CC BY
371
Курилова А.А., Курилов К.Ю.
ФИНАНСОВЫЙ МЕХАНИЗМ УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ НА ОСНОВЕ МЕТОДИКИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Kurilova A.A., Kurilov K.J.
THE FINANCIAL MECHANISM OF MANAGEMENT OF EXPENSES ON THE BASIS OF THE TECHNIQUE OF INTERNAL AUDIT
Ключевые слова: аудит, контроль, ревизия, управление, затраты.
Keywords: audit, the control, audit, management, expenses
Аннотация
Проведен сравнительный анализ понятий «внутренний аудит», «контроль», выделены основные задачи системы внутреннего аудита на предприятии, раскрыта актуальность и значение системы внутреннего аудита.
Abstract
The summary: the comparative analysis of concepts is carried out «Internal audit», The control, the primary goals of system of internal audit at the enterprise are allocated, the urgency and value of system of internal audit is opened.
Современные условия функционирования хозяйствующих субъектов выдвигают требования совершенствовать процессы управления затратами на предприятии в части оптимизации и упорядочивания управленческих воздействий на экономическую сферу, постоянного исследования на предмет вариантов достижения поставленных целей.
С необходимостью решения этих задач столкнулись все хозяйственные субъекты национальной экономики и в первую очередь предприятия машиностроительного комплекса, играющего важную роль в экономике России. Деятельность предприятий автостроительной отрасли охватывает значительную часть территории страны, имеет множество хозяйственных связей с другими отраслями и производствами и поэтому в значительной степени подвержена факторам усложняющейся внешней среды.
В данных условиях возникает необходимость модификации подхода к управлению затратами машиностроительных компаний. Особо актуальны для них вопросы обновления инструментов координации управленческих процессов. Отраслевые требования к уровню оперативности и надёжности учета и контроля, глубине анализа настолько высоки, что поэтах функций управления и их интеграции в единую систему.
Сложность исследования состоит и в том, что многие вопросы формирования механизма финансового контроля решаются без необходимого научно-методологического обоснования с учетом специфики машиностроения России, что на практике ведет к просчетам и не дает должного эффекта.
Слово control английского происхождения, что означает надзор, контроль, регулирование. В русский язык оно пришло из немецкого kontrolle - контроль, проверка (XVIII в.) или непосредственно из французского controlle, что в переводе означает «проверка, контроль, список». В русском языке слово «контроль» имеет два значения: проверка, а также наблюдение в целях проверки; учреждение, ведающее такой проверкой.
Обращаясь к исследованиям XIX в., обнаруживаем, что В.И. Даль толкует контроль как «учет, проверка счетов, отчетности» и «как присутственное место, занимающееся проверкой счетов»; а М. И. Михельсон поясняет, что «контроль (иностр.) - проверка (вообще), наблюдение за действиями (собственно учет)».
В науке и практической деятельности термин «контроль» употребляется достаточно часто, однако единого понятия контроля так до настоящего времени и не принято.
Как правило, экономисты, юристы и социологи исследуют контроль как сферу деятельности органов государственного и хозяйственного управления и определяют его как метод
или форму распорядительно-исполнительной, управленческой деятельности. По мнению Л.И. Ворониной, контроль следует рассматривать как самостоятельную функцию управления, т.е. особый вид деятельности, имеющий целевую направленность, определенное содержание и способы его осуществления.
Зарубежные авторы М. Мескон, А. Хедоури и др. в книге «Основы менеджмента» сформулировали понятие контроля как «процесс обеспечения и достижения целей».
Специалисты по теории управления выделяют три стадии управленческой деятельности: определение цели; организация выполнения принятого решения и контроль исполнения за принятым решением. Поэтому, по их мнению, контроль - это особая стадия управленческого цикла.
Ф.М. Русин, характеризуя контроль как основную функцию менеджмента, отмечает, что «контроль объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления».
И.Н. Герчикова сформулировала понятие управленческого контроля следующим образом: «Управленческий контроль - одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы».
В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов. Эффективно поставленный контроль имеет стратегическую направленность, ориентированную на конечные результаты.
С позиции кибернетики контроль рассматривается как форма обратной связи, посредством которой управляющая система получает необходимую информацию о действительном состоянии управляемого объекта и использовании управленческих решений.
С точки зрения контрольно-ревизионной деятельности сущность контроля сводится к регулярной проверке соблюдения установленных правовых норм и выявлению нарушений.
В экономической сфере смысл понятия «контроль» предполагает не только проверку хозяйственной деятельности, но и управление этой деятельностью, а в юридической и административной деятельности контроль тесно связывают с учетом и наполняют его признаковой характеристикой: «учет и контроль повсеместный, всеобщий, универсальный» рассматривают как «орудие искоренения недостатков» и «непременное условие совершенствования деятельности».
В настоящее время финансовый контроль в РФ в зависимости от способа организации и осуществления по отношению к проверяемому субъекту подразделяется на внешний и внутренний (рис. 1).
Превентивным механизмом развития кризисных ситуаций может выступать внутренний аудит, использование которого машиностроительными компаниями будет способствовать достижению стратегической цели компаний.
Исследование места внутреннего аудита в системе контроля показывает, что, несмотря на схожесть с другими формами, внутренний аудит, тем не менее, является самостоятельным явлением, отличительными признаками которого являются:
• обеспечение предварительного, текущего и последующих форм контроля;
• реализация не только контрольных, но и иных функций менеджмента;
• обслуживание интересов высшего звена управления.
Внутренний аудит не ограничивает других форм контроля. Объективной предпосылкой для этого являются различные пользователи информации, цели и объекты контроля, содержание отчетной информации.
внешний
государственный
Независимый
аудиторский
внутренний
Внутренний
аудит
муниципальный
Внешний аудит
Рисунок 1 - Виды финансового контроля
Несмотря на многовековое развитие и выделение внутреннего аудита в особое направление аудиторской деятельности, до настоящего времени в экономической литературе само его понятие по-разному трактуется как зарубежными, так и российскими учеными.
Так, например, известный английский ученый Р. Додж, представивший в России одну из первых работ, связанных с международным аудитом, дает свое понимание внутреннего аудита. По его мнению, внутренний аудит является составной частью внутреннего контроля, осуществляется по решению органов управления фирмы для целей контроля и анализа хозяйственной деятельности.
Уточняя свое определение в части предметной области контроля и анализа деятельности, автор утверждает, что в функции внутреннего аудита должны входить: наблюдение за системами бухгалтерского учета и внутреннего контроля, изучение финансовой и иной оперативной информации для целей управления, проверка эффективности, результативности и прибыльности сделок, а также некоммерческих операций, знакомство с политикой экономических субъектов, планами и основными методиками анализа.
По мнению Э.А. Аренса и Дж.К. Лоббека, внутренний аудит - это внутрихозяйственный аудит, обеспечивающий администрацию ценной информацией для принятия решений, касающихся эффективного функционирования их бизнеса. Внутренний аудит подразделяют на операционный аудит и аудит на соответствие.
Институт внутренних аудиторов, обобщив научные знания и практический опыт внутренних аудиторов мирового сообщества, сформулировал свое определение сущности внутреннего аудита. В его трактовке это деятельность по представлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование экономического субъекта.
В качестве предметной области внутреннего аудита при предоставлении гарантий члены Института внутреннего аудита определяют процесс, систему или иной предмет. Такой подход к пониманию сущности и предметной области внутреннего аудита не устанавливает каких-либо ограничений как относительно целевых установок, так и самого предмета аудирования.
При консультировании, по их мнению, предметная область определяется конкретным специальным заданием, закрепленным в договоре с экономическим субъектом. При этом сама предметная область консультационных услуг внутренних аудиторов попадает в сферу внешних взаимоотношений, так как реализуется на договорной основе и, как следствие, не
затрагивает процесс оперативной подготовки соответствующей информации для своевременного принятия эффективных и адаптивных управленческих решений.
Различные подходы к пониманию сущности и предмета внутреннего аудита зарубежными исследователями не обошли стороной и взгляды российских ученых.
Так, например, Р.Л. Алборов считает, что «внутренний аудит - это фактически внутрихозяйственный контроль». «Другими словами, внутренний аудит - это постоянный контроль за эффективностью осуществления управления деятельностью организации и ее структурных подразделений».
Предметом внутреннего аудита этот же ученый, совместно с Л.И. Хоружим и С.М. Концевой, считает информацию, подлежащую «...сбору, оценке и изучению с целью раскрытия содержания и познания фактов, касающихся функционирования систем хозяйственного механизма, положения экономических объектов хозяйствующего субъекта на стадиях расширенного воспроизводства (в производстве, распределении, обмене и потреблении)».
Внутренний контроль организуется на средства хозяйствующего субъекта внутри предприятия по решению руководства для повышения эффективности управления. Необходимую помощь в данном вопросе могут оказать внутренние аудиторы.
Внутренний аудит представляет собой независимую компетентную оценку управленческой и контрольной деятельности, осуществляемую внутри организации, основанную на системном научно обоснованном процессе объективного сбора, анализа и оценки свидетельств об экономических действиях и событиях с целью выявления степени соответствия установленным критериям эффективности работы, прогноза будущего развития, выработки рекомендаций и советов.
По мнению В.Д. Андреева, внутренний аудит следует «...понимать достаточно широко, как функцию управления, форму внутреннего контроля...».
В то же время В.Д. Андреев вносит уточнение, касающееся сущности и предмета внутреннего аудита. Он считает, что внутренний аудит - это не только всесторонняя проверка финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, но и разработка предложений по оптимизации его хозяйственной деятельности, рационализации расходов и увеличению прибыли, а также оказание консультаций и иных услуг для управления. Предмет же внутреннего аудита, по мнению В.Д. Андреева, «:...выходит за рамки внешнего аудита». Иными словами, предметом внутреннего аудита следует считать «...совокупность различных объектов, явлений и фактов, происходящих в процессе управления предпринимательской деятельностью, отраженных в системе административного и бухгалтерского контроля, нефинансовых документах и системно оцениваемых с позиций соблюдения законности, экономичности и эффективности совершенных операций, производительности и результативности достижения поставленных целей».
Вслед за зарубежными учеными Э.А. Аренсом и Дж.К. Лоббеком В.Д. Андреев использует различные подходы для определения отдельных направлений внутреннего аудита. По его мнению, внутренний аудит следует подразделять, во-первых, на операционный, которому не существует однозначного определения и который, в свою очередь, следует подразделять на три составляющих поднаправления: функциональный аудит, изучающий функции хозяйственной системы; организационный, проверяющий всю деятельность экономического субъекта или его структурных звеньев; и, наконец, специальный, проводимый по мере текущей необходимости администрации,
Вторым, не менее важным направлением внутреннего аудита ученый считает управленческий аудит, который, по его мнению, направлен на обслуживание потребностей системы управления экономического субъекта, а также на ее обеспечение объективной, достоверной и профессиональной информацией о «системе ситуационных условий». В.Д. Андреев считает, что данное направление внутреннего аудита позволяет дать оценку соответствия процедур и методов, применяемых системой управления, целям экономического субъекта и определить возможности их совершенствования. Кроме того, управленческий аудит позволяет выявить
недостатки управленческих технологий с позиций долгосрочной эффективности функционирования аудируемого экономического субъекта.
Третьим направлением внутреннего аудита исследователь считает выполнение социального аудита или, иными словами, аудита персонала, направленного на диагностику «...долгосрочного повышения эффективности организации системы управления персоналом, роста эффективности формирования и использования трудового потенциала применительно к ситуационным условиям».
О.В. Ковалева и Ю.П. Константинов определяют внутренний аудит как неотъемлемую часть системы управленческого контроля на предприятии в целях оценки эффективности функционирования системы управления. Предметом внутреннего аудита исследователи считают бухгалтерскую отчетность, смету расходов, имущество экономического субъекта, методы организации производства и взаимодействия различных подразделении. В то же время ученые считают, что внутренний аудит является составной частью внутрихозяйственного контроля на предприятии и осуществляется непрерывно. В отличие от В.Д. Андреева они объединяют понятие управленческого и операционного аудита, вводя дополнительно термин «аудит результатов» и определяя его сущность как проверку «...любой части процедур и методов функционирования предприятия для оценки производительности и эффективности» [101]. Кроме того, ученые дают некоторую свою дальнейшую детализацию операционного аудита, выделяя в качестве отдельных направлений аудит целевых программ, аудит кризисного предприятия, аудит инвестиционных проектов и экологический аудит.
Система управления экономического субъекта в современных условиях развития российской экономики обычно не занимает проблемой оптимизации управленческих решений, а использует вариант решения, лишь позволяющий снять существующую проблему.
Известные ученые в области теории управления М.Х. Мескоп, М. Альберт и Ф. Хедо-ури считают, что в том случае, когда высшее звено системы управления экономического субъекта «...не в состоянии оценить, что произойдет, если ничего не предпринимать, существует опасность не устоять перед требованием немедленных действий. Действие ради самого действия повышает вероятность реагирования на внешний симптом проблемы, а не на ее главную причину».
Если проблемная ситуация сложна и системе управления приходится опираться на множество всевозможных вариантов ее решения или если информационное обеспечение и ею оценка субъективны, может случиться, что ни один из имеющихся вариантов не будет наилучшим выбором. В этом случае главная роль принадлежит профессиональному суждении и компетенции.
Поэтому в современных условиях системе управления экономического субъекта необходим эффективный механизм, позволяющий оперативно реагировать на непрерывные разносторонние возмущения, возникающие как во внутренней, так и внешней среде этого субъекта.
По мнению Л. Грейнера и Р. Метцгера, исследовавших проблематику управленческого консультирования, «управленческое консультирование - это консультационная служба, работающая по контракту и оказывающая услуги организациям с помощью специально обученных и квалифицированных лиц, которые помогают организации-заказчику выявить управленческие проблемы, проанализировать их и дать рекомендации по решению этих проблем и содействуют, при необходимости, выполнению решений.
При этом «под процессом консультирования понимается любая форма оказания помощи в отношении содержания, процесса или структуры задачи или серии задач, при которой консультант сам не отвечает за выполнение задачи, но помогает тем, кто отвечает за это.
Следует также отметить, что привлечение независимых внешних аудиторов для решения текущих и оперативных задач - весьма дорогостоящее мероприятие. При этом внешние аудиторы, так же как и консультанты, не обладают всей информацией о реальных процессах, происходящих в финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта.
Обобщая вышеизложенное, можно признать, что наиболее эффективным и приемлемым
механизмом оперативной адаптации экономического субъекта к постоянно меняющимся внутренним и внешним условиям (функционирование на конкурентном машиностроительном рынке) является комплексное применение контролирующей и консультационной функций внутреннего аудита. Однако между этими функциями внутреннего аудита существуют и некоторые различия.
Действительно, содержательная сторона внутреннего аудита, выполняющего функцию контроля, - это проверка соответствия чего-либо определенным требованиям и нормам, в то время как содержательную сторону консультационной функции можно определить как выработку определенных рекомендаций того, что делать в той или иной ситуации. Однако любому выводу и тем более рекомендации предшествуют проверка и оценка сложившейся ситуации.
Внутренний аудит - это прежде всего регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю за звеньями управления и различными аспектами функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (учредителям, совету директоров, исполнительному органу).
В этой связи внутренний аудит в более широком понимании можно охарактеризовать как организованную на экономическом субъекте в интересах органов его управления и регламентированную внутренними документами службу по проверке и оценке функционирования этого субъекта в целях выработки рекомендаций и организации помощи в их реализации.
Исходя из данного определения, предметной областью внутреннего аудита являются информационные потоки, поступающие в систему управления экономического субъекта и отражающие реальные финансово-хозяйственные процессы, протекающие в данном субъекте.
По нашему мнению, внутренний аудит в машиностроительных компаниях в современных условиях рынка должен быть ориентирован на перспективу, то есть на анализ будущих событий, которые могут неблагоприятным образом сказаться на деятельности отдельных подразделений и/или компании в целом, на оценку существующих систем контроля и управления рисками компании и фокусируется на операциях и событиях, препятствующих эффективному достижению компанией поставленных целей.
Таким образом, предлагается под внутренним аудитом понимать зависимую, регламентированную внутренними документами деятельность по оценке и повышению эффективности процедур управления рисками, внутреннего контроля и управленческих процессов машиностроительных компаний. Отличительной особенностью данного определения является то, что мы рассматриваем внутренний аудит как способ повышения качества внутреннего оперативного управления и принятия управленческих решений при функционировании машиностроительных компаний в динамично изменяющихся условиях машиностроительного рынка.
Внутреннему контролю подвергаются все структурные подразделения и циклы финансовой и производственной деятельности хозяйствующего субъекта. Поэтому, когда речь заходит о внутреннем контроле, часто говорят о системе контроля.
Функционирование внутреннего аудита базируется на национальных аудиторских стандартах, в основе которых лежат международные аудиторские стандарты.
Важным условием эффективности деятельности внутреннего аудита является наличие стандартов, обеспечивающих снижение затрат на его проведение и повышение качества и надежности проверок.
Внутренний аудит предназначен для улучшения оперативного учета, обеспечения достоверности документов, сохранности ценностей и повышения результативности проводимых мероприятий.
К задачам системы внутреннего аудита относят:
- проведение проверок и информирование совета директоров (исполнительного руководства) об обнаруженных существенных рисках и проблемах контроля, а также содействие в решении данных вопросов;
- предоставление объективной оценки эффективности организации в достижении своих целей;
- эффективное взаимодействие с внешними аудиторами для сокращения расходов на проведение внешнего аудита в случае его необходимости;
- проверка адекватного (своевременного, правильного, достоверного) отражения хозяйственных операций в учете и правильности составления как внутренней, так и внешней отчетности;
- оценка эффективности хозяйственных операций в целях уменьшения затрат и повышения доходности;
- разработка рекомендаций по устранению установленных недостатков, нарушений и замечаний, совершенствованию хозяйственной деятельности.
Задачей внутреннего аудита является предоставление объема информации, удовлетворяющего требованиям внутренних пользователей, при минимально низких затратах. Выгода, полученная от пользования информацией, должна быть больше, чем затраты на обеспечение жизнедеятельности системы аудита. Объем работы службы внутреннего аудита должен сопоставляться с результативными финансовыми показателями работы организации.
Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, осуществлять анализ перспектив развития предприятия, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. Однако при этом следует помнить, что внутренний аудит не является решением всех проблем. Так, он не может, например, детально проверять каждый бизнес-процесс, однако может оптимизировать его с позиций рисков; не может осуществлять деятельность, которая влияет на его независимость.
Внутренний аудит необходим не только собственникам, но и менеджменту компании. Задача менеджеров - это управление бизнесом, достижение поставленных целей наиболее эффективным образом. Успешность выполнения этой задачи зависит в значительной степени от двух факторов: 1) обладает ли менеджер информацией, необходимой для принятия правильных управленческих решений; 2) существует ли эффективная система контроля выполнения принятых решений. Менеджеры, для которых управление бизнесом является частью повседневной работы, не всегда способны объективно оценить ситуацию. Даже если менеджер считает, что эффективно контролирует все процессы, у него, как правило, нет времени и специфических навыков для сбора и структурирования соответствующей информации. Внутренний аудит обладает информацией по всем аспектам деятельности компании и инструментарием для обобщения и анализа данных, поэтому тесное взаимодействие с внутренним аудитом повышает эффективность принятия решений менеджментом. Именно внутренний аудит является объективным источником информации, помогающим менеджеру по-новому посмотреть на вещи и оценить качество выполнения принятых управленческих решений.
