CC BY
1
АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СОТРУДНИКА УЧЕБНОГО ОТДЕЛА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ Коваленко О.Г.1, Зотова А.А.2
'Коваленко Ольга Григорьевна - заместитель директора отдела среднего профессионального
образования,
2Зотова Анна Алексеевна - преподаватель спец дисциплин, Энгельсский технологический институт (филиал) Саратовского государственного технического
университета имени Ю.А. Гагарина, г. Энгельс
Аннотация: в статье рассматривается проблема автоматизации учебного отдела образовательного учреждения, преимущества и инструменты автоматизации, представлены рекомендации по внедрению.
Ключевые слова: учебный отдел, автоматизация рабочего места, автоматизированная система.
AUTOMATION OF THE WORKPLACE OF AN EMPLOYEE OF THE EDUCATIONAL DEPARTMENT OF AN EDUCATIONAL INSTITUTION OF SECONDARY VOCATIONAL EDUCATION Kovalenko O.G.1, Zotova A.A.2
'Kovalenko Olga Grigoryevna - Deputy Director of the Department of Secondary Vocational Education, 2Zotova Anna Alekseevna - teacher of special disciplines, ENGELS TECHNOLOGICAL INSTITUTE (BRANCH) OF SARATOV STATE TECHNICAL UNIVERSITY NAMED AFTER
YU.GAGARIN SARATOV STATE TECHNICAL UNIVERSITY, ENGELS
Abstract: the article considers the problem of automation of the educational department of an educational institution, the advantages and tools of automation, and presents recommendations for implementation. Keywords: training department, workplace automation, automated system.
УДК 681.5.0'
В современной сфере обучения непрерывно прогрессирует процесс развития, а с ним изменяются и запросы к управлению педагогическими процедурами. В особенности это относится к образовательным отделениям в учебных учреждениях среднего профессионального образования, где требуется обеспечивать высокую степень согласованности учебного процесса и результативное взаимодействие между учителями и обучающимися. Автоматизация трудозатраты работника учебного отдела становится главным решением, позволяющим упростить разнообразные процедуры и повысить уровень образования.
Эксперимент подтверждает, что вовлечение новейших информационных технологий в деловые процессы работников образовательного отдела не только совершенствует их деятельность, но и способствует более плотному сотрудничеству всех участников обучения. Данное включает в себя автоматизацию графика занятий, учет успехов и посещаемости студентов, а также электронное обращение с документами. В такой манере, автоматизация превращается не просто в моду, а в обязательность, отвечающую современным критериям качества обучения.
Введение в автоматизацию рабочего места сотрудника учебного отдела
В эпоху цифровой трансформации процессы в области образования приобретают все более активный характер и требуют от учебных учреждений оптимизации деятельности персонала. Автоматизация трудозатрат участника учебного отдела образовательного учреждения среднего профессионального образования ориентирована на упрощение повседневных задач, снижение времени обработки данных и увеличение продуктивности сотрудничества с остальными отделами и студентами.
На начальной стадии автоматизации производится исследование всех операций работного процесса учебного отдела. К ним относятся составление графика занятий, регистрация студентов на курсы, учет успехов, оформление дипломов и удостоверений, а также множество административных операций. Текущая ситуация позволяет отслеживать ограничения, потребность в поддержке информации, определение приоритетов для внедрения средств автоматизации.
Частенько в целях автоматизации применяются системы контроля академическим процессом (СКАП), которые соединяются с электронными журналами, платформами дистанционного обучения и базами данных учеников. Они допускают автоматизацию разделения нагрузки, проверку качества обучения и функционирование с документацией, гарантируют оперативное получение актуальных данных о студентах и профессорах.
Это способствует не только качеству учебного процесса, но и увеличению удовлетворенности студентов, что, в свою очередь, укрепляет имидж учебного учреждения.
Использование механизации на деле требует от работников готовности к обучению и приспособлению к новым технологиям. Это подразумевает организацию специфических тренингов и семинаров, включая создание удобной атмосферы для перевода с обычных методов деятельности на новаторские.
Таким путем, механизация работников в образовательном отделе не только значительно упрощает управление образовательным процессом и повышает его ясность, но и раскрывает новые перспективы для развития сотрудников и всего образовательного учреждения в целом.
Основные проблемы и вызовы автоматизации в учебном отделе образовательного учреждения
Оптимизация трудовой площадки в учебных подразделениях учебных заведений среднего профессионального образования является всесторонним процессом, направленным на увеличение эффективности управленческой деятельности путем внедрения современных информационных технологий.
Множество образовательных учреждений сталкиваются с обязательностью крупного обновления своих информационно-технологических ресурсов, что требует значительных финансовых вкладов. Финансовые ограничения могут замедлить процесс модернизации и механизации, сокращая результативность функционирования учебного сектора.
Много работников могут испытывать трудности с усвоением новых систем и программ, что ведет к уменьшению эффективности работы в переходном периоде. Тренировка и инструктаж сотрудников становятся главными составляющими успеха автоматизации, однако они также требуют временных и денежных ресурсов.
Третья трудность - гарантирование защиты информации. В ходе автоматизации учебного отделения происходит сосредоточение значительных объемов секретной информации о обучающихся и работниках. Следовательно, увеличивается вероятность кибернападений и утечек информации. Разработка надежной системы обеспечения безопасности данных является весьма значимым элементом всей процедуры.
В конце концов, еще одной значительной затруднительностью является сохранение постоянной актуальности сведений и их слияние с прочими информационными платформами учебного учреждения. Для гарантирования непрерывного обмена информацией между различными отделами и сервисами необходимо тщательно разработать структуру информационной системы и процедуры ее обновления и поддержки.
В таком случае, удачная автоматизация трудовой станции в учебном секторе нуждается в всестороннем подходе, учитывающем не только технический аспект вопроса, но и необходимость социальной приспособляемости персонала, обеспечение безопасности информации и эффективное управление изменениями в учреждении.
Преимущества автоматизации рабочего места сотрудника учебного отдела
Оптимизация рабочего места сотрудника учебного отдела в средних профессиональных образовательных учреждениях обладает рядом плюсов, значительно повышающих результативность руководящей деятельности и уровень образовательного процесса. Вследствие применения специализированного софта, информация автоматически классифицируется, что упрощает последующий анализ и извлечение нужных данных.
Цифровой документооборот уменьшает потребность в печатных документах, что не только способствует сбережению ресурсов, но и значительно ускоряет процесс обмена информацией между разными отделами организации.
Повышение качества обслуживания, учащихся представляет собой дополнительный значимый фактор. Автоматизация механизмов дает возможность быстро реагировать на призывы учащихся, проводить анализ по успехам и посещаемости, а также более эффективно управлять графиком занятий. В дополнение к этому, автоматизация поддерживает увеличение прозрачности обучения и учебной работы, что в свою очередь усиливает доверие учеников и их родственников к учебному учреждению.
Также нельзя пренебрегать значимостью автоматизации в улучшении точности и надежности информации. Механический ввод сведений часто связан с дефектами и неточностями, в то время как автоматизированные системы обеспечивают высокую точность занесенных данных, снижая вероятность ошибок. Это особенно существенно для балансировки результатов успеваемости учащихся, финансового учета и прочих критических факторов управления образовательной организацией.
В общем, механизация труда работника учебного отдела обеспечивает систематизированную, результативную и экономичную управленческую деятельность как в аспекте времени, так и ресурсов. Это, в свою очередь, вызывает улучшение и внутреннего контрольного процесса, и качества обучающих услуг, предоставляемых учебным учреждением.
Инструменты и программное обеспечение для автоматизации учебного отдела
Для автоматизации работы работника учебного отдела в среднем профессиональном учебном учреждении требуется комплекс программного обеспечения и инструментов, который обеспечивает удобную и эффективную деятельность с большим объемом данных, документов и обработку требований студентов и преподавателей.
Такие платформы дают возможность превратить всякую активность с бумагами в цифровой формат, обеспечивая быстрый доступ к применимым бумагам, увеличение их обработки и уменьшение вероятности потери непременной информации.
Образовательные платформы (Educational Platform, EP) - непреемлемый инструмент для поддержки обучения. Система управления обучением позволяет структурировать учебные ресурсы, проводить электронные экзамены и анкетирование, контролировать академические результаты и посещаемость учащихся. Это способствует улучшению учебного процесса, гарантирует его гибкость и доступность.
Основополагающее значение исполняет и система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для поддержания хранилища информации об учащихся, а также регистрации их просьб и сообщений. CRM облегчает процесс коммуникации с учащимися, автоматизируя многие повторяющиеся процедуры.
Для более погруженного изучения информации и процессов в образовательном отделе могут понадобиться инструменты корпоративного анализа. Они содействуют исследованию результативности учебных программ, строению графика работы преподавателей и улучшению учебного процесса на основе полученной информации.
Кроме того, значимость применение облачных платформ для сохранения и манипуляции информации играет существенную роль. Эти услуги гарантируют высокую степень безопасности данных, их доступность с разных устройств и способность совместной работы над файлами, что значительно увеличивает продуктивность работников учебного отдела.
В общем, определение инструментов и программного софта для автоматизации трудового места работника учебного отдела необходимо основываться на требованиях определенного образовательного учреждения. Тем не менее, комплексное использование представленных методов может гарантировать значительную автоматизацию процессов, повышение продуктивности работы и способствовать более глубокой слиянию всех участников учебного процесса.
Рекомендации по внедрению автоматизации в учебный отдел среднего профессионального образования
Внедрение механизации в образовательный сектор среднего профессионального обучения нуждается в всеобъемлющем подходе.
Инициативой создания автоматизации становится проверка настоящих процессов. Требуется выполнить исследование запросов клиента и узких мест, требующих улучшения. Этот этап дает возможность определить, какие задачи рекомендуется автоматизировать в первую очередь, с целью достижения максимального благоприятного воздействия.
По сему уместно разработать техническое поручение на информационную систему. Необходимо обратить внимание на внешний вид, удобство применения платформы кадров учебного отделения, возможности слияния с применяемыми программными элементами.
После этого происходит отбор поставщика софтвера. Существенно обеспечить пластичность и расширяемость автоматизированной платформы, что даст ей возможность приспосабливаться к изменениям в процессах и законодательстве.
Тренировка коллектива - главный фактор удачного осуществления автоматизации. Работники обязаны осознавать основы функционирования новой концепции, владеть навыками разрешения фундаментальных задач и иметь понимание о том, как обратиться за поддержкой при возникновении проблем.
Получение обратной информации от клиентов даст возможность оперативно вносить изменения в процессы и улучшать удовлетворенность функционированием системы.
Задача автоматизации - не замещать персонал, а увеличить продуктивность их деятельности. Корректно внедренная механизация совершенствует процессы более прозрачными и сократит количество повседневных заданий, предоставляя работникам больше шансов для решения творческих и аналитических задач.
Список литературы /References
1. "Автоматизация рабочего места сотрудника учебного отдела: практическое руководство" - Савушкин В.Н., 2021.
2. "Эффективное использование информационных технологий в учебном процессе" - Иванов И.И. ,2021
3. "Основы автоматизации учебного процесса" - Петров П.П., 2022.
4. "Инновационные технологии в образовании: практическое применение" - Сидоров С.С., 2023.
5. "Развитие компетенций современного педагога в условиях цифровизации образования" - Кузнецова Н.А., 2022.
