CC BY
39
УДК 657.471.1:659.1
ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВИТРАТ НА РЕКЛАМУ СУБ'СКТА
ГОСПОДАРЮВАННЯ
Н.А. Остап'юк, д.е.н., доцент
Черкаський тститут банювсько'1 справи Утверситету банювсько'1 справи НБУ, Черкаси, Украта
А.В. Лисюк
Житомирський державний технологiчний унiверситет, Житомир, Украша
Остап'юк Н.А., Лисюк А.В. Документальне забезпечення витрат на рекламу суб'екта господарювання.
Дослщжено документальне забезпечення витрат на рекламу, розроблено форми внутршньо1 звггаосп для задоволення шформацшних потреб користувачiв.
Ключовi слова: бухгалтерський облж, документування, реклама, витрати на рекламу
Остапюк Н.А., Лысюк А.В. Документальное обеспечение расходов на рекламу субъекта хозяйствования.
Исследовано документальное обеспечение расходов на рекламу, разработаны формы внутренней отчетности для удовлетворения информационных потребностей пользователей.
Ключевые слова: бухгалтерский учет, документирование, реклама, расходы на рекламу
Ostapyuk N., Lysjuk A. Documentation of advertising expenses of business entity.
The documentation of advertising expenses has been researched, the form of internal reports has been developed to meet the informational needs of users.
Keywords: accounting, documentation, advertising, advertising expenses
Сучасний розвиток економiчних вщносин актуалiзуe необхщшсть пошуку нових mдходiв до методiв управлшня для забезпечення конкурентоспроможносп тдприемства на ринку, що призводить до розширення сфери маркетингових комушкацш. Реклама, як його складова, для повноцшно! реалiзацii сво!х функцш, потребуе достовiрного та своечасного документального забезпечення. Слiд зазначити, що належне ведення бухгалтерського облiку та оформлення рекламних заходiв дозволяе суб'ектам господарювання запоб^и порушенню чинного законодавства, а також мiнiмiзувати понесенi тдприемством витрати щодо проведення рекламних заходiв.
Аналiз останнiх дослiджень i публшацш
Питання розвитку рекламноi дiяльностi та витрат на и забезпечення шдшмаеться в працях наступних вчених: У.О. Балик, Л.А. Ватуля, Н.П. Мельник, К.А. Худик, Л.М. Одшцова, Н. Лютко та iн.
Постановка завдання
Вивчити систему документообороту суб'екта господарювання в частиш витрат на рекламу для достовiрного та своечасного 1'х вщображення в бухгалтерському облiку з метою забезпечення управлшського персоналу необхщною шформа-цiею.
Виклад основного матерiалу дослiдження
Ведення бухгалтерського облiку передбачае необхщшсть повного та достовiрного вщобра-ження всiх фактiв господарського життя у первин-них документах, що забезпечуе система документообороту на тдприемства Документу-вання е первинним елементом методу бухгал-терського облiку, який е тдставою здiйснення господарськоi операцii та основою для складання облiкових репсов i фiнансовоi звiтностi. Питання, пов'язаш з оформленням первинних докумен-тiв, облiкових реестрiв бухгалтерського облжу та складання фiнансовоi звiтностi, регулюються ст. 9 Закону Украши «Про бухгалтерський облж та фiнансову звггшсть в Украш» [1]. Вiдповiдно до Податкового кодексу Украши (ПКУ) [4] ва понесенi суб'ектом господарювання витрати на
рекламу повинш вщображатися у бухгалтерсь-кому та податковому облжу тiльки тодi, коли вони шдтверджеш документально i бути оформлеш вiдповiдно до правил бухгалтерського облжу. При оргашзаци системи документообороту в частит воображения витрат на рекламу важливим е застосування норм Наказу «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записiв у бухгалтерському облжу» № 88 [2].
Документування понесених витрат на рекламу як елемент методу бухгалтерського облжу е складовою бухгалтерського спостереження -збору шформацшних даних про факти господарсь-кого життя та !х реестрацп у первинних документах. У даному процеа вiдбуваються: опис фактiв господарського життя щодо рекламно! дiяльностi; фжсащя даних про них на матерiальних носiях - документах; зберiгання i передача iнформацiйних даних для бухгалтерсько! обробки.
Ефективна органiзацiя та ведення бухгалтерського облжу щодо витрат на рекламу забезпечить своечасне та достовiрне вщображення у вщповщ-них первинних документах здшснення операцiй суб'екта господарювання та дозволить виявити правопорушення, уникнути негативнi наслiдки правово! вiдповiдальностi. Крiм того, документу-
вання понесених витрат на рекламу е досить важливою основою для нагляду за дiяльнiстю осiб, надшених правами на розмiщення та розповсюдження реклами щодо виготовлено! продукцп. Варто вiдмiтити, що оформлення первинних докуменпв операцiй, пов'язаних з рекламними заходами, залежить вiд специфiки способiв виготовлення тако! реклами, оск1льки, суб'ект тдприемницько! дiяльностi, залежно вiд сво!х виробничих потужностей, може проводити рекламну кампанiю iз залученням стороннiх оргашзацш або власними силами. Тому, виходячи з тако! ситуацп, управлiнець мае прийняти рiшення, яким способом виготовлення рекламного звернення буде ефективнiшим. Проте, в сучасних умовах господарювання на практищ юнуе проблема щодо отримання необхщно! та достовiрно! шформацп, яка мiститься в затверджених формах внутршньо! звiтностi, що унеможливлюе прийняття управлiнським персоналом ефективних, оперативних ршень та актуалiзуе подальшi дослiдження. Разом з тим, для виршення ще! проблеми пропонуемо для внутрiшнього користу-вання суб'ектам господарювання форму внутрш-нього звiту щодо ефективностi використання реклами (табл. 1).
Таблиця 1. Внутрштй звгт щодо ефективностi cnoco6iB реалiзацii рекламних заходiв
№ з/п Види витрат на рекламу, грн Питома вага вiд обсялв продаж1в за звтний перюд витрат на рекламу, %
Склад витрат на рекламу, виготовлену власними силами Сума, грн Склад витрат на рекламу, 1з залученням стороннiх органгзацш Сума, грн Сума витрат на рекламу разом, грн. (ст. 3 + ст. 5) Виготовле ну власними силами Виготовлену сторонтми оргатза-ц1ями Витрат на рекламу разом
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Амортизацшт ввдрахуванш на необоротш актив^ пов'язан ! виготовленням реклами Зартасть отриманих эекламних послуг
2 Матертальт витрати Заробгша плата эобпниюв, задiяних в даному проектi
3 Заробгша плата робгтаиюв. !адiяних при виготовленн эеклами Звдрахування з заробпно! плати эобпниюв, задiяних в даному проектi
4 Звдрахування з заробiтноi плати робгшиюв, задiяних при зиготовленш реклами Iншi витрати (укладання договору, контроль за виконанням договору)
Разом
Обсяг продаж1в за звггаий перюд Посадова особа, яка склала документ пiдпис П1Б
Дана форма звггу призначена для внутрiшнього ефектившсть застосування способiв реалiзацi! користування, що надасть змогу проаналiзувати рекламно! кампани шляхом забезпечення опера-
тивною облiковою iнформацiею управлшського персоналу. Внутрiшнiй звiт щодо ефективносп способiв реалiзацii рекламних заходiв показуе питому вагу витрат на рекламу, що виготовляеться власними силами та з залученням стороншх органiзацiй в обсягах продаж1в вироблено1' продукцii. Це дозволить на основi методу порiвняння визначити ефектившсть одного зi способiв, що призведе до оптишзацц таких витрат.
У сучасних умовах господарювання всi господарськ1 операцп, зокрема в частинi понесених витрат на рекламу, з метою подальшого вiдображення на рахунках бухгалтерського облжу повиннi бути документально шдтверджеш В цiлому, документи щодо витрат на рекламу можна подiлити на наступнi групи: планов^ розпорядчi, нормативнi документи локального рiвня, первиннi
та звiтнi. До групи планових докуменпв можна вiднести Кошторис витрат на рекламу; до розпорядчих - Наказ або розпорядження керiвника пiдприемства на проведення рекламних заходiв; до нормативних документiв локального рiвня - Договiр з розповсюджувачем реклами та рекламним агентством; до первинних - Звгт про використання кошпв, наданих на вiдрядження або тд звiт, акт виконаних робiт, накладна або накладна вимога, податкова накладна, плапжне доручення, прибутковий ордер, акт на списання, рахунок-фактура; до звiтних - Звгт про проведення рекламних заходiв.
Розглянемо порядок документального забез-печення операцiй, пов'язаних з рекламними заходами, що виготовленi власними силами через класифжацш витрат на рекламу за елементами (рис. 1).
X
Класиф1кац1я витрат на рекламу за елементами та 1х документальне забезпечення
Рис. 1. Класифжащя витрат на рекламу за елементами та 1'х документальне забезпечення
Суб'ект господарювання, виготовляючи власними силами рекламне звернення, потребуе залучення додаткових факторiв виробництва для збшьшення потужностей пiдприемства, зокрема необоротних та оборотних активiв, трудових ресурав, що, вiдповiдно, впливае на документальне забезпечення таких операцш.
Специфжа облiкового вiдображення витрат на рекламу, виготовлену власними силами, актуаль зуе необхщшсть розробки форм внутрiшньоi звггаосп, де знайдуть вiдображення понесенi витрати, та будуть представленi у вигляд^ зручному для користувачiв тако1' шформацп. Тому запропоновано форму внутрiшнього звпу щодо витрат на рекламу за елементами, що виготовлена власними силами (табл. 2).
Дана форма звиу запропонована для наочного представлення iнформацii про понесеш витрати на рекламу, виготовлену власними силами, що дозволяе оперувати даними щодо 1'х складу, обсягу, питомо! ваги за перiодами для прийняття ефективних управлiнських рiшень.
При виготовленш реклами власними силами доцiльно класифжувати понесенi витрати за етапами и життевого циклу, що зумовлюе на
кожнш зi стадiй оформлення вщмшних форм первинних документiв (табл. 3).
Зазначеш в табл. 3 первинш документи дозволяють прослiдкувати змiну величини витрат на рекламу на рiзних етапах життевого циклу, та яш повиннi бути вiдображенi в системi бухгалтерського облiку.
При залученнi стороншх оргашзацш або виготовлення реклами власними силами понесеш витрати, що е об'ектом бухгалтерського облжу, оформлюються наступними первинними документами встановленоi форми: плапжш доручення, авансовi звгга на вiдрядження, акти виконаних робгт, акти приймання-передачi, податковi накладнi тощо. При проведеннi рекламних заходiв обов'язковими е:
— наказ керiвника на проведення рекламного заходу (презентацп, прийоми, участь у виставцi, рекламнi акци тощо);
— кошторис витрат на тдготовку i проведення рекламних заходiв;
— розпорядження керiвника про призначення особи, вiдповiдальноi за проведення презентацп, прийому;
— договiр з розповсюджувачем реклами тощо.
Таблиця2. Звiт про витрати на рекламу за елементами, що виготовлена власними силами
№ Елементи витрат на рекламу Квартали За piK Питома вага, %
I II III IV
1 Амортизацiйнi витрати, пов'язат з основними засобами, иеобхiдних для проведення реклами
2 Амортизацiйнi витрати, пов'язат з шшими необоротними активами, необхiдних для проведення реклами
3 Ввдсоток витрат на оренду основних засобiв, необхiдних для проведення реклами
4 Витрати, на придбання матерiалiв, необхiдних для здшснення реклами
5 Витрати на оплату пращ, пращвникам, задiяних при виготовленш реклами
7 Витрати на вiдрахування
8 Загальт витрати на рекламу
9 Загальнi витрати на рекламу, що вдаосяться до обсяпв продаж!в
10 Разом 100
Посадова особа, яка склала документ тдпис П1Б
Таблиця 3. Первиннi документи щодо витрат на рекламу на рiзних етапах життевого циклу створення
реклами
Етап життевого циклу Вид витрат на рекламу Первинний документ
1 2 3
Доолдження ринку Витрати на доаидження ринку; витрати на оплату пращ пращвниюв, задаяних у дослiдженнi ринку Акт виконаних робгт, табель облжу робочого часу, розрахунково-платiж:на ввдомють, платiж:на вiдомiсть
Розробка рекламного продукту Витрати на розробку ескiзiв рекламного продукту та на розробку товарно! марки, витрати на оплату пращ пращвниюв, задяних у розробщ продукту Прибутковий ордер, акт приймання матерiалiв, рахунок-фактура, табель облжу робочого часу, розрахунково-платiжна вiдомiсть, плалжна вiдомiсть
Виробництво Витрати на придбання та упаковку необхiдних матерiалiв для виготовлення рекламного продукту; амортизащя основних засобiв та необоротних активiв Накладна, податкова накладна, накладна-вимога, накладна на внутрiшне перемщення, розрахунок амортизацil, прибутковий ордер
Розпов сюдження (розмщення) Витрати на оплату працi праговникам, якi розповсюджують рекламний продукт Табель облжу робочого часу, розрахунково-платажна вiдомiсть, платiж:на вiдомiсть
Утитзащя Витрати на утитзащю i витрати на оплату пращ пращвникам Акт на списання, табель облжу робочого часу, розрахунково-платажна ввдомють, платiж:на вiдомiсть
Щодо проведения рекламних заходiв тдпри-емства, то вони повинш здiйснюватися вiдповiдно до Наказу керiвника пiдприемства про проведення рекламного заходу iз зазначенням дати, вщповщальних осiб, перелiку та кшькосп товарiв, як1 роздаватимуться безоплатно (у випадку оргашзаци прийомiв, презентацiй, безоплатно! роздачi рекламних зразк1в тощо). Передача рекламних зразюв вiдповiдальнiй особi тд звiт оформлюеться накладною (вимогою), тдписаною керiвником i головним бухгалтером. Списання з балансу використаних рекламних зразшв здшсню-еться на пiдставi звггу вiдповiдально! особи, складеного й поданого до бухгалтерп пiсля зак1нчення рекламного заходу.
Шд час здiйснення господарсько! дiяльностi суб'ект господарювання звертаеться i до iнших методiв розповсюдження реклами, що мають специфiчний характер в частиш документального забезпечення та облжового вiдображення. Наприклад, органiзацiя рiзноманiтних прийомiв, презентацi!, безоплатна роздача рекламних зразшв з метою рекламування свое! продукцп та подальшого !! продажу. До даних витрат з метою !х вщображення в бухгалтерському облiку можна вiднести наступнi:
— витрати, пов'язаш з проведенням офiцiйного прийому - сшданку, обiду, вечерi. Вiн може бути проведений в офга, кафе, рестораш, спецiально орендованому для ще! мети
примщенш. Меню складаеться на розсуд приймаючоi сторони;
— транспортне забезпечення делегацп - витрати на автомобшьне обслуговування перемщення гостей (як власним автотранспортом, так 1 орендованим);
— оплата заход1в культурно! програми, тобто екскурсп, вщвщування театр1в, музехв, виставок;
— буфетне обслуговування тд час переговор1в. Це можуть бути прохолодш напох, кава, бутерброди, солодощ^ фрукти;
— оплата послуг перекладач1в та шшого обслуговуючого персоналу;
— оплата проживання запрошених представник1в. Вщображення витрат на проведення рекламних
заход1в можливе лише за наявносп вщповщних тдтверджувальних докуменпв. При цьому обов'язковою умовою для включення витрат на проведення рекламних заход1в до складу витрат в облжу для цшей оподаткування е виключно рекламний характер таких заход1в.
Шдтверджувальними документами щодо здшс-нених витрат е рахунки готел1в, тдприемств громадського харчування, екскурсшного бюро, поштов1 квитанцп, квитки, календарний план заход1в, звгт про проведений захщ (зазначаються фактичш витрати) тощо. Слад зазначити, що часто тд час проведення тдприемствами передпродаж-них 1 рекламних заход1в (прийом1в, презентацш 1 свят тощо) можуть бути безкоштовно роздаш прайс-листи, рекламш проспекти, брошури, каталоги, продукщя власного виробництва, матер1аль-т цшносп, придбаш тдприемством для власного використання у господарськ1й д1яльност1 й роздаш як подарунки (наприклад, канцелярсьш товари з логотипом тдприемства).
В сучасних умовах господарювання юнуе безл1ч р1зноман1тних вид1в рекламних заход1в, яш мають бути правильно задокументоваш з метою 1'х подальшого в1дображення на рахунках бухгал-терського обл1ку та фшансовш зв1тност1. Так, якщо суб'ект господарювання обирае рекламу в засобах масовоi 1нформацИ, то йому необхщно зд1йснити так1 господарськ1 операцИ: розробку рекламного продукту (макета, тексту рекламного оголошення, в1деоролика) та фактичне розмщан-ня даного рекламного продукту в засобах масовоi 1нформацИ (на радю або телебаченн1, в пер1одичних виданнях), як1 мають обов'язково бути задокументоваш.
В1дносини, що виникають м1ж рекламодавцем та розповсюджувачем реклами у процеа виробництва та розповсюдження реклами здшснюються на догов1рн1й основ1. Разом з тим, право на вщеоролик залежно в1д умов договору, який е тдставою для в1дображення понесених витрат на рекламу у бухгалтерському облжу, залишаеться за рекламодавцем або розповсюджувачем.
В1дпов1дно до Положення (стандарту) бухгалтерського обл1ку 8 «Нематер1альш активи» [5], нематер1альний актив - це немонетарний актив, який не мае матерiальноi форми та може
бути щентифжований. Тому, можна стверджу-вати, що якщо за умовами договору рекламо-давець отримуе у власшсть створений рекламний продукт, який можна в подальшому iдентифiку-вати в шших розповсюджувачiв, то даний продукт вважаеться нематерiальним активом, та тдлягае вiдображенню на рахунках бухгалтерського облжу у складi нематерiальних активiв тдпри-емства.
Вiдповiдно до чинного законодавства Укра1ни визнання об'екта нематерiальним активом здшснюеться на пiдставi первинного документа, який оформлений належним чином iз зазначенням необхiдних реквiзитiв: найменування, характеристика нематерiального об'екта, порядок i строк його корисного використання, первюну вартють, дату придбання та наявнiсть шдпиав уповноваже-них осiб. Разом з тим, повинш бути наявнi договори про передачу права власносп, свщоцтва та лiцензii щодо даного нематерiального активу.
Комiсiею пiдприемства на пiдставi зазначених документiв приймаеться рiшення щодо вщповщ-ностi придбаних активiв критерiям, встановленим П(С)БО 8 для зарахування (оприбуткування) 1'х до складу нематерiальних активiв, що зазначаеться в Акп введення в господарський оборот об'екта права iнтелектуальноi власностi у складi нематерiальних активiв (ф. № НА-1), затвердже-ному наказом Мiнфiну Украши вiд 22.11.2004 р. № 732 «Про затвердження типових форм первинного облжу об'ектiв права iнтелектуальноi влас-ностi у складi нематерiальних активiв» [3].
Висновки та перспективи подальших дослiджень
В результатi дослщження документального забезпечення витрат на рекламу суб'екта господарювання визначено, що доцшьно розгля-дати документальне забезпечення з позицп спосо-бiв виготовлення рекламного звернення: власними силами чи з залученням сторонньо! органiзацii. З метою прийняття такого рiшення запропоновано форму внутршнього звiту, де вiдображаються порiвняльнi данi щодо ефективностi способiв реалiзацii рекламних заходiв. На сьогоднi юнуе значна к1льк1сть документiв, як1 тдтверджують понесення даних витрат. Зокрема, систематизо-вано документи щодо витрат на рекламу за групами: плановi, розпорядчi, нормативнi документи локального рiвня, первиннi та звгтш.
Дослiджено порядок документального забезпечення операцш, пов'язаних з рекламними заходами, що виготовлеш власними силами через класифжацш витрат на рекламу за елементами, у випадку коли суб'ект господарювання виготовляе рекламне звернення власними силами.
В статп згруповано та систематизовано витра-ти, що виникають за етапами життевого циклу виготовлення рекламного звернення та представлено 1'х документальне забезпечення.
Визначено порядок документування при про-веденнi рекламних заходiв: наказ керiвника на проведення рекламного заходу; кошторис витрат
на тдготовку та проведення рекламних заходiв; розпорядження керiвника про призначення особи, вщповщально1 за проведення презентацiï, при-йому; договiр з розповсюджувачем реклами.
Проведет дослщження та сформованi про-позицiï дозволять достовiрно, оперативно вщобра-
жати витрати на рекламу в CTcreMi бухгалтерсь-кого облiку з метою ïx оптимiзацiï та надання управлiнському персоналу своeчасноï i неуперед-женоï iнформацiï щодо таких витрат для прийняття ефективних управлiнськиx ршень.
Список лiтератури:
1. Закон Укра!ни «Про бухгалтерський облiк та фшансову звiтнiсть в Укра!ш» вiд 16.07.1999 № 996-ХГУ (зi змiнами i доповненнями) [Електронний ресурс] // Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua
2. Наказ «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записiв у бухгалтерському облжу» вщ 24.05.1995 № 88 (зi змшами ы доповненнями) [Електронний ресурс] // Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua
3. Наказ Мшфшу Укра!ни «Про затвердження типових форм первинного облшу об'ектiв права штелектуально! власностi у складi нематерiальних активiв» вiд 22.11.2004 р. № 732 ф змiнами i доповненнями) [Електронний ресурс] // Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z1580-04
4. Податковий кодекс Укра!ни: за станом на 01 кытня 2012 р. / Верховна Рада Укра!ни [Електронний ресурс] // Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/2755-17
5. Положення (стандарт) бухгалтерського облшу 8 «Нематерiальнi активи» вщ 18.10.1999 № 242 ^ змшами та доповненнями) [Електронний ресурс] // Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0750-99
Надано до редакцп 13.10.2013
Остап'юк Наталiя Анатолпвна/ Natalie A. Ostapyuk
ostapiuk@ukr. net
Лисюк Альона Василiвна / Alena V. Lysjuk alena_lysuk@mail. ru
Посилання на статтю /Reference a Journal Article:
Документальне забезпечення витрат на рекламу суб'екта господарювання [Електронний ресурс] / Н.А. Остап 'юк, А.В. Лисюк //Економiка: реали часу. Науковий журнал. — 2013. — № 4 (9). — С. 58-63. — Режим доступу до журн.: http://www. economics. opu. ua/2013/n4. html
