Эффективность внедрения информационной системы в управление предприятием Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 657.28:504.1

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ

© Иванова Маргарита Дашицыреновна, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и финансов Бурятского государственного университета Россия, 670000, г. Улан-Удэ, ул. Смолина, 24а E-mail: btipb@mail.ru

© Булгатова Юлия Сергеевна, кандидат философских наук, старший преподаватель

кафедры эконометрики и прикладной экономики

Бурятского государственного университета

Россия, 670000, г. Улан-Удэ, ул. Смолина, 24а

E-mail: feu2001@mail.ru

В статье определена необходимость внедрения информационных технологий и систем в сферу управления, рассмотрены вопросы автоматизации бухгалтерского учета, что повышает эффективность и улучшает качество ведения учета на предприятии. Авторы выделяют проблемы полноты и достоверности учета, информационного обеспечения системы управления в организациях которое должно быть достаточным для решения многих задач. Авторы считают эффективным и методологически правильным внедрение информационной системы, повышающей конкурентоспособность предприятия.

Ключевые слова: экономика, бухгалтерский учет, информация, автоматизация, информационные технологии, информационные системы, эффективность.

EFFICIENCY OF THE INTRODUCTION OF INFORMATION SYSTEM IN THE MANAGEMENT OF ENTERPRISE

Margarita D. Ivanova, PhD in Economics, A/Professor Department of Accounting and Finances, Buryat State University 24а Smolina St., Ulan-Ude, 670000 Russia

Yulia S. Bulgatova, PhD in Philosophy, Senior Lecturer

Department of Econometrics and Applied Economics Buryat State University

24а Smolina St., Ulan-Ude, 670000 Russia

The article defines the necessity of introduction of information technologies and systems in the field of management, the issues of automation of accounting are considered, that increases the efficiency and improves the quality of accounting at the enterprise. The authors highlight the problems of completeness and reliability of accounting, the information provision for a system of management in organizations, that should be sufficient for solution of many problems. The authors consider the efficient and methodologically correct implementation of information system that improves the competitiveness of enterprise.

Keywords: economics, accounting, information, automation, information technologies, information systems, efficiency.

Современная экономика существенно изменила значение информационных систем, являющихся важной составляющей для решения задач управления деятельностью экономических субъектов. При интеграции отечественной экономики в мировое пространство предъявляются качественно новые требования к формированию и организации информационного обеспечения в российской практике. При этом информационная система является не только средством сбора, обработки, хранения и группировки информации, но становится специфической формой участия в управленческой деятельности.

Новые учетные, контролирующие и аналитические элементы определяют необходимость управления как инновационными технологиями производства продукции, расходами, так и различными видами деятельности. Все это обусловливает целесообразность методологии информационной и управленческой систем, определения их взаимосвязи. Для эффективного управления деятельностью экономических систем требуются достоверные сведения о динамике показателей, которые определяются на основе автоматизированной информации.

Вместе с тем инновационные системы все еще недостаточно направлены на целесообразное применение ресурсов и потенциала предприятий, обеспечивающие систематизацию информационных данных. Кроме того, нет эффективного решения тактических и долгосрочных задач их развития. В связи с этим акцентируются проблемы полноты и своевременности учета, информационного обеспечения системы управления в организациях по производству продукции, которые являются базой принятия и аргументации управленческих решений по использованию внутреннего потенциала и осуществления стратегии организации. Важность правильного решения этих проблем заключается в том, что полноценный автоматизированный учет в организациях по производству продукции в достаточном объеме не ведется. Практическое функционирование учета не отвечает информационным потребностям внутреннего управления и не соответствует современным организационно-экономических формам и способам функционирования деятельности субъектов. Это свидетельствует о том, что требуется формирование новой учетно-информационной системы в организациях по производству продукции, адаптированной к современным задачам управления. Она должна включать инструментарий учета, который обеспечивает систему упорядоченной организационной информации о состоянии объектов управления. В результате возникла реальная потребность в поиске и формировании новой концепции автоматизированногоучета и внутреннего контроля в организациях по производству продукции. Ее использование позволит создать эффективную информационно-учетную систему, которая включает поиск инновационных методов учета, а также организацию внутреннего контроля и анализа управления, особенно расходами.

Вопросам совершенствования учета в условиях применения вычислительной техники посвящены труды В. М. Глушкова, С. И. Волкова, В. И. Исакова, В. И. Подольского, В. Ф. Палия, З. В. Кирьяновой и других. Различные аспекты механизации, автоматизации учета изложены в работах В. Г. Горелкина, А. А. Шпига, М. Я. Розенберга, Я. В. Соколова и других. Автоматизации учета, внутрихозяйственному контролю посвящены работы А. Я. Бажова, А. Ф. Васильева, Б. Е. Одинцова, Н. А. Ремизова, А. Н. Романова, С. А. Харитонова, В. Д. Чистова и др.

Также в настоящее время значительно повышаются требования к качеству учетных данных, возникает необходимость выработки хозяйственных механизмов, способных своевременно передать достоверные информационные потоки, отражающие современное состояние внешней и внутренней среды российских предприятий. Учет должен быть эффективно организован и направлен не только на определенную стратегию и организационную структуру предприятий, но и на происходящие бизнес-процессы. Следовательно, необходимы проведение качественного анализа, разработка методик и методологии учетной деятельности и внутреннего контроля, повышающих эффективность финансово-хозяйственной деятельности производственных организаций.

Предложения по обеспечению информацией субъектов включены в методику организации автоматизации учета, что позволяет своевременно получать данные для управления расходами в организациях. Моделирование учета в целях обеспечения информацией о деятельности организаций определяет методы создания оперативной и достоверной учетной информации как базы для управления, структурированности информационной системы учета, совершенствования их методов. Для этого требуется разработать единое информационно-аналитическое поле, информационно-аналитическую систему, предусматривающую разработку баз данных, применение 1Т-технологий, сопровождение аналитиками, экспертами и консультантами. В этой системе необходимо определить связь между сбором информации и между анализом; создание информации в автоматическом режиме; зависимость информационного пространства от характеристики и специфики деятельности экономического субъекта и его менеджмента; развитие внутренней отчетности с учетом содержания в ней информации. Информационное обеспечение системы учета должно быть достаточным для решения следующих задач:

- обнаружения сомнительных фактов хозяйственной жизни;

- выявления отклонений;

- мониторинга деятельности организации;

- определения наиболее безубыточных направлений производства;

- систематизации и анализа информации, необходимой для принятия экономически грамотных решений.

Следует отметить, что одним из важных условий обеспечения надежности автоматизированной системы учета является усовершенствование его базы данных, что означает перестройку и увеличение роли учета. Формирование улучшенной автоматизированной учетной системы и внутреннего

контроля поможет значительно повысить качество управления деятельностью предприятия. Эта система нацелена на усиление динамики объема производства, уменьшение себестоимости продаж, оптимизацию их уровня рентабельности и обеспечение конкурентоспособности.

Все это наталкивает на то, что хозяйствующие субъекты должны полностью автоматизировать учет. Автоматизированный бухгалтерский учет — это основное требование для управления деятельностью субъектов, направленного на эффективность. В современных условиях менеджеры вынуждены принимать управленческие решения в условиях рискаи высокой неопределенности, им приходится постоянно контролировать всевозможные стороны финансово-хозяйственной деятельности.

По нашему мнению, информация, которая правильно и своевременно обработана и систематизирована, является гарантией эффективного управления предприятием. Если отсутствуют достоверные данные, то это может привести к неправильному управленческому решению и, как следствие, к серьезным потерям. Вне зависимости от масштаба, платформы и стоимости автоматизированные бухгалтерские системы должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны:

- производить арифметические расчеты;

- обеспечивать заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов различных форм;

- осуществлять безошибочный перенос данных из одной формы в другую;

- обеспечивать обращение к данным и отчетам за любой период.

Система должна иметь единую базу данных бухгалтерского учета на предприятии. Базы данных могут иметь различную структуру, в зависимости от особенностей учета на предприятии, но обязательно должны отвечать требованиям структуры принятого плана счетов, устанавливающего основные параметры настройки системы на определенную учетную деятельность. Если система надежна, в компьютерном плане это означает защищенность ее от различных сбоев и в некоторыхслучаях от преднамеренной порчи данных.

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует в первую очередь хорошо представлять, что же такое автоматизированный бухгалтерский учет. Это система ведения бухгалтерского учета с применением компьютерной техники [2].

Следует отметить, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда улучшается качество ведения учета на предприятии.

При этом наблюдаются:

- упорядочение бухгалтерского учета;

- увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета;

- снижение бухгалтерских ошибок; повышение оперативности бухгалтерского учета;

- повышение экономичности бухгалтерского учета.

Если таких изменений не наблюдается, то автоматизация не имеет конечного результата. Произошла всеобщая компьютеризация практически всех областей деятельности.

Таким образом можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета — это процесс, в результате которого повышается эффективность и улучшается качество ведения учета на предприятии.

Имеются разные подходы к оценке эффективности внедрения информационной системы управления предприятием. В качестве экономических показателей можно назвать:

- сокращение производственного цикла;

- уменьшение оборотных средств в запасах;

- повышение эффективности использования ресурсов;

- повышение уровня обслуживания контрагентов;

- снижение затрат;

- повышение организационной дисциплины;

- формирование единой информационной среды.

Конечно, не все показатели определены, но главное — за счет каких инструментов, объектов информационной системы достигаются такие результаты.

На наш взгляд, для того чтобы выявить эффективность будущего проекта внедрения информационных систем, необходимо:

- зафиксировать стратегические цели хозяйствующего субъекта;

- определить структуру основных бизнес-процессов;

- оценить эти процессы с позиции их влияния на достижение целей;

- установить показатели, которые позволяют измерить это влияние;

- определить факторы, влияющие на него.

Также необходимо подобрать количественные показатели, отражающие влияние этих факторов. Таким образом, четко поставив цели и сформулировав задачи внедрения информационной системы в начале проекта, субъект определяет результаты, которых хочет достигнуть.

Процесс внедрения информационных систем включает в себя существенный реинжиниринг предприятия с реорганизацией большей части бизнес-процессов и, что особенно важно, большие затратные статьи. При этом неминуемо возникает совершенно резонный вопрос: «Что больше всего повлияет на эффективность бизнеса, подвергнутого полной автоматизации?».

Задача определения эффективности использования информационной системы является достаточно актуальной. Управленческие технологии развиваются очень быстро, и сейчас трудно найти солидную организацию, которая их не использует.

На наш взгляд, когда отсутствуют ясные показатели эффективности информационных систем, то зачастую это приводит к внутренним противоречиям. Так что же такое эффективность использования информационных систем, как ее посчитать и с чем сравнить? В широком смысле информационная система — это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также квалифицированного персонала, чтобы своевременно обеспечивать пользователей необходимой информацией.

Информационная система определяется совокупностью информации, содержащейся в базах данных и информационных технологий и технических средств, обеспечивающих ее обработку.

Эффективность, т. е. относительная результативность процесса, устанавливается как отношение результата к затратам, обеспечившим его получение. Экономическая эффективность — это результативность производства, соотношение между результатами хозяйственной деятельности и затратами труда на достижение данного результата.

Экономический эффект приводит к экономии трудовых, материальных или природных ресурсов, дает возможность повысить производство продукции, выполнение работ и оказание услуг, имеющих стоимостную оценку. Он достигается посредством снижения затрат на внедрение и использование информационных технологий. Эффективность информационных технологий определяется их конкретной способностью сохранять затраты, ресурсы в расчете на единицу всех полезных эффектов создаваемых продуктов, технических систем, структур.

Если технологический эффект от внедрения информационных технологий оценивать через потенциальный экономический эффект, то величина его оценивается сравнением характеристики производительности труда, выработки по отдельным процессам при использовании программ и новых технических средств.

Вместе с тем для оценки технологического эффекта рассматриваются такие критерии, как технологичность, новизна, надежность, простота, гибкость, повышение производительности труда и др. Технологический эффект возможен при наличии технологических регламентов, разработанных методик, стандартов, нормативов, инструкций, способствующих улучшению технико-эксплуатационных параметров информационных технологий.

Результаты, удовлетворяющие потребности человека и общества, отражают социальный эффект. Он направлен на использование современных технологических средств и программных приложений в целях улучшения условий труда персонала, качества и комфортности, формирования и удовлетворения их духовных потребностей, гармоничного развития личности.

Показатели эффективности характеризуют степень приспособленности системы к выполнению поставленных перед нею задач и являются обобщающими показателями оптимальности функционирования ИС, зависящими от локальных показателей, каковыми являются надежность, достоверность, безопасность.

Кардинальным обобщающим показателем является экономическая эффективность системы, характеризующая целесообразность произведенных на создание и функционирование системы затрат.

Информация — это самое ценное достижение человечества. Информационные системы позволяют хозяйствующим субъектам нормально функционировать. По нашему мнению, основной проблемой являются информационные объемы, которые необходимо собирать, надежно хранить и оперативно обрабатывать. Решением данной проблемы явились информационные системы, которые стали ответом компьютерной индустрии на требования коммерции.

Следует отметить важность корпоративной информационной системы на предприятии как необходимого инструмента для успешного управления бизнесом в современных условиях. Причем сегодня проявляется тенденция использования информационных систем на небольших предприятиях.

Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащей информацией.

Комплекс программных, организационных, информационных и технических средств, объединенных в единую систему сбора, хранения, обработки и выдачи актуальной информации, предназначенной для выполнения определенных функций, представляет собой информационную систему. Она должна обеспечивать единый подход для управления ресурсами организации и их источниками, охватывать все стадии процесса управления: планирование, оперативное управление, учет и анализ.

В соответствии с федеральным законом «информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» [1].

По мнению отдельных авторов, информационная система включает в себя квалифицированный персонал, ее эксплуатирующий.

Ряд авторов отмечает, что информационной системой называют только подмножество компонент информационной системы в широком смысле, включающее базы данных, систему управления базами данных и специализированные прикладные программы.

Информационные системы создаются для удовлетворения информационных потребностей в рамках конкретной предметной области, то есть каждой сфере применения соответствует свой тип информационной системы. Экономическая информационная система — информационная система, предназначенная для выполнения функций управления на предприятии.

Итак, в связи с большим количеством функциональных особенностей для экономических информационных систем может быть выделено множество различных классификационных признаков.

Казалось бы, внедрение на предприятии информационной системы должно повысить конкурентоспособность данного предприятия, однако это не всегда так.

Информационные системы способствуют решению задач, таких как ускорение обработки данных первичных документов; автоматизация расчетов; автоматизация формирования Главной книги, бухгалтерского баланса и других форм отчетности и т. д. Такие системы позволяют осуществить одновременное ведение бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерские информационные системы представляют собой программные комплексы, предназначенные для автоматизации решения как отдельных задач учета, так и комплексных задач для выполнения функций планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений.

На наш взгляд, эффективное и методологически правильное внедрение информационной системы еще может повысить конкурентоспособность предприятия, но только в сравнении с российскими предприятиями, пока не имеющими таких систем.

Литература

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ

2. Пятковский И. О. Курс лекций по дисциплине «Автоматизированный бухгалтерский учет». Барнаул: Изд-во АлтГТУ, 2010. 201 с.

3. Хохлов А. Е. Автоматизированные системы бухгалтерского учета: конспект лекций. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2002. 108 с.

References

1. Ob informatsii, informa-tsionnykh tekhnologiyakh i o zashchite informatsii [On information, information technologies and information protection]. Federal Law of the Russian Federation No. 149-FZ of July 27, 2006.

2. Pyatkovskii I. O. Kurs lektsii po distsipline «Avtomatizirovannyi bukhgalterskii uchet» [Course of lectures on "Automated accounting"]. Barnaul: Altai State Technical University, 2010. 201 p.

3. Khokhlov A. E. Avtomatizirovannye sistemy bukhgalterskogo ucheta [Automated accounting systems]. Penza: Penza State University Publ., 2002. 108 p.