CC BY-NC-ND
150
Е.А. Рядченко
БИЗНЕС-АРХИВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
В статье раскрываются потенциальные возможности бизнес-архива, как особого вида научно-практической деятельности, способного оказать влияние на степень эффективности управления предприятием. Отмечается, что потенциал бизнес-архива в деятельности организаций практически не используется, менеджеры зачастую не видят возможностей использования бизнес-документации в управлении и стратегическом развитии компании. Происходит недооценка значимости исторической информации для непосредственной практической деятельности, неумение ее использовать в своей работе. В этой связи особое внимание необходимо уделить изучению культуры и практики управления, пониманию роли и возможности включения бизнес-архива в процесс управления организацией, механизма его взаимодействия с другими подразделениями.
Ключевые слова: информационные ресурсы, бизнес-архив, документ, управление документацией.
Повышение эффективности управления неизбежно требует совершенствования работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на документе. Сегодня, в период системного подхода к управлению, суть которого заключается в изучении «целого» путем разложения его на составляющие, с анализом характеристик и правил взаимодействия, происходят значительные изменения в понимании объектов и целей управления. Появляются такие понятия, как «стратегические цели», «ключевые показатели результативности бизнеса», «бизнес-процессы», «информационные ресурсы», происходит разделение ресурсов предприятия на материальные и нематериальные
© Рядченко Е.А., 2014
(информационные), что заставляет по-новому взглянуть на документы. В новых условиях каждый документ - это составляющая информационных ресурсов компании, более того, документированная информация составляет основу управления, она полноценный ресурс производства, важный элемент социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления1. За управление документами отвечает система управления документацией, обеспечивающая поддержку работы компании по всем стратегическим направлениям деятельности (взаимоотношения с клиентами, производство, управление внутренними процессами) и подчиняющаяся единой системе информационного менеджмента компании.
С другой стороны, система управления документацией является частью единой системы управления предприятием. Подчиняясь законам управления, она должна обеспечивать поддержку всех управленческих задач по планированию, организации, контролю. По принятой терминологии это регламентация, обработка, учет, анализ, хранение и дальнейшее использование. Таким образом, происходящие изменения в осознании места документов в жизни предприятия отражают наметившуюся в последнее время тенденцию «возвращения к истокам» - позиционированию системы управления документацией как элемента информационного обеспечения единой системы управления предприятием. При построении системы управления документацией на предприятии мы должны исходить из системы стратегических целей развития бизнеса, определяющих характер, содержание и форму обрабатываемой информации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия2.
«Управление документацией» как универсальный термин обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Специалисты неоднократно отмечали важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как неотъемлемую составную часть информационных ресурсов организации. Однако вопросы управления документацией в качестве самостоятельных в отечественной литературе до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных работах наблюдаются попытки ввести управ-
ление документацией как предмет исследования в постановочном плане, основываясь на зарубежном опыте и выделяя его как перспективное направление развития отечественного документоведе-ния и организации делопроизводства3.
На XV Международном конгрессе архивов было уделено серьезное внимание вопросам управления документацией. Международный стандарт 180 15489-20014 включает рекомендации по внедрению рациональной системы управления документацией в организациях. Основная идея стандарта в том, что ДОУ - это неотъемлемая часть управления, формирующая информационный ресурс организации в целях корпоративного сотрудничества. Делопроизводство позволяет защитить и сохранить документы как свидетельство деятельности организаций и источник информации о деловых процессах5. Однако, как показывают наблюдения, менеджеры компаний зачастую не видят возможностей использования бизнес-документации в управлении и стратегическом развитии фирмы, в то время как еще В. Зомбарт отмечал как само собой разумеющееся, что отчетность составляет железный остов капиталистического духа6. Поэтому важно определить круг умений и навыков, необходимых для современного менеджера, в том числе и в сфере его работы с документацией.
Значимость этого вопроса подчеркивал А. Файоль, который усиленно занимался проблемами поведения администратора и составил подробный список качеств, которыми он должен обладать: «сознательная, твердая, упорная воля; активность, энергия и, в известных случаях, отвага; мужество ответственности; чувство долга, забота об общем интересе»7. Нисколько не умаляя значение этих качеств, тем не менее хочется особо подчеркнуть, что, реализуя стратегию эффективного развития компании и заботясь об общем интересе, необходимо уметь использовать все ресурсы, в том числе и документальные. К сожалению, мало что изменилось со времени, когда в начале ХХ в. профессор Н.С. Грас отмечал: «Большинство деловых людей сохраняют к прошлому всё то же отношение: единственный его удел - забвение. Ну, в самом деле, какой в нем может быть прок, если проблемы, решение которых необходимо в настоящем, настоящим же и порождены?»8 Это большое заблуждение, которого, увы, не избежали и современные управленцы. Преобразования, осуществляемые в экономике, обязательно должны опираться на исторический опыт. История экономики выполняет определенную прогнозирующую функцию, то есть предвидеть будущее развитие того или иного явления возможно, только опираясь на историческое прошлое. Любое экономическое явление име-
ет историческое прошлое9, и тем более важно это учитывать в условиях кризиса.
Но дело не только в развитии экономической истории, где для проведения исследований необходима источниковая база и определение статуса бизнес-документации как исторического источника, что, безусловно, должно изменить отношение к организации сохранности этих документов. Эта проблема заслуживает особого внимания и самостоятельного исследования. Дело в том, что потенциал бизнес-архива в деятельности компании практически не используется, и причиной тому является недооценка значимости исторической информации для непосредственной практической деятельности фирмы, неумение ее использовать в своей работе. А это уже, как говорится, «человеческий фактор» и недостаточная профессиональная подготовка управленцев разного уровня. Как говорится, «die Sache steht und fallt mit dem Menschen» - дело держится на людях и рушится из-за них.
Известно, что к моменту становления бизнес-архивов в Европе и США, архивы компаний становятся не только необходимым элементом и обязательным атрибутом фирмы, но и средством технического обеспечения производства, выполнения ее организационно-коммерческих задач10. Исследователи отмечают, что одной из причин организации бизнес-архива или промышленного архива на предприятии была необходимость контроля за деятельностью предприятия, который выражался в сборе и обработке данных за несколько лет работы организации с целью определения ее промышленных мощностей, верности маркетинговой политики. Кроме того, бизнес-архив одновременно выступал и средством защиты интеллектуальной собственности предприятия. «Научное значение архивов определяется их содержанием, могущим служить для изучения прошлого, которое лежит в основе настояще-го»11. В свое время Ф. Тейлор отмечал, что «управление будут изучать как искусство; оно будет основано на тщательно исследованных, ясно выраженных и твердо установленных принципах»12. «Если организация должна основываться на научных данных, то ничего не может решаться на глаз, ни в одном случае не должно делаться допущения, что раз какая-нибудь работа производится по известному способу десятки лет, то она, так сказать, освящена опытом. Каждый опыт, каждая работа, каждый элемент ее должны быть изучены, разобраны так, как при химическом анализе исследуется состав какого-нибудь вещества»13. Управлять значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контро-лировать14, а какое значение придают в деловых кругах предвиде-
нию, можно судить по изречению: «Управлять - это предвидеть. Предвидеть здесь означает - исчислять будущее и подготавливать его; предвидеть - это уже почти действовать»15. Эффективная политика бизнеса отдает справедливую дань опыту16. Поэтому, разбирая какой-либо вопрос, мы подходим к нему, изучая все имеющиеся материалы. Архивы, хранящие документы, являются незаменимым, единственным в своем роде, учреждением. Из архивных документов можно извлечь самые разнообразные сведения для получения ответа на многие предъявляемые жизнью запросы. Оторванность от опыта прошлого во многих случаях бывает причиной различных ошибок17.
Корпоративная память и выживание фирмы в кризисные периоды - процессы взаимосвязанные. Можно говорить о недооценке роли бизнес-архива в управлении компанией только в том случае, когда бизнес-политика фирмы декларируется обобщенно и неконкретно и в результате оказывается никак не связана с реальной деятельностью компании. Политика бизнеса и система управления документацией взаимодействуют друг с другом. Если политика разработана грамотно, то она очень тесно связана со структурой организации предприятия, его предназначением, целями и деятельностью. В основе политики бизнеса лежит понимание той существенной роли, которую документы играют в достижении предприятием успеха, а также в разработке, использовании и распространении знаний внутри компании. Посредством проведения в жизнь своей политики организации удастся усовершенствовать способы использования имеющихся знаний, документов и методов управления, а информация, содержащаяся в документах, будет способствовать формированию принципиально новых управленческих решений и подходов.
Архивы - учреждения очень древние; но своим происхождением они обязаны чисто практическим целям, в число которых изначально входили и цели управления18. Когда Ф. Тэйлор представил основные положения новой науки «Индустриальный и научный менеджмент», это произвело революцию в работе с документами на фирме. Из науки управления родился новый подход к формированию предпринимательских текущих архивов, в соответствии с которым позже была разработана современная теория и методика бизнес-архивов. Это выражалось в том, что документ, получая определенную функциональную нагрузку, становился обязательным элементом общей системы управления предприятием, его необходимо было сохранять и использовать как исходный материал для анализа ситуации на фирме.
Заслуга Тэйлора в том, что он объединил все в систему, в единое целое. Нарушение какого-либо звена в этой системе приводило к отрицательным последствиям и разрушению всей системы. Он был первым, кто применил понятие «система» к управлению производством и документацией19. И уже современные исследователи обращают внимание на то, что, документы, собранные в едином комплексе, систематизированные по тематическим, хронологическим и другим признакам, начинают работать в новом качестве -информационного ресурса, и здесь их значение как носителя информации, изучение и анализ которой могут повлиять на принятие важнейших управленческих решений, может возрасти. Зачастую это не всегда и не в полной мере понимается руководителями организаций.
Постепенно приходит понимание того, что бизнес-архивы являются особыми подразделениями предприятия, функции которых позволяют включить их в процесс управления и рассматривать как особый вид научно-практической деятельности компании. Подчеркивая потенциальные информационные возможности архива, профессор Грас приводит свидетельство менеджера по персоналу: «Представим такого сотрудника при исполнении обязанностей: старые руководители фирмы рассказывают ему ее историю, он опрашивает также молодых работников, занятых в различных службах, консультирует старых сотрудников; разумеется, он также систематизирует все имеющиеся в наличии документы. По всей вероятности, так он завладевает более всеохватной информацией, чем кто-либо еще, и в силу этого становится незаменимым человеком. Так он естественным образом входит в состав совета администрации. И оказывается, что он назначен не только для составления исторических экскурсов по современным проблемам в области рынка, персонала, организации, но и для изучения этих самых проблем как таковых»20.
Сегодня предпринимательская деятельность рассматривается как неотъемлемая составляющая экономического развития общества, поэтому особое внимание должно быть уделено изучению культуры и практики управления, пониманию роли и возможности включения бизнес-архива в процесс управления организацией, механизму взаимодействия архива с другими подразделениями фирмы. Наряду с другими подразделениями архив может принимать непосредственное участие в коммерческой деятельности, функционально и структурно интегрируясь в систему делопроизводственных, информационных и коммерческих служб. Медленно, но верно изменяется точка зрения руководства организации на роль и место
архива, а также на значение деятельности архивиста, владеющего профессиональными навыками анализа и оценки процессов и явлений, характерных для собирания, хранения и использования документов коммерческих организаций Важным становится осмысление научно-практического значения сохранения документации по истории делового мира. А. Файоль и Ф. Тейлор21, стоявшие у истоков науки управления, подчеркивали, что административное управление - это предвидение, организация, распорядительство, координирование и контроль22. Исходя из этого, в настоящем исследовании, мы остановились на потенциальных возможностях бизнес-архива как особого вида научно-практической деятельности компании, способного оказать влияние на степень эффективности управления предприятием.
Примечания
1 Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: Автореф. дис. ... д-ра ист. наук. М., 2000. С. 3.
2 Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. 1999. № 1. С. 27.
3 Ларин М.В. Указ. соч.
4 ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. (Международный стандарт ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования»).
5 Ларин М.В. Управление документацией // Отечественные архивы. 2004. № 6. С. 9.
6 Зомбарт В. Буржуа: к истории духовного развития современного экономического человека // Зомбарт В. Собр. соч.: В 3 т. СПб.: Владимир Даль, 2005. Т. 1. С. 173.
7 Файоль А. Общее и промышленное управление / Пер. Б.В. Бабина-Кореня. М.: ЦИТ, 1923. С. 3-5.
8 Грае Н.С.Б. Бизнес и история бизнеса // Анналы экономической и социальной истории. Избранное / Пер. Н. Авдониной, Е. Балаховской, А. Зайцевой, К. Кортуновой, М. Сокольской. М.: Территория будущего, 2007. С. 323.
9 Шапкин И.Н. О преподавании истории экономики // Вестник Самарской государственной экономической академии. Проблемы экономической истории России и ее регионов: современный взгляд. Мат-лы Все-рос. научно-методической конференции. Самара: СГЭА, 2004. С. 12.
10 Карапетянц И.В. Экономические архивы Западной Европы и США до начала ХХ в. М.: РГГУ, 1997. С. 155.
11 Хованский С.А. О научном значении архивов // Первый Губернский съезд архивных работников Самарской губернии. Самара: 2-я тип. «Красный Октябрь», 1926. С. 4.
12 Тейлор Ф.У. Научные основы организации промышленных предприятий. СПб.: Изд-во Л.А. Левенстерна, 1912. С. 36.
13 Каннегисер И.С. Практическое руководство по административно-хозяйственной организации производственных предприятий, в частности металлообрабатывающих. Пг., 1923. Ч. 1. С. 20.
14 Тейлор Ф.У. Тэйлор о тэйлоризме. Л.; М.: Техника управления; Ленинградская правда, 1931. С. 12.
15 Там же. С. 42-49.
16 Грас Н.С.Б. Указ. соч.
17 Хованский С.А. Указ. соч.
18 Козловский И.П. Научное изучение архивов и задачи центральных исторических архивов // Архивное дело. 1921. Вып. 1. С. 3.
19 Вдовин А.И., Заренков В.А., Згода Е.Н. История развития науки и практики управления производством. СПб.: ЛенСмецСМУ, 2001. С. 73.
20 Грас Н.С.Б. Указ. соч. С. 326.
21 Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф, Форд Г. Управление - это наука и искусство. М.: Республика, 1992. С. 9.
22 Тейлор Ф.У. Указ. соч. С. 12.
