CC BY
42
Бизнес-процесс проверки благонадежности контрагентов как элемент системы
внутреннего контроля организации
The business process of verifying the reliability of counterparties as an element of the
organization's internal control system
Яковлева Милана Андреевна
Студент 2 курса Факультет Финансы и кредит Санкт-Петербургский государственный экономический университет
e-mail: milana-yakovleva@mail.ru
Yakovleva Milana Andreevna
Student 2 term Faculty of Finance and credit St. Petersburg State University of Economics e-mail: milana-yakovleva@mail.ru
Аннотация.
В статье обосновывается важность и необходимость наличия бизнес-процесса проверки благонадежности контрагентов в системе внутреннего контроля каждого хозяйствующего субъекта, описываются возможные риски сотрудничества с ненадежными поставщиками. В исследовании приведен пример механизма выстраивания бизнес-процесса проверки контрагентов внутри компании. Предложены четыре основных элемента: оптимизация бизнес-процесса за счет деление проводимых проверок по типам и видам; определен порядок запуска того или иного типа и вида проверок; описан процесс назначения ответственных сотрудников; и выделены критерии и направления проверки контрагентов.
Annotation.
The article substantiates the importance and necessity of having a business process for verifying the reliability of counterparties in the internal control system of each business entity, describes the possible risks of cooperation with unreliable suppliers. The study provides an example of a mechanism for building a business process for checking counterparties within a company. Four main elements are proposed: optimization of the business process by dividing the checks carried out by types and types; the procedure for launching a particular type and type of checks is defined; the process of appointing responsible employees is described; and the criteria and directions of counterparty verification are highlighted.
Ключевые слова: система внутреннего контроля, риски, проверка контрагентов на благонадежность, критерии оценки благонадежности контрагентов.
Key words: internal control system, risks, verification of counterparties for reliability, criteria for assessing the reliability of counterparties.
Система внутреннего контроля (далее - СВК) в организации состоит из сложной структуры упорядоченных элементов, взаимодействие которых позволяет добиться поставленных перед данной системой целей.
Деятельность каждого хозяйствующего субъекта сопряжена с рисками. Управление ими является неотъемлемым процессом, осуществляемым в рамках системы внутреннего контроля. Происходит это за счет применения контрольных действий (процедур). Внутри компании данные контрольные процедуры реализуются в виде бизнес-процессов, которые должны быть разработаны с учетом особенностей её организационной структуры и рисков, присущих конкретному экономическому субъекту и закреплены во внутренних нормативных актах компании.
Экономическая деятельность любой компании предполагает взаимодействие с большим количеством контрагентов (далее КА), оформление договорных отношений как с покупателями, так и поставщиками. Данный механизм напрямую оказывает влияние на формирование доходов и расходов хозяйствующего субъекта, исходя из чего становится очевидной роль бизнес-процесса проверки контрагентов на благонадежность.
Стоит отметить, что функционирование данного бизнес-процесса имеет как внутреннюю производственную потребность с целью минимизации рисков, связанных с невыполнением условий договора поставщиками (нарушением сроков исполнения, несоответствием качественных или количественных характеристик результата, продукции заявленным в договоре требованиям и тд.); неплатежеспособностью КА, так и внешнюю, выраженную в необходимости налогоплательщика соответствовать требованиям налогового органа по части проявления должной осмотрительности при выборе КА для подтверждения обоснованности полученной налоговой выгоды.
Недостаточная осмотрительность при выборе КА служит причиной оспаривания правильности получения вычета по налогу на добавленную стоимость и обоснованности занесения налогоплательщиками некоторых видов расходов в состав затрат при расчете налога на прибыль [1].
Далее будет предложен механизм выстраивания бизнес-процесса проверки контрагентов внутри компании, основанный на судебной практике и разъяснениях ФНС России [3].
1. Для оптимизации данного процесса, т.е. для наиболее выгодного соотношения затраченных трудовых и временных ресурсов и уровнем риска сотрудничества с тем или иным поставщиком необходимо структурировать проводимые проверки по видам и типам, закрепить регулярность их проведения и определить обстоятельства, когда требуется их проведение. Проверки по типу могут быть разграничены, исходя из предмета договора. Вид и характер деятельности налогоплательщика напрямую определяет те товары, работы или услуги, которые приобретаются им в процессе договорных отношений с КА и исходя из которых можно выделить основные группы поставщиков.
1.1 Например, по типу проверки поставщики налогоплательщика, основная деятельность которого связана с оказанием транспортно-логистических услуг, могут быть поделены на:
- Арендодателей объектов недвижимости (при заключении договоров аренды недвижимого имущества под складские помещения, офисы, пункты приема и выдачи, земли под стоянку транспортных средств и тд.);
- Диспетчеров по оказанию транспортно-логистических услуг и услуг по перевозке грузов (в случае, если помимо собственных транспортных средств налогоплательщиком привлекаются сторонние перевозчики);
- Поставщиков поддонов и пиломатериалов (для упаковки и транспортировки груза);
- Поставщиков горюче--смазочных материалов;
- Поставщиков с высокой долей ФОТ (с высокой долей затрат на оплату труда в себестоимости, например аутсорсинг персонала, поставщики услуг по уборке территорий и тд.)
- Иностранных контрагентов (проверка нерезидентов);
- Прочих поставщиков (в данную категорию могут быть отнесены поставщики, которые не во шли в другие категории).
1.2.1 Вид проверки может зависеть от глубины и регулярности проводимого анализа КА. В свою очередь глубина изучения информации о поставщике может зависеть от существенности сделки для налогоплательщика. Критерии существенности сделки (виды сделок, цена сделки, способы и формы расчетов, вероятность причинения убытков и т.п.) определяются индивидуально с учетом особенностей каждого конкретного бизнеса [1]. Если КА новый, налогоплательщик ранее с ним не сотрудничал, либо прошло длительное время после проведения последней проверки действующего поставщика, то требуется расширенная проверка для всестороннего анализа, которая соответственно будет являться самой трудоемкой. В рамках данной проверки будет проводиться проверка поставщика в соответствии с требованиями ст. 54.1 Налогового кодекса РФ с целью проявления должной осмотрительности и определения налогового статуса контрагента и наличия у него достаточных ресурсов для исполнения договора. Она в обязательном порядке должна проводиться перед
заключением договора с КА и далее с установленной регулярностью. Частота проведения данной проверки может быть один раз в год.
1.2.2 При необходимости можно выделить второй вид проверки для потенциальных КА, сумма договора с которым не будет превышать установленного внутри компании-налогоплательщика определенного лимита, достижение которого потребует проведения расширенной проверки. Сотрудниками будет проводиться оценка поставщика по определенному базовому усечённому количеству критериев из расширенной проверки, что позволит, с одной стороны, сократить трудозатраты, а с другой - нивелировать возможные риски.
1.2.3 Третий вид выделяемой проверки менее трудоемкий, смысл которой будет заключаться в обновлении информации только по части критериев из расширенной проверки: подтверждение достаточности ресурсов для выполнения взятых на себя обязательств по договору и контроль налогового статуса. Данную проверку целесообразно проводить один раз в квартал для действующих поставщиков, которыми ранее уже пройдена расширенная проверка.
2. Следующим шагом необходимо определить порядок запуска того или иного вида и типа проверки. В случае частичной автоматизации данного бизнес-процесса в информационной системе налогоплательщика, можно установить ручной запуск проверки ответственным сотрудником с целью дальнейшего заключения договора с поставщиком и автоматический запуск, например, при превышении определенного суммового лимита оборота, при истечении срока предыдущей проверки.
3. Во внутреннем линейно-нормативном акте (далее - ЛНА) должен быть установлен порядок назначения ответственных сотрудников за прямое взаимодействие с поставщиком и сбор документов, необходимых для проверки. Требуется закрепить за структурными подразделениями ответственность за проведение конкретных видов и типов проверок. Специалисты данных подразделений будут осуществлять анализ полученной информации и давать оценку возможных рисков в пределах своей компетенции (специалисты юридического и налогового отделов, службы экономической безопасности и т.д.).
4. Важным этапом является разработка перечня критериев для проверки. Данный перечень должен формироваться с учетом требований статьи 54.1 НК РФ, а именно налогоплательщик должен иметь доказательную базу того, что операция имела место в действительности и получено исполнение по сделке налогоплательщиком; исполнение обязательства было совершено надлежащим лицом [2, 3].
Далее будут предложены критерии и направления проверки, необходимые для этого документы:
• Подтверждением фактического существования КА будет выступать выписка из ЕГРЮЛ, и отсутствие информации о ликвидации и банкротстве.
• На законность деятельности контрагента будет указывать отсутствие в Уставе ограничений на заключение сделок. В случае заключения договора аренды имущества следует получить свидетельство о праве собственности или выписку из ЕГРН, убедиться в отсутствии ограничений по использованию, владению и распоряжению имуществом.
• Осуществление определенных видов деятельности требует наличия специальных разрешительных документов: лицензии, свидетельства СРО, сертификата, паспорта качества ГСМ и т.д.
• Также следует убедиться в соответствии цели заключаемой сделки и видам деятельности, зарегистрированных в учредительных документах или выписке ЕГРЮЛ.
• По мнению некоторых арбитров проверка факта местонахождения и ведения деятельности КА по адресу, указанному в учредительных документах или договоре, является важным контрольным действием по проявлению должной осмотрительности [4].
• Подписант договора должен обладать такими правомочиями. Для подтверждения данного факта
следует запросить протокол выбора генерального директора или приказ о вступлении в должность, либо доверенность на представителя.
• Факторами риска также может выступать аффилированность и массовость участников и руководителей контрагента. Нужно убедиться в благонадёжности участников КА, в отсутствии аффилированности с сотрудниками компании и участия в других компаниях, официально не входящих в одну группу компаний («массовый» руководитель/ учредитель), либо участия в компаниях, не сдающих отчетность, принудительно ликвидированных по решению ФНС.
• Стоит также проанализировать участие КА в судебных разбирательствах, а именно изучить предмет и сумму спора, способны ли они повлиять на возможность заключения сделки.
• Используя открытые источники, налогоплательщик может убедиться в отсутствии негативной информации о КА: наличие статей, отзывов и т.д.
• Следующий этап — это получение подтверждения применяемой системы налогообложения. У плательщиков НДС можно запросить декларацию за последний отчетный период для оценки доли вычетов по НДС. Высокая доля вычетов, нехарактерная для основного вида деятельности, может свидетельствовать о применении схем с «бумажным» НДС. Риск возникновения «разрывов» по НДС можно оценить, сопоставив долю вычетов и среднюю зарплату сотрудников КА. В случае, когда средняя зарплата ниже уровня среднеотраслевой по региону или вовсе приближена к уровню МРОТ- имеет место риск применения незаконных схем и выплаты «серой» зарплаты.
• Большое внимание следует уделить проверке достаточности ресурсов: материальных и трудовых. В случае с материальными- подтверждающими документами может служить: в отношении недвижимого имущества- выписка из ЕГРН, право собственности, документы на транспортные средства, наличие основных средств и запасов на балансе (согласно предоставленной бухгалтерской отчетности или заверенным подписью и печатью оборотно-сальдовым ведомостям по счетам учёта ценностей). Трудовые ресурсы могут быть подтверждены предоставлением форм отчетности: Расчета по страховым взносам, Сведения о застрахованных лицах или трудовыми договорами с сотрудниками. Количество трудовых и материальных ресурсов должно соответствовать планируемым оборотом с КА.
• Факт не сдачи бухгалтерской отчетности, либо ее нулевые показатели также может свидетельствовать о ненадежности КА.
На основе вышеперечисленной информации налогоплательщик должен выработать критерии, не соответствие которым будет оцениваться по бальной системе. Количество баллов, присуждаемое за несоответствие тому или иному критерию, должно соответствовать его важности. По сумме балов будет выноситься решение о надежности, сомнительности или ненадежности КА.
Подводя итог, следует отметить, что бизнес-процесс проверки контрагентов на благонадежность является неотъемлемым элементом СВК современного налогоплательщика. Выявление и оценка возможных рисков сотрудничества с тем или иным КА поможет выработать мероприятия по их снижению, подготовить соответствующую доказательную базу для фискальных органов и в целом обезопасить себя от разного рода потерь. Предложенный вариант организации исследуемого бизнес-процесса и критерии оценки не являются избыточными. Они должны дополняться и корректироваться под каждого налогоплательщика индивидуально, учитывая особенности его деятельности.
Список используемой литературы:
1. Михайлова Ю. Ст. 54.1 НК РФ, или новый стандарт должной сомотрительности [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.garant.ru/ia/opinion/author/mihaYlova/1455074/ (дата обращения: 09.04.2022
г.)
2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 1 [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ (в редакции от 26.03.2022 г.). Доступ из справ.-правовой системы «Консультант плюс».
3. О практике применения статьи 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации [Электронный ресурс]: Письмо ФНС России от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@. Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
4. Учетно-аналитическая система: теория и практика. Монография / Л.В. Андреева, Т.В. Бодрова, Е.В. Зубарева и др. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2020. - 213 с.
