CC BY
25
Список литературы:
1. Глебова Л.Н. Что такое общественно-профессиональная аккредитация / Л.Н. Глебова // Высшее образование в России. - 2009. - № 2. - С. 11-14.
2. Сериков С.Г. Система управления образовательным процессом в УралГУФК: достижения и перспективы / С.Г. Сериков // Педагогический менеджмент в здоровьесберегающем образовании: сб. науч. тр. / Под ред. С.Г. Серикова. - Челябинск: Уральская академия, 2010. - Вып. 3. - С. 5-10.
АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ (ВУЗАМИ И ССУЗАМИ)
© Сиротенко В.Г.*
Группа компаний «Комкон проект», г. Москва
В основе эффективного управления любой организацией - будь то государственный ВУЗ или коммерческая компания - лежит работа с точной информации. В отличие от частного сектора экономики, где информационные системы давно взяли на себя функции обработки и хранения информации, в секторе государственного образования в большинстве случаев управленческий учет ведется вручную. Исключением в большинстве случаев являются технические ВУЗы и ССУЗы, в которых разработка программного обеспечения является профильной дисциплиной.
Более 6 лет специалисты ГК «Комкон проект» сотрудничают с ВУЗами и ССУЗами с целью разработать программу для их управления. Резуньтагом явился тиражный программный продукт - «Комкон. ВУЗ. Деканат 8». В данном докладе рассматриваются проблемы, связанные с отсутствием информационной системы управления образовательным процессом (далее - ИСОУП), и возможный вариант их решения, исходя из опыта.
Обзор «узких» мест в управлении высшим/средним образовательным заведением
Отсутствие автоматизации управления образовательного учреждения выражается в появлении «узких мест» и характеризуется следующими явлениями (классифицированы по причине происхождения):
1. Работа преимущественно ведется вручную. В связи с этим:
- Повышается вероятность ошибок, в связи с человеческим фактором.
- Возникают проблемы в построении произвольных отчетов (в том случае, если информационные потребности руководства неизвестны заранее).
* Руководитель отдела Внедрения, кандидат военных наук.
- Появляется зависимость от исполнителя, уход или болезнь которого тормозит своевременное выполнение поставленных задач.
- Снижается оперативность формирования отчетных форм.
- Возникают неоправданные трудозатраты квалифицированного персонала на обработку информации (например, при ведении личных дел абитуриентов, перевод студентов с курса на курс, «подъем» личного дела из архива).
- Существует риск потери информации, т.к. информация хранится на бумажных носителях.
- Отсутствует быстрая и эффективная поисковая система. В свою очередь это создает большие временные затраты на поиск необходимой документации в архиве.
2. Отсутствие единого информационного пространства и «лоскутная» автоматизация отдельных подразделений сопровождаются:
- регулярным дублированием учетных функций и обработки первичных документов в различных подразделениях.
- значительными временными затратами на движение документов между исполнителями при наличии территориально удаленных подразделений.
- различиями в структуре однотипных документов, подготавливаемых факультетами.
Путирешения
Как показывает практика, создание единого информационного пространства посредством автоматизации всех подразделений АУП решает большинство выше названных проблем. Методы решения каждое конкретное учреждение выбирает исходя из своих ресурсов. Кто-то использует т.н. «самописные» конфигурации. Их преимущество - в возможности изначально построить систему под индивидуальные особенности. В то же время можно выделить два недостатка - во-первых, в большинстве случаев у местных программистов не хватает технических / человеческих ресурсов на полную автоматизацию всех подразделений, во-вторых, нередко возникает зависимость от конкретного исполнителя, разрабатывавшего программный продукт. В случае его увольнения информационная система, равно как и налаженная работа подразделений оказываются под ударом. Другой вариант - приобретение готового лицензионного программного продукта, характеризующегося соответствием действующему законодательству, возможностью настройки программного продукта под индивидуальные требования и высокой масштабируемостью.
Оптимально подобранная ИСОУП должна выполнять следующие поставленные задачи:
- Создание общей информационной базы, которая объединит процессы и результаты работы всех подразделений - деканата, приемной комиссии, бухгалтерии, отдела кадров, учебной части. В свою очередь это позволит избежать дублирования ввода информации, минимизировать риски, связанные с человеческим фактором (ошибочное формирование или утрата данных), а также централизация формирование статистической и произвольной отчетности;
- Автоматизация ввода, обработки и хранения данных по преподавателям, аспирантам, выпускникам, студентам и абитуриентам в рамках ИСУОП;
- Автоматизация составления расписания и формирование его в электронном виде;
- Снижение риска несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
Обзор ИСОУП «Комкон: ВУЗ. Деканат 8»
При разработке «Комкон:ВУЗ. Деканат 8» была выбрана проверенная современная технологическая платформа - «1С:Предприятие 8». Опыт разработки аналогичного решения на платформе «1С:Предприятие 7.7», а также тесное сотрудничество с рядом высших и средних учебных заведений в процессе создания программного продукта и его внедрения позволили расширить функционал и лучше понять потребности высшей школы.
Технические характеристики
Решение реализовано на платформе «1С:Предприятие 8». Данная платформа обладает несколькими преимуществами по сравнению с аналогичными технологическими системами:
1. «1С: Предприятие 8» является открытой системой, что позволяет адаптировать ее под требования клиентов.
2. Платформа позволяет создавать ряд индивидуально настроенных отчетов и обработок не только программисту, но и обычному пользователю, не обладающему специальными знаниями. При наличии соответствующих прав отчет можно настроить в пользовательском интерфейсе всего один раз, после чего сохранить данную настройку и «вызывать» ее по мере необходимости. При этом само прикладное решение остается типовым, то есть обновление программы проходит в типовом режиме.
3. Благодаря возможностям обмена платформы, «Комкон:ВУЗ. Деканат 8» может быть интегрирован практически с любыми внешними программами учебного заведения.
4. Система прав доступа платформы «1С:Предприятие 8» позволяет обеспечить доступ пользователей к тем данным, которые необхо-
димы для выполнения определенных функций. Системный администратор может создавать наборы прав, соответствующие должностям пользователей или виду деятельности. Например, «Заместитель декана», «Расчетчик», «Начальник отдела кадров», «Начальник приемной комиссии» и т.д.
5. Механизмы обмена данными (в т.ч. в формате .xml), реализованные в «1С:Предприятие 8», позволяют работать с территориально удаленными базами данных (например, при наличии филиальной структуры или удаленных подразделений учебного заведения).
6. Последний редакция платформы «1С:Предприятие 8», выпущенная разработчиком, сертифицирована по высшей категории сохранности персональных данных физических лиц (К1) в соответствии с законом № 152-ФЗ.
Основные функциональные возможности «Комкон: ВУЗ.Деканат 8»
Программа состоит из 4 взаимосвязанных подсистем: «Приемная комиссия», «Кадровый учет студентов», «Деканат» и «Расчет стипендии». По сути, в программе ведется учет всех движений студенческого контингента, начиная от поступления в учебное заведение и заканчивая его выпуском и получением диплома.
Рассмотрим более подробно возможности программы.
1. Подсистема «Приемная комиссия» позволяет автоматизировать:
- Подготовку приемной комиссии.
- Прием документов от абитуриентов:
• контроль количества поданных заявлений о приеме на несколько специальностей в одном ВУЗе. (В соответствии с внесенными изменениями, с 2010 года абитуриент может одновременно подавать документы только в пять ВУЗов на три специальности в каждом из них);
• формирование личного дела абитуриента (личные данные; сведения об образовании; предъявляемые результаты, засчитываемые при вступительных испытаниях; результаты ЕГЭ; сведения о поступлении; дополнительные сведения); печать заявления;
• контроль сдачи оригиналов документов.
- Формирование групп абитуриентов;
- Прием вступительных испытаний:
• возможность формирования рейтингового списка абитуриентов по результатам сдачи экзамена.
- Зачисление.
2. Подсистема «Кадровый учет студентов» автоматизирует следующие операции:
- зачисление / перевод / перевод на курс / условный перевод / отчисление / восстановление / окончание;
- изменение контракта;
- академический отпуск / допуск к учебному процессу;
- индивидуальный график посещения;
- взыскания / поощрения;
- личные данные / изменение фамилии;
- формирование кадровых приказов различных видов как по отдельному студенту, так и списком - 14 видов приказов;
- формирование справок для обучающихся и обучавшихся студентов;
- формирование произвольной отчетности.
3. Подсистема «Деканат»:
- ввод и формирование программы обучения и учебных планов по каждой специальности с указанием дисциплин, преподаваемых в каждом семестре и разбивки по часам по видам занятий (например, лекционных, семинарских, самостоятельной подготовки и т.п.) и формам контроля;
- формирование аттестационных ведомостей и регистрация результатов аттестации;
- формирование учебной карточки студента и вкладыша к диплому;
- мониторинг учебного процесса;
- формирование отчетности.
4. Подсистема по расчету стипендий позволяет проводить:
- назначение, корректировка, снятие стипендий;
- начисление и выплата стипендий (через банк или кассу);
- депонирование и возврат стипендий с депонента.
5. Программный продукт является открытой системой для внесения изменений в соответствии с индивидуальными требованиями
6. Устойчивая работа в многопользовательском режиме
7. Обновления выходят централизовано в соответствии с изменениями законодательства.
Список литературы:
1. Инструкция по бюджетному учету. - 2-е издание, испр. - М.: Экар, 2005. - 256 с.
2. «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8». Руководство по ведению учета (описание типовой конфигурации). - М.: ЗАО «1С», 2009. - 678 с.
3. Профессиональная разработка в системе 1С:Предприятие 8 (+CD) / Под ред. М.Г. Радченко. - М.: 1С-Паблишинг, 2006 - 808 с.
4. Сайт Министерства образования и науки Российской Федерации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.mon.gov.ru.
