CC BY
183
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022
УДК 930.25
Карпычева Елена Вячеславовна, доцент кафедры документационного обеспечения международных коммуникаций, Институт международных транспортных коммуникаций Российского университета транспорта РУТ (МИИТ), кандидат исторических наук, доцент, Москва, Россия e-mail: [email protected]
ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ ОРГАНИЗАЦИИ: НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ СОЗДАНИЯ И ВЕДЕНИЯ
Аннотация. В статье сделан акцент на актуальности и важности исследования вопросов цифровизации архивной сферы и нормативного регулирования процедур применения технологий искусственного интеллекта, в названной области деятельности. Целью исследования является анализ опыта использования технологий искусственного интеллекта в архивном деле, нормативно-методического регулирования названой сферы. В статье затронута проблема развития компетентностного подхода в подготовке архивистов, в русле современных тенденций цифровизации всех документированных сфер деятельности государства. Оценка соответствия требований, заложенных в действующих профессиональных стандартах, которые должны предъявляться к специалистам выполняющим функции, связанные, с организацией разработки локальных нормативных актов и методических документов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, с цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации, с организацией хранения документов в оперативном делопроизводстве, формированием фонда пользования электронных копий документов и формированием электронного архива организации, организацией передачи электронных архивных документов на государственное постоянное хранение, организацией работы с электронными документами в государственном архиве,
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022 планированием и построением процессов архивного хранения, учета и использования документов временного и постоянного хранения, регулированием и контролем федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных, созданием единой системы архивного хранения документов, внедрением системы электронного архива: комплектование, учет, экспертиза ценности, использование архивных документов.
Ключевые слова. Архив, электронный архив, оперативный электронный архив, фонд пользования электронных копий документов, искусственный интеллект, технологии искусственного интеллекта, электронный документооборот, электронный документ.
Elena V. Karpycheva - associate Professor of the Department of Documentation Support of International Communications of the Institute of International Transport Communications of the Russian University of transport RUT (MIIT), candidate of historical Sciences, associate Professor, Moscow, Russia. e-mail: [email protected]
ELECTRONIC ARCHIVES OF THE ORGANIZATION: REGULATORY REGULATION OF CREATION AND MAINTENANCE
Annotation. The article focuses on the relevance and importance of studying the issues of digitalization of the archival sphere and regulatory regulation of procedures for the use of artificial intelligence technologies in this field of activity. The purpose of the study is to analyze the experience of using artificial intelligence technologies in archival business, regulatory and methodological regulation of this sphere. The article touches upon the problem of the development of a competence-based approach in the training of archivists, in line with the current trends of digitalization of all documented spheres of state activity. Assessment of compliance with the requirements laid down in the current professional standards, which should be presented to specialists
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022 performing functions related to the organization of the development of local regulations and methodological documents on the storage, acquisition, accounting and use of archival documents, with the digital transformation of documented areas of activity of the organization, with the organization of the storage of documents
Keywords. Archive, electronic archive, operational electronic archive, fund for the use of electronic copies of documents, artificial intelligence, artificial intelligence technologies, electronic document management, electronic document
Вопросы нормативной регламентации создания и ведения электронного архива организации в Российской Федерации затрагивают очень большой спектр проблем, как правило возникающих и требующих внимания и решения в процессе формирования алгоритмов процедур экспертизы ценности документов, комплектования электронного архива, использования документов, доступа к ним и т.д. Основу регулирования названных процедур в России конечно же составляют нормы федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11 июня 2021 г.).
В настоящее время очень актуальной является проблема государственного контроля в том числе и в архивной сфере. В 2021 г. было введено в действие Положение о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле, утвержденное постановлением Правительства России от 30 июня 2021 г. № 1061, которое было издано во исполнение федерального закона от 31 июля 2020 г. № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) в Российской Федерации».
Формирование и ведение электронного архива организации как правило осуществляется с применением технологий искусственного интеллекта. В рамках регламентации этого процесса логичным шагом стал указ Президента России от 10 октября 2019 г. № 490 «О развитии искусственного интеллекта в
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022
Российской Федерации»1. Дальнейшим развитием этого Указа явился Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 123-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального регулирования в целях создания необходимых условий для разработки и внедрения технологий искусственного интеллекта в субъекте Российской Федерации - городе федерального значения Москве и внесении изменений в статьи 6 и 10 Федерального закона «О персональных данных»». Эксперимент проводится в целях улучшения качества жизни населения и повышения уровня эффективности государственного и муниципального управления. В результате установления экспериментального правового режима предполагается формирование комплексной системы регулирования процессов, проходящих в рамках развития тенденций применения технологий искусственного интеллекта. В ходе реализации данного эксперимента должны быть решены задачи, связанные с апробацией внедрения технологий искусственного интеллекта в организациях и предприятиях гор. Москвы2.
В декабре 2020 года подписана перспективная программа стандартизации по приоритетному направлению "Искусственный интеллект" на период 20212024 годы3. Согласно этой программе, в течение четырех лет будут разработаны стандарты, которые призваны регламентировать безопасность систем искусственного интеллекта не только для людей, но и для окружающей среды.
Применительно к работе архивов, целый ряд стандартов может быть использован в качестве базовой основы для внедрения технологий искусственного интеллекта в их деятельность. Например, в 2022 г. начата разработка проекта стандарта «Искусственный интеллект. Системы хранения электронных архивных документов и (или) электронных образцов документов с
1 Указ Президента Российской Федерации от 10 октября 2019 г. № 490 «О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации» - Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.kremlin.ru/acts/bank/44731
2 Технологии искусственного интеллекта. [Электронный ресурс]. URL: https://aprmoscow^ontent/data/6/П0/o20Технологии0/o20искусственного0/o20интеллекта.pdf
3 Перспективная программа стандартизации по приоритетному направлению «Искусственный интеллект» на период 2021-2024 годы. [Электронный ресурс]. URL :https://www.economy.gov.ru/material/file/28a4b183b4aee34051e85ddb3da87625/20201222.pdf
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022 применением технологий искусственного интеллекта», введение в действе которого планируется в 2023 г.
На современном этапе технологии искусственного интеллекта используются и активно внедряются в архивных учреждениях всех уровней (государственных, муниципальных, ведомственных). Доказательством тому служит деятельность Росархива по разработке нормативных и нормативно-методических документов, регулирующих и регламентирующих данные процессы.
Так, например, приказом Росархива от 10.07.2020 № 80 «Об организационном обеспечении цифровой трансформации Росархива» было утверждено и введено в действие Положение об управлении проектами цифровой трансформации Росархива, регулирующее и регламентирующее процедуры разработки, согласования и утверждения Ведомственной программы цифровой трансформации Федерального архивного агентства. Последняя была разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 10.10.2020 № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами» и протокольного решения заседания президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности от 15.12.2020 № 32.
Таким образом, на основании и с целью реализации и исполнения названных нормативных актов была разработана и введена в действие Ведомственная программа цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2021-2023 гг. (утверждена приказом Росархива от 18.12.2020 № 187).
Еще один очень важный нормативный документ - Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022 системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 № 70. Данным документом Федеральное архивное агентство впервые закрепило правила и нормы, которые должны соблюдаться в условиях организации электронного документооборота с целью обеспечения аутентичности документов с длительным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. Для профессионально грамотной организации передачи электронных документов в архив организации и государственный архив.
Приказ Росархива от 25.04.2019 № 68 «О порядке подготовки и размещения информации о деятельности Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в свою очередь был издан во исполнение Федерального закона от 09.02.2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и Указа Президента Российской Федерации от 12.04.2019 № 162 «Об утверждении Перечня информации о деятельности Федерального архивного агентства, размещаемой в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»».
Если ситуация с нормативным обеспечением в 2021 году стала более или менее ясна, то остался вопрос о месте технологий искусственного интеллекта в подготовке документов для размещения в электронном архиве и в процессе регулярной, повседневной работы с ним.
Согласно Национальной стратегии развития искусственного интеллекта на период до 2030 г. к 2024 г. в нашей стране планируется существенное увеличение числа специалистов, имеющих компетенции в области искусственного интеллекта и в прикладных областях его использования, а к 2030 г. должны реализовываться образовательные программы мирового уровня для подготовки высококвалифицированных специалистов и руководителей в области технологий искусственного интеллекта.
В данном направлении развивается и компетентностный подход в рамках разработки и внедрения профессиональных стандартов Министерства труда и
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022 социальной защиты Российской Федерации, например:
- профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.05.2017 № 416н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 31.05. 2017 г., регистрационный № 46898);
- профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.06.2020 г. № 333н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15.07.2020 г., регистрационный № 58957);
- профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.04.2018 г. № 266н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10.05. 2018 г., регистрационный № 51040);
- профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организаций», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31.03.2021 № 192н (вступил в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 г.) (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 29.04.2021 № 63290);
- профессиональный стандарт «Специалист архива», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18 марта 20021 г. № 63193 (вступил в силу с 1 сентября 2021 и действует до 1 сентября 2027 г. (зарегистрирован Министерством юстиции России 21 апреля 2021 г. № 63193).
Причем разработчики названных профессиональных стандартов в той или иной мере учли необходимый объем навыков и знаний современных методик архивного дела с использованием технологий искусственного интеллекта, в
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022 зависимости от профессии. Иначе говоря, специалист по документационному обеспечению управления должен обладать современными знаниями в области современных научных методов и технических средств, способствующих сбору, обработке, сохранению и передаче информации. Знать законодательное и нормативное регулирование архивного дела. Правда в меньшей мере это касается требований, предъявляемых к специалисту по документационному обеспечению управления организацией и, в большей мере все-таки к специалисту по управлению документами организации, что, впрочем, может быть объяснено тем, что в первом профессиональном стандарте заложены трудовые функции, соответствующие максимум шестому квалификационному уровню, а во втором, соответственно - восьмому.
В свою очередь согласно действующему профессиональному стандарту, специалист по формированию электронного архива не обязан знать общее делопроизводство. На наш взгляд, это является существенным недостатком данного нормативного документа. Поскольку сотрудник, отвечающий за формирование электронного архива организации должен иметь хотя бы базовое представление о системе электронного документооборота и порядке подготовки электронных дел к передаче на архивное хранение.
Таким образом, серьезное законодательное закрепление правового режима уже позволяет более рационально подходить к организации внедрения названных технологий и, с одной стороны, придает дополнительный стимул для дальнейшей цифровизации архивной сферы, а, с другой, повышает эффективность ее деятельности, в результате оптимального и эффективного внедрения технологий искусственного интеллекта.
Представленные выше соображения являются особо актуальными в свете того, что в ближайшее время встанет задача освоения архивистами громадного массива документов, создаваемых без участия человека в информационных системах или автоматическими устройствами, образно говоря, «роботизированной» документации [2]. Этим объясняется необходимость выделения задач, требующих решения в рамках создания архивов будущего,
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 3 (38) 2022 основанных на широком использовании технологий искусственного интеллекта и определения основных стандартов для использования в работе архивов государственных и негосударственных организаций.
Список источников:
1. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.: РГГУ, 2001. 396 с.
2. Ларин М. В., Суровцева Н. Г. Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов // Вестник архивиста. 2019. № 3. С. 809.
3. Левитин К.Е., Поспелов Д.А. Будущее искусственного интеллекта / Сборник / АН СССР; Ред.-сост. К. Е. Левитин, Д. А. Поспелов/ М.: Наука, 1991. С. 302.
4. Лобачев С.Л. От информатизации к цифровизации через практику дистанционного обучения// Мягкие измерения и вычисления. 2019. №2 10 (23). С. 51-57.
5. Лобачев С.Л. Информационные технологии в подготовке специалистов ДОУ: опыт РУТ (МИИТ), история и ближайшие перспективы// Научный вестник Крыма: электронный журнал для научных публикаций. 2019. № 4 (22). URL: https://nvk-journal.ru/index.php/NVK/article/view/491 (дата обращения 18.05.2022 г.)
6. Миронова В.П., Лызлова А.С., Иванова Л.И. Электронно-информационные формы сохранения, доступности и популяризации архивных материалов // Вестник архивиста. 2021. № 1. С. 289-300.
7. Суровцева Н.Г. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения // Вестник архивиста. 2019. № 1. С. 102-113.
