Динамика процедуры внутреннего аудита Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Голубинский Ю.М., Чернова О.А. ДИНАМИКА ПРОЦЕДУРЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Описывается взаимосвязь выявляемых в результате внутренних аудитов несоответствий и корректирующих действий в системе менеджмента качества организации. Показано влияние анализа выявляемых несоответствий на принимаемые решения, обеспечивающие результативность функционирования организаций. Приведен пример интерпретации данных анализа для формирования управляющих воздействий.

Под корректирующим действием понимают действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия. Выявление несоответствий может быть связано с результатами внешних и внутренних аудитов, самооценки, мониторинга учебных процессов, данными по оценке удовлетворенности потребителей и другой информацией.

Корректирующие действия (КД) являются заключительным звеном в цепи обратной связи системы менеджмента качества организации. Результативность их выполнения определяется многими факторами. Определяющее влияние при этом оказывают целеполагание организации, качество проработки процедур и компетентность исполнителей.

Связано это с тем, что при отсутствии ясно выраженных целей, задач и стратегии организации сложно определить правильные векторы и любая оценка действий оказывается смещенной и несостоятельной, а сами действия могут в некоторых случаях приводить к нанесению ущерба организации. На это указывает 5.4.2 б[1], обязывающий обеспечивать сохранение целостности системы менеджмента качества (СМК) при планировании и внесении в нее изменений.

Процедуры, устанавливающие порядок формирования КД и оценку результативности их осуществления, должны соответствовать требованиям ГОСТ Р ИСО 90 01 не только по форме, но и по духу. В связи с этим вопросы разработки и осуществления КД не должны рассматриваться как обособленные и независимые, на что указывает 7.3.1 [1], определяющий необходимость управлять взаимодействием различных групп, занятых проектированием и разработкой, с целью обеспечения эффективной связи и четкого распределения ответственности.

Недостаточная компетентность исполнителей является глубинной причиной всех проблем, создающих несоответствия, или их обусловливающих. Объясняется это направленностью стандартов ИСО серии 9000. В отличие от основополагающих стандартов и стандартов на продукцию, они регламентируют требования не к объекту деятельности, а к субъекту. Сама система выдвигаемых требований определяет в первую очередь действия управленческого характера, требующие осуществления для создания условий в целях выпуска качественной продукции или осуществления качественных услуг. Анализ любого несоответствия при таком подходе позволяет обнаружить первичную причину обнаруженной проблемы. Однако поиск причин несоответствий не может являться самоцелью, хотя важность такого анализа не вызывает сомнений. Результаты поиска должны сопоставляться с затратами ресурсов и должны быть адекватными последствиям выявленных несоответствий.

Учитывая определяющий характер влияния компетентности на возможность возникновения несоответствий, основным инструментом осуществления КД должна быть система постоянного повышения квалификации, гибко реагирующая на изменения результатов мониторинга и перспективных потребностей менеджмента качества.

Рассмотрим как влияют результаты мониторинга на содержание КД на примере работы СМК Пензенского государственного университета. На диаграмме представлена графическая зависимость предпринятых КД в подразделениях университета по результатам внутренних аудитов.

Диаграмма Парето для определения частоты выявленных несоответствий различных групп за ноябрь-декабрь 2006 г.

Пункты ГОСТ Р ИСО 9001

Рисунок 1

На рисунке 1 показаны основные виды несоответствий, выявленных в ходе внутренних аудитов в начальный период существования СМК. Анализ их структуры показывает, что главными проблемами системы на этом этапе являлись четкое распределение ответственности и полномочий на всех уровнях руководства, обеспечение необходимой степени документированности и управляемости. Состав корректирующих действий этого периода деятельности организации соответствовал характеру выявленных несоответствий. Основные усилия были направлены на создание устойчивой системы. Главным критерием устойчивости при этом являлось восприятие всем коллективом политики и целей, стремление к их достижению, создание инструментов оценки собственной деятельности и формирование дееспособного механизма горизонтального управления, обеспечивающего автоматизм действия за счет глубоких отрицательных обратных связей. Такой подход позволил в приемлемые сроки пройти начальный период роста СМК и перейти на следующий уровень зрелости. Характерной особенностью каждого нового шага является изменение системы целеполагания, которая выстраивается в соответствии с принципом лидерства сверху-вниз. На практике это выглядит как определенный кризис системы, который является закономерным следствием изменения вектора управления.

Результаты проведенных в этот период аудитов достаточно точно показали, что необходимы коренные изменения в самой системе, в структуре организации и в руководящих процедурах, описывающих необходимые изменения, что наглядно видно из рисунка 2.

Диаграмма Парето для определения частоты выявленных несоответствий различных групп за ноябрь 2007 г.-май 2008 г.

ш“ 10-Я -ф 55 о

2? 6 •СО 6 ^ оо 4

I I I I

Пункты ГОСТ Р ИСО 9001

I 12 •-

0

Рисунок 2

Проведение кардинальных изменений в СМК требует повышения ответственности и умения доводить эти решения до конца. На рисунке 3 показано распределение ствий в 2008-2009 г. по устранению несоответствий, выявленных в этот период.

за принятие решений корректирующих дей-

что основные усилия организация должна сосредото-

Пункты

Рисунок 3

Интерпретация графических данных показывает, чить:

- на решении проблем связанных с анализом СМК с целью обеспечения ее постоянной пригодности, адекватности и результативности (п. 5.6 [1])-20%;

- на выполнении требований к управлению документацией (п. 4.2.1 [1])-14%;

- на определении требований установленных потребителями услуг организации (п. 7.2.1 [1])-13%;

- на управлении устройствами для мониторинга и измерений (п.7.6 [1])-13%.

Сопоставление полученных данных показывает, что полученная совокупность относится взаимосвя-

занным и взаимообусловленным данным, раскрывающим роль и влияние руководства всех уровней управления на обобщенные результаты деятельности. Полученные данные позволили сосредоточить усилия на обучении основных категорий руководящего состава и дают возможность определять планируемые направления деятельности.

В целом такой инструмент как система внутренних аудитов позволяет обеспечить высокий уровень адекватности и результативности СМК, создавая условия для лучшей удовлетворенности потребителей услуг. При этом улучшение процедуры аудита не имеет ограничений по технологии исполнения и достаточно жестко и четко ограничено по целеполаганию, изложенному в стандартах.

Литература

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2 008 Системы менеджмента качества. Требования