Научная статья на тему 'Информационно-аналитическое обеспечение управления и контроля за движением денежных средств в бюджетной организации (на примере Дагестанского государственного университета)'

Информационно-аналитическое обеспечение управления и контроля за движением денежных средств в бюджетной организации (на примере Дагестанского государственного университета) Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
612
79
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
АКЦЕПТ / ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА / ПЛАТЕЖИ / РАСЧЕТЫ / ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ / ИНФОРМАЦИОННЫЙ КЛЮЧ / ИЕРАРХИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА / УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Рабаданов М. Х., Гаджиев Н. Г., Гаджиев А. Н., Гаджиев Т. Н.

В статье отмечается, что трансформация механизма финансирования деятельности бюджетных учреждений выдвигает на первый план необходимость совершенствования информационно-аналитического обеспечения управления и контроля за денежными потоками как одной из предпосылок повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности и улучшения экономического состояния данных учреждений. Авторами разработана и внедрена в финансовую систему Дагестанского государственного университета автоматизированная программа «Движение денежных средств в бюджетных организациях», основанная на новых подходах к формированию информационной базы, обеспечивающая оперативное принятие обоснованных управленческих решений, связанных с движением денежных средств.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Информационно-аналитическое обеспечение управления и контроля за движением денежных средств в бюджетной организации (на примере Дагестанского государственного университета)»

47 (326) - 2013

ФИНАНСОВАЯ СИСТЕМА

УДК 336.74:004.78

информационно-аналитическое обеспечение управления и контроля за движением денежных средств в бюджетной организации (на примере дагестанского государственного университета)*

м. х. рабаданов,

доктор физико-математических наук, профессор,

ректор Б-maîl: rab_ mur @mail.ru

н. Г. гаджи ев, доктор экономических наук, профессор, проректор по экономике и финансам E-mail: nazirhan55@mail.ru

а. н. гаджи ЕВ, кандидат экономических наук, начальник отдела по обеспечению управления имущественным комплексом E-mail: gadjievan78@mail.ru

т. н. гаджиев,

начальник отдела финансово-экономического обеспечения управления экономики и финансов E-mail: gadzhiev.timur@mail.ru Дагестанский государственный университет

В статье отмечается, что трансформация механизма финансирования деятельности бюджетных учреждений выдвигает на первый план

* Статья подготовлена в рамках проекта «Программа стратегического развития Дагестанского государственного университета», разд. 2 «Разработка систем информационно-аналитического обеспечения управления финансовыми и материальными ресурсами вуза».

необходимость совершенствования информационно-аналитического обеспечения управления и контроля за денежными потоками как одной из предпосылок повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности и улучшения экономического состояния данных учреждений. Авторами разработана и внедрена в финансовую систему Дагестанского государственного университета автоматизированная программа «Движение денежных средств

в бюджетных организациях», основанная на новых подходах к формированию информационной базы, обеспечивающая оперативное принятие обоснованных управленческих решений, связанных с движением денежных средств.

Ключевые слова: акцепт, денежные средства, платежи, расчеты, информационно-аналитическое обеспечение, информационный ключ, иерархическая структура, управленческий учет.

Финансово-хозяйственная деятельность организации связана с непрерывными и многообразными расчетами с поставщиками и подрядчиками за приобретенные у них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, а также с обязательствами по оплате труда сотрудников, расчетами с бюджетными и внебюджетными фондами. Процессу фактической оплаты счетов (обязательств) предшествует процедура акцептования, т. е. принятия управленческого решения - указания на оплату.

На руководителя или лицо, отвечающее за финансовое состояние организации, возложена ответственность за выработку и принятие управленческих решений по обеспечению эффективности расчетов. Ему приходится принимать их в условиях неопределенности и риска, что вынуждает постоянно держать под контролем большое количество документов, содержащих разнородную информацию. Только систематизированная и грамотно обработанная информация является гарантией эффективного управления денежными средствами организации.

Финансово-экономическая структура вуза представляет собой сложную систему, на первом (определяющем) иерархическом уровне которой -деятельность проректора по экономике и финансам, на втором уровне - деятельность центров ответственности, на третьем уровне - их составляющих (структурных подразделений), на четвертом уровне - бухгалтерии. Система представляет собой интегративную целостность основных подсистем, полностью описывающих внутреннюю структуру и содержание ее составляющих.

Современные подходы к финансовому обеспечению системы высшего профессионального образования требуют совершенствования информационно-аналитического обеспечения управления денежными потоками как одной из предпосылок повышения эффективности деятельности вузов. Поэтому создание оптимальной структуры управ-

ления, обеспечивающей прозрачность управленческого учета и оперативный контроль за движением денежных средств (с максимальным уровнем детализации), является одной из важнейших задач финансового руководителя [1]. Обеспечить полноценную работу такой структуры невозможно без привлечения современных информационных технологий и математического аппарата моделирования сложных систем в слабо формализуемых областях.

К примеру, правильное принятие решения об акцептовании зависит от качества подготовленной информации по тому или иному платежу. В условиях, когда генерируется большой объем информации, где многие параметры являются взаимозависимыми, руководителю сложно отслеживать ее. Поэтому правильно построенная информационная система, позволяющая систематизировать и проанализировать всю поступающую информацию, может оказать незаменимую помощь [2].

Успешное принятие решения зависит не только от одного лица, принимающего решение, но и от оперативности, достоверности и точности предоставленной информации каждого из звеньев финансовой структуры. Без коммуникации, обеспечивающей обратную связь между финансовым руководителем и каждым звеном финансовой структуры, невозможно осуществлять функции планирования и контроля.

В настоящее время интегрированные информационные технологии играют важную роль в переходе к новой стратегии развития финансовой системы вуза, что позволяет совершенствовать содержание, методы и формы осуществления контроля и прогнозирования [3].

Но, несмотря на обилие различных прикладных программных средств и компьютерных бухгалтерских систем, позволяющих автоматизировать обособленные приложения для решения конкретных задач в определенном структурном подразделении, практически отсутствуют автоматизированные системы принятия управленческих решений, обеспечивающих линейную информационную непрерывность всей иерархической финансовой структуры вуза.

Для принятия управленческих решений на стратегическом и тактическом уровнях приходится работать с интегрированной информацией, которую очень трудно получить из разрозненных и неоднородных систем [4]. На современном этапе решение перечисленных проблем может быть обеспечено

только при помощи создания внутривузовской информационной системы, которая интегрирует все финансовые информационные ресурсы и предоставляет руководству информацию, необходимую как для выполнения текущей работы, так и для анализа результатов деятельности.

На основе исследования качественных и количественных характеристик структурных подразделений финансовой системы Дагестанского государственного университета (ДГУ) выявлено, что эффективнее иметь единую интегративную базу финансовых данных для всех участков финансовой структуры (рис. 1). Это позволит в режиме опНпе решать проблемы от внесения первичной информации ответственным сотрудником в единую базу данных до принятия управленческого решения ректором или проректором по экономике и финансам. При этом каждое структурное подразделение имеет свое рабочее пространство, свой рабочий узел и информационный ключ в пределах предоставленных возможностей.

Первое звено иерархической системы (ректор или проректор по экономике и финансам) имеет доступ к информации, интегрированной из всех четырех уровней иерархической финансовой структуры по четырем ключам: три уровня подчиненных и один свой собственный уровень, где фиксирует свое окончательное решение.

Второе звено иерархической системы (центры ответственности) имеет доступ к информации, интегрированной из трех уровней иерархической финансовой структуры по трем ключам: два уровня подчиненных и один свой собственный уровень, где фиксирует свои действия.

Третье звено иерархической системы (структурные подразделения) имеет доступ к информации, интегрированной из двух уровней иерархической финансовой структуры по двум ключам: один уровень подчиненный и один свой собственный уровень, где фиксирует свои действия.

Четвертое звено иерархической системы (бухгалтерия) имеет доступ только к своей собственной информации, передаваемой только в верхнее звено иерархической финансовой структуры по одному ключу.

Целью проведенного исследования является определение возможностей внедрения в финансовую деятельность вуза созданной авторами автоматизированной системы принятия управленческих решений «Движение денежных средств в бюджетных организациях». Она предназначена для принятия управленческих решений, связанных с движением денежных средств бюджетной организации, основанных на конкретных расчетах и учитывающих влияние многочисленных факторов. Программа позволяет совместно с методами и алгоритмами обработки

Собственные !

У^ , >______

___ / На каждом

\ ; (¿ЛПвМЗ

: уровне сеои )

1 кс

Подчиненные I

)

( -.Центры 1— Ч от ветственности

)

/ Структурные N

подразделения /

Бухгалтерия

3 кп

а

—в>

1_

4 кп

Ректор вуза (проректор по экономике и финансам)

_^уровень

База данных центров

ответственности

уровень)"

База данных структурных подразделений

(|Н уровень)-

База данных управления •бухгалтерского учета, отчетности и финансового

контроля ,-.

_ИV уровень ).

1 кс

2 кп

О

кп

о

1 КС

Рис. 1. Иерархическая система доступа к финансово-экономической системе вуза: 1 кс - информационный ключ (собственный); 2 кп, 3 кп, 4 кп - информационные ключи (к подчиненным уровням)

Управление бухгалтерского учета, отчетности и финансового контроля

финансовой информации моделировать ситуационные задачи, что намного упрощает процесс принятия решений в нестандартных ситуациях [6].

В основе разработки лежит эффективное осуществление математической обработки матрицы финансовых документов для достижения прозрачности оперативного учета и контроля за движением денежных средств. В задачи программы входят хранение и обработка информации об алгоритмах взаимодействия между собой классов операций над бинарными отношениями, представленными в виде матриц финансовых документов. Оптимальный поиск классов альтернатив позволяет отслеживать наиболее релевантную и емкую информацию, отсеивая при этом избыточную, что обеспечивает эффективность расчетно-платежной дисциплины. Программа позволяет также:

- автоматизировать бухгалтерский учет;

- навести порядок в складском учете, снабжении и реализации продукции, товаров;

- отслеживать договоры;

- своевременно сдавать отчетность.

На практике документы, представляемые руководителю, не всегда содержат нужную информацию, а избыточная информация существенно затрудняет ее понимание и анализ. Качество подготовки данных, необходимых для принятия оперативных управленческих решений, в некоторых случаях не позволяет оперативно принять правильное управленческое решение. Следовательно, чтобы информация была релевантной и емкой, приходится достаточно долго исключать из нее несущественные аспекты.

например, информация по обязательствам, представляемая руководителю, должна отвечать следующим требованиям:

1) значимость - приоритетность платежей;

2) достоверность - данные не должны содержать ошибок и отклонений;

Готоеит платежные документы и осуществляет фактическую оплату

Рис. 2. Алгоритм прохождения счетов (обязательств) на оплату

3) сравнимость и сопоставимость - возможность анализа предыдущих аналогичных платежей;

4) удобочитаемость - понятность для конечного пользователя.

В качестве одной из функций, которую реализует автоматизированная система принятия управленческих решений «Движение денежных средств в бюджетных организациях», можно назвать правильное построение порядка прохождения счетов (обязательств) на оплату.

Пошаговый алгоритм поступления счетов (обязательств) на оплату представлен на рис. 2.

Рассмотрим более подробно механизм реализации данного алгоритма.

Шаг первый. При поступлении счета (обязательства) на оплату ответственный сотрудник сканирует бумажный носитель первичной информации. Это необходимо для фиксации (сохранения) информации о платеже, просмотра в электронном виде, а также в случае утери бумажного носителя -возможности распечатки (восстановления).

Далее сотрудником вносится в соответствующий встроенный программный модуль информация, содержащаяся в счете на оплату. Модуль является одновременно и дополняемым, и обновляемым, но при заполнении конкретными данными для редактирования пользователю доступны только специально выделенные поля. Для изменения или добавления записей в базу данных у модуля есть поля уникального индекса.

окно программы имеет интерактивный дизайн формы с встраиваемыми элементами управления,

удобный графический пользовательский интерфейс, а также предоставляет большие возможности для ввода данных в базу, выбора ответов из списка и записи. Для защиты от несанкционированного доступа к ним устанавливается ключ. Созданные в модуле формы содержат неизменную (постоянную) часть, которая задается разработчиком формы (автором программы) и не может быть изменена пользователем, заполняющим форму (это фиксированные элементы оформления), и изменяемую часть - незаполненные области, предназначенные для заполнения и ввода данных лицом, использующим форму (сотрудником).

Например, при вводе счета на оплату неизменную часть формы составляют поля: «Поставщик», «Адрес», «ИНН», «КПП», «БИК», «Расчетный счет», «Корреспондентский счет», «Источники фи-

Автоматизированная система принятия управленческих решений

Файл Окно Справка

^ У Й' Ф ▼ % Ц X 1 СЧЕТ >5980534^ от 28.02.2013 г.

Сканированная копия в реестр Следующий платеж

Поставщик ООО '<Энергосоыт-1»

-Адрес г. Махачкала. Степной поселок. 0

ИНН 0560028070

КПП 05"101001

БПК 0-18209750

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Расчетный счет 407028 1 0400000000 Г0

Корреспондентский счет 30101810"00000000"50

Содержание (предмет) Отопление и гор.тчая вода (общежитие) за февраль 2013

Источник финансирования

Статья расходов Коммунальные услуги

Подразделение-заявитель АХЧ

Рис. 3. Окно программы для ввода счета

Автоматизированная система принятия управленческих решений

Файл Окно Справка

0 0 0 ^ У ^ ^ ▼ X СЧЕТ .N«980534^ от 28.02.2013 г.

Сформировать реестр

№ п/п Наименование товара (работ, услуг) Ед. пзм. Кол-во Цена Сумма

1 Гкал 52,14750 867.53 45 239,52

л Гончее водоснабжение Гк=л 46.25000 •г, so со 40123,27

Итого: 85362.79

сумм а НДС 15365.30

Всего 100 72S.09

Ввод счета на оплату

< Назад

Далее >

Рис. 4. Ввод счета на оплату

нансирования платежей», «Статьи расходов» и т. д. Обновить или дополнить неизменную часть формы может только разработчик программы, тогда как изменяемую часть формы сотрудник всегда вправе обновлять сам.

В изменяемую часть формы электронного документа предлагается внесение следующих обязательных сведений:

- уникальный порядковый номер и дата выставления счета;

- платежные реквизиты стороны, выставившей счет;

- наименование предлагаемых товаров (работ, услуг);

- стоимость предлагаемых товаров (работ, услуг) с указанием налоговых особенностей (облагаются ли предлагаемые товары НДС).

Окно программы для ввода счета изображено на рис. 3 и 4.

На панели задач отображены кнопки, с помощью которых осуществляется переход в выбранные окна. Для этого необходимо заполнить все обязательные поля, выбрать нужную кнопку перехода и указать путь к файлу базы данных. Например, после ввода формы «счет на оплату» окно переходит в форму «реестр платежей», где имеется возможность выбора следующего платежа и автоматического формирования нового реестра платежей на текущую дату. После этого вся информация по платежам переходит ко второму пользователю -акцептанту. В программу также встроен модуль распознания ошибок, который не позволяет переходить в другие окна без устранения сбоев (появляется информационное окно с указанием ошибки). Таким образом, последовательный переход по окнам происходит путем выбора источника данных, содержащихся в счете (см. рис. 4). Окно программы с формой реестра платежей показано на рис. 5.

m к а Ч

Отмена

н

Лг

980534Ю 2S.02.1-

979154/М 28.02.13

979154/3 2S.02.13

Итого по статье оплата 9322S3.63 коммунальных услуг

Подключения к счетам

Шаг второй. При запуске программы вторым пользователем появляется окно, в котором отражается аналитическая информация о движении денежных средств организации по состоянию на текущую дату (рис. 6).

Представление необходимой информации в одном документе позволяет руководителю не только оперативно ознакомиться с состоянием использования денежных средств учреждения, но и строить прогнозы по использованию остатков средств по целевому назначению.

Окно программы с отчетом о движении денежных средств представлено на рис. 7.

Данный отчет создан по аналогии с МСФО (IAS) 7: «Отчет о движении денежных средств» с использованием прямого метода. Отчет о движении денежных средств - это отчет организации об источниках денежных средств и их использовании в данном временном периоде [5]. Он отражает денежные поступления организации с классификацией по основным источникам и ее денежные выплаты с классификацией по основным направлениям. Окно подключения к счетам представлено на рис. 8.

Дагестанский государственный университет является федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования, основным видом деятельности которого является образовательная деятельность. Согласно Федеральному закону от 08.05.2010 N° 83-Ф3 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» финансовое обеспечение федеральных государственных бюджетных образовательных учреждений

«Деих<'£ни& денежных средств « бюджетных организациях»

И

рчет/ обязательство |Реестр платежей на28.02.2013 г.|

0 0 Е5) | Е а (=)' | Ф ▼ % S33 X СЧЕТ .\«980534£Q от 28.02.2013 г.

дата поставщик/ подрядчик с ид е ржание/ предмет Ьумма ПодРазд LJ— еление- Резолюцня Фактическая оплата

Источник финансирования: аюджет план: сумма' факт: сумма остаток: сумма

Статья расходов: коммунальные услуги план: сумма факт: сумма' остаток: сумма

Отопление и

ООО «Экергссбыт-1»

ООО «Экергоебыт-Ь:

ООО Вывоз ТБО 32 «Экергосбыт-!» февраль 2013

горячая водя (общежитие) за февраль 2013

Электроэнергия за зевраль 2013

100 72S.09 АХЧ

95711.36 АХЧ

'35 S44.1S АХЧ

Единица измерения: руб.

Далее >

Отмена

Рис. 5. Реестр платежей

Имя ж Описание Последнее обновление

№ Дата

1 980534/0 28.02.13

2 97 9 1 54/М 28.02.13

3 979154/Э 28.02.13

Добавить.

Удалить

Свойства..

Обновить Ч

Подключения; используемые в этой книге

125 lllsd

Зависимости Параметры

формул " вычислений •»

i Пересчет

Щ Произвести вычисления Вычисление

Закрыть

осуществляется из средств федерального бюджета

Рис. 6. Подключение к счетам на текущую дату

на основе соглашения между Минобрнауки России и университетом. Начиная с 2012 г. поступление и расходование денежных средств вуза организованы на основе плана финансово-хозяйственной деятельности, утверждаемого Министерством образования и науки РФ. Поэтому источником информации для заполнения плановых данных отчета является план финансово-хозяйственной деятельности. Фактический расход и остаток денежных средств отображаются автоматически по мере внесения данных о платежах в программу.

^ «Движение денежных средств е бюджетных организациях»

% I

|Отчет о движении денежных средств ДГУ || Период: 2013 год

0 0 0 I У е? I ф ▼

единица шхугер ения:

Отчет

Наименования статей

Остаток на начало

Поступления всего

етом числе:

субсидии на выполнение государственного задания

целевые субсидии

оказание платных услуг и иная приносящая доход деятельность

Выплаты всего

в том числе:

оплата труда и начисления на выплаты по оплате труда

оплата услуг связи

оплата транспортных услуг

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

оплата коммунальных услуг

Остаток на конец

План

Факт

Остаток

И

Новый Открыть

!.....................^..............

!« Назад в регистр

Печать

Стандартная

Сохранить

Загрузить

Закрыть

X Н»*ти: оли<1н*е

41 ¿МфКЦН ♦ ЦрМИДОЦМ ^ Пелецикь «С Уч«ТЬ£«ШК1р Д«1ИГН)-ТИр<<Тр#НИЦН,ПрСДС.ЗД«ИОСИ»Я>|

Рис. 7. Окно программы с отчетом о движении денежных средств

Рис. 8. Окно подключения к счетам

Лицо, принимающее решения по оплате платежей, имеет информационные ключи (пароли) по всем формам первого и второго пользователей. Это позволяет переходить в выбранные окна программы, работать с электронными формами данных в интерактивном режиме (рис. 9).

Окно программы с реестром платежей второго пользователя (в отличие от окна программы первого пользователя) имеет встраиваемые элементы управления резолюциями и возможность пользоваться дополнительными кнопками («Аналогичные платежи», «Перечень счетов», «К исполнению», «ОДДС»). Такая настройка прав пользователей программы позволяет разграничить доступ только к необходимой для каждого сотрудника информации, одновременно включая в процесс управления денежными средствами все необходимые подразделения.

Принятое решение по тому или иному обязательству отражается в виде резолюции. Для этого в реестре платежей напротив каждого счета (обязательства) в столбце «Резолюция» программой предусмотрен выпадающий список резолюций:

- акцептован - согласие на оплату;

- аннулирован - указание отказать в оплате;

- остановлен - в случаях возникновения вопросов по платежу.

Принятое решение по платежам руководитель передает к исполнению в бухгалтерию для фактической оплаты выбором соответствующей кнопки на панели задач (рис. 9).

Для усиления визуального восприятия программа автоматически окрашивает строки с платежами, в зависимости от принятого решения, в следующие цвета:

- акцептован - зеленый;

- аннулирован - красный;

Рис. 9. Окно программы с реестром платежей второго пользователя

1сэ аьи

Рис. 10. Окно резолюций

Рис. 11. Окно программы с отчетом по аналогичным платежам

- остановлен - желтый.

Окно программы с отчетом по аналогичным платежам представлено на рис. 10. Предназначение кнопок, изображенных на рис. 11:

- «переход в Excel» - при необходимости дает возможность выполнения дополнительных расчетов, переноса информации в другой документ и т. д.;

- «Печать» - распечатка документа, изображенного в окне программы;

- «Аналогичные платежи» -вывод на экран дополнительной таблицы по аналогичным платежам, сделанным ранее, - возможность сравнительного анализа;

- «Перечень счетов» - отображение всей базы данных счетов, внесенных в программу, - дает возможность поиска необходимого платежа и сортировки по различным признакам (рис. 12);

- «К исполнению» - автоматическая передача принятых решений по платежам в бухгалтерию - для фактической оплаты;

- «ОДДС» - возврат в окно с отчетом о движении денежных средств.

Отчет, изображенный на рис. 11, позволяет сделать сравнительный анализ цен вновь приобретаемых товаров (работ, услуг) относительно ранее купленных и сократить время принятия управленческого решения. Окно программы с перечнем счетов (обязательств) представлено на рис. 12.

В данной таблице по мере заполнения базы данных отражаются все платежи организации с момента занесения первого счета.

* Автоматизированная система принятия ав ленче скта решений | - | В

Файл Окно Справка

@ @ @ 1У 1 Й- ▼ % 1 Ш X [ « переход в Ехсе! »

1 75 01.02.13 ООО «Прораб» Ремонт кровли 250 000.00 02.02.13 АХЧ акпептован Лг» к дата т

2 63 03.02.13 ЛГУ Расчет по ЗП за январь 11г. 800 000.00 04.02.13 ЛГУ акпептован Лг2 и дата т

5 26 6 03.03.13 ООО Электроэне ргкя 30000,00 04.03.13 АХЧ акпептован

6 73 л 02.03.13 МУП«САХ» Вывоз ТБО 5 000,00 04.03.13 АХЧ аннулирован

7 10 6 03.03.13 ООО «Заправщик» ГСМ 10000,00 04.03.13 АХЧ остановлен

Печать Сортировка Поиск » в реестр » ощс 1 |

у [ Отмена]

Л

Рис. 12. Окно программы с перечнем счетов (обязательств)

Предназначение кнопок, изображенных на рис. 12:

- «Поиск» - возможность поиска: по наименованию товара (работы, услуги); по счету (необходимо ввести номер и дату счета); по поставщику (необходимо ввести наименование поставщика);

- «Сортировка» - возможность отсортировать платежи: по дате счета или реестра; по подразделению-заявителю (просмотр оплаченных, неоплаченных, аннулированных или остановленных счетов по конкретному подразделению-заявителю); по

Рис. 13. Рабочее окно программы сотрудника бухгалтерии

резолюции (акцептован, аннулирован или остановлен); за определенный период; по статье расходов; по источнику финансирования; по фактической оплате.

Шаг третий. Резолюция «Акцептован» является указанием к выполнению фактической оплаты. Сотрудник расчетного отдела бухгалтерии, отвечающий за платежи, осуществляет оплату по каждому счету и вносит информацию в программу в виде номера и даты платежного поручения, на основании которого производится платеж. Рабочее окно программы сотрудника бухгалтерии представлено на рис. 13.

Процедуру управления денежными средствами необходимо закрепить в регламенте прохождения платежей на оплату и утвердить приказом по университету. Этот документ должен быть обязательным для исполнения всеми участниками процесса. В регламенте необходимо прописать все этапы движения денежных средств от инициации платежа подразделением-заявителем до фактической оплаты бухгалтерией.

Предлагается следующий график прохождения платежей. Прием счетов (обязательств) на оплату с 8.30 до 10.00. С 10.00 до 12.00 - проверка поступивших платежей на обоснованность - наличие лимитов по статьям расходов плана финансово-хозяйственной деятельности организации, внесение данных по платежам в программу. С 13.00 до 16.00 - акцептование платежей. Фактическая оплата -следующий рабочий день, с 8.30 до 12.00.

График прохождения платежей в окне программы представлен на рис. 14.

Внедрение разработанного авторами программного

Рис. 14. График прохождения платежей

продукта позволяет видеть - кем, когда, в каком количестве и на какие цели были потрачены денежные средства организации, а также решать следующие задачи управленческого учета движения денежных средств:

- создание единого информационного пространства для хранения информации в части движения денежных средств;

- автоматизация сбора данных по движению денежных средств от участников процесса и формирование отчета о движении денежных средств;

- формирование реестра платежей на основе счетов (обязательств) в разрезе источников финансирования, статей расходов, купленных товаров (работ, услуг) и др.;

- создание аналитического отчета по платежам -купленным ранее аналогичным товарам (работам, услугам);

- автоматическая проверка достаточности лимитов денежных средств по расходным статьям;

- сравнение фактического расхода денежных средств с утвержденным планом финансово-хозяйственной деятельности (план-факт-анализ).

Список литературы

1. Гаджиев Н. Г., Ахмедов А. З., Гаджиев Т. Н. Проблемы внедрения управленческого учета в высших учебных заведениях // Экономический анализ: теория и практика. 2013. № 3.

2. Гаджиев А. Н., Гафу-ров Х. М. Excel подскажет,

какие платежи стоит пропустить вперед, а какие придержать // Финансовый директор. 2011. № 1.

3. Гаджиев Н. Г., Ахмедов А. З., Гаджиев А. Н. Внутренний аудит в высших учебных заведениях: теория и практика его осуществления // Экономический анализ: теория и практика. 2008. №11.

4. Гаджиев А. Н., Гафуров Х. М. Excel быстро составит точный отчет о циркуляции денег в компании // Учет. Налоги. Право. 2011. № 21.

5. О введении в действие Международных стандартов финансовой отчетности и Разъяснений Международных стандартов финансовой отчетности на территории Российской Федерации: приказ Министерства финансов РФ от 25.11.2011 № 160-н

6. Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2013617319 от 08.08.2013. Автоматизированная система принятия управленческих решений «Движение денежных средств в бюджетных организациях». Правообладатели: Рабаданов М. Х., Гаджиев Н. Г., Гаджиев А. Н.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.