CC BY
6УДК 004.415.25
А.В. Проскоков, А.Н. Важдаев, В.Л. Бибик,
Юргинский технологический институт Томского политехнического университета
Информационно-аналитическая система администрирования образовательных процессов в Юргинском технологическом институте Томского политехнического университета
Юргинский технологический институт Томского политехнического университета
Современное высшее учебное заведение - это постоянно развивающаяся динамическая система со сложными иерархическими организационно-управленческими структурами и подразделениями [9]. Для таких систем характерно наличие большого количества взаимосвязанных, сложных, основных и вспомогательных бизнес-процессов, внутренних структур, находящихся в постоянном взаимодействии с внешней средой в лице законодателей, регуляторов, контролирующих органов и
© Проскоков А.В., Важдаев А.Н., Бибик В.Л.,
др. Предоставление качественных образовательных услуг, постоянное их совершенствование, решение кадровых вопросов, повышение научного потенциала, ведение экономически обоснованной хозяйственной деятельности возможно только при эффективном контроле и управлении вузом с позиций системного анализа, реализации принципов комплексности и непрерывности. В настоящее время выполнение данных условий возможно только при полноценной автоматизации вуза [9].
2014
На сегодняшний день существуют многочисленные примеры использования стандартизированных программных продуктов планирования ресурсов предприятия (ERP) для создания автоматизированных систем управления вузами. Наиболее известно решение компании «РЕДЛАБ ЛТД», адаптированное в Санкт-Петербургском техническом университете, Высшей школе экономики, МГУ им. Ломоносова, Московском государственном техническом университете ра-
АНДРЕИ
ВЛАДИМИРОВИЧ ПРОСКОКОВ
кандидат технических наук, доцент, начальник отдела по образовательной деятельности Юргинского технологического института Национального исследовательского Томского политехнического университета. Сфера научных интересов: менеджмент в образовании, программирование 1С: Предприятие 8, моделирование процессов при резании металлов. Автор 61 научной публикации
АНДРЕИ НИКОЛАЕВИЧ ВАЖДАЕВ
старший преподаватель кафедры Информационных систем Юргинского технологического института Национального исследовательского Томского политехнического университета. Сфера научных интересов: автоматизация высших учебных заведений, моделирование экономической деятельности предприятий малого бизнеса. Автор около 70 научных публикаций
ВЛАДИСЛАВЛЕОНИДОВИЧ БИБИК
кандидат технических наук, доцент, заместитель директора по учебной работе Юргинского технологического института Национального исследовательского Томского политехнического университета. Сфера научных интересов: менеджмент в образовании, технология машиностроения. Автор 81 научной публикации
Рассматривается информационно-аналитическая система, предназначенная для автоматизации учета и хранения информации об образовательных, научных и административных процессах, протекающих в небольшом вузе, разработанная на платформе «1С:Предприятие 8» сотрудниками Юргинского технологического института Национального исследовательского Томского политехнического университета. Приводятся примеры основных модулей программы.
Ключевые слова: система управления вузами, автоматизированная информационная система, образовательный процесс.
The paper describes a Data Analysis System (DAS) aimed at record and information storage automation of educational, research and managerial processes taking place at a small HEU. The system was designed by the staff if Yurga Institute of Technology on "1C:Enterprize 8" platform. Some examples of the main program modules are given.
Key words: system of the university management, automated information system, the educational process.
диотехники, электроники и автоматики и др. [9]. В качестве платформы в этом решении использованы SAP R/3 и «облегченный» вариант mySAP [7]. Компании «ЛАНИТ» и «ФОРС» создали аналогичные системы на базе СУБД Oracle [8, 10]. На этой же платформе создана интегрированная система АСУ ВУЗ Петрозаводского государственного университета и компании «IBS» [13]. Имеются и другие разработки управления, в том числе на базе собственных платформ. Существуют и специально созданные программы, например, система управления учебным проце ссом «COSINUS», используемая в Московском физико-техническом институте, Российском экономическом уни-
верситете им. Плеханова, Московском институте экономики, менеджмента и права [12].
Из соображений экономической эффективности небольшим и средним вузам приходится использовать менее дорогие решения и платформы.
Одной из таких сред их разработки является платформа «1С:Предприятие 8.2» [1, 2, 6].
Автоматизированные информационные системы высших учебных заведений обладают рядом особенностей, что выделяет их из общего класса корпоративных систем. Организационные, технические и системные свойства бизнес-процессов вузов определяют проблемы разработки прикладного решения для управления вузом [2, 6].
Платформа «1С:Предприятие 8.2» полностью соответствует предъявляемым требованиям автоматизированных информационных систем, создаваемых для вузов. В ее составе реализован полный функционал по работе, настройке и расширению автоматизированной информационной системы с использованием имеющихся в наличии локальных сетей, а конечному пользователю предоставляется полный функционал по работе с информационной системой посредством сетей общего доступа и интернет-браузеров. Имеется возможность хранения данных с использованием одной из следующих систем управления базами данных: MSSQL, Oracle, PostgreSQL, IBM DB2. Использование данной платформы позволяет обеспечить высокую функциональность и гибкость разрабатываемым автоматизированным информационным системам, а также обмен данными с типовыми решениями «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8», «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8», «1С: Государственные и муниципальные закупки 8», «1С:Документооборот 8» [2, 6, 11].
Юргинский технологический институт Томского политехнического университета выбрал путь разработки собственного программного решения. В качестве среды разработки выбрана платформа «1С:Предприятие 8». Работа новой системы осуществляется в режиме управляемого приложения.
На момент ввода в эксплуатацию основных модулей автоматизации головного вуза Томского политехнического университета в Юргинском технологическом институте уже несколько лет вполне успешно функционировала система на базе «1С:Предприятие 8». В связи с относительным удалением Юрги от Томска были возможны сбои в локальной сети, что в
Рис. 1. Экранная форма информационно-аналитической системы администрирования образовательных процессов с правами «Администратор»
Рис. 2. Фрагмент личной карточки абитуриента
итоге могло привести к периодическим остановкам работы в основных модулях автоматизации ТПУ. Поэтому администрацией института совместно с руководством университета было принято решение о продолжении развития своей системы [2].
Созданная информационная система содержит различные функциональные подсистемы (рис. 1), с которыми работают сотрудники разных отделов учебного заведения. Права доступа к хранимой информации и отображение реквизитов объектов разделены по ролям пользователей. Кратко расскажем о функционале некоторых из подсистем.
Приемная комиссия. В этой подсистеме реализована работа с физическими лицами (рис. 2), создание заявлений абитуриентов в электронном виде и формирование приказов на их за-
числение по итогам внесенных в заявление данных. Имеется возможность формирования печатных форм заявлений и договоров с ранее определенными правилами приемной комиссии на текущий год ее работы. С целью ежедневной синхронизации данных поступающих абитуриентов с сервером университета предусмотрена специальная обработка для выгрузки [4].
Учебная часть. В соответствии с учебными планами в подсистеме формируются учебные планы групп студентов, аттестационные ведомости, готовятся приказы, связанные с учебной деятельностью студентов. В подсистеме имеется возможность формирования различных отчетов по количественной и качественной успеваемости студентов. Разработаны печатные формы аттестационных ведомостей, учебных и
личных карточек студентов в соответствии с утвержденными формами Национального исследовательского Томского политехнического университета. Кроме того, в данной подсистеме создана электронная «Аттестационная ведомость», которая позволяет фиксировать результаты сдачи зачетов, экзаменов, курсовых проектов и др. В соответствии с установленными правилами в электронном документе фиксируются (в табличных частях): инициалы студентов, номера зачетных книжек, оценки по дисциплине и др. По результатам успеваемости студентов на основании созданных шаблонов формируются печатные формы об образовании государственного образца (рис. 3) «Диплом» и «Приложение к диплому» [3].
Образовательный отдел. Специалисты по учебно-методической работе в данной подсистеме формируют зачетные и экзаменационные карточки на сдачу и пересдачу семестровых испытаний. При внесении оценок и проведении документов в системе сведения автоматически попадают в соответствующие регистры, на основе которых могут быть сформированы различные аналитические отчеты, в том числе «Сводные ведомости успеваемости» или, например, «Отчет по итогам сессии», содержащий количественное состояние о результатах сдачи произвольной сессии. Также в этой подсистеме есть возможность автоматического формирования приказа на выплату стипендии студентам по результатам сдачи сессии (рис. 4).
Наш институт обеспечивает подготовку кадров по очной и заочной формам обучения. Заочная форма предполагает дополнительную организацию системы регистрации сдачи контрольных работ студентов-заочников. Этот процесс осуществляется в данной информационной системе с возможностью печати бланков ре-
Рис. 3. Фрагмент формы выдачи дипломов государственного образца
Приказ на стипендию 15 от 18.03.2014 16:54:08
Промети и закрыть У I Провести Печать
Все действия * |
Номер {
15| Дата 18.03.2014
| Номер приказа: 53/с
Стипендия за семестр: Весенний 2014
| Заполнить студентами по итогам сессии
От бор по соц ка тегориям: ® Не разделять 0 Кроме сирот 0 Только сироты
Дополнение к приказу Приказ на стипендию 12 от 10.02.2014 10:38:50 Формулировка л. 1:
Ш
Следующих студентов, успешно сдавших зимнюю экзаменационную сессию 2013/20]4у чгрда назначить на государственную академическую стипендию с 01 марта 2014г. по 30 июня 2014г.
Назначить стипендию с.01.03.2014 Ш Назначитьстипендию по: 3006.2014 0 Периодичность начисленаЕжемесячно
Базовая стипендия, руб: 1355.00 |В Районный коэффициент] 1.3 |В Вид расчета выплаты студент-
]=В
Список отличников Список хорошистов Отл во; Список хорошистов Отл, ми | Стипендия при поступлени! Подписи
Надбавка отличника, руб 677.50 0
фДивааигь, й X * # Все действия
N Студент |Группа
Щ Пяхона Елена Анатольевна 17ВМ20
2 Горст Кристина Федоровна 17А20
3 Нуришанова Ольга Александровна 17Б10
Рис. 4. Фрагмент электронного приказа о назначении академической стипендии
Отчет по научной работе 104 от 11.02.2014 14:12:01
Провести и Л1пры1ь Провести Печатные формы
Номер
Все действия - ^
т
104; Пята: |Т102-2014 и 2Граиш 1 | ЭЛоюгогаш 4.НИРС БЛувликац | | Б.Патктм» | |
... Отчетный период;! квартал 20Нг
...а
£ ' С-Кгпманп». ФвПпы^
Коя ОПТ И Виа издательства Библиографические дачные с указанием авторов Суммарна* доли на кафедру Учесть в НИРС
Руководитель с гуле-чтв
1 20в40г-20Т4 РИНЦ 0.30 □
2 208502-2014 РИНЦ Зьлссва А П . Чучав-вский А 0. Пичвгмн Я В.. Курэина ИА, Тарасов С.Ю. Сене«« 0.30 □
213902-2014 'Д'еЬ аРВавпсв, всорчэ СНипаеузй АУ, ЦутЬэдт О.У, Тапкам Э Уи, МеЫкочАС. РтедгоетаЬап. Тейиппд влй 0.10 □
* 266602-2014 РИНЦ ОвчарювоВ £ . Моховм<ю»А А , Игнатьев А С. Некоторые особенности 1.00 □
Авторы пугЕпикш цнД (дипешь топькп
й X I в
Автор сотру»«* отчитывающейся клфаяры Автор студент Зпповов участие
| Г 1ыЧо1ИН ЛппфнА Васильевич Ц2Б
Рис. 5. Фрагмент квартального отчета по научной работе кафедры
цензий преподавателей со штрих-кодами для ускорения поиска документов в системе [3].
Кафедры. С помощью этой подсистемы преподаватели формируют свою учебную нагрузку в
соответствии с учебными планами групп, ведут учет успеваемости и посещаемости студентов по преподаваемым дисциплинам. Расчет производится на основании рабочих планов, составляемых в соответствии с действующими учебными планами по направлениям и специальностям подготовки. Имеется возможность печати бланков кафедральных журналов и аттестационных ведомостей с автоматической расстановкой набранных студентами баллов и отметкой о допуске к аттестации [3].
Научное управление. В данной подсистеме пользователями заполняются документы по выполнению научной работы подразделений вуза (рис. 5), на основании которых в автоматическом режиме формируются отчеты о научной деятельности преподавателей, кафедр и вуза в целом за любой период и по различным критериям отбора (рис. 6). Также можно увидеть место кафедры в общем рейтинге нашего института по научной работе.
Организована обратная связь с сотрудниками, заполняющими отчет на кафедре, и ответственным за формирование сводного отчета лицом [5].
Нормативно-справочная информация. Подсистема содержит различные списочные данные по профессорско-преподавательскому составу, контингенту студентов и другим объектам предметной области [3].
В настоящее время информационная система Юргинского технологического института продолжает активно развиваться. В ней появляются новые возможности хранения, обработки и анализа большой совокупности данных, касающихся деятельности вуза. Ведутся работы по созданию подсистем «Бухгалтерия» и «Кадровый отдел», где в автоматическом режиме уже формируются данные об оплате обучения студентов, начислению стипендий и пре-
АИ, 5,74%
ЭиАСУ, 8,26% БЖДЭиФВ, 1,15%
ГОИЯ, 1,21%
ÏMa 9,27%
СП, 3,66% M4M, 0,03% Mi/Iinr, 1,31%
ИС, 7,19%
ЕНО, 3,24%
ГШО, 58,94%
Рис. 6. Диаграмма поступления средств на кафедры от научной деятельности
мий и т.д., а также ведется учет по трудоустройству выпускников и прохождению производственных практик.
Созданная информационно-аналитическая система администрирования основных процессов существенно упростила организацию управления деятельностью института и позволила оптимально распределять учебную, методическую, организационную и научную нагрузки индивидуально для каждого преподавателя и студента. Введение данной системы в образовательный процесс обеспечило рациональное распределение временных ресурсов как сотрудников вуза, так и студентов, повысило эффективность использования людских, материальных и финансовых ресурсов института. Разработка отдельных модулей системы осуществлялась в том числе при помощи студентов, что дало им незаменимый опыт в будущей профессии программистов.
По результатам III Международной выставки научно-технических и инновационных разработок «Измерение, мир, человек -2013», проводимой в г. Барнауле, разработка информационно-аналитической системы Юргинского технологического института Национального исследовательского
Томского политехнического университета была удостоена золотой медали, что подтверждает серьезность и глубину проработки программного продукта.
Литература
1. Арутюнов С.Р. Новые возможности реализации собственных идей для пользователей и разработчиков в системе «1С:Предприятие 8.2» // URL: http://www.1c.ru/rus/partners/training/ edu/theses/ images/2010/PPT/Den03/ Arutyunov.PPT.
2. Важдаев А.Н. Автоматизация высших учебных заведений России на базе платформы «1С:Предприятие 8.2» // Инновации в науке и образовании - 2010: тр. VIII Междунар. науч. конф.: В 3 ч. Калининград: КГТУ, 2010. Ч. 2. 406 с. С. 365-368.
3. Важдаев А.Н., Проскоков А. В. Автоматизация процессов поиска данных в информационной системе ЮТИ ТПУ // Сб. науч. тр. 13-й междунар. науч.-практ. конф. «Новые технологии в образовании» 29-30 января 2014 г. Ч. 2. М.: ООО «1С-Паблишинг», 2013. С. 39-44.
4. Важдаев А.Н. Ведение электронного документооборота приемной комиссии ЮТИ ТПУ // Модернизация инженерного и общего образования: проблемы и перспективы: тр. VIII Всерос. науч.-практ. конф.
ЮТИ ТПУ, Юрга: Изд-во ТПУ, 2010. 257 c. С. 77-83.
5. Важдаев А.Н., Проскоков А.В. Практические аспекты разработки модуля отчетов по научной работе в подразделениях вуза // Сб. науч. тр. 14-й междунар. науч.-практ. конф. «Новые технологии в образовании» 28-29 января 2014 г. Ч. 2. M.: ООО «1С-Паблишинг», 2014. С. 51-54.
6. Важдаев А.Н. Современные тенденции процессов автоматизации высших учебных заведений России // Инновационные технологии и экономика в машиностроении: сб. тр. Mеждунар. науч.-практ. конф. с элементами научной школы для молодых ученых / ЮТИ. Томск: Изд-во ТПУ,
2010. 577 с. С. 282-285.
7. Вуз как предприятие. Computer World. M.: Открытые системы, 2008.
8. ЛАНИТ разрабатывает информационную систему управления вузом. C. NEWS. M., 2004.
9. Ли В.А. Перспективы и направления развития комплексного решения «Infosuite: Управление образовательным учреждением 8». URL: http://www. cfin.ru/finanalysis/value /analog -mai. shtml.
10. Технологии Oracle для системы высшего образования. Форс. Центр разработки, M., 2004.
11. ШульгинА.О. Решения для комплексного управления вузом на платформе «1С:Предприятие 8.2». URL: http://www.1c.ru/rus/partners/training/ edu/theses/images/2010/PPT/VUZ/ Shulgin_AO_.ppt.
12. COSINUS - Система управления вузом. Center of Open systems and High Technologies. M., MФTИ, 2007.
13. IBS создаст для «НГГУ» инновационную систему управления вузом. PC Magazine/Russian Edition. M., 2009.
14. Conference on 'Innovation Systems and the New role of Universities' (COSINUS) 5-6 September 2011. URL: http://www1.uwe.ac.uk/bl/bbs/con-ferences/cosinus.aspx. New extended abstract submission date: 26 August
2011.
