Информационное обеспечение автоматизированной системы управленческого учета подразделения вуза Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

Литература

1. Минцберг Г. Школы стратегий / Г. Минцберг, К. Альстренд / Пер. с англ СПб • Питер, 2000. 336 с.

2. Котлер Ф. Основы маркетинга. СПб.: АО «Коруна», 1994.

3. Титова В.А. Теории и модели в маркетинге: Учеб. пособие. Новосибирск: Изд-во Новосиб. гос. тех. ун-та, 1996.

4. Томпсон А. Стратегический менеджмент. Искусство разработки стратегий / А. Томпсон, А. Стрикленд / Пер. с англ. М.: Банки и биржи, 1998. 576 с.

5. Баландин B.C. Эффективность маркетинговой деятельности / B.C. Баландин, С.В. Ефимов. Саратов: Изд-во Сарат. гос. тех. ун-та, 2000.

6. Баумоль У. Экономическая теория и исследование операций. М., 1965.

7. Голубков Е.П. Основы маркетинга: Учебник. М.: Финпресс, 1999.

Возный Максим Владимирович

Аспирант кафедры автоматизации обработки информации ТУСУРа Телефон (служебный): (3822) 41 48 57 Эл. почта: raax@muma.tusur.ru

M.V. Voznyy

Meaning of marketing research at creation product strategy and technology of modeling competitive circumstances

In article problems of statement tasks of strategic scheduling are considered and complex use of marketing models for increase of reliability received information. The technology of definition of the strategic purposes of the company in the product market is resulted and bases of the concept of local leadership of a product.

УДК 681.391.28 М.В. Григорьева

Информационное обеспечение автоматизированной системы управленческого учета подразделения вуза

Рассматриваются пути автоматизации деятельности вуза, проведен анализ информационного обеспечения автоматизированной системы (АС) управленческого учета, задачами которой является поддержка управления, планирования и анализа внебюджетной образовательной деятельности подразделений вуза на примере вузовской кафедры. Приведена схема внутренних и внешних потоков информации, их состав и назначение.

Высшие учебные заведения в современных условиях приобретают все большую самостоятельность. Все меньшую долю в финансировании вуза составляют бюджетные средства, растет объем внебюджетных образовательных услуг, практически отсутствует централизованная система распределения специалистов. В этих условиях возрастает роль управленческого учета как в подразделениях вуза, так и в вузе в целом, и повышаются требования к автоматизированным информационным системам управления высшим учебным заведением. Важнейшей задачей современной практики управления вузом является создание систем информационной поддержки процессов выработки и исполнения решений, направленных на достижение финансово-экономической устойчивости и эффективности функционирования вуза в целом и его подразделений.

Разные вузы страны решают проблему автоматизации по-разному. В МГУ, Санкт-Петербургском государственном университете ЛЭТИ, Московском государственном'университете радиотехники, электроники и автоматики, Московском государственном институте стали и сплавов, Волгоградском ГТУ, Томском ГУ, Российском государственном университете нефти и газа, Белгородском ГУ, Оренбургском ГУ автоматизация ведется от общего к

частному, здесь сделали выбор в пользу платформы SAP R/3, которая широко применяется зарубежными университетами. В 2003 г. создана ассоциация пользователей SAP в сфере образования, членами которой являются двенадцать российских вузов и разработчики SAP-систем. Система поддерживает большинство популярных СУБД, что особенно важно для внедрения в российских вузах, где функционируют разные приложения, для которых важна возможность их интеграции в общую систему. Недостатком системы является ее высокая стоимость.

Во многих вузах ведутся собственные разработки, например, в Московском энергетическом институте (техническом университете) для информационного обеспечения большинства бизнес-процессов, связанных с подготовкой специалистов в системе высшего образования, разработана и внедряется поэтапно «Интегрированная распределенная информационная система обеспечения образовательного процесса (ИРИС ООП)». Реализована система средствами программирования PowerBuilder, при проектировании ИРИС ООП использовались методология IDEFlx, языки моделирования UML и XML.

Некоторые вузы идут по пути автоматизации отдельных участков деятельности. Так, в Московском государственном индустриальном университете (МГИУ) сделали вывод, что попытка сразу и полностью автоматизировать большое предприятие больше похожа на борьбу с ветряными мельницами, глобальная автоматизация в этом вузе ведется от частного к общему. В МГИУ уже в течение нескольких лет автоматизируются наиболее важные направления работы вуза, создаваемая глобальная система получила название «Проект ВУЗ», она призвана объединить существующие системы в единое целое. Для проектирования используется язык моделирования UML, реализация проекта осуществляется на языке программирования Java с использованием мощного средства разработки Eclipse,база данных реализована в виде реляционных таблиц на языке SQL/'SQL*Plus на основе СУБД Oracle -Apache+PHP.

Успешное решение сложных управленческих задач возможно на пути децентрализации их решения и делегирования полномочий по их решению, соответственно, на уровни подразделений. Важнейшим структурным подразделением вуза является кафедраЛСправедливость этого тезиса неоспорима для крупных технических университетов. В этом отношении типичным примером является кафедра автоматизированных систем управления (АСУ) Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР). Кафедра АСУ ТУСУРа является профилирующей по двум специальностям: 220400 — «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем» и 351400 — «Прикладная информатика (по областям)», основная область — экономика. Общий объем внебюджетных образовательных услуг в ТУСУРе по названным специальностям кафедры АСУ достиг в 2003 г. 18,8 млн руб.

Для эффективного управления, планирования и анализа внебюджетной образовательной деятельности подразделений вуза на кафедре АСУ ТУСУРа разрабатывается информационная система управленческого учета образовательных услуг (ИС УУОУ) [1-3]. Комплекс задач по планированию, учету и анализу внебюджетной деятельности содержит следующие основные задачи.

1. Составление сметы расходов: включает в себя расчет по калькуляционным статьям расходов плановой стоимости обучения одного студента, группы студентов, специальности, формы обучения и составление смет.

2. Прогноз финансового результата: позволяет моделировать различные варианты деятельности подразделения вуза, прогнозировать величину прибыли, налоговых платежей, расходов, а также устанавливать зависимость между этими величинами.

3. Бюджетирование: составление смет различного назначения.

4. Планирование денежных потоков: подразумевает составление кассового плана, отражающего денежные притоки и оттоки денежных средств за учебный или календарный год с разбивкой по месяцам.

5. Учет фактических расходов: практически подразумевает ведение информационной базы расходов — ввод в базу новых записей по мере поступления документов, содержащих данные о произведенных расходах; редактирование записей; удаление ошибочных данных; просмотр существующих записей.

6. Начисление оплаты труда преподавателей, учебно-вспомогательного персонала, менеджеров.

7. Анализ состава расходов: группирование и отбор данных по определенным критериям (статья расходов, форма обучения подотчетное лицо, период) и их комбинациям.

8. Анализ фактической себестоимости образовательных услуг: расчеты фактической себестоимости обучения; сравнение этих значений с показателями плановой себестоимости образовательных услуг.

9. Анализ безубыточности и рентабельности: анализ рентабельности обучения группы, расчет минимального числа студентов в группе для безубыточности процесса, нахождение оптимального числа студентов в группе для наиболее рентабельного обучения.

Перечисленные задачи по своему назначению объединены в четыре подсистемы ИС УУОУ: «Смета затрат» и «Планирование» осуществляют планирование, подсистема «Учет» — учет фактических расходов, подсистема «Анализ» — анализ результатов внебюджетной образовательной деятельности подразделения.

Кафедра АСУ является подразделением ТУСУРа. Управленческий учет образовательных услуг, предоставляемых кафедрой, — это всего лишь одна из задач, которые решает руководство вуза и кафедры. Информационное обеспечение деятельности подразделения является частью сложной системы управления вузом и должна взаимодействовать с другими подсистемами. В ТУСУРе в настоящее время функционируют следующие АС:

АРМ «Прием» для работы с анкетами абитуриентов, обработки результатов экзаменов и др.;

АС планирования учебной работы «Учебный план»;

АС «Контингент» и «Студент» для учета движения студентов (зачисление, перевод, академический отпуск и т.п.);

АС «Договор» и «Контракт» ведут учет договоров на обучение с полным возмещением затрат, контрактов на целевую подготовку;

АС «Финансово-аналитический отдел (ФАО)» ведет учет фактических поступлений средств^по договорам на обучение, а также фактических расходов по подразделениям;

АС бухгалтерского учета;

нормативно-правовые системы «Гарант» и «Консультант».

Информационная система управленческого учета образовательных услуг вуза для решения задач, стоящих перед ней, использует в своих алгоритмах как информацию, содержащуюся во внутренней базе данных, так и информацию других автоматизированных систем вуза являющейся для ИС УУОУ внешней, ИС УУОУ, в свою очередь, сама является источником информации, необходимой внешним системам.

Рассмотрим подробнее состав внешней информации, поступающей в ИС УУОУ, и ее источники (рис. 1).

1. АРМ «Прием» предназначено для работы с анкетами абитуриентов, обработки результатов экзаменов, зачислению абитуриентов в число студентов. Оно служит источником следующей информации о студентах первого курса:

— количество платных студентов специальности;

— количество платных студентов в группе;

— основание для зачисления абитуриента в число студентов. V

2. АС «Контингент» и «Студент» регистрируют все приказы ректора на зачисление, перевод и прочее движение студентов, являются источником информации по каждому студенту:

— в какой группе и на каком факультете учится;

— специальность, форма обучения;

— дата перевода студента с бюджетного обучения на платное (или наоборот);

— дата зачисления и отчисления;

— дата перевода из группы в группу.

3. АС «Договор» и «Контракт» ведут учет договоров на обучение с полным возмещением затрат, контрактов на целевую подготовку, поступлений оплаты по договорам и контрактам, эти системы предоставляют следующую информацию:

— количество заключенных договоров и контрактов как в целом по кафедре, так и по специальности, группе, форме обучения, городу обучения для дистанционной технологии;

— сумма предполагаемых поступлений за семестр, год;

— общая сумма договора, контракта;

— сумма фактически поступивших средств по каждому договору или контракту;

— дата поступления средств;

— задолженность студентов за обучение.

4. АС «ФАО» регистрирует все фактические расходы и доходы подразделения вуза, предоставляют следующую информацию по лицевому счету подразделения:

— сумма фактически поступивших средств по видам и формам обучения;

«УЧЕБНЫЙ ПЛАН»

*ФАО»

«БУХГАЛТЕРИЯ >

«КОНСУЛЬТАНТ»

»ДОГОВОР»

»КОНТРАКТ»

«КОНТИНГЕНТ»

«СТУДЕНТ»

«ПРИЕМ»

<=3

Смета затрат

.. . 1 1 1

Планирование денежных потоков

1 1 \ 1 1

Л_Х_ Составление бюджетов

1 1 .1 ] 1

Планирование

Начисление з/пл

Учет фактических расходов

Учет

■йю—Л

Анализ

ШИШИ

Информационная система управленческого учета образовательнмх услуг

Рис, 1. Схема информационных потоков ИС УУОУ

— сумма фактически произведенных расходов подразделения за период;

— остаток средств на лицевом счете подразделения.

5. АС «Учебный план» предназначена для формирования, хранения и обработки документации планирования учебного процесса, для ИС УУОУ является источником следующей информации:

— общий срок обучения группы (студента), обучающейся по конкретному учебному

плану;

— набор дисциплин и их объем в часах по учебному плану;

— число лекционных часов по учебному плану всего и по каждой дисциплине;

— число лабораторных работ по учебному плану всего и по каждой дисциплине;

— число практических занятий по учебному плану всего и по каждой дисциплине;

— количество контрольных работ для заочной формы и дистанционной технологии обучения по учебному плану всего и по каждой дисциплине;

— количество курсовых работ по учебному плану всего и по каждой дисциплине;

— количество зачетов по учебному плану всего и по каждой дисциплине;

— количество экзаменов по учебному плану всего и по каждой дисциплине;

— число часов консультаций по учебному плану всего и по каждой дисциплине на группу в целом и на каждого студента индивидуально;

— число часов на вычислительную, технологическую, преддипломную практики по учебному плану;

— распределение часовой нагрузки каждой дисциплины учебного плана по неделям.

6. Автоматизированная система бухгалтерского учета ТУСУРа может предоставить информацию о каждом факте поступления средств, каждом факте расходов и доходов, а также об установленных тарифах и нормативах в ТУ СУ Ре.

7. Нормативно-правовые системы «Гарант» и «Консультант» позволяют получить информацию о законодательной и нормативной стороне стоящих вопросов, это информация также необходима для решения управленческих задач.

Рассмотрим пример использования внешней информации. Для составления сметы расходов, планирования денежных потоков, расчета заработной платы, составления бюджетов различной направленности необходима следующая информация:

— заключенные договоры на обучение с полным возмещением затрат (стоимость, специальность, форма обучения, сроки обучения, место обучения), источником является АС «Договор» ;

— зачисленные в число студентов абитуриенты, сформированные группы и их численность, эту информацию можно взять из АРМ «Прием»;

— фактическая численность группы с учетом отчислений, переводов, академических отпусков и т.п. устанавливается на основе данных АС «Контингент»;

— учебные планы, по которым обучается группа студентов или один студент, с указанием количества лекционных, практических, лабораторных часов, курсового и дипломного проектирования, контрольных работ, зачетов, экзаменов, наименования дисциплин, их распределения по годам и семестрам обучения и т.п. Источником этой информации является АС «Учебный план»;

— бухгалтерия ТУСУРа информирует об установленных тарифах на заработную плату, нормативах расходов (командировочные, суточные и т.п.), поступивших денежных средствах на лицевой счет кафедры.

Внутреннюю информацию можно разделить на две группы по источникам: информация, поступающая от сотрудников и студентов кафедры в виде документов первичного учета, и информация, формируемая внутри системы.

1. Информация, поступающая от сотрудников и студентов кафедры:

— авансовые отчеты;

— заявки на оплату труда;

— договоры подряда;

— счета на приобретение материальных ценностей;

— договоры на обучение с полным возмещением затрат;

— контракты на целевую подготовку студентов.

2. Подсистемы ИС УУОУ обмениваются между собой внутренней информацией, влияя на процесс управления, планирования и анализа деятельности подразделения.

Подсистема «Смета затрат» формирует сметы затрат по специальности, группе, форме обучения на одного студента или кафедру в целом.

Подсистема «Планирование» использует данные «Сметы затрат» и результатом являются различные бюджеты - план денежных потоков, план затрат на заработную плату, план и структуру будущих расходов по специальности, группе, форме обучения на одного студента или кафедру в целом.

Подсистема «Учет фактических затрат» формирует следующие документы - приказы на заработную плату, договоры подряда, сумму фактически произведенных затрат по специальности, группе, форме обучения, на одного студента или кафедру в целом

Подсистема «Анализ внебюджетной деятельности», сопоставляя планируемые и фактические расходы и доходы, является источником информации для принятия управленческих решений.

ИС УУОУ, в свою очередь, является сама источником выходной информации, пользователями которой являются другие подразделения вуза, это такая информация:

— приказы на дополнительную оплату труда;

— договоры подряда на отдельные виды работ;

— заключенные контракты на целевую подготовку студентов;

— договоры на обучение с полным возмещением затрат;

— планы внебюджетной образовательной деятельности подразделения на предстоящий период;

— отчеты за прошедший период.

ИС УУОУ реализована в среде СУБД Microsoft Access. На рис. 2,3 представлены формы расчета фактической себестоимости и анализа рентабельности.

В заключение отметим, что информационное обеспечение управленческого учета образовательной внебюджетной деятельности вузовской кафедры является неотъемлемой частью единой информационной системы вуза и только тесное взаимодействие подсистем всех уровней управления позволит высшему учебному заведению выдержать сложную конкурентную борьбу на современном рынке образовательных услуг.

||™Э' i'ficMeT себестоимости ЯШ31

Расчет фактической себестоимости обучения группы

Сведения огру^ | Мй группы | 441 | Параметры]

! Специальность: 351400» - Прикладная информатика {в менеджменте) ' ' I ; Код «пене: Э514ДО1(м) Набор 2001 года. Срок обучения $ ш. Форма обуч. - очная в Томске {

_ —-—--- ; | Константы Изменить | Анализ рентабельности , Число студентов в Группа 24 i Стоимость проезда до ! места обучения трупп«: \

I Стоимость аренды щтщтШгщ 18 СЩООр | Стоимость гостиниц*/сутки 550ДЗр | Стоимость дйстанй о&уч. Вне Томска 18 000,00p ' Стоимость вечернего обуч. газ дог. 19 2QOJQOp | Стоимость дмстанц. обучения'в Томсс 12 000,00p | Стоимость заочного обуч. е Томе»» 16 000,00p | Стоимость очного обуч. по дог. 30 000,00p ■ Стоимость заочного обуч. тщ Томе»» 13 ООО ,00р Стоимость очного обуч. вне Томска 36 ffiQ.OOp I Стоимость суточные - 100,00p I Тарифная ставка /час 56,00р I Стоимость. УМО ' 50,00р . Печать отчете ......................... -

Закрыть ; . " " - Постоянные затраты на группу равны 263 366,Б9р. : Переменные затраты на группу равны 236*222,34?. Себестоимость обучения группы составит: 2 623 589,03р. Стоимость обучения группы по договору: 3 600 800,00р. Фактическая стоимость обучения 1 студента в год: 21 913,24р. Суииа прибыли за период обучения группы равна 970 410,97р.

Рис. 2. Форма «Расчет фактической себестоимости обучения группы

(Заинтересованный читатель может подробнее ознакомиться с разработками раз личных вузов по автоматизации своей деятельности на сайтах:

1. Проект «ВУЗ» — http://www.chair36.msiu.rU/scince/scince/articies/3/

2. Интегрированная Распределительная Информационная система Обеспечения Образовательного Процесса — http://icc.mpei.ru/lang/rus/projects/iris/projectiris.asp

3. Семинар-совещание вузов-пользователей SAP - http://www.redlab.ru/)

S Анализ рентабельности

Анализ рентабельности обучения группы

Сведение группе ! № ГруППЫ 1 ТИП АНЭЛИЗ |

Flspíáíppti ¡|¡; 3 Константы

Специальность: 351- Прикладная информатика (в менеджменте}

Код учебного плана:3514Ю-01{м) Набор 200} года. Срок обучения 5 лет. Форма обуч.

очная в Томске

! 1 !

■

с ■ -4 -4

Число студентов в группе: Стоимость проезда до места обучения группы

Расчет стоимости

Печать отчета

24

Закрыть

»»-««то i г з i 5 в т s 9 int и о « «is и и в а а а я г* гз à я а я зо ! Г1

-ÜÜ'ÜÜÜ'Li.. JZZZ^Z^-tw»».*™«»^ |- табличные результаты анализа [

Рентабельность обучения 36,90%

Готово

Рис. 3. Форма «Анализ рентабельности«

Литература

1. Гри горьева М.В. Проектирование информационной системы управленческого учета образовательных услуг // Докл. 9-й международн. научно-практич. конф. «Природные и интеллектуальные ресурсы Сибири». Томск: Изд-во Том. гос. ун-та, 2003. С. 296-299.

2. Григорьева М.В. Автоматизированная система анализа рентабельности образовательных услуг вуза / М.В. Григорьева, H.A. Макаровский // Докл. Том. гос. ун-та систем управления и радиоэлектроники. Т. 7. Автоматизированные системы обработки информации, управления и проектирования. Томск: Изд-во Том. гос. ун-та систем управления и радиоэлектроники, 2002. С. 164-168.

3. Григорьева М.В. Автоматизированная система поддержки управления, планирования е анализа внебюджетной образовательной деятельности вуза // Тр. XIV научн. конф., посвященной 300-летию инженерного образования России. Филиал ТПУ, Юрга: Изд-во Том. поли-технич. ун-та, 2001. С. 120-121.

Григорьева Марина Викторовна

Старший преподаватель кафедры автоматизированных систем управления ТУСУРа Телефон (служебный): (3822) 41 34 54 Эл. почта: rnarina@asu.tusur.ru

M.V. Grigoryeva

Informational supplement of automated system of management account department university

Ir. the article are considering the ways of automation of the activity of the University, :: has been concluded analysis of informational supplement of automated system o: management account, witch provides a support of management, planning and analysis o: commercial educational activity using par example a department of the University. Tr.ere is chime of inside and outside flows of information, its structure and appointment.