CC BY
273
УДК 657.6:658.5
О. А. Соболева, И. С. Богданович
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА КАК ЭЛЕМЕНТ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ АУДИРУЕМОГО ЛИЦА
В статье рассматривается актуальный для современных экономических субъектов вопрос организации системы внутреннего контроля и информационной системы как ее важного элемента. Систематизированы и охарактеризованы основные компоненты информационных систем, требования к ним, а также даны рекомендации для организаций относительно процесса установки эффективной информационной системы.
Ключевые слова: система внутреннего контроля, информационная система, бухгалтерская информационная система, базы данных, программное обеспечение, технические средства.
Согласно федеральному правилу (стандарту) аудиторской деятельности № 8, «система внутреннего контроля включает следующие элементы: контрольная среда; процесс оценки рисков аудируемым лицом; информационная система, в том числе связанная с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности; контрольные действия; мониторинг средств контроля» [1].
В рамках данной статьи остановимся на таком элементе, как информационная система.
В стандарте не дается точного определения, что понимать под информационной системой, однако указывается, что аудитора она должна интересовать прежде всего с позиции того, как она влияет на подготовку бухгалтерской отчетности, т. е. в «узком», бухгалтерском смысле. Тем не менее, считаем необходимым обратиться к «широкому» пониманию информационной системы. Для этого рассмотрим несколько определений из различных источников.
Согласно Экономическому словарю и данным экономического портала в сети Интернет, «информационная система — система хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники» [2, 3].
Другое определение на одном из образовательных сайтов: «информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления» [4].
По материалам Википедии «информационная система — система, предназначенная для хранения, поиска и обработки информации и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию».
Из приведенных определений видно, что информационная система (ИС) предполагает выполнение людьмисоответствующих процедур применительно к различным данным при помощи специальных технических средств и программного обеспечения. Таким образом, все это — составные части информационной системы организации.
Выделяют множество видов информационных систем, которые не целесообразно рассматривать в рамках данной статьи. Важно то, что многообразие видов ИС не отменяет наличия в каждом из них выделенных компонентов, а именно:
• персонала;
• специальных процедур;
• баз данных;
• технических средств;
• программного обеспечения.
Из этих же компонентов состоит информационная система, связанная с подготовкой бухгалтерской отчетности, — бухгалтерская информационная система (БИС). А поскольку аудитора в процессе аудита интересует именно БИС, рассмотрим, из чего она состоит и на что стоит обращать внимание аудируемому лицу при создании собственной информационной системы.
Персонал
Персонал — это пользователи системы: бухгалтеры, консультанты, бизнес-аналитики, менеджеры, финансовые директора и др.
С хорошо разработанной ИС каждый уполномоченный на то сотрудник организации сможет получить доступ к общей системе и получить интересующую информацию. ИС помогает различными подразделениями организации работать одновременно и слаженно. Например, руководство может установить целевые показатели сбыта, для достижения которых менеджеры закажут соответствующее количество инвентаря. Отдел обслуживания клиентов может отслеживать поставки, а система автоматически создает отчеты о продажах для управления. Менеджеры могут видеть складские расходы, транспортные расходы, затраты на производство и другую информацию, отраженную в бухгалтерии организации.
ИС также упрощает получение информации для людей за пределами организации, когда это необходимо. Например, внешние консультанты могут использовать информацию в ИС для анализа эффективности ценовой политики компании, глядя на данные о расходах, данные по продажам и прибыли. Кроме того, аудиторы могут использовать эти данные для оценки системы внутреннего контроля организации.
ИС должна быть разработана таким образом, чтобы удовлетворять потребности людей, которые будут использовать ее. Система должна быть простой в использовании и эффективной.
Процедуры
Процедурами, с помощью которых функционирует ИС, являются методы, используемые для сбора, хранения, поиска и обработки данных. Эти методы могут быть как ручными, так и автоматизированными; могут поступать как из внутренних (например, работников), так и внешних источников (например, клиентов).
В приложении к ФПСАД № 8 отмечено, что «информационные системы, связанные с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности, состоят из процедур:
а) инициирования (хозяйственные операции могут быть инициированы вручную или автоматически с помощью запрограммированных процедур);
б) отражения (регистрации) в учете (регистрация включает выявление и сбор надлежащей информации об операциях или событиях);
в) обработки данных и ведения учета соответствующих активов, обязательств и капитала (обработка включает функции редактирования и проверки, произведения
расчетов, измерений, оценки, группировки и согласования, осуществляемых автоматически либо вручную);
г) включения в отчетность информации об операциях аудируемого лица, а также о событиях и условиях ...» [1].
Все эти процедуры могут выполняться одними и теми же сотрудниками, однако целесообразно их распределить, или «закодировать» в системе таким образом, чтобы соответствующие сотрудники могли иметь доступ к выполнению ограниченного круга процедур, а всю картину целиком видели только контролирующие подразделения и руководство.
Базы данных
Базы данных — это вся финансовая информация, имеющая отношение к деловой практике организации.
Любой бизнес-процесс, воздействующий на финансы организации, должен иметь отражение в ИС. Эти данные затем используются для подготовки бухгалтерской отчетности и других отчетов. Иметь все эти данные в одном месте — в ИС — облегчает бизнес-документацию, анализ и аудит этой деятельности, а также процесс принятия управленческих решений.
Объем данных зависит от характера бизнеса, однако такие требования, как полнота, правильность и актуальность, являются обязательными для любой базы данных.
Технические средства
Технические средства включают в себя персональные компьютеры, серверы, принтеры, сетевые фильтры, маршрутизаторы, резервное электропитание и т. п. оборудование.
В дополнение к стоимости, факторы, которые необходимо учитывать при выборе оборудования, включают в себя скорость, возможность и особенности хранения, возможности расширения и обновления.
Важно также, чтобы аппаратные средства, выбранные для ИС, были по меньшей мере совместимы с предполагаемым программным обеспечением. В идеале, оборудование должно быть не просто совместимо с программным обеспечением, но и быть оптимальным для него.
Эффективная ИС должна также включать в себя план для поддержания, обслуживания, замены и обновления компонентов аппаратной системы, а также план по утилизации сломанной и устаревшей техники, исключающий возможность утечки конфиденциальной информации.
Программное обеспечение
Программное обеспечение — компонент ИС, включающий компьютерные программы, используемые для хранения, поиска, обработки и анализа финансовых данных компании.
Качество, надежность и безопасность являются ключевыми характеристиками эффективного программного обеспечения. Программное обеспечение может быть настроено для удовлетворения уникальных потребностей различных видов бизнеса. Если существующая программа не отвечает потребностям организации, программное обеспечение может быть разработано ей самостоятельно или специализированной компанией специально для организации.
Российским лидером по производству и сопровождению информационных систем управления является корпорация «Парус». Технологии данной корпорации ис-
пользуют в своей работе крупнейшие государственные структуры, отечественные и зарубежные коммерческие организации. «Парус» предлагает своим клиентам весь спектр самых современных информационных систем, предназначенных для управления производственными и торговыми предприятиями, бюджетными и страховыми компаниями. Корпорация разработала эффективные инструменты, как для поддержки управленческих решений, так и для оказания услуг по выявлению внутренних резервов, внедрению систем бухгалтерского учета и перехода на международные стандарты отчетности.
Наиболее популярными среди российских организаций являются локальные информационные системы, такие как: «1С: Бухгалтерия» фирмы «1С», ИнфоБух-галтер» фирмы «Информатик», «Турбо-Бухгалтер» фирмы «Диц». Эти ИС достаточно успешно справляются с решением отдельных задач учета в организации, но, как правило, не предоставляют целостной информации для автоматизации управления. Преимуществом таких систем является низкая цена и простота внедрения. Кроме того, программы обладают возможностями адаптации к особенностям предприятия, а некоторые из них представляют собой программные конструкторы, обладающие расширенными адаптационными возможностями, например, «Турбо-Бухгалтер».
Существуют также средние интегрированные системы, которые представляют собой системы с ограниченными функциональными возможностями. К ним относятся: корпоративная информационная система «Галактика» фирмы «Галактика», комплексные информационные системы «Инфософт» фирмы «Инфософт», «NS2000» фирмы «Никос-Софт», «AbacusFinancial» фирмы «Омега», система управления предприятием «Парус» фирмы «Парус», интегрированная система управления предприятием «БЭСТ ПРО» фирмы «Интеллект-сервис» и др.
Наиболее функционально развитыми и, соответственно, наиболее сложными и дорогостоящими являются крупные интегрированные системы: «SAP» фирмы «R3 (AcceleratedSolutions)», «BAAN» фирмы «BaanMidmarketSolutions», «PeopleSoft» фирмы «PeopleSoftSelect».
Специалисты АО «Новый Атлант» и НТО «Топ Софт» разработали информационную систему «Галактика», которая предназначена для полной автоматизации управления всех служб предприятий различных форм собственности и позволяет повысить управляемость предприятия и его прибыльность.
В целом информационные системы обеспечивают системе внутреннего контроля аудируемого лица потенциальное преимущество в результативности и эффективности, поскольку они позволяют аудируемому лицу:
• последовательно применять заранее установленные правила деятельности и выполнять сложные расчеты при обработке больших объемов хозяйственных операций или исходных данных;
• увеличить временные рамки, доступность и точность информации;
• способствовать дополнительному анализу информации;
• расширить возможности мониторинга осуществления деятельности аудируемого лица, его политики и процедур;
• сократить риск того, что средства контроля могут быть обойдены;
• расширить возможности эффективного разграничения обязанностей путем введения средств контроля защиты применяемых программ, баз данных и операционных систем.
Детально проработанная и продуманная информационная система (БИС в частности) позволит организации работать бесперебойно. А с точки зрения аудитора, данные БИС могут быть использованы в целях выяснения причин появления негативных тенденций в деятельности организации.
Литература
1. ФПСАД № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 19.11.2008 № 863, от 27.01.2011 № 30).
2. Экономический словарь Клерк.Ру
3. Интернет-ресурс http://economicportal.ru/
4. Интернет-ресурс http://www.yaklass.ru/materiali?mode=cht&chtid=455
Об авторах
Соболева Ольга Алексеевна — кандидат экономических наук, доцент кафедры учета, анализа и налогообложения, финансово-экономический факультет, Псковский государственный университет, Россия. E-mail: volkova.pskgu@bk.ru
Богданович Ирина Сергеевна — кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры учета, анализа и налогообложения, финансово-экономический факультет, Псковский государственный университет, Россия. E-mail: bogdanovichi@mail.ru
O. A. Soboleva, I. S. Bogdanovich
INFORMATION SYSTEM AS AN ELEMENT OF ENTITY'S INTERNAL
CONTROL
The article deals with topical economic subjects question the organization's system of internal control and information system as it is an important element. The main components of information systems and their requirements are systematized and described. There is recommendations for organizations how to install an effective information system.
Key words: internal control system, information system, financial information system, database, software, hardware.
About the authors
Soboleva Olga Alekseevna, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of Accounting, Analysis and Taxation Department, Finance and Economics Faculty, Pskov State University, Russia.
E-mail: volkova.pskgu@bk.ru
Bogdanovich Irina Sergeevna, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Associate Professor of Accounting, Analysis and Taxation Department, Finance and Economics Faculty, Pskov State University, Russia. E-mail: bogdanovichi@mail.ru
