутствие единой информационной базы также задерживает выполнение отдельных работ, особенно на стадии документального оформления [4].
Таким образом, суть проблемы заключается в недостаточной эффективности ведения документооборота предприятия вручную «бумажным» способом, что снижает качество его функционирования и управления.
Причинами данной проблемы можно назвать:
- слабая организация взаимодействия в рамках организационной структуры;
- отсутствие необходимого компьютерного обеспечения;
- отсутствие соответствующей информационной поддержки документооборота;
- отсутствие надлежащей подготовки сотрудников.
Реальным выходом из создавшейся ситуации служит внедрение системы электронного документооборота,
Необходимо предложить следующие мероприятия по совершенствованию системы менеджмента на предприятии:
- разработка стратегии развития предприятия на основе процессного подхода;
- совершенствование системы бюджетирования в АО «Водоканал» с учетом выявленных недостатков и специфики деятельности компании;
- активнее вести маркетинговую деятельность, как в области ценообразования, так и в области информации;
- повышение мотивации и удовлетворенности персонала работой для снижения текучести кадров;
- внедрить автоматизацию в управление на основе проекта «СЭД», который необходим:
- во-первых, потому что он пронизывает всю структуру управления, как по вертикали, так и по горизонтали;
- во-вторых, менеджеры всех уровней работают в основном с документами, и на их основании принимают решения;
- в-третьих, контроль исполнения организуется и подтверждается документами;
- в-четвертых, в документах хранится вся необходимая информация для анализа и планирования.
Внедрение информационных систем планирования на базе электронного документооборота позволяет [3]:
- упорядочить и оптимизировать бизнес-процессы, не только связанные с документооборотом, но и технологические;
- перераспределить функциональные обязанности работников, сократив освободившиеся штатные единицы;
- организовать автоматический мониторинг исполнительской дисциплины в рамках системы планирования.
Следовательно, актуальным для АО «Водоканал» будет создание и внедрение системы электронного документооборота («СЭД») в кратчайшие сроки.
Решение данной проблемы носит смешанный характер, так как внедрение СЭД является скорее тактической задачей, но решаемой в рамках стратегического направления повышения эффективности планирования и управления предприятием в целом на перспективу. Отсутствие такой системы может в итоге привести к невыполнению предприятием своих основных целей, что приведет к его закрытию.
Система электронного документооборота (далее - СЭД) позволяет решить следующие задачи:
- поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;
- выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;
- рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения;
- создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
- поиск документов по содержанию и реквизитам;
- формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
- ведение единой базы организаций и контактных лиц;
- обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками.
СЭД включает в себя процессы (маршруты), прохождение по которым позволяет разрабатывать и автоматически передавать документ от одного
исполнителя к другому в соответствии с реальным процессом работы с документом. Всего в СЭД должно быть разработано не менее 15 регламентов соответственно количеству бизнес-процессов, ведущихся на предприятии.
Для реализации проекта формируется, состоящая из 4 человек. Между членами команды распределены задачи, таким образом, чтобы максимально эффективно реализовать данный проект. Основными документами являются матрица ответственности и штатное расписание [3].
Проект требует определенных средств для проведения. Средства будут выделены при утверждении проекта из прибыли компании. Основной документ - смета проекта.
Для создания проекта внедрения СЭД в деятельность АО «ВОДОКАНАЛ» необходимо вести деятельность в четырех основных направлениях: создание нормативно-правового обеспечения, материально-технического обеспечения, кадровое обеспечение и финансовое обеспечение. Эти направления и являются основными целями проекта [1, с. 198].
В рамках создания нормативно-информационной базы проекта необходимо сформировать пакет нормативных документов для создания и внедрения СЭД:
- разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятия. Это должно быть поручено начальникам или ведущим сотрудникам технического и юридического отдела.
- разработать и утвердить План внедрения СЭД в АО «ВОДОКАНАЛ». План должен включать основные этапы внедрения СЭД, с обязательным указанием сроков реализации, планируемых промежуточных и конечных результатов и ответственных лиц.
Далее для решения задач данного направления необходимо сформировать информационную базу проекта, включающую алгоритмы описания бизнес-процессов АО «ВОДОКАНАЛ», определение необходимого перечня документов в базе согласно имеющегося графика документооборота, а также определение жизненного цикла и этапы прохождения и согласования каждого документа. Данная работа может быть поручена сотрудникам технического отдела с консультацией начальников остальных служб предприятия.
Для создания материально-технической базы проекта необходимо прежде всего разработать соответствующее программное обеспечение СЭД. В настоящее время разработаны и внедрены соответствующие программные продукты, позволяющие максимально автоматизировать эти процессы, в том числе обеспечивающие совместимость с текущей системой управления и документооборота предприятия, например, на базе 1С или других систем. Выбор системы автоматизации оперативного управления проектом зависит от реальных потребностей компании. Например, для крупной строительной организации, которой необходим полноценный учет материалов, посменная работа и т.п., нужна система профессионального уровня (Primavera Enterprise,
Spider Project). Для компании поменьше подойдут Microsoft Project и Open Plan Pro. Они обладают богатыми возможностями групповой работы: создание единого пула ресурсов, доступ к проектам через web-интерфейс, интеграция с почтовыми и учетными программами. В России также существуют системы, реализующие функции бюджетирования и управленческого учета по проектам и автоматизирующие документооборот (ТУ «Управление проектами» на базе «1С: Предприятие 8.0»). Если рассматривать более узкую проблему создания СЭД, что является генеральной целью проекта, то обычно используют следующие системы: NAUMEN, КС-Консалтинг, Дело, Digital Design, Электронные офисные системы - ЭОС, ЛАНИТ и др.
Также можно найти разработчика СЭД из числа екатеринбургских фирм, предоставляющих такие услуги. Такой фирмой стало ООО «Доктайп», специализирующаяся именно на разработке, внедрении и поддержке электронного документооборота на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Компания является сертифицированным партнером компании DIRECTUM, имеет статус Центра сертифицированного обучения (ЦСО DIRECTUM). ЦСО обеспечивает проведение курсов обучения и аттестации в соответствии с требованиями Программы сертифицированного обучения DIRECTUM и Программы сертификации специалистов DIRECTUM. В рамках сотрудничества по данному проекту необходимо разработать ТЗ проектируемой СЭД, заключить соответствующий договор, включающий саму разработку, внедрение и техническое сопровождение СЭД в течение всего проекта и на гарантированный срок 2 года (согласно стандартным условиям договоров).
В процессе разработки программного обеспечения СЭД в рамках данного направления необходимо определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭД. Поставщиком будет являться корпорация «ТехноСфера», так как именно данная компания осуществляла поставку компьютерной и оргтехники для АО «ВОДОКАНАЛ» ранее. Дополнительно необходимо определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов на предприятии и создать электронную документированную базу данных в рамках СЭД на основе имеющихся стандартных бумажных форм.
После окончания этапа разработки СЭД и ее технического и информационного обеспечения необходимо провести ее тестирование, т.е. введение СЭД в опытную эксплуатацию на срок 1 месяц с целью выявления недостатков и замечаний по работе в СЭД сотрудниками. По результатам тестирования возможно проведение соответствующей корректировки СЭД разработчиком.
Третьим целевым направлением проекта является его кадровое обеспечение, заключающееся в формировании обучающего курса работы в СЭД для сотрудников АО «ВОДОКАНАЛ» и проведение соответствующего обучения. Возможны два варианта обучения: дистанционное и очное. В резуль-
тате анализа ситуации принято решение о создании и проведении дистанционного курса обучения с разработанной системой электронной подачи материала, включающего общую компьютерную грамотность, а также отработку навыков работы в СЭД. Процесс обучения будет идти по плану, разработанному и утвержденному администрацией предприятия, в конце обучения сотрудники проходят итоговое тестирование и аттестуются для работы в СЭД.
И четвертым направлением проекта является его финансовое обеспечение. Данное направление включает в себя разработку бюджета проекта с делением затрат по проекту на постоянные и переменные и определение предварительного финансового результата. Данная работа будет поручена финансово-экономическому отделу предприятия. Далее идет этап согласования и подписания составленного бюджета руководством АО «ВОДОКАНАЛ», и выделение средств на его реализацию.
В целом, проведение данного комплекса мероприятий позволит улучшить эффективность ведения документооборота предприятия, сократит время прохождения отдельных документов, уменьшит количество ошибок в оформлении и в целом упростит данный процесс.
Для реализации проекта планируется приобретение недостающих ресурсов, являющихся на данный момент потенциальными. В соответствии с составленным перечнем недостающих ресурсов будет составлена бюджет проекта, который затем будет утвержден. В процессе внедрения проекта возможен выход за рамки бюджета, что также должно быть запланировано.
Список литературы:
1. Лапыгин Ю.Н. Стратегический менеджмент: учеб. пособие / Ю.Н. Ла-пыгин, Д.Ю. Лапыгин. - М.: Эксмо, 2010. - 431 с.
2. Комаров Г.А. Стратегический менеджмент: учебное пособие / под ред. А.Г. Комарова, А.Р. Кудашева. - М.; Уфа: Изд-во Уфимского филиала МГГУ им. М.А. Шолохова, 2009. - 254 с.
3. Стратегическое планирование: простые инструменты решения сложных задач [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://wwwimprovement. ru/bibliot/decision/decision05. shtm.
4. Сущность и функция стратегического планирования [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.barmashovks.ru/page104/page191/in-dex.html.
5. Положения о структурных подразделениях АО «Водоканал».
6. Внутренний трудовой распорядок АО «Водоканал».
7. Внутренний регламент деятельности АО «Водоканал».
8. Годовой отчет компании АО «Водоканал».
9. Официальный сайт компании АО «Водоканал» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://vodokanal.ya1.ru/.
