CC BY
96
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Бакланов П. А.
кандидат социологических наук, доцент кафедры управления персоналом и кадровой политики факультета управления
Baklanov P. A.
associate Professor, Department of Personnel Management and Policy, Faculty of Management Russian State Social University .
PABaklanov@yandex. ru
АВТОМАТИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ ПРОФЕССИОНАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ИРЛАНДИИ (ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ)
Automation as an element in ireland's civil service professionalization of human resources management (foreign experience)
Аннотация. В основе краткого обзора основных мероприятий по созданию единой автоматизированной информационной системы управления кадровыми ресурсами в системе государственной службы Ирландии (АИС "HRMS") материалы, представленные Институтом государственной службы Ирландии по программе повышения квалификации: "Государственная служба и новые кадровые технологии". Внимание акцентируется на основных функциональных подсистемах АИС "HRMS", с которыми автор был ознакомлен в период стажировки: организационно-штатная структура государственного органа; кадровый учет персонала и ведение кадровой документации (личное дело); обучение персонала и оценка эффективности профессиональной служебной деятельности; управление индивидуальной посещаемостью персонала. Отдельно раскрываются функциональные модули: обучение персонала (Training); индивидуальная оценка эффективности профессиональной служебной деятельности государственного служащего (Performance Management); управление компетенциями (Competency Management). В выводах и обобщениях находят отражение ответы на актуальные вопросы применения информационных технологий в государственном управлении, практики их внедрения в работу кадровых служб различных государственных органов, а также организации централизованного обеспечения их функционирования.
Annotation. The brief review of main events aimed at creation of an integrated automated information system of HR management in Ireland's Civil Service (HRMS automated information data system) is based on the materials provided by the Civil Service Institute of Ireland within the post-graduate studies program "Civil Service and New HR Technologies ". Its focus is on main functional sub-systems of HRMS
automated information data system, which the author got briefed on during their training: a government body institutional structure; personnel record and HR documentation procedures (personal data file); staff training and professional performance efficiency assessment; staff individual attendance management. Functional modules are investigated separately: staff training (Training); public service employee professional performance individual efficiency assessment (Performance Management); competency management (Competency Management). Conclusions and generalizations reflect the solutions to pressing questions of IT technologies application in state management, their practical implementation into various government bodies HR procedures as well as providing centralized support for their operations.
Ключевые слова: автоматизированная информационная система управления кадровыми ресурсами, служба управления информационными ресурсами, центр совместного оказания информационных услуг, единый центр защиты информации, оценка эффективности профессиональной служебной деятельности, управление компетенциями, управление индивидуальной посещаемостью.
Key words: automated information system of human resource management, information resources management service, centre of mutual information services, integrated data security centre, professional performance assessment, competency management, individual attendance management.
Введение
В современном обществе управление персоналом и кадровая политика являются следствием объективно развивающегося процесса разделения труда и профессионализации человеческой деятельности. Автоматизация, освобождая от рутинного труда, не только вносит определенные изменения в процессы деятельности специалистов в сфере управления персоналом, но и способствует росту их интеллектуально-творческого потенциала, а также обеспечивает развитие социального управления. Вопросам внедрения автоматизированных систем в сферу управления человеческими ресурсами уделяется повышенное внимание. Однако практика свидетельствует, что эффективность внедрения данных систем зависит не только от технических и экономических решений. В этой связи раскрытие сущностных и содержательных сторон процессов автоматизации управления персоналом на примере опыта государственной службы Ирландии представляется весьма актуальным.
Этапы создания автоматизированной информационной системы управления кадровыми ресурсами
В 2000 году министерства и ведомства Ирландии приступили к оснащению структурных подразделений современными средствами информационных технологий. Одновременно проводились государственные закупки программных продуктов и апробация их в автоматизированных
информационных системах государственных органов. К концу 2004 года в тринадцати министерствах Ирландии были внедрены автоматизированные информационные системы управления кадровыми ресурсами.
Внедрение автоматизированных информационных систем (АИС). Очевидно, что каждое министерство и ведомство при выборе программного продукта исходило из потребности приблизить его функциональные возможности к практической реализации возложенных на них задач и функций. В результате в большинстве из министерств Правительства Ирландии были внедрены обособленные автоматизированные информационные системы (АИС). Отдельные элементы таких АИС создавались разработчиками в интересах конкретных заказчиков. Как результат, структуры баз данных отражали только интересы отдельных пользователей, их нужды, пожелания и собственное видение перспектив развития. Очевидно и то, что отсутствие единой политики информатизации государственных органов не способствовало эффективному расходованию средств налогоплательщиков.
Специалисты в сфере автоматизации управленческих процессов пришли к выводу о том, что в системе государственного управления необходимо провести "инвентаризацию" программных продуктов, обеспечивающих функционирование АИС по управлению кадрами государственной службы.
"Инвентаризация" ИТ-технологий. В качестве обобщения основных результатов такой "инвентаризации", на наш взгляд, представляется важным отметить следующее. Во-первых, у специалистов не вызывал сомнения тот факт, что без централизованного подхода к вопросам совместного использования уже имеющихся в эксплуатации программных продуктов, обеспечивающих функционирование АИС по управлению кадровыми ресурсами, невозможна интеграция всех государственных органов в единую информационную систему управления государственной службой. Во-вторых, результаты проделанной работы позволили специалистам определить возможные варианты решения проблемных вопросов адаптации различных программных комплексов для создания единой информационной системы управления государственной службой. И, в-третьих, на основе результатов "инвентаризации" ИТ-технологий были разработаны и установлены единые требования к системе защиты персональных данных и кадровой информации.
Итоговым документом "инвентаризации" ИТ-технологий, обеспечивающих функционирование обособленных кадровых АИС в министерствах и ведомствах Ирландии, стал план конкретных действий по практической реализации единой стратегии (централизованного подхода) автоматизации основных кадровых технологий.
Реализация единой стратегии автоматизации кадровых технологий. Согласно созданному плану в январе - мае 2005 года министерствами и ведомствами Ирландии были проведены конкретные мероприятия по обеспечению единых требований к формированию структуры базы данных кадровых АИС, а также по интеграции различных программных комплексов в единую информационную систему управления кадровыми ресурсами.
Обновления проводились до последней стабильной версии программного продукта. Координацию и финансирование таких мероприятий осуществлял отдел автоматизации государственной службы, созданный в структуре Министерства финансов Правительства Ирландии, которое осуществляет общее руководство реформированием государственной службы и её развитием.
На практике отдел автоматизации стал центральной службой поддержки для государственных учреждений. Итоги его деятельности послужили основой для формирования структуры будущей АИС управления кадровыми ресурсами (Human Resource Management System (HRMS) государственной службы Ирландии: система управления информационными ресурсами и система предоставления совместных информационных услуг (Managed & Shared Services).
На втором этапе (июнь - декабрь 2005 года) проводилось тестирование АИС HRMS, в результате которого были установлены "проблемные зоны" в сопряжении автономных программных продуктов и определены пути и методы их устранения. В 2006 году министерства и ведомства Правительства Ирландии приступили к наполнению единой базы данных по персональным данным гражданских служащих и формированию учетной кадровой документации в единой АИС HRMS. Одновременно проводилась разработка программного продукта, способного обеспечивать функционирование внутренней корпоративной сети Правительства Ирландии.
Сформированные информационные ресурсы были протестированы в течение шести месяцев (январь - июнь 2007 года). Во второй половине 2007 года единая АИС управления кадровыми ресурсами (Human Resource Management System (HRMS) государственной службы Ирландии была принята в эксплуатацию.
Единая автоматизированная информационная система управления кадровыми ресурсами (HRMS) государственной службы Ирландии
Обеспечивает функционирование системы управления информационными ресурсами в АИС HRMS служба управления (Managed Services). По своей сути - это администратор баз данных и сетей для всех пользователей АИС HRMS со свойственными ему основными функциями: центральное администрирование; применение пакетов обновления программных продуктов и обновления информационных систем; настройка расширения функциональных возможностей АИС; центральное архивирование базы данных, а также резервное копирование и поддержание возможности восстановления данных; развитие программного комплекса (функция единого заказчика - приобретение, установка и настройка программ) и др. Очевидно, что кадровый состав службы управления (Managed Services) АИС HRMS - это высококвалифицированные специалисты в области И^технологий.
Не менее важной составляющей в АИС HRMS является система предоставления информации (Shared Services), функционирование которой обеспечивается Центром совместного оказания информационных услуг (HR Shared Services Centre (HRSSC).
В целях обеспечения безопасности информация пользователям предоставляется в табличной форме. Также применяется система паролей и кодов для использования функциональных возможностей приложений (разграничение доступа). Предусмотрена обратная связь с пользователями, а также оперативная помощь и техническая поддержка.
Отдельно следует отметить, что на Центр совместного оказания информационных услуг АИС HRMS возлагается очень важная функция -централизованное предоставление отчетности по всем вопросам управления кадровыми ресурсами государственной службы Ирландии. Это позволяет кадровым службам государственных органов и учреждений больше внимания сосредотачивать на практической реализации кадровых технологий и на непосредственной работе с личным составом. Как отмечалось ранее, отдел автоматизации государственной службы является структурным подразделением Министерства финансов Правительства Ирландии. Очевидно, что министерство, обладая всегда актуальной информацией о качественном и количественном составе кадров государственной службы, имеет возможность оперативно принимать объективные решения.
Таким образом, с 2007 года в Ирландии в системе управления кадровыми ресурсами (Human Resource Management System (HRMS) государственной службы функционируют: 1) единая автоматизированная информационная система для всех министерств и ведомств (People Soft 8.8 ИКМЗ), объединяющая 39 департаментов (офисов) правительственных учреждений; 2) централизованная система управления информационными ресурсами (Managed Services); единая система предоставления информационных услуг (Shared Services) - портал в сети Интернет
(https://cs.hrms.gov.ie/psp/HRPRD/?cmd=login); 3) внутренняя корпоративная сеть Правительства Ирландии - "Government Network"; 4) единый центр защиты информации.
Основные функциональные подсистемы АИС HRMS
Прежде чем раскрыть основные функциональные возможности подсистем единой АИС управления кадровыми ресурсами (HRMS) государственной службы Ирландии необходимо отметить следующее.
Каждому государственному служащему после назначения на соответствующую должность присваивается индивидуальный
идентификационный номер, который обеспечивает беспрепятственный доступ в АИС HRMS в качестве пользователя, а также выступает в качестве пароля для доступа к соответствующей информации в зависимости от должностных обязанностей. После регистрации гражданского служащего в АИС его личный кабинет активируется и становится доступным как для других государственных служащих, так и для граждан страны.
Поиск необходимой информации в АИС HRMS осуществляется через основное меню в двух формах: по наиболее часто встречаемым терминам (информации) и по запрашиваемым терминам.
Основными функциональными подсистемами единой АИС управления кадровыми ресурсами государственной службы Ирландии являются: 1) организационно-штатная структура государственного органа; 2) кадровый учет персонала и ведение кадровой документации (личное дело); 3) обучение персонала и оценка эффективности профессиональной служебной деятельности; 4) управление индивидуальной посещаемостью персонала.
Подсистема организационно-штатной структуры государственного органа в АИС НЯМ8
В целях обеспечения безопасности информации организационно-штатная структура государственного органа в АИС представлена как в табличной форме, так и в виде схем.
Штатное расписание представляется в контексте истории создания государственного органа (учреждения) и его предназначения (миссии, возложенных на него задач и функций), роли и значении (позиции) в системе государственного управления страны.
Информация о штатном расписании структурных подразделений государственного органа (учреждения) раскрывается с учетом кодификации (иерархии) должностей в системе государственной службы Ирландии, а также содержит описание как основных направлений профессиональной служебной деятельности (должностных обязанностей), так и описание основных компетенций гражданского служащего, замещающего конкретную должность.
Многоканальный доступ (телефон, интернет, электронная почта и др.) к информации, предоставляемой подсистемой, позволяют пользователям объективно оценить и самостоятельно определить: к кому из должностных лиц следует обращаться для решения конкретного вопроса (в т.ч. в какие часы и в какой форме). Кроме этого, заявитель может всегда получить предварительную консультацию у непосредственного исполнителя о сроках рассмотрения вопроса, а в случае необходимости в оперативном режиме представить дополнительную информацию в электронном виде непосредственно ответственному лицу.
Подсистема кадрового учета персонала в АИС НЯМ8 Основное предназначение подсистемы кадрового учета - автоматизация процессов оформления и ведения кадровой документации и сопряжение её с потребностями практической реализации как повседневных, так и специализированных кадровых технологий.
Ведение единой базы данных о персональных данных гражданских служащих страны позволяет в оперативном режиме получать объективную информацию об укомплектованности должностей, а также формировать статистические данные, отражающие различные тенденции и проблемные вопросы в кадровых процессах. Очевидно, что такая информация способствует принятию более взвешенных и действенных управленческих решений в системе государственной службы (численность госслужащих составляет около 18% от работающего населения страны).
Обновление информации о персональных данных государственных служащих происходит еженедельно в каждом министерстве (государственном органе, учреждении). Персональные данные государственного служащего в АИС HRMS сохраняются пожизненно. Оформление приема на государственную службу после перерыва не требует значительных трудовых ресурсов и времени. Перевод государственного служащего из министерства в министерство сопровождается переводом соответствующей информации о его персональных данных, что также не связано с повторными процедурами оформления личного дела.
Немаловажное значение в кадровой работе имеет актуализация информации по заработной плате государственных служащих. Результаты мониторинга размеров денежного содержания в различных государственных органах и заработной платы в сфере бизнеса по идентичным направлениям деятельности позволяют принимать своевременные меры по предотвращению оттока высококвалифицированных кадров из системы государственной службы. Как отмечалось ранее, общее руководство по вопросам реформирования и развития системы государственной службы Правительством Ирландии возложено на Министерство финансов. Соответствующими отделами министерства посредством АИС HRMS осуществляется не только оформление и своевременное обеспечение пенсионных выплат уволенным государственным служащим, но и проводятся контрольные сверки по индивидуальным налоговым параметрам, а также по сведениям о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных служащих. Такие процедуры являются действенным инструментом в сфере противодействия коррупции.
В целом автоматизация рассмотренных выше и многих других процедур кадровой работы позволяет сотрудникам кадровых служб в повседневной профессиональной деятельности больше внимания уделять основным кадровым технологиям, направленным на профессиональный и карьерный рост государственных служащих.
Подсистема обучения персонала и оценки эффективности профессиональной служебной деятельности в АИС HRMS
Рассматриваемая подсистема включает в себя три взаимосвязанных функциональных модуля: обучение персонала (Training); индивидуальная оценка эффективности профессиональной служебной деятельности государственного служащего (Performance Management); управление компетенциями (Competency Management).
Функциональный модуль по обучению персонала позволяет сформировать как в системе государственной службы, так и в конкретном государственном органе (учреждении) план обучения (повышения квалификации) персонала на определенный период, исходя из качественных и количественных характеристик кадрового состава, а также с учетом занятости (посещаемости) личного состава (с учетом графика отпусков). Программы обучения формируются в автоматизированном режиме. При этом учитываются:
основные периоды предыдущего повышения квалификации; направления деятельности государственных служащих и уровень их квалификации; периоды предоставления госслужащим оплачиваемых отпусков и исполнение ими делегированных должностных обязанностей.
Отдельного внимания заслуживает тот факт, что посредством рассматриваемого функционального модуля успешно формируются программы обучения для структурных подразделений (отделов) различных государственных органов, осуществляющих практическую реализацию возложенных на них задач в тесном функциональном взаимодействии. Это позволяет добиться общепризнанного понимания процессов и явлений, которые следует учитывать в совместной деятельности во имя достижения конкретных целей. Наиболее приемлемыми формами совместного обучения являются курсы дистанционного обучения, рассчитанные на продолжительный период.
Также АИС позволяет формировать отчетные материалы по организации обучения персонала и в автоматизированном режиме получать соответствующие отчеты и предложения государственных служащих. На основе такой информации разрабатываются мероприятия не только по совершенствованию системы повышения квалификации государственных служащих, но и формируются предложения по оптимизации выделяемых для этих целей финансовых средств.
Функциональный модуль индивидуальной оценки эффективности профессиональной служебной деятельности государственного служащего как в системе государственной службы в целом, так и в конкретном государственном органе (учреждении) позволяет: вести учет прохождения испытания вновь принятыми на государственную службу, а также проводить анализ показателей, на основе которых возможен прогноз конечного результата; фиксировать конкретные индивидуальные показатели эффективности (достижения результатов) профессиональной служебной деятельности за отчетные периоды (квартал, полугодие, год); определять по единой балльной системе индивидуальный коэффициент заслуг (достигнутых результатов) в профессиональной служебной деятельности, на основании которых государственный служащий может претендовать на прибавку к денежному содержанию. Примечательно, что большую часть информации о результатах своей профессиональной служебной деятельности государственный служащий включает в соответствующие отчетные формы самостоятельно. Непосредственный начальник получает результирующее заключение, с которым может не согласиться и внести соответствующие дополнения. Таким образом, практически исключается возможность предвзятого отношения, а также "прозрачность" индивидуальной оценки, основанная на реальных фактах.
К сказанному следует добавить, что в каждом их министерств (государственных учреждений) предусматривается функционирование отдельных программ по мотивации к труду государственного служащего (например, единовременные выплаты по итогам работы) с учетом специфики и
особенностей осуществления конкретной профессиональной служебной деятельности.
Функциональный модуль по управлению компетенциями
осуществляет сбор и обработку информации из всех основных подсистем и функциональных модулей АИС HRMS и позволяет сформировать:
модель должности - на основе информации из баз данных о квалификационных требованиях, предъявляемых к должности, основных направлениях деятельности (задачах и функциях), должностных обязанностей и практики их осуществления в конкретном государственном органе (учреждении);
модель компетенций государственного служащего - на основе информации из баз данных о результатах его индивидуальной профессиональной служебной деятельности в отчетных периодах, о повышении им квалификации, о его занятости (посещаемости), а также об оценках соисполнителей и отзывах граждан об отношении государственного служащего к исполнению должностных обязанностей. Отдельно учитываются итоговые рейтинговые позиции, которые занимает государственный служащий в структурном подразделении среди своих сослуживцев по результатам оценки индивидуальной профессиональной служебной деятельности.
В дальнейшем результирующая информация формируется в автоматизированном режиме по принципу "совмещение": "желаемые" показатели сравниваются с "реальными" показателями.
Применение представленного выше функционального модуля позволяет: объективно оценивать деятельность государственного служащего; планировать его карьерный рост; корректировать (целенаправленно) повышение индивидуальной профессиональной квалификации; оценивать качество процедур подбора кандидатов на должности и др.
Подсистема управления индивидуальной посещаемостью персонала в АИС НЯМ8
Рассматриваемая подсистема в АИС управления кадровыми ресурсами государственной службы Ирландии позволяет: обеспечить оперативное оформление и учет (периодичность, продолжительность в сравнении с прошлыми периодами работы) предоставления государственным служащим оплачиваемых (неоплачиваемых) отпусков в соответствии с ранее утвержденным (согласованным) графиком; вести учет сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего года с учетом права одного из родителей на отпуск по уходу за малолетним ребенком продолжительностью до тринадцати недель в рабочем году; обеспечить учет делегирования исполнения должностных обязанностей государственного служащего, которому предоставлен отпуск, другому сотруднику государственного учреждения; осуществлять контроль ведения государственным служащим личной карточки об отсутствии на рабочем месте (уважительная причина, недомогание, отгул за сверхурочную работу и др.); вести учет отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с болезнью (за последние четыре года); прогнозировать
увольнение сотрудников, достигающих предельного возраста пребывания на государственной службе в текущем году и в ближайшей перспективе.
В результате сбора и обобщения такой информации на каждого государственного служащего формируется условная схема рабочего года. Следует отметить, что такая информация является основой для планирования анализа результатов индивидуальной профессиональной служебной деятельности государственного служащего, востребована подразделениями финансовых служб в части прогнозирования предстоящего убытия государственных служащих в отпуска (оплачиваемые и неоплачиваемые), а также увольнения с гражданской службы на пенсию (выплата выходного пособия и назначение пенсии).
Заключение. В завершение краткого обзора автоматизации кадровых процессов в системе государственной службы Ирландии представляется важным отметить следующее. Как отмечалось ранее, важная роль в АИС HRMS отведена Центру совместного оказания информационных услуг (HR Shared Services Centre (HRSSC). По своей сути такой информационный Центр выступает в качестве централизованной поддержки для всех кадровых служб министерств и государственных учреждений в системе государственной службы Ирландии. Одновременно он осуществляет правовую помощь всем государственным служащим, предоставляя необходимую информацию правового характера. Сотрудники Центра в интерактивном режиме обучают пользователей АИС. Примечательно, что для вновь принятых на государственную службу предусмотрены отдельные обучающие циклы (в том числе по их выбору). В Центре совместного оказания информационных услуг АИС HRMS: аккумулируется опыт оказания услуг населению посредством ИТ-технологий, разрабатываются единые подходы к оценке эффективности индивидуальной профессиональной служебной деятельности в системе государственной службы страны; проводится дистанционное обучение (без отрыва от рабочих мест) руководителей структурных подразделений и линейных менеджеров (управленцев среднего звена, наставников) по вопросам мотивации к труду персонала, а также по управлению результатами совместной деятельности. Примечательно, что не реже, чем один раз в три месяца, сотрудники Центра вступают в личное взаимодействие с каждым государственным служащим, зарегистрированным в автоматизированной информационной системе управления кадровыми ресурсами (Human Resource Management System (HRMS) государственной службы Ирландии.
Очевидно, что представленная информация о путях, формах и методах, а также проблемах и перспективах автоматизации кадровых процессов в системе государственной службы Ирландии не является исчерпывающей. Вместе с тем она позволяет сформировать системное видение существа вопроса и может послужить в качестве методического инструментария для разработки основных мероприятий по внедрению современных ИТ-технологий в обеспечение кадровых процессов как в конкретном государственном органе, так и в системе государственной гражданской службы Российской Федерации в целом.
