CC BY
159
___________________________________ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ
ДИНАМИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА НА ОСНОВЕ ПОСТРОЕНИЯ МНОГОФАКТОРНОЙ МАТРИЦЫ
Е.Г. Гуреева,
доцент кафедры экономики и управления промышленным производством Пермского национального исследовательского политехнического университета,
кандидат экономических наук [email protected]
К.А.Гуреев,
доцент кафедры строительного инжиниринга и материаловедения Пермского национального исследовательского политехнического университета,
кандидат экономических наук [email protected]
В статье представлен оригинальный метод определения численности ключевых исполнителей, прикладное значение которого заключается в возможности моделирования при разработке управленческих решений. Автором описана последовательность разработки динамической многофакторной матрицы.
Ключевые слова: затраты труда, динамическое моделирование, оптимизация затрат, расходы на вознаграждение персонала, факторы влияния.
УДК 331.108
Современные предприятия, подобно «живому организму» постоянно находятся в движении. Это обусловлено изменениями во внешней среде и адаптацией внутренней среды с целью дальнейшего динамического развития. Кризисные условия в экономике, связанные со снижением объёмов продаж и неблагоприятными ценовыми изменениями на продукцию, заставляют предприятия периодически проявлять активность в вопросах оптимизации затрат, в том числе и трудовых. Одноразовые мероприятия в этом случае дают кратковременный и сомнительный для дальнейшего развития результат. Следовательно, системный подход управление затратами в долгосрочном и краткосрочном периодах [1, 2].
Управление численностью персоналатесно взаимосвязано с элементами системы управления современным предприятием. Так выбранная стратегия развития определяет тип и особенности организационной структуры, а значит и численность работников. Текущее управление, а точнее организация системы управления, обеспечивает непрерывность и синхронность деятельности всех звеньев предприятия, направленной на достижение текущих целей. Однако неэффективная координация работы ведет к завышению численности персонала.
Используя современные процессно-ориентированные методы управления, предприятия выводят часть бизнес-процессов на аутсорсинг. Цель таких решений — повышение эффективности деятельности в целом, поиск возможностей высвободить организационные, финансовые и человеческие ресурсы для развития новых или концентрации усилий на существующих направлениях, требующих повышенного внимания.
Однако не всегда аутсорсинг по различным причинам даёт ожидаемые результаты и тогда, возможно временно, вновь, ранее выделенные процессы и функции, могут быть возвращены в материнскую компанию. Из всего вышесказанного можно отметить, что численность работников предприятия может меняться, как в сторону уменьшения, так и увеличения, что определённо сказывается на всех затратах.
Определение оптимальной нормативной численности персонала представляет большой интерес со стороны динамически развивающихся предприятий. Это обусловлено и сложностью, а зачастую неопределённостью задачи по оптимизации численности специалистов и служащих. В целом поиск и создание новых методологических основ и методик по определению оптимальной численности специалистов и служащих может позволить не только снизить затраты на оплату труда, но и выявить резервы по снижению других затрат, в том числе постоянных [3].
В данной статье описывается опыт решения практических задач, которые выполняются как в рамках самостоятельных исследований, так и на основе заказов предприятий-заказчи-
ков региона. Предприятия, привлекая учёных и специалистов научно-исследовательской организации, получают ряд положительных эффектов. К ним можно отнести независимость, объективность измерений, а также подбор методов, ориентированных на особенности деятельности организации.
Цель одной из выполняемых работ заключалась в определении нормативной численности персонала вновь присоединённого, а ранее находящегося на аутсорсинге подразделения и разработке мероприятий по совершенствованию организации труда. Однако исследователями было принято решение создать в целях моделирования динамическую многофакторную матрицу расчёта численности персонала, которая может использоваться в дальнейшем при принятии решений, направленных на повышение организационно-технического уровня выполняемых работ.
Исследуемое подразделение, в соответствии с внутренним положением предприятия, занимается получением широкой номенклатуры и внутренним ассортиментом товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от различных поставщиков, хранением и отгрузкой подразделениям-потребителям. Следует отметить, что закупкой ТМЦ и юридическим её сопровождением занимаются другие специализированные подразделения. Многие функции, такие как погрузо-разгрузочные работы, техническое обслуживание и другие выполняются сторонними организациями.
Анализ деятельности персонала показал, что в структуре подразделений предприятий можно выделить «ключевых исполнителей» (КИ), которые и составляют большую численность. Не следует этот термин рассматривать с точки зрения известных определений в области управления персоналом, таких как «кадровое ядро» или «ключевые специалисты». В контексте данной работы КИ были выделены по следующему признаку: именно от данных исполнителей зависит выполнение основных процессов.
В нашем исследовании КИ была признана многочисленная часть персонала, объединяющая специалистов одного профиля и представителей рабочей профессии, тесно взаимосвязанная общностью деятельности. В выполняемой ими работе можно было выделить повторяющиеся элементы, которые могут быть регламентированы по составу и времени исполнения, хотя труд первых направлен на обработку информации, а вторых — на физический контроль операций с ТМЦ.
Далее была определена возможность использования матричного подхода к определению численности ключевых исполнителей. Построение расчётной матрицы для определения необходимой численности ключевых исполнителей было основано на соблюдении, принятых при исследовании, следующих базовых принципов:
147
[ fl ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ
1. Объективность, как возможность с помощью матрицы рассчитывать и обосновывать реально необходимую численность штатных единиц с приемлемым уровнем отклонения.
2. Универсальность, которая могла бы обеспечить возможность учета специфики работы ключевых исполнителей, ориентированных на совместную деятельность по обеспечению выполнения основных функций.
3. Вариативность подходов к определению трудовых норм, исходя из многообразия видов и содержания работ, определяемых особенностями выполнения функций.
4. Простота применения, обеспечивающая возможность практического применения должностными лицами, имеющими и не имеющими специальных знаний в сфере нормирования труда.
5. Наглядность, предусматривающая расчёт, отображение влияния изменений в объёмах, организации и технологиях выполнения работ на численность персонала.
6. Оптимальность состава и содержания переменных в расчетных формулах, в первую очередь, требующих дополнительных исчислений.
7. Учет действующих законодательных нормативно-правовых актов и внутренних нормативных документов организации в целом, соответствующего подразделения, а также подразделений, непосредственно взаимодействующих с объектом исследования.
В результате была построена многофакторная матрица с использованием Excel, в основе которой содержится ряд вспомогательных матриц, детализация которых представлена далее.
Новизна данного подхода состоит в том, что расчёт оптимальной численности ключевых исполнителей приобретает именно динамический, а не распространённый при определении численности персонала статический характер. По сути, строится динамическая многофакторная модель, имеющая прикладной характер и позволяющая обосновывать ряд управленческих решений. Факторы, выделенные экспертным путём, в дальнейшем могут рассматриваться, как направленно изменяемые и непосредственно влияющие на численность персонала.
Матричный подход позволяет вводить изменения, направленные на любые мероприятия, связанные с повышением организационно-технического уровня выполняемых работ, и определять их влияние на необходимую численность. Это позволяет обосновать и в дальнейшем решать значимые для предприятия проблемы, например:
— определение наиболее значимых мероприятий, параллельно рассчитывая прочие затраты на их выполнение;
— обоснование необходимости внутренних перемещений, изменений в содержании и объёме выполняемых работ ключевых исполнителей;
— расчёт численности, что особенно важно с точки зрения соблюдения ТК и требований коллективного договора предприятия (если таковой имеется) и так далее.
Кроме вышесказанного, данный подход может быть использован в разработке системы стимулирования персонала, ориентированной на достижение цели и задач деятельности подразделений в рамках предприятия.
Исследования потребовали разработки и заполнения вспомогательных расчётных матриц. На рисунке 1 представлен пример матрицы с исходной информацией.
В данной вспомогательной первичной матрице определяется расчётный период сбора информации, как правило, это один год. Если не наблюдается сезонных колебаний в загрузке предприятия или других особенностей, то это может быть день, неделя, месяц. В дальнейшем эти значения могут быть пересчитаны в годовые показатели с необходимой коррекцией. Могут быть использованы статистические данные, собранные в течение предыдущего года (такой учёт, как правило, ведётся или необходимо вести руководителями подразделений).
Рассматриваются стандартные документы. В матрицу 1, они занесены, как вид документа: a,, а2 ... an. Номенклатура и ассортимент могут показаться огромными и даже невозможными для
Период сбора информации -
Вид документа a1 a2 a3 a4 a n
Количество видов всех документов по укрупнённым группам b1
Ь2
b n
Итого
Вывод численности по предприятию или структурному подразделению: Подразделение 1.
Вид документа a1 a2 a3 a4 a n
Количество вида документов по укрупнённым группам b1
Ь2
b n
Итого
Факторы, влияющие на продолжительность работ
Фактор 1 -
Фактор 2 -
- -
Фактор n -
Рис.1. Матрица 1 «Исходные данные».
использования в расчётах, однако важно привязывать оценку трудовых затрат к показателям деятельности организации. Поэтому ТМЦ были разбиты на укрупнённые группы в зависимости от наблюдаемых экспертами различий: в документальном оформлении; погрузо-разгрузочных работах; особенностей хранения; в способах доставки и отгрузки потребителям.
В целях упрощения расчётов были выделены основные группы ТМЦ по однородным признакам, например:
— общезаводские и вспомогательные материалы (ОВМ), куда могут входить материалы для капитального ремонта (МКР) и материалы для капитального строительства (МКС);
— оборудование, входящее в сметы строек (ОВСС);
— оборудование, не входящее в сметы строек (ОНСС), что обуславливает ряд сложностей, связанных с постановкой на учёт и, следовательно, увеличение временных затрат на операции с ними связанные и т.д.
Желательно, чтобы количество укрупнённых групп было немногочисленным. В матрицу 1 они занесены, как количество вида документов по укрупнённым группам ТМЦ, как: b1,
b ... b
В первичной матрице экспертами выделяются факторы первого уровня, то есть влияющие на все затраты, в том числе, на продолжительность выполнения работ ключевыми исполнителями. Экспертами могут являться не только исследователи, но и руководители, опытные специалисты организации. Единицы измерения факторов могут быть, как абсолютными величинами, так и долевыми. Например, количество складов и открытых площадок для хранения, доли по видам применяемого транспорта, доли соответствия ТМЦ при приёмке и отгрузке и так далее. На предприятиях должен быть организован учёт таких данных. Следует просто сделать запрос и информация может быть применена для расчётов.
Особое внимание необходимо уделять значимым процессам, например, хранению и операциям с ним связанным. Пренебрежение к соблюдению правил хранения, при стремлении увеличить объёмы выполняемых работ в целом, может нанести прямой материальный ущерб организации и другие потери. К ним относятся: контроль состояния ТМЦ, соблюдение правил пожарной безопасности и другие операции.
Исходные данные являются отражением текущей ситуации, но можно вносить изменения в зависимости от достигнутого организационно-технического уровня работ и автоматически получать новую расчётную численность ключевых исполнителей.
1 48
ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ
(Я
Далее необходимо непосредственно измерить единичные, а далее рассчитать суммарные временные затраты на выполняемые операции с учётом их количества. На рис.2 представлен пример вспомогательной матрицы с единичными временными затратами на операции по укрупнённым группам ТМЦ, выполняемым ключевыми исполнителями.
Процесс 1 — приёмка, мин.
Ключевой исполнитель
Укрупнённые группы 1.К.1 1.К.2 1.К.3 ncm Итого
min max min max min max min max
Ь1
Ь2
-
bn
Рис. 2. Фрагмент матрицы 2 «Единичные временные затраты на операции».
Матрица построена на основе измерения единичных временных затрат на двух групп ключевых исполнителей: экономистов по МТС и кладовщиков вне зависимости от географии расположения рабочих мест.
Для построения матрицы, выделяются основные процессы (приёмка, хранение, отгрузка) и последовательно описываются операции, выполняемые каждой группой КИ. Уровень детализации операций определён с ориентацией на выявление потенциала организационно-технических улучшений. Начало и конец операций определяется по сопровождающим их документам. Исходно принято, что, очевидно, любая операция начинается или заканчивается сопровождающим её документом. Данный подход логичен, обоснован на изучении системных и несистемных документов.
В рассматриваемом примере — это основные операции приёмки, хранения и отгрузки по всем ТМЦ, выполняемые ключевыми исполнителями в отдельности (специалистами по МТС и кладовщиками) в технологической последовательности и с учётом достигнутого организационно-технического уровня. Операциям в разрезе ключевых исполнителей присвоен идентификационный код. Например, код 1Э1, в котором первая цифра может означать наименование процесса — n, в данном примере: 1 — приёмка, 2 — хранение, 3 — отгрузка. Буквенное обозначение указывает на ключевого исполнителя — с, например, Э — экономист (специалист по ТМЦ) и так далее. Последняя цифра (m) — порядковый номер операции в рамках процесса. Кроме этого, можно выделить операции, зависимые от способа их выполнения, например, использования способа перевозки. Фрагмент описания операций представлен в таблице 1.
Таблица 1
Детализация операций в рамках процессов
п/п Номер операции (в последовательности выполнения) Опе- ра- ция Крат- кое содер- жание опера- ции Тип или форма доку- мента Детализация факторов, влияющих на трудоемкость
- - - - - -
На этом этапе изучаются факторы второго уровня, непосредственно влияющие на временные затраты выполнения работ КИ. Эти факторы могут быть улучшены также за счёт повышения организационно-технического уровня работ.
Временные затраты на операции рассматриваются, как универсальные для всех исполнителей и измеряются по обоснованному экспертами выбору сотрудников методом фотохронометража по минимальным, средним и максимальным значениям. Минимальные значения (min) получены во время прямых измерений при наблюдениях без учёта факторов, влияющих на продолжительность операций. Так при заполнении документов рассматривается минимальное количество позиций, выполнение работы КИ с большим опытом работы и т.д. Максимальные
значения (max) выставляются на основе учёта опыта работы (экспертной оценки) руководителей и высококвалифицированных специалистов на основе оценки ими факторов, влияющих на временные затраты на выполнение операций. В дальнейшем расчётным методом выведены средние значения (midl).
Акцент сделан на основные операции. Другие работы, фрагментарного характера (служебные записки, решение вопросов разногласий и т.д.) являются необходимыми промежуточными операциями, но они не вносят существенных изменений в расчёты. При необходимости они могут быть учтены введением поправочного коэффициента.
Временные затраты на операции включают в себя перемещения, голосовые нагрузки, особо учитывались работы проводимые на открытом воздухе, что связано с влиянием климатических условий, особенно для кладовщиков. В дальнейшем это позволит разработать мероприятия по исключению или сокращению неблагоприятных факторов второго уровня.
Единичные временные затраты, а затем и суммарные, являются отражением достигнутого организационно-технического уровня выполнения работ. В них могут быть внесены изменения в случае их улучшения. Например, совершенствование программного продукта, позволяющего получать некоторые документы автоматически и организационно-технические решения, сокращающие и даже исключающие временные затраты на операции.
Суммарные временные затраты на выполнение операций в рамках процесса ключевыми исполнителями рассчитывается автоматически после заполнения и введения изменений в предыдущие вспомогательные матрицы. Затем получаем итоговый расчёт численности ключевых исполнителей (рис.3).
min — зелёная зона Процесс 1 Процесс 2 Процесс 3
КИ 1 КИ 2 КИ 1 КИ 2 КИ 1 КИ 2
ь1 - - - - - -
Ь2 - - - - - -
- - - - - - -
b n - - - - - -
Итого - - - - - -
Всего (час.) - -
Всего (чел.) - -
midl — жёлтая зона Процесс 1 Процесс 2 Процесс 3
КИ 1 КИ 2 КИ 1 КИ 2 КИ 1 КИ 2
b1 - - - - - -
Ь2 - - - - - -
- - - - - - -
b n - - - - - -
Итого - - - - - -
Всего (час.) - -
Всего (чел.) - -
max -красная зона Процесс 1 Процесс 2 Процесс 3
КИ 1 КИ 2 КИ 1 КИ 2 КИ 1 КИ 2
ь1 - - - - - -
Ь2 - - - - - -
- - - - - - -
b n - - - - - -
ИТОГО - - - - - -
Всего (час.) - -
Всего (чел.) - -
Рис. 3. Итоговая матрица «Расчётная численность ключевых исполнителей».
Заключительная матрица демонстрирует окончательный результат и позволяет получить минимальный, максимальный прогнозы оптимальной (нормативной) явочной численности ключевых исполнителей по подразделению или в необходимом разрезе.
Окончательное нормативное значение рекомендуется выбирать по среднему (жёлтая зона) или минимальному (зелёная
149
[ fl ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ
зона) расчётному показателю, так как на каждом из этапов вычислений происходит округление значений, что вызывает рост накапливаемой погрешности, и увеличивает расчётную численность персонала (на 5-7%). Такой выбор определяется и необходимостью достижения нормальной напряжённости труда, его интенсивностью.
Полученные расчётные значения в часах, затем переведённые с учётом годовой нагрузки в численность ключевых исполнителей являются отражением достигнутого организационнотехнического уровня выполнения работ.
Дальнейшие управленческие решения или разработка мероприятий, позволяющих влиять на улучшение многочисленных, заложенных в матрицы, факторы первого и второго уровня, позволят автоматически получить новую расчётную численность ключевых исполнителей. Не будет необходимости проводить дополнительные разовые исследования. Организация получает инструмент, позволяющий моделировать управленческие решения, приобретается их динамика.
Однако в любой системе измерения существуют недостатки. В данном методическом подходе к ним можно отнести: возможные погрешности при занесении данных; укрупнённый учёт факторов, влияющих на продолжительность выполнения операций; неполноту учёта операций и т.д. Недостатки устраняются совершенствованием самой матрицы, применением других методов измерения. Так дальнейшие разработки ведутся в направлении применения интеллектуальных технологий моделирования. [4, 5, 6]
В качестве заключения подчеркнём новизну разработки, которая состоит в следующем:
— введено понятие «ключевые исполнители», учитывающее значимость определённых групп персонала в выполнении основных процессов, но без учёта деления таковых на специалистов и рабочих;
— сформулированы базовые принципы измерения численности в подразделениях и предприятиям в целом;
— детализированы факторы, влияющие на временные затраты и численность ключевых исполнителей. Факторы разделены на факторы первого уровня — организация работ в целом по предприятию, в целом по подразделению, и второго уровня — организация труда непосредственно на рабочих местах;
— использован прямой метод измерения временных затрат с выделением измерений минимальных, оценки максимальных и расчёта средних значений;
— применён метод привязки к объёму выполняемых работ на основе выделения укрупнённых групп ТМЦ в условиях широкой номенклатуры и ассортимента;
— обоснована возможность применения многофакторной детализированной динамической матрицы для моделирования — исследования влияния изменений факторов первого и второго уровней на повышение организационно-технического уровня работ;
— определены достоинства и недостатки нового методического подхода, а также направления совершенствования, в том числе применение интеллектуальных технологий моделирования.
Литература
1. Бычин В.Б., Новикова Е.В. Нормирование труда в условиях рыночных отношений // Нормирование и оплата труда в промышленности. — 2015. — №2. — С. 13-16.
2. Пиль Э.А. Математическая модель корпорации // Проблемы современной экономики. — 2008. — № 3 (27).
3. Рофе А.И. Организация и нормирование труда: учебник для вузов. — 2-е изд., доп. и перераб. — М.: МИК, 2011. — 407 с.
4. Гуреев К.А., Гуреева Е.Г Intelligent Technologies in the Process of Business Units Behavior Modelling // Actual Problems of Economics. Kyiv. — 2014. — № 1(151). — С. 496-504.
5. Гуреев К.А., Гуреева Е.Г., Голубева О.С. Интеллектуальные технологии принятия решений в задачах управления трудовыми ресурсами как категорией инвестиционных затрат // Экономика и предпринимательство. — 2012. — № 6(29). — С. 457-463.
6. Харитонов В.А., Белых А.А. Технологии современного менеджмента / ПГТУ. — Пермь, 2007. — 190 с.
ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ КВАЛИФИЦИРУЮЩИХ ИНФОРМАЦИЮ ПРИЗНАКОВ УЧЕТНО-ИНТЕГРИРОВАННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ХОЛДИНГОМ
К.В. Авдиенко,
аспирант кафедры бухгалтерского учета и аудита Санкт-Петербургского государственного экономического университета
В статье автор предлагает использование четырех принципов разработки системы квалифицирующих информацию признаков: 1. Ориентированность на удовлетворение информационных потребностей управления холдинга;
2. Однократность ввода данных, путем кодирования квалифицирующих информацию признаков; 3. Связанность квалифицирующих информацию признаков; 4. Соответствие квалифицирующих признаков объектов учета и объектов бюджетирования.
Ключевые слова: квалифицирующие информацию признаки, управленческий учет, холдинг.
УДК 657 ББК 65.05
Достижение эффективности управления, в том числе эффективности реализации функции контроля возможно только при интегрированном подходе к учетно-информационному обеспечению, основанному на использовании единого информационного пространства. Вопросы организации интегрированного обеспечения управления в большинстве своем рассматриваются с точки зрения информационных технологий [3, 4, 5]. Потенциал же комплексного подхода, предполагающего построение учетно-интегрированного обеспечения управле-
ния с применением положений информационных технологий, недостаточно раскрыт и является особо актуальным.
Учетно-интегрированное обеспечение представляет собой систематизированную совокупность информационных ресурсов состоящих из данных бухгалтерского, управленческого, налогового и статистического учетов, а также другой количественной и качественной информации об объектах учета и бюджетирования, взаимосвязанных посредством квалифицирующих информацию признаков. Под квалифицирующим
1 50
