CC BY
36ФОРМИРОВАНИЕ СТРАТЕГИИ РАСКРЫТИЯ ИНФОРМАЦИИ В ГОССТРУКТУРАХ В РАМКАХ АНТИКРИЗИСНЫХ МЕР
Для цитирования: Новикова А.А. Формирование стратегии раскрытия информации в госструктурах в рамках антикризисных мер. // Коммуникология: электронный научный журнал. Том 3. № 3, 2018. С. 44-50.
Автор: НОВИКОВА А.А.
НОВИКОВА Александра Андреевна - магистрант кафедры общественных связей и медиаполитики Института государственной службы и управления Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Адрес: 119571, г.Москва, Проспект Вернадского, д. 84. Email: [email protected].
Аннотация. В рамках сегодняшней действительности кризисные ситуации в жизни как коммерческих, так и государственных организаций - неизбежное, зачастую непредсказуемое явление, поэтому вопрос изучения и использования антикризисного PR становится крайне актуальным. Будь то компания, издание, госструктура или стартап, неправильное информационно-коммуникационное обеспечение кризисных ситуаций может перечеркнуть всю работу, проделанную PR-специалистами до «момента икс», навредить имиджу организации или же полностью его уничтожить.
Одним из превентивных способов профилактики внутренних и внешних кризисов организации является грамотное раскрытие данных, так или иначе интересующих общественность. Однако на этапе раскрытия информации возникает ряд проблем, связанных с работой служб безопасности, так как любой документ, прежде чем быть опубликованным в свободном доступе, должен пройти проверку на наличие данных для служебного пользования и содержания государственной или коммерческой тайны.
Данная статья посвящена разработке универсального перечня данных об организации, рекомендованных для размещения в свободном доступе, с учетом вышеизложенной проблематики. В рамках вышеописанной темы, автор также формирует ряд рекомендаций по вопросам опубликования информации об организации и по решению проблем связанных с отбором, верификацией и размещением этих данных в соотношении с существующим законодательством Российской Федерации.
Ключевые слова: раскрытие информации; кризисные ситуации; кризис; PR-сопровождение; антикризисный PR.
Стратегия раскрытия информации в госструктурах в рамках
антикризисных мер
Одна из главных задач любой PR-структуры - создание положительного информационного фона вокруг компании, взаимодействия с аудиторией (построение обратной связи), повышение уровня доверия к компании, а также,
умение сохранить наработанные достижения и, по возможности, приумножить их. Все эти задачи реализуются при помощи грамотно выработанной стратегии предотвращения или же быстрого реагирования на нестандартные ситуации с возможными негативными последствиями.
Умение организации справляться с кризисными ситуациями показывает уровень профессионализма ее работников; ее жизнеспособности в тяжелых внешне и внутренне - экономических условиях, высоко конкурентной среде.
Однако, зачастую, руководство организации в кризисных ситуациях, в рамках взаимодействия с общественностью и СМИ принимают на себя так называемую позицию «без комментариев», отказываясь выкладывать какие-либо материалы и подробности произошедшего события, боясь негативной огласки и ухудшения кризисной ситуации. Однако, подобного рода мнение нельзя назвать «рабочим», потому что отсутствие коммуникации порождает недопонимание и неизвестность, которой могут воспользоваться конкуренты и оппозиция, предоставив СМИ свой взгляд на проблему. Также информационная закрытость организации воспринимается обществом с недоверием, появляется благоприятная почва для слухов, СМИ воспринимают «молчание» пресс - служб организации как основание предполагать самые негативные версии происхождения кризиса. Иная реакция на кризис, также не заслуживающая похвалы, это насаждение медиа агрессивной рекламой или новостными сообщениями, нацеленными во что бы то ни стало убедить общественность в отсутствии каких-либо проблем у организации.
Из вышеперечисленного следует, что одна из главных задач РЯ-специалиста - настроить руководство организации на грамотную политику раскрытия информации о происходящем в рамках общей выгоды.
Стоит отметить, что тип раскрываемой информации будет зависеть от целевой аудитории. В рамках антикризисного РЯ, целевая аудитория будет зависеть от кризисной ситуации.
В случае если причиной кризиса в организации окажутся проблемы в финансовой части, то целевой аудиторией раскрываемых материалов будут спонсоры и инвесторы структуры. В случае, если ситуация связана с внутрикорпоративными проблемами и утечки информации еще не произошло, то целевой аудиторией станут сами работники организации, возможно профсоюзы. Если кризис связан с внешними факторами, то материалы будут целеориентированы на СМИ и общественность.
Также тип, раскрываемой информации зависит от отрасли, в которой функционирует организация.
Помимо материалов, раскрываемых во время кризиса, существует информация для открытого опубликования об организации, размещенная в открытом доступе для общественности вне зависимости от антикризисных мер. Официальный сайт организации, общественные слушания, система обратной связи со всеми группами аудиторий - реализует долгосрочные вложения в репутацию организации, создает базис для формирования стратегии
информационно-коммуникационного обеспечения кризисных ситуаций в будущем.
Для слаженной работы отделов по безопасности и РЯ-структур необходимо сформировать универсальный перечень информационных материалов об организации, рекомендуемых для размещения на официальном сайте на базе существующего типового запроса РЯ-агентства, который, в частности, предлагается Чумиковым и Бочаровым. [Чумиков А.Н, 2014].
Таблица 1 «Перечень информационных материалов об организации,
рекомендуемых для размещения в открытом доступе»
Информационные материалы Примеры размещения информации в открытом доступе
Информация о составе и структуре организации: использование текстовых сообщений и иллюстраций. Отображение структуры управления и производства организации.
Информация о партнерстве организации в России и за рубежом. Иллюстрация взаимодействия организации в своей отрасли с подобного рода структурами или филиалами по всему миру.
Описание рода деятельности организации. Иллюстрация действий, осуществляемых организацией для решения поставленных задач.
Информация о персонале организации: инфографика с отображением структуры иерархии в отделах, соотношение ведущих и обеспечивающих специалистов и уровень их подготовки. Иллюстрация отлаженной системы должностных иерархий и высокого профессионализма кадров.
Информация о перспективах развития организации: основные направления развития организации, возможные. Иллюстрация своих возможностей и потенциала развития для взаимодействия с возможными партнерами и ведения открытого диалога о перспективах с общественностью.
Информация об общественной деятельности организации: наличие общественного совета как структуры внутри организации, участие в благотворительных акциях. Презентация "корпоративного духа" организации как социально ответственной структуры.
Упоминания об организации в новых медиа и СМИ, цитаты лидеров мнений, ученых, политиков. Текстовые сообщения и иллюстрации. Формирование благополучного имиджа на фоне положительных инфоповодов, выработка информационного присутствия организации в медийной сфере, повышение лояльного отношения у общественности.
Описание природоохранных обязанностей и высоких экологических критериев рабочей деятельности на территориях присутствия организации.
Повышения лояльности общественности и некоммерческих экологических организаций к деятельности организации. Демонстрация соответствия международным стандартом ведения бизнеса.
Правовое поле раскрытия информации в госструктурах
Рассматривая кризис как нечто общее в практике любой структуры, сложно выделить универсальный тип информации, рекомендованный для раскрытия. Особенно осторожно стоит подходить к раскрытию важной документации СМИ и общественности.
При антикризисной работе специалисты PR должны помнить о положениях Федерального закона №2 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»14 и Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных»15. Эти нормативно-правовые акты составляют базис, который регулирует вопросы раскрытия тех или иных данных.
В основе деятельности PR-специалиста лежит сбор информации о всех сферах жизни общества и государства, активную роль в которых играет его организация. Это могут быть сведения о городах присутствия, партнерах, спонсорах, конкурирующих предприятиях, общественных объединениях и т.д. В частности, при подготовке к проведению деловых встреч или анализу конкурентной среды PR-специалист использует информацию об административном блоке конкурирующих организации, фирм спонсоров и др., в том числе - личную информация конкретных значимых фигур, их предпочтения, привычки, хобби. С одной стороны, Конституция РФ гарантирует право физических и юридических лиц «свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом»16, однако Федеральный закон «О государственной тайне» содержит перечень информации, запрещенной к публикации. Ограничения накладывает и вышеупомянутый ФЗ № 149 «Об информации...», который не допускает сбор, хранение, использование и распространение информации о личной жизни, а также информации, раскрывающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и других сообщений физического лица без его согласия, только на основании судебного решения.
Градация информации в госструктурах
В классификации различного рода информации весомый вклад сделала Мишина Л.А., описав градацию данных по ее целевому применению, разделив
14 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons doc LAW 61798/.
15 Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons doc LAW 61801/.
16 Конституция РФ. Принята 12.12.1993. [Электронный ресурс]. URL: http://www.constitution.ru/.
на две группы: внешнюю и внутреннюю. К внешней информации относится рыночная информация, информация о конкурентах, геополитическая и внешняя финансовая информация. К внутренней информации относится внутренняя финансовая информация, информация о производстве и трудовых ресурсах. [Мишина].
Безусловно, как внутренняя, так и внешняя информация пригодны для разработки информационно-коммуникационного сопровождения кризисных ситуаций. однако, эти две группы имеют свою специфику: как преимущества, так и недостатки.
Внешняя информация всегда находится в открытом доступе, соответственно, ее использование имеет малый лаг времени и не требует дополнительных проверок службами безопасности. Раскрытие внутренней информации требует большей бдительности и проверок для соблюдения всех правовых ограничений по ее публикации. Однако подобного рода сообщение будет иметь большую ценность для общественности, т.к., скажем, опубликование целевых расходов бюджета организации на официальном сайте будет свидетельствовать о ее открытости и прозрачности. В случае использовании внутренней информации для распространения в общем доступе, PR-служба должна разбираться в специфике организационного деления документооборота на коммерческую, государственную тайну и др. Структура по контролю и ее регламент в каждой организации формируется по-разному, но всегда опираются на вышеописанные законы РФ. Кроме того, в целях исключения непредвиденных утечек информации PR-служба должна работать в контакте со службой безопасности.
Выводы
На сегодняшний день остро стоящие вопросы антикризисного раскрытия информации в государственных структурах свидетельствуют о необходимости взаимодействия PR-структур с отделами по защите информации и безопасности.
Однако стоит отметить, что размещение общедоступной информации о структуре, персонале, векторах развития организации на ее официальном сайте значительно сокращает затраты ресурсов на преодоления информационного барьера в условиях зародившегося кризиса в будущем.
Важным аспектом формирование информационного материала для PR-специалиста является определение целевой аудитории.
Также, необходимо, чтобы персонал, работающий в сфере коммуникаций, разбирался в правовом поле, в котором существует весь государственный сектор организаций. В случае если речь идет о государственных корпорациях, необходимо учитывать не только положения ФЗ № 5485-1 «О государственной тайне»17, но и законы, регулирующие вопросы коммерческой тайны.
17 Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне». [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons doc LAW 2481/.
Явным преимуществом обладают те структуры, в которых не только разработана система градации документооборота на информацию для внутреннего пользования, информацию, относящуюся к государственной тайне и информацию свободного доступа, но и сформирована стратегия по контролю за раскрываемой информацией для отделов, взаимодействующих с внешней средой - модерирующих официальный сайт организации, проводящих работу с прессой и формирующих общественное мнение об организации.
Источники
Грушенко В.И., Фомченкова Л.В. (2007). Кризисное состояние организации: поиск причин и способов его преодоления // Менеджмент в России и за рубежом. №11. С. 14-18.
Коротков Э. М. (2001). Антикризисное управление. Москва. Инфра-М.
432с.
Мишина Л.А. (2009). Связи с общественностью. «Научная книга». 293 с.
Скотт М. Катлип, Аллен Х. Сентер, Глен М. Брум. (2005). Паблик рилейшнз. Теория и практика. Москва. Вильямс. 624 с.
Файншмидт Е.А., Юрьева Т.В. (2010). Антикризисный PR: учебное пособие. Москва. МЭСИ. 51 с.
Чумиков А.Н., Бочаров М.П. (2014). Связи с общественностью: теория и практика. Москва. Дело. 608 с.
BUILDING AN INFORMATION DISCLOSURE STRATEGY FOR GOVERNMENT BODIES AS AN ANTI-CRISIS MEASURE
For citation: Novikova A.A. Building an Information Disclosure Strategy for Government Bodies As an Anti-Crisis Measure. In: Communicology: The Online Scientific Journal. Vol. 3. No.3. 2018. P. 44-50.
Author: NOVIKOVA A.A.
NOVIKOVA Alexandra A., graduate student of Department of Public Relations and Media Policy, Institute of Public Administration and Civil Service of The Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration. Address: 119571, Moscow, Vernadsky av., 84. E-mail: [email protected].
Abstract. The crisis in the life of both commercial and governmental organizations are nowadays an inevitable and often unpredictable phenomenon. That's why PR anticrisis studies and implementation are becoming more and more pressing. Incorrect information and communication security of the crisis may cancel all the work done by PR specialists before moment X; It can damage the image of an organization or destroy it. It doesn't matter if it affects a company, a publishing house, governmental organization or start-up.
One of the preventive methods of internal and external crisis is the correct information disclosure, which is the point of public interest in any case. A lot of problems connected with the security system may arise because any document should be checked regardless of the state or commercial secret before its publication.
The present article is dedicated to the elaboration of the universal company's data list. It is recommended for the public use and takes the above-mentioned problems into account.
In the relation of the above subject matter, the author gives some suggestions regarding the methods of publishing the information that concern the organization. She also gives recommendations on solving the problems with regards to selection, verification and publishing the information in connection with existing Russian legislation.
Keywords: information disclosure; crisis situations; a crisis; PR-support; anti-crisis PR.
References
Grushenko V.I., Fomichenkova L.V. (2007). Crisis State of the Organization: Search for Reasons and Ways to Overcome It. In: Management in Russia and abroad. No. 11. P. 14-18. (In Rus.).
Mishina L.A. (2009). Public Relations. "The Scientific Book". 293 P. (In Rus.). Korotkov E.M. (2001). Anti-crisis management / Ed. E.M. Korotkova. Moscow. Infra M. 432 P. (In Rus.).
Catlip S.M., Center A.H., Broom G.M. (2005). Public Relations. Theory and Practice. Moscow. Williams. P. 624. (In Rus.).
Fainshmidt E.A., Yurieva T.V. (2010). Anti-Recessionary PR: Tutorial. Moscow. MESI. 51 P. (In Rus.).
Chumikov A.N., Bocharov M.P. (2014). Public Relations: Theory and Practice. Textbook. Moscow. Case. (In Rus.).
