Электронный документооборот ВУЗа Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ВУЗА

© Соколов Е.А.*, Середа С.Н.*

Муромский институт (филиал) Владимирского государственного университета им. Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых,

г. Муром

В статье рассматриваются вопросы внедрения систем электронного документооборота в учебных заведениях. Проводится анализ предметной области предложения готовых программных продуктов. Приведен вариант решения задачи организации электронного документооборота, как информационного сервиса в автоматизированной информационной системе ВУЗа.

Эффективное управление организацией в условиях информационного общества во многом определяется развитостью корпоративной информационной инфраструктуры в целом и совершенством системы документооборота предприятия в частности. Переход от бумажного к электронному документообороту представляет собой одну из актуальных первоочередных задач автоматизации. Оперативность доступа, защищенность и актуальность информации о деятельности предприятия, необходимой для принятия решений со стороны руководства, являются необходимыми требованиями, предъявляемыми к системам электронного документооборота (СЭД). Вопросы сравнительного анализа структуры, функций, опыта внедрения различных СЭД, а также стандартизации электронного документооборота широко обсуждаются в прессе [1-4] и интернет-сообществе [5, 6].

Можно отметить четыре подхода к автоматизации документооборота ВУЗа:

1. Приобретение автономной СЭД. На рынке предлагается несколько десятков различных систем, отличающихся по стоимости, функционалу и техническим решениям. Наиболее популярные по числу внедрений системы: Directum, DocVision, Elma, Ефрат-документооборот, ДЕЛО-предприятие, paydox, eDocLib, FOSSDOC DeskWork и другие [7].

2. Внедрение подсистемы документооборота в рамках покупки корпоративной информационной системы, либо её надстройки. Примеры таких решений, СЭД Naumen DMS (NauDoc) в дополнение к системе Naumen University [8], решение СЭД на платформе SAP для ERP SAP-^Университет» [9], решение «1С: Предприятие + доку-

* Инженер вычислительного центра.

* Заместитель директора по ИТ, доцент кафедры Техносферной безопасности, кандидат технических наук.

ментооборот», модуль документооборота в системе комплексной автоматизации учебного процесса в8-ведомости [10].

3. Собственная разработка СЭД, оптимизированная под структуру и особенности конкретного предприятия [11, 12].

4. Аренда информационных сервисов (хранилищ документов, программных средств работы с документами и т.д.) в сети Интернет на основе аутсорсинга и облачных технологий [13, 14].

Каждый из подходов обладает своими достоинствами и недостатками. Так, приобретая какую-либо коммерческую систему, следует принимать во внимание возможные дополнительные затраты на модернизацию вычислительной техники организации, покупку необходимого программного обеспечения (платформы), техническую поддержку, клиентские лицензии. Делая ставку на разработку системы под заказ, в дальнейшем можно столкнуться с проблемами технической поддержки, доработки и расширения функций системы, совместимости с новыми аппаратными и программными средствами, миграции данных. Передача конфиденциальных данных на хранение и обработку сторонним организациям вызывают определенные проблемы безопасности и защиты информации. Решения комплексной автоматизации бизнес-процессов как правило предлагают пользователю типовые конфигурации системы, а доработка и настройка по требованиям пользователей проводится за дополнительную плату и требует временных затрат.

Выбор системы электронного документооборота должен проводиться предпроектным обследованием инфраструктуры организации, сравнительным анализом целей и задач, требующих автоматизации, и функционала СЭД [15]. В качестве показателей эффективности внедрения СЭД можно рассматривать: затраты и сроки внедрения, степень автоматизации, экономия ресурсов при выполнении процессов создания, обработки, поиска и хранения документов.

Наряду с задачами делопроизводства, характерными для любого предприятия, документооборот учебных заведений имеет свою специфику. А именно, документы в основном сопровождают образовательную, научную и управленческую деятельность. Они формируются в различных информационных системах, используемых на кафедрах, факультетах и структурных подразделениях для автоматизации рабочих процессов. С другой стороны в таких прикладных системах используется одна и та же информация, что вызывает дублирование действий пользователей. Таким образом, актуальной является проблема интеграции данных и документов, существующих в рамках единой кросс-платформенной информационной системы ВУЗа. Другим важным фактором документооборота ВУЗа является изолированность данных и документов из соображений информационной безопасности, формируемых и обрабатываемых различными службами, (бухгалтерия, отдел кадров, учебный отдел и т.д.).

Принимая во внимание проведенный системный анализ проблемы автоматизации документооборота в Муромском институте (филиале) Владимирского государственного университета была разработана и внедрена своя система электронного документооборота. Система реализована как информационный сервис на интернет-портале ВУЗа и использует единую базу данных пользователей, также доступную в других корпоративных сервисах [16]. Управление доступом пользователей к сервисам системы проводится на уровне администратора на основе авторизации при подключении. Администрирование работой сервиса выполняет привилегированный пользователь (отдел информации и документооборота). Интерфейс администратора представлен на рис. 1.

Рис. 1. Интерфейс администратора системы

Другие пользователи - абоненты системы имеют доступ к сервису в своих электронных кабинетах (рис. 2) в разделе «Документы», где накапливаются электронные документы из рассылки, адресованной конкретному пользователю, что обеспечивает разграничение прав доступа к документам. При открытии документа пользователем автоматически формируется подтверждение о его прочтении. Электронные документы, хранимые в системе, представляют собой скан - копии бумажных оригиналов приказов, распоряжений и т.д., в форматах pdf, jpg.

Рис. 2. Персональный кабинет пользователя

Основные функции, реализуемые в системе:

- ведение электронного архива документов;

- адресная рассылка документов с подтверждением получения;

- формирование отчетов о рассылке документов (пример, табл. 1);

- управление профилями пользователей;

- уведомление абонентов о рассылке через электронную почту;

- поиск документов в архиве;

- контроль исполнения поручений.

Таблица 1

Структура отчета о рассылке документа (фрагмент)

Название Ответственное лицо Статус Дата получения

Факультет - юридический Мекка О.Л. Прочитан 24.08.2012

Подразделение - Юридический отдел Телешина H.H. Прочитан 27.08.2012

Программная реализация системы выполнена на платформе: серверная ОС Linux, web-сервер Apache, СУБД MySQL, язык программирования php. База данных реквизитов и электронные документы хранятся в защищенном каталоге на центральном сервере. Доступ пользователей к сервисам системы реализован по технологии «тонкий клиент» из любой программы-браузера и не требует установки специального программного обеспечения, обес-

печивая аппаратную и программную независимость, а также мобильность подключения с любого ПК, как в локальной сети института, так и из сети Интернет.

Список литературы:

1. Князева Т.В. Российский рынок систем электронного документооборота // Современные технологии делопроизводства и документооборота. -2011. - № 6. - С. 14-21.

2. Назаренко А.А. Современная СЭД/ЕСМ - информационный центр управления компанией // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2012. - № 8.

3. Стародубов Д.Н. Некоторые вопросы перехода предприятия на систему электронного документооборота // Алгоритмы, методы и системы обработки данных. - 2005. - № 10. - С. 62-66.

4. Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота [Электронный ресурс] // Секретарь-референт. -2008. - № 5. - Электронное издание. - Режим доступа: www.profiz.ru/sr/ 5_2008/problemy_sovr_deloproizv.

5. Информационный портал PRO-делопроизводство и СЭД [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.sekretariat.ru.

6. Российская общественная организация «Гильдия Управляющих Документацией» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.gdm.ru.

7. Независимый портал о СЭД [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.doc-online.ru.

8. Naumen DMS - корпоративная система электронного документооборота [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.naumen.ru/products/dms.

9. SAP DMS - СЭД на платформе SAP [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.sap.com/cis/pdf/Doc_Management.pdf.

10. Система комплексной автоматизации учебного процесса GS-ведомо-сти [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.gs-vedomosti.ru.

11. Середа С.Н. Информационная система распределенного документооборота // Алгоритмы, методы и системы обработки данных. - 2002. - № 7. -С. 66-73.

12. Середа С.Н., Середа Ю.А. Модели автоматизации документооборота // Методы и устройства передачи и обработки информации. - 2002. - № 2. -С. 131-134.

13. Корпоративный порта DeskWork [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://store.sofHine.ru/sofHine/deskwork.

14. Файловое хранилище YouDocs [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://yourdocs.biz.

15. Химич Ю.В. Информационное обследование в рамках внедрения СЭД [Электронный ресурс] // Делопроизводство и документооборот на пред-

приятии. - 2007. - № 2. - Электронный ресурс. - Режим доступа: Шр://оЫ. delo-press.rU/magazines/documents/issue/2007/2.

16. Информационная система ВУЗа [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://scala.mivlgu.ru.

МЕТОДЫ ОПИСАНИЯ ФОРМ СЛОЖНОСТРУКТУРИРУЕМЫХ ИЗОБРАЖЕНИЙ НА ОСНОВЕ СПЕКТРАЛЬНОГО АНАЛИЗА ГРАНИЧНЫХ КРИВЫХ

© Томакова Р.А.*, Насер А.А.*, Борисовский С.А.*

Юго-Западный государственный университет, г. Курск

Предложен метод морфологического описания границ контуров изображений с использованием дескрипторов Фурье. Разработанный метод использует пять последовательно выполняемых морфологических операций операторами среды МАТЪАВ. Предложен метод формирования пространства информативных признаков, позволяющий получить адекватную классификационную модель. Произведена оптимизация выбора числа используемых дескрипторов.

В результате сегментации сложноструктурируемые изображения представляются в виде граничных кривых, которые имеют самые разнообразные формы. Эти кривые могут быть замкнутые, не замкнутые, простые и с самопересечениями. Граничные кривые - это бинарные или полутоновые изображения, которые описываются множествами пикселей, характеризующимися тремя атрибутами. Для описания формы этих кривых на основе единой методологии необходимо разработать математический аппарат, осуществляющий такую трансформацию исходной кривой, которая приводит любую кривую из вышеупомянутых типов к виду, позволяющему представить ее множеством коэффициентов Фурье [1].

С этой целью разработан метод морфологического описания граничной кривой, основанный на теоретико-множественном подходе. Отличительная особенность метода заключается в том, что множество точек, описывающих граничную кривую, определяется в виде двух непересекающихся подмножеств, границы которых устанавливаются по нижней и верхней границам координат точек, входящих в исходное множество, что позволяет представ-

* Доцент кафедры Биомедицинской инженерии, кандидат технических наук, доцент.

* Аспирант кафедры Биомедицинской инженерии. " Аспирант кафедры Биомедицинской инженерии.