CC BY
83
УДК 65.011.56: 338.262
А.В. Бобряков, д-р техн. наук, доц., директор центра отраслевых информационно-аналитических систем МЭИ, 8(495)362-78-56, [email protected] (Россия, Москва, ФГБОУ ВПО «Национальный исследовательский университет «МЭИ»),
А.И. Гаврилов, зам. зав. кафедрой, 8(4812)65-04-57, gav [email protected] (Россия, Смоленск, филиал ФГБОУ ВПО «Национальный исследовательский университет «МЭИ» в г. Смоленске), Д. А. Щербаков, инженер 1 категории, 8(4812)65-04-57, [email protected] (Россия, Смоленск, филиал ФГБОУ ВПО «Национальный исследовательский университет «МЭИ» в г. Смоленске), М.В. Раскатова, канд. техн. наук, доц., 8(495)362-78-56, [email protected] (Россия, Москва, ФГБОУ ВПО «Национальный исследовательский университет «МЭИ»)
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ФОРМИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ ПЛАНОВ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
Рассмотрены подходы к автоматизации процессов, структура и функциональные возможности информационной системы формирования и ведения планов финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений.
Ключевые слова: бюджетное финансирование, подведомственные учреждения и организации, план финансово-хозяйственной деятельности, формирование и утверждение плана, информационная система.
Введение. Успешность реализации основных мероприятий проводимой в России реформы профессионального образования во многом определяется эффективностью экономических механизмов финансирования учреждений и организаций, подведомственных Минобрнауки России. В соответствии с [1], механизмы финансирования бюджетных и автономных государственных учреждений и организаций изменены с механизмов бюджетного сметного финансирования на финансирование субсидиями на выполнение государственного задания. Выплата субсидий производится из соответствующего бюджета, входящего в состав бюджетной системы Российской Федерации, а расчет финансового обеспечения выполнения государственного задания проводится с применением соответствующих групповых или индивидуальных нормативных затрат [1,2]. При этом основным документом, отражающим экономические аспекты функционирования и финансового положения бюджетного и автономного учреждения (организации), является План финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД).
Обязательные требования, формы и порядок формирования ПФХД установлены [3] и рядом ведомственных нормативно-распорядительных
284
документов [4,5]. В настоящее время, в соответствии с [5], формирование и ведение ПФХД и изменений к нему производится в подведомственных учреждениях и организациях (ПУиО). При этом выполнение работ по мониторингу исполнения ПФХД является функцией Минобрнауки России.
Информационная поддержка и автоматизация основных процессов мониторинга в Минобрнауки России осуществляется с использованием специализированной ведомственной информационной системы мониторинга финансово-хозяйственной деятельности подведомственных учреждений и организаций (ИСМ ФХД) [8]. Опыт эксплуатации ИСМ ФХД показал высокую эффективность ее применения для формирования информационной базы поддержки принятия ведомственных решений по управлению экономикой образовательной отрасли, повышению эффективности применения групповых нормативных затрат [6,7], а также позволил выявить основные проблемные участки, требующие первоочередной автоматизации и информационной поддержки производственных процессов. Сложность процессов формирования и ведения ПФХД в крупных подведомственных учреждениях, большое количество сотрудников и структурных подразделений, участвующих в них, необходимость проведения неоднократных изменений плана в течение финансового года, позволили сформировать в качестве одного из основных направлений развития ИСМ ФХД создание и внедрение типовой информационной системы формирования и ведения ПФХД уровня подведомственного учреждения (организации). Основными целями создания такой системы (рассматриваемой как функциональная подсистема ИСМ ФХД нижнего иерархического уровня) и ее последующего внедрения в крупных ПУиО, являются организация эффективной коллективной работы сотрудников структурных подразделений организации в процессах формирования, ведения и мониторинга исполнения ПФХД.
В работе рассматриваются особенности процессов формирования и ведения ПФХД в крупных подведомственных учреждениях и организациях, а также архитектурно-структурные и технологические аспекты реализации названной функциональной подсистемы.
Особенности процессов формирования и ведения планов финансово-хозяйственной деятельности в учреждениях и организациях, подведомственных Минобрнауки России. В формировании и ведении ПФХД (как документа, отражающего структуру доходов и расходов бюджетной организации), принимают участие практически все ее структурные подразделения, обеспечивающие формирование как доходной части бюджета (в рамках оказания государственных услуг и выполнения работ, включенных в государственное задание или оказанных (выполненных) по хозяйственным договорам), так и его расходной части в соответствии с утвержденной структурой затрат. В качестве таких структурных подразделений в учреждениях и организациях, подведомственных Минобрнауки Рос-
сии, в общем случае выступают: учебная и научно-исследовательская части; подразделения экономического профиля; различные подразделения, ведущие коммерческую деятельность по оказанию платных услуг (выполнению работ); обособленные структурные подразделения и территориально удаленные филиалы и т.д. При этом, формирование ПФХД требует назначения подразделения, ответственного за свод и агрегацию информации в целом по учреждению, в качестве которого обычно выбирается одно из подразделений экономического профиля.
Процесс формирования и ведения ПФХД включает следующие основные укрупненные этапы:
- подготовка информации для внесения ПФХД в отдельных структурных подразделениях ПУиО;
- сбор информации со структурных подразделений, свод и агрегация данных, формирование сводного плана финансово-хозяйственной деятельности ПУиО;
- согласование ПФХД с руководством ПУиО и, при необходимости, итерационная коррекция значений показателей с участием всех заинтересованных структурных подразделений.
- утверждение ПФХД;
- текущий анализ показателей финансовой деятельности ПУиО, формирование изменений к ПФХД.
При этом первый этап выполняется силами сотрудников структурных подразделений, участвующих в формировании отдельных показателей (разделов) ПФХД, второй и четвертый - подразделением, ответственным за формирование сводного ПФХД, третий и пятый - с участием всех вышеназванных структурных единиц ПУиО.
Особую сложность описанные процессы приобретают в крупных подведомственных учреждениях и организациях, что обусловлено:
- резким ростом числа структурных подразделений, принимающих участие в рассматриваемых процессах, что требует решения ряда вопросов организации совместной работы;
- большими объемами обрабатываемой информации - показателей ПФХД, характеризующих деятельность различных структурных подразделений;
- ростом номенклатуры и объемов оказываемых услуг (выполняемых работ);
- большой динамичностью изменения показателей ПФХД, требующих формирования его частых изменений в течение финансового года;
- необходимостью детализации ряда форм и показателей ПФХД (относительно форм и показателей, утверждённых приказами Минобрнау-ки России), что вызвано необходимостью учета финансовых отношений между подразделениями;
Применяемые в настоящее время в качестве средств автоматизации рассматриваемых процессов стандартные средства офисных пакетов программ (таких, например, как табличный редактор Excel), не позволяют решить большинство возникающих проблем. Использование табличного редактора без настройки первичных проверок, средств автоматической агрегации и консолидации данных усложняет процесс формирования ПФХД и увеличивает влияние человеческого фактора на корректность и достоверность сведений. Агрегация неструктурированных таблиц, поступающих от отдельных подразделений в сводный ПФХД в соответствии с утвержденными формами, требует индивидуальной настройки Excel-файлов либо рутинной ручной работы.
Средства работы с ПФХД, имеющиеся в конфигурации 1С «Бухгалтерия государственного учреждения 8», так же не лишены недостатков. Система позволяет создать план, ввести плановую информацию о поступлениях и задать параметры плана [9]. Формирование табличной части документа осуществляется по поступлению и выбытию денежных средств по статьям. Проверять плановые назначения и их исполнение можно в отчете «Сводные данные об исполнении плана ФХД»; кроме того, плановые назначения попадают в регламентированную форму 0503737. Таким образом, в Плане ФХД можно видеть только детализацию приходов и расходов по статьям, связь поступлений и расходов с оргштатной структурой учреждения (подразделениями) отсутствует.
Эффективность процессов формирования и ведения ПФХД на уровне ПУиО может быть существенно повышена за счет разработки и последующего внедрения в крупных подведомственных учреждениях и организациях специализированной информационной системы, рассматриваемой как функциональная подсистема ведомственной ИСМ ФХД и обеспечивающей:
- автоматизацию процесса формирования ПФХД и изменений к нему на уровне ПУиО за счет: поддержки процесса ввода сведений различными структурными подразделениями в единое информационное хранилище; обеспечения совместной коллективной работы пользователей; первичной проверки вводимых сведений на полноту и корректность; агрегации сведений в сводный ПФХД в соответствии с утвержденными формами;
- расширенные возможности анализа показателей ПФХД, за счет: введения требуемой детализации показателей ПФХД; просмотра и анализа детализированных значений показателей ПФХД по отдельным подразделениям; формирования различных статистических и аналитических выборок и отчетов;
- автоматизацию процессов информационного взаимодействия с ведомственной ИСМ ФХД и общероссийским информационным ресурсом [6], ведущегося Федеральным казначейством.
Проведенное функциональное моделирование кратко описанных производственных процессов формирования и ведения ПФХД, позволило сформировать комплекс требований и разработать архитектурно-структурные и технологические решения по реализации системы.
Архитектурно-структурные решения по реализации информационной системы формирования и ведения ПФХД уровня ПУиО. Общая архитектура ведомственной ИСМ ФХД рассмотрена в [8]. Информационная система формирования и ведения ПФХД на уровне ПУиО (ИС ФВ ПФХД ПУиО) построена по территориально распределенной архитектуре, включающей:
- центральный узел, функционирующий в головном отделении учреждения (организации), включающий единую базу данных (БД) уровня ПУиО и программные функциональные компоненты, объединенные в автоматизированные рабочие места (АРМ) и обеспечивающие реализацию вышеописанных функций по формированию ПФХД и обработке его показателей в структурных подразделениях учреждения;
- удаленные компоненты, обеспечивающие выполнение функций по формированию и ведению ПФХД в обособленных территориально удаленных структурных подразделениях и филиалах ПУиО. Каждый компонент повторяет структуру центрального узла, содержит локальную БД и комплекс АРМ сотрудников, передача данных удалённых подразделений на уровень центрального узла ИС ФВ ПФХД ПУиО осуществляется при помощи обмена файлом экспорта в формате XML.
В состав структуры центрального узла ИС ФВ ПФХД ПУиО входят следующие основные модули (рис. 1):
- средства экспорта данных обеспечивают возможность экспорта данных ПФХД для использования внешними системами, автоматизируют передачу сведений ПФХД на официальный сайт размещения информации о государственных учреждениях [6] и федеральный узел ИСМ ФХД;
- модуль формирования XML предназначен для формирования файла экспорта, содержащего сведения ПФХД, в универсальном формате XML;
- единая БД уровня ПУиО предназначена для централизованного хранения сведений ФХД на уровне ПУиО, метаданных и служебной информации ИС ФВ ПФХД ПУиО. Структура БД приведена (рис. 2);
- средства импорта данных предназначены для импорта сведений ПФХД из смежных ИС и сведений, поступающих от удалённых подразделений/ филиалов;
- модуль журналирования осуществляет фиксацию действий пользователей по редактированию ПФХД;
- модуль печати автоматизирует процесс вывода ПФХД на печать в соответствии с установленными формами;
- средства обработки и анализа данных включают в себя процессор формул и табличный процессор, обеспечивающие ввод данных в формы ПФХД и расчет формульных значений, первичную проверку вводимых значений и анализ корректности;
- средства авторизации и управления доступом обеспечивают идентификацию и авторизацию пользователя в системе, предоставляют персонифицированный АРМ пользователю;
- комплекс персонифицированных АРМов ПУиО: набор АРМов, предоставляющий сервисы по управлению и вводу сведений ПФХД пользователям подразделений в зависимости от настроек доступа и ролей пользователей.
Для сокращения издержек на закупку лицензионного программного обеспечения и снижению требований к аппаратной платформе разрабатываемой системы в качестве СУБД целесообразно использование открытого программного обеспечения или программного обеспечения, входящего в состав широко распространенных офисных приложений. Структура единой БД уровня ПУиО приведена (рис. 2) и содержит следующие информационные разделы: «Пользователи»; «Справочники и словари»; «ПФХД ПУиО» (включая подразделы: Сведения о документах и изменениях к ним; Сканы документов; Показатели ПФХД); Метаданные (шаблоны ввода, параметры и стилевое оформление гридов).
Разработка модели данных осуществляется на основе нормативно-методических документов, определяющих состав и порядок расчета показателей ПФХД. Хранение модели целесообразно осуществлять в хранилище, реализованном в виде реляционной базы данных.
Набор элементов визуального представления позволяет в удобном виде отображать формы ввода и обеспечивать интуитивно понятный интерфейс, подобно распространённому табличному редактору Excel.
В качестве системы управления Единой БД уровня ПУиО используется Microsoft Access - приложение для работы с реляционными базами данных, являющееся частью Microsoft Office и установленное на большом количестве компьютеров конечных пользователей. Названная СУБД обеспечивает все необходимые функции для управления. Работа с базой данных возможна и без установки Microsoft Access на компьютер пользователя с использованием технологии Microsoft Jet Database Engine (jet-драйвера, который поставляется в составе операционных систем, начиная с Windows Me).
Подведомственные учреждения должны располагать минимально необходимой технической базой для реализации описываемой подсистемы с использованием технологий и решений, используемых для платформы Windows XP, таких как .NET.
Рис. 1. Архитектура информационной системы формирования и ведения ПФХД на уровне ПУиО
Рис. 2. Информационные разделы единой БД уровня ПУиО
290
Разрабатываемая система предполагает многопользовательскую работу, для организации которой, в общем случае (в соответствии с наиболее распространённой структурной организацией ПУиО), необходимо предусмотреть следующие роли:
1. пользователь отдельного структурного подразделения, участвующего в формировании ПФХД осуществляет ввод значений показателей ПФХД, просмотр сведений подразделения;
2. пользователь структурного подразделения, ответственного за формирование сводного ПФХД осуществляет контроль, проверку и корректировку значений ПФХД отдельных структурных подразделений, может просматривать показатели всех подразделений, просматривать детализацию значения показателя по подразделениям, формировать сводный ПФХД ПУиО, осуществлять печать бумажной версии ПФХД для согласования и утверждения, управлять доступом пользователей подразделений к разделам ПФХД;
3. руководитель работ по формированию ПФХД (руководитель ПУиО) осуществляет контроль и проверку ПФХД отдельных структурных подразделений, может просматривать показатели всех подразделений, просматривать детализацию значения показателя по подразделениям, отслеживать/управлять формированием сводного ПФХД ПУиО, его версиями и статусами документов, запрещать/разрешать ввод данных подразделениями;
4. администратор информационной системы осуществляет управление пользователями, настройку прав пользователей в программной системе, настройку сервисов.
Механизмы авторизации могут быть делегированы программному обеспечению рабочих мест пользователей (идентификация при входе в Windows, проверка прав и т.п.), либо осуществляться при помощи диалогового окна ввода логина и пароля.
В качестве реализации интерфейсной части ввода сведений в формы ПФХД используются гриды. Внешне гриды напоминают стандартные табличные процессоры, и позволяют пользователям работать с ними без предварительного обучения и подготовки, аналогично работе с офисными приложениями, такими как Excel. Для удобства отображения разделов и подразделов ПФХД гриды группируются в листы и фреймы.
Для отдельных категорий пользователей (например, руководитель работ и т.п.) предусмотрена дополнительная опция контекстного меню ячейки грида, содержащей параметр ПФХД, обеспечивающая отображение детализации значения параметра по структурным подразделениям.
Разработанная ИС ФВ ПФХД ПУиО обеспечивает работу и управление статусами формируемых ПФХД, аналогично используемым в ведомственной ИСМ ФхД [8].
Заключение. Создание информационной системы формирования и
ведения ПФХД на уровне ПУиО с использованием предложенных структурных и технологических решений позволит:
- реализовать программные средства системы, функционирующие на аппаратно-программных платформах с минимальными техническими характеристиками;
- обеспечить высокую эффективность адаптации программных средств и информационной компоненты системы к особенностям производственных процессов формирования и ведения ПФХД в конкретном подведомственном учреждении (организации);
- при изменении производственных процессов формирования и ведения ПФХД на ведомственном уровне проводить централизованную доработку и модернизацию программных средств типовой системы уровня ПУиО в короткие временные сроки с минимальными финансовыми затратами.
Внедрение ИС ФВ ПФХД в крупных подведомственных учреждениях и организациях позволит не только повысить эффективность процессов формирования и ведения ПФХД, но и создать актуальную информационную базу поддержки принятия экономических решений как на уровне отдельных ПУиО, так и на ведомственном уровне.
Список литературы
1. Федеральный закон от 08 мая 2010 г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.rg.ru/2010/05/12/pravovoe-izmenenie-dok.html (дата обращения: 20.08.2013).
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 июля 2010 г. № 537 «О порядке осуществления федеральными органами исполнительной власти функций и полномочий учредителя федерального государственного учреждения». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.rg.ru/2010/08/24/fgu-poryadok-dok.html (дата обращения: 20.08.2013).
3. Приказ Минфина России от 28 июля 2010 № 81н «О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.minfin.ru/common/img/uploaded/library/2010/08/Plan.doc (дата обращения: 21.08.2013).
4. Приказ Минобрнауки России от 1 ноября 2010 г. № 1095 «Об утверждении Порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности государственных бюджетных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской
292
Федерации». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.rg.ru/2010/11/04/plan-site-dok.html (дата обращения: 21.08.2013).
5. Приказ Минобрнауки России от 25 июня 2012 г. № 503 «О внесении изменений в Порядок составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных бюджетных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации, утвержденный приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 1 ноября 2010 г. № 1095». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.rg.ru/2012/08/24/finansi-dok.html (дата обращения: 19.08.2013).
6. Подходы к организации и построению информационной системы мониторинга финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных Минобрнауки России / А.В. Клименко, А.И. Володин, А.В. Бобряков, А.А. Ботников // Вестник МЭИ. - 2013. - №1. - С. 114-119.
7. Мартин Фаулер. Архитектура корпоративных программных приложений. М.: Издательский дом «Вильямс», 2007.
8. Технология и архитектура распределенной системы генерации отчетности / С.П. Манчха, А.В. Бобряков, А.И. Гаврилов, И.И. Юрченко // Информационные технологии моделирования и управления. - 2011. -№3(68). - С.354-362.
9. План ФХД в конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения 8». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://infostart.ru/public/124272/ (дата обращения: 20.08.2013).
10 Официальный сайт Российской Федерации для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях, www.bus.gov.ru (дата обращения: 21.08.2013).
A. V.Bobrjakov, A.I.Gavrilov, .D.A Scherbakov, M. V.Raskatova
AUTOMATION OF FINANCIAL AND OPERATIONS PLANNING PROCESSES OF BUDGET INSTITUTIONS
Approaches to automation of financial and operating planning processes of budgetary institutions. Case study: Ministry of Education and Science of the Russian Federation.
Key words: government funding, subsidiary institutions and organizations, financial plan, operations plan, plan preparation and approval, information system.
Получено 19.06.12
