CC BY
0УДК 331.108.2
Торопов К.А.
магистрант
Российская академия народного хозяйства и государственной службы
при Президенте РФ (г. Москва, Россия)
АВТОМАТИЗАЦИЯ HR ПРОЦЕССОВ В СОВРЕМЕННЫХ КОМПАНИЯХ: ПУТЬ К ЭФФЕКТИВНОМУ УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Аннотация: в статье рассматривается, как в современном мире стремительно развивающихся тухнологий автоматизация HR-процессов становится ключевым фактором повышения эффективности и конкурентоспособности организаций. В данной работе исследуются основные аспекты автоматизации процессов управления человеческими ресурсами, включая подбор персонала, адаптацию, обучение и развитие, управление производительностью, а также администрирование и аналитическую деятельность.
Автоматизация HR-процессов позволяет значительно сократить временные и финансовые затраты на выполнение рутинных задач, освобождая HR-специалистов для более стратегической работы. Внедрение современных информационных систем, таких как системы управления талантами (TMS), платформы длярекрутинга и аналитики HR-данных, способствует улучшению качества принимаемых решений за счет использования больших данных и машинного обучения.
Особое внимание в работе уделяется влиянию автоматизации на повышение точности и объективности в процессах найма и оценки персонала. Рассматриваются примеры успешного внедрения автоматизированных систем в различных отраслях, а также обсуждаются потенциальные риски и проблемы, связанные с автоматизацией, такие как угроза утраты рабочих мест и необходимость постоянного обновления технологий.
В заключение подчеркивается, что автоматизация HR-процессов является неизбежным этапом развития современных компаний, стремящихся к устойчивому росту и адаптации к изменяющимся условиям рынка. При правильном подходе к внедрению и управлению автоматизированными системами компании могут значительно повысить свою
эффективность, улучшить качество управления персоналом и создать благоприятные условия для инновационного развития.
Ключевые слова: автоматизация ИЯ, управление талантами, рекрутинг, ИЯ-аналитика, машинное обучение, управление персоналом.
В современном мире, как в зарубежной, так и в отечественной бизнес-практике, можно наблюдать разнообразные применения передовых цифровых технологий для автоматизации процессов управления человеческими ресурсами на всех этапах жизненного цикла сотрудников. В контексте ИЯ-маркетинга наибольшую важность приобретает использование систем автоматизации в таких процессах, как отбор/подбор, адаптация и удержание персонала. Это обусловлено критической значимостью положительного опыта взаимодействия кандидатов и сотрудников с компанией для принятия решения о начале или продолжении сотрудничества.
Давайте подробнее рассмотрим ключевые методы автоматизации и внедрения современных цифровых технологий в процессы подбора/отбора, адаптации и удержания сотрудников.
Подбор/отбор персонала.
На этом этапе компании все чаще используют не только автоматизацию, но и интеллектуализацию процессов найма сотрудников. Наибольшую популярность приобретают технологии, такие как искусственный интеллект, большие данные, облачные решения, геймификация, чат-боты и автоматическая рассылка.
В процессе подбора и отбора сотрудников автоматизация охватывает множество этапов, начиная от размещения объявлений о вакансиях и скрининга резюме до составления расписания собеседований, базовых коммуникаций с кандидатами (автоматическая рассылка приглашений и напоминаний), первичной оценки навыков соискателей (тестирование) и рекрутинговой аналитики. В ряде случаев автоматизация может включать также привлечение соискателей, проведение интервью и согласование условий трудоустройства.
Для выполнения этих задач компании могут использовать как специализированные рекрутинговые системы, представляющие собой сервисы управления кандидатами, так и другие технологические решения, такие как сервисы геймификации и чат-боты.
Рекрутинговые системы или ATS предназначены для выполнения задач по сбору резюме из различных источников (специализированные площадки, социальные сети) с функцией исключения дубликатов, отбору подходящих кандидатов по заданным параметрам, публикации вакансий и сбору откликов, импорту баз данных кандидатов, созданию офферов, сбору информации о соискателях, размещенной в социальных сетях, а также формированию и отправке приглашений на собеседования и уведомлений о результатах. Такие системы могут планировать работу HR-специалистов, автоматически составляя графики собеседований и оперативно оповещая сотрудников о необходимых действиях по каждому кандидату.
Кроме того, рекрутинговые системы хранят всю историю взаимодействий с соискателями, включая отзывы менеджеров и, в некоторых случаях, обратную связь от самих кандидатов о вакансии и компании. Современные системы также могут предлагать возможности интеллектуального отбора кандидатов и общения с ними на основе технологий искусственного интеллекта.
Примером успешного внедрения автоматизированной системы в корпоративную деятельность является кейс компании «Дом.рф». Акционерное общество «Дом.рф» интегрировало облачную платформу Potok.io, что позволило автоматизировать все рекрутинговые процессы. В результате этого компания ускорила процесс найма сотрудников на 45%, сократила среднее время закрытия вакансий почти на 30%, а также ускорила формирование рекрутинговой аналитики в 25 раз.
Однако, не только специализированные ATS могут существенно улучшить процессы рекрутинга. Виртуальные оценочные центры и разнообразные онлайн-инструменты, разработанные для других сфер, также играют важную роль.
Особенно актуальным стало использование чат-ботов, даже за пределами систем ATS. Согласно последним данным, с помощью чат-ботов можно автоматизировать до 75% процессов найма сотрудников. Важно, что чат-боты обеспечивают круглосуточную поддержку как для кандидатов, так и для HR-менеджеров на всех этапах найма. Кандидаты могут получать информацию о статусе своего резюме, изменять время собеседования, уточнять список необходимых документов и многое другое. HR-менеджеры, в свою очередь, могут отслеживать статус кандидатов и управлять процессом найма более эффективно.
Некоторые чат-боты также способны самостоятельно планировать собеседования и созвоны с потенциальными кандидатами. Более того, современные чат-боты могут быть оснащены искусственным интеллектом, что позволяет им проводить ряд отборочных процедур в формате "живого" общения с соискателем, включая аудио- и видеособеседования.
Примером успешного использования таких инструментов является кейс АЗС «Нефтьмагистраль». Компания внедрила в свою деятельность бот Sever.AI, работающий на основе искусственного интеллекта, чтобы увеличить объемы обрабатываемых резюме. Этот бот самостоятельно и круглосуточно общался с кандидатами по телефону в режиме реального времени, уточняя необходимую информацию и назначая итоговые собеседования в наиболее удобных для кандидатов по расположению АЗС. В результате работы бота за три месяца было назначено 600 итоговых интервью, нанято 94 сотрудника, а также сформирована обширная база резервных кандидатов. Это позволило значительно сэкономить рабочее время каждого рекрутера (на 88 часов в месяц). Конверсия составила 4%.
Кроме чат-ботов, большое значение имеют сервисы геймификации процесса найма. Возможности применения таких сервисов крайне разнообразны. Специально разработанные игры могут использоваться для привлечения соискателей, ознакомления их со спецификой работы в компании и оценки уровня соответствия их квалификации и личностных качеств требованиям.
Процесс найма может быть полностью геймифицирован, с использованием различных игровых вариантов на каждом этапе воронки отклика на вакансию.
Необычным примером геймификации рекрутинга является кейс Marriott International. Международная сеть отелей, стремясь привлечь больше откликов на вакансии за пределами США, разработала игру «My Marriott Hotel». В этой игре пользователи могли управлять отелем, взаимодействовать с гостями и выполнять различные задачи по обслуживанию. Ситуации в игре были максимально приближены к реальным, но при этом оставались увлекательными и бросали вызов игрокам. За успешное выполнение заданий в игре предусматривались награды. Благодаря запуску и распространению этой игры компания смогла значительно увеличить число заявок на вакансии за пределами США.
Эффективность в рекрутинге также достигается с помощью различных интеллектуальных систем, таких как искусственный интеллект и машинное обучение, а также анализа больших данных. Эти технологии могут анализировать и прогнозировать поведение соискателей и сотрудников, формировать наилучшее предложение ценности работодателя (EVP), разрабатывать оптимальные стратегии продвижения вакансий и отбирать наиболее подходящих кандидатов.
Следует отметить, что основная цель автоматизации рекрутинга обычно заключается в оптимизации процесса найма — снижении затрат и повышении эффективности. Однако она также может быть использована в маркетинговых целях. Независимо от мотивов, автоматизация приносит значительные выгоды. Современные инструменты позволяют компании создавать уникальный опыт взаимодействия с кандидатами, что выделяет ее среди конкурентов. Процесс коммуникации становится более стабильным, увлекательным, быстрым и удобным, что повышает интерес соискателей к сотрудничеству с компанией.
Кроме того, автоматизированные системы рекрутинга значительно уменьшают влияние человеческого фактора при принятии решений, что способствует более справедливому распределению должностей и минимизации
риска дискриминации. Это преимущество улучшает положение компании на рынке, укрепляя ее репутацию и способствуя развитию внутреннего многообразия, которое может эффективно использоваться в операционной деятельности.
Тем не менее, автоматизация рекрутинга может иметь и негативные стороны. Для более зрелых специалистов и высококвалифицированных кандидатов она может стать препятствием или признаком недооценки их ценности. Это может оттолкнуть талантливых профессионалов, для которых личный подход и признание их опыта играют ключевую роль.
Адаптация.
В процессе пребординга и онбординга персонала современные компании активно применяют широкий спектр автоматизированных и интеллектуализированных решений. Наиболее распространены автоматическая рассылка, чат-боты, системы на основе искусственного интеллекта, а также комплексные HRM и e-learning системы.
На этом этапе автоматизируются задачи, такие как информирование сотрудника о специфике работы в компании, обучение его основным обязанностям и корпоративным процедурам, постановка целей и задач на испытательный срок, оформление и сбор первичной документации, проведение тестов и опросов, организация наставничества и взаимодействия с наставником, контроль адаптационных мероприятий и сбор обратной связи.
Автоматизация пребординга и онбординга может осуществляться как через специализированные модули системы управления талантами (TMS), так и с помощью отдельных инструментов, включая чат-боты, геймификационные платформы, системы виртуальной (VR) и дополненной реальности (AR), а также социальные сети.
В рамках TMS решаются задачи представления новому сотруднику информации о компании в различных форматах, сбора необходимой документации, начального обучения, построения карьерной траектории и формирования общего карьерного плана, включая план обучения. Также
организуется наставничество, в том числе в полностью автоматизированном режиме с использованием искусственного интеллекта, и сбор обратной связи. Кроме того, адаптационный блок TMS может включать возможность знакомства с коллегами. Такой подход обеспечивает максимально плавный и бесшовный опыт для новых сотрудников.
Автоматизацию адаптационных процессов с помощью комплексной системы управления талантами (TMS) успешно применяет ПАО «Северсталь».
Стоит подчеркнуть, что современные чат-боты, используемые на этапах пребординга и онбординга, по своему функционалу не уступают специализированным модулям TMS. Они обеспечивают более высокий уровень персонализации адаптационного процесса и максимально приближают его к традиционному формату личного общения с HR-менеджером или начальником, особенно при использовании ботов на основе искусственного интеллекта.
В одной компании могут одновременно использоваться несколько чат-ботов с различными функциями, поддерживающими процесс адаптации новых сотрудников. Эти боты остаются полезными и после завершения адаптационного периода, выполняя роль инструментов самоорганизации. Они могут записывать сотрудников на обучение, оформлять заявки на отпуск или отгулы, помогать устанавливать контакты с коллегами и предоставлять обратную связь по различным вопросам, включая предложение инициатив.
Особый интерес представляют кейсы компаний Laba и OSA Hybrid Platform. В компании Laba чат-бот присылает новому сотруднику чек-листы, инструкции и напоминания о необходимых действиях, дает советы по коммуникации в используемых сервисах и рассказывает корпоративную историю. В дальнейшем бот функционирует как инструмент самоменеджмента, позволяя сотрудникам заказывать книги из корпоративной библиотеки, записываться на бесплатное обучение, проверять компенсации, оформлять отпуска и высказываться анонимно.
В компании OSA Hybrid Platform бот, работающий на базе Slack, информирует сотрудников о правилах работы, структуре и истории компании.
Новые сотрудники могут задавать свои вопросы, на которые бот самостоятельно находит ответы. Особого внимания заслуживают функции бота, направленные на улучшение коммуникации с коллегами и адаптацию к новому месту жительства. Бот может пригласить одного из коллег на обед в случайном порядке и регулярно предоставлять информацию о предстоящих неформальных встречах. Также он может рекомендовать сотруднику кофейни и рестораны, отмеченные другими сотрудниками как любимые. Все эти функции бот продолжает выполнять и после завершения адаптационного периода.
Геймифицированные платформы также широко распространены в практике адаптации персонала. Они используются для обучения новых сотрудников их рабочим обязанностям или служат основой для процесса онбординга, делая его более увлекательным и интерактивным.
В компании TalentTech адаптация новых сотрудников проходит в формате игры, где новички выполняют разнообразные задания, помогающие им разобраться в рабочих процессах и освоиться на рабочем месте. Задания структурированы по уровням, каждый из которых соответствует определенному этапу адаптации. Важной особенностью этой игры является соревновательный элемент: предусмотрена рейтинговая система, позволяющая публично сравнивать результаты выполнения заданий.
В Deloitte адаптация аналитиков осуществляется с помощью специализированного приложения, направленного на совершенствование профессиональных навыков. Игра имеет необычный сюжет, разворачивающийся в условиях зомби-апокалипсиса. Контент игры разделен на модули, каждый из которых фокусируется на определенных аспектах работы. Ранее компания использовала видеоигру, имитировавшую общение с сотрудниками различных офисов на темы корпоративной культуры, конфиденциальности и интернет-этикета.
Технологии виртуальной (VR) и дополненной реальности (AR) на этапе онбординга применяются в основном для обучения и проверки компетенций новых сотрудников. Эти технологии особенно полезны в сферах, где ошибки
могут иметь критические последствия, например, в нефтяной промышленности или общественном питании. Так, сеть ресторанов Honeygrow использует VR для тренировки новых сотрудников в коммуникации и приготовлении блюд. Siemens AG применяет VR в процессе онбординга сотрудников, работающих на нефтяных вышках, обеспечивая им безопасную и эффективную подготовку.
Хотя основная цель автоматизации адаптации заключается в удержании сотрудников и повышении их эффективности, она также может служить целям HR-маркетинга. Современные цифровые системы позволяют:
1) Углубить и структурировать процесс адаптации, обеспечивая более тщательную подготовку новых сотрудников к рабочим задачам и корпоративной культуре.
2) Сделать процесс адаптации более комфортным для сотрудника, предоставляя доступ к информации и поддержке круглосуточно и без необходимости в прямом межличностном общении. Это позволяет сотрудникам определять удобное для них время и чувствовать себя более уверенно, особенно при обсуждении чувствительных вопросов.
3) Сделать процесс адаптации увлекательным и интересным для сотрудника, предлагая ему участвовать в играх, квизах и других форматах, которые делают усвоение информации более простым и приятным.
Такие аспекты могут стать неотъемлемой частью уникального предложения компании для сотрудников (EVP), что способствует формированию устойчивого конкурентного преимущества и повышению уровня удовлетворенности, вовлеченности и лояльности новых сотрудников, что в свою очередь помогает снизить риски потери персонала.
Удержание персонала.
Современные компании активно внедряют системы не только автоматизации, но и интеллектуализации процессов удержания сотрудников. Среди наиболее популярных решений здесь можно выделить геймификацию, облачные сервисы, искусственный интеллект и машинное обучение, анализ больших данных, чат-ботов и автоматическую оценку KPI.
Автоматизация удержания сотрудников включает в себя процессы мотивации, расчет стимулов, оценку навыков и потребностей в повышении квалификации, обучение, разработку карьерной стратегии, а также сбор и анализ обратной связи от сотрудников в различных форматах - от стандартных опросов до индивидуальных консультаций.
Для эффективной реализации этих задач компании могут использовать как специализированные системы управления талантами (TMS) или системы управления ресурсами человека (HRMS), так и отдельные технологические решения, такие как сервисы геймификации и чат-боты.
В контексте систем управления талантами (TMS) или систем управления ресурсами человека (HRMS) применяются различные методы и инструменты для эффективного управления персоналом. Вот некоторые из них:
1) Оценка компетенций и потребностей в развитии навыков сотрудников, которая обычно включает онлайн-тестирование с использованием адаптивных методик.
2) Планирование обучения и карьерного роста, включая выбор подходящих обучающих программ и регистрацию на них.
3) Мониторинг карьерного развития сотрудников с использованием интерактивных игровых форматов и инструментов.
4) Автоматический расчет бонусов и поощрений, а также предоставление обратной связи по результатам работы.
5) Организация внутрикорпоративных мероприятий, таких как мастер-классы, тимбилдинги, лекции, онлайн спортивные соревнования и т. д.
6) Поощрение участия в мероприятиях и волонтерских программах сотрудников путем предоставления материальных и нематериальных вознаграждений.
7) Проведение и анализ исследований о вовлеченности, лояльности и удовлетворенности сотрудников.
8) Организация неформального общения между коллегами, планирование встреч и развлекательных мероприятий.
Геймификация и онлайн обучение часто также выходят за рамки HRM-систем, а обучение персонала может быть геймифицированным и использовать технологии виртуальной и дополненной реальности для привлечения и развлечения сотрудников.
На практике уже реализовано множество удачных кейсов геймификации внутрикорпоративного обучения. Один из ярких примеров — это Walmart, где обучение по безопасности стало настоящей игрой благодаря специализированной игровой платформе. В этой платформе представлено разнообразие маленьких приложений, позволяющих сотрудникам увлекательно изучать технику безопасности и соперничать друг с другом за лучшие результаты. Результаты этого подхода оказались поразительными: число инцидентов во многих центрах Walmart сократилось более чем на половину.
SAP использует геймификацию для мотивации и обучения своих специалистов по продажам с помощью приложения Roadwarrior. Это приложение моделирует взаимодействие с клиентами, включая соревновательные элементы и стратегии win-win. Кроме того, оно генерирует реалистичные сценарии общения с клиентами для каждого менеджера по продажам, что значительно повышает эффективность работы отдела продаж.
Чат-боты, как уже упоминалось ранее при обсуждении автоматизации процессов адаптации сотрудников, способны выполнять широкий спектр задач.
Интеграция автоматизации и интеллектуализации в процессы удержания сотрудников приносит множество позитивных результатов для внутреннего и внешнего HR-бренда компании. С использованием современных технологий можно обеспечить уникальный опыт взаимодействия сотрудников с компанией и персонализировать процессы. Такие системы более эффективно удовлетворяют потребности сотрудников и способствуют повышению их мотивации, вовлеченности, удовлетворенности и лояльности. Это также снижает текучесть кадров и улучшает эффективность работы персонала, что положительно сказывается на репутации компании. Однако внедрение таких
систем может встретить определенные препятствия, особенно связанные с интеграцией сотрудников старшего поколения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Мусаева С. Автоматизация при подборе персонала. / С. Мусаева, А. Ержанова, С. Шакенова // Ernst & Young: офиц. сайт. - 2020. URL: https: //www. ey. сот/ги_к7Могк1югсе/Ьг-аШ:отайоп-к7_(дата обращения: 28.05.24);
2. HR-messenger. См. подробнее Мусаева С. Автоматизация при подборе персонала. / С. Мусаева, А. Ержанова, С. Шакенова // Ernst & Young: офиц. сайт. - 2020. URL: https://www.ey.com/ru_kz/workforce/hr-automation-kz (дата обращения: 28.05.24);
3. HURMA. Кейсы по геймификации: как вовлекают в мировых компаниях. // HURMA: офиц. сайт. - 2020. URL: https://hurma.work/rf/blog/kejsy-po-gejmifikaczii-kak-vovlekayut-v-mirovyh-kompaniyah-2/ (дата обращения: 28.05.24);
4. Laba. «Не бросайте новичка в бассейн в ожидании, что он выплывет»: 5 трендов в адаптации персонала. / М. Прохоренко // Laba: офиц. сайт. - 2022. URL:
https://l-a-b-a.com/blog/2156-5-trendov-v-adaptacii-personalaс_(дата обращения:
28.05.24);
5. Schnure M. Deloitte's Journey to Gamifying Onboarding for New Analysts. / M. Schnure, A, Peters, K Suettinger. // Training industry magazine. - 2019, May/June;
6. TalentTech. Автоматизируй это. Как технологии помогают нанимать, удерживать и развивать сотрудников. // TalentTech: офиц. сайт. - 2022. URL:
https://talenttech.ru/blog/hr-overview/hr-automatization/_(дата обращения:
28.05.24);
7. TalentTech. Автоматизируй это. Как технологии помогают нанимать, удерживать и развивать сотрудников. // TalentTech: офиц. сайт. - 2022. URL:
https://talenttech.ru/blog/hr-overview/hr-automatization/_(дата обращения:
28.05.24);
8. TalentTech. Как «Северсталь» помогает новичкам освоиться на производстве размером с небольшой город. // TalentTech: офиц. сайт. - 2022. URL: https://talenttech.ru/blog/hr-cases/severstal-onboarding/
Toropov K.A.
Russian Academy of National Economy and Public Administration
(Moscow, Russia)
AUTOMATION OF HR PROCESSES IN MODERN COMPANIES: WAY TOWARDS EFFECTIVE PERSONNEL MANAGEMENT
Abstract: the article examines how in the modern world of rapidly developing technology; automation ofHR processes is becoming a key factor in increasing the efficiency and competitiveness of organizations. This paper examines the main aspects of automation of human resource management processes, including recruitment, adaptation, training and development, performance management, as well as administration and analytical activities.
Automation of HR processes can significantly reduce the time and financial costs of performing routine tasks, freeing HR specialists for more strategic work. The implementation of modern information systems, such as talent management systems (TMS), platforms for recruiting and HR data analytics, helps improve the quality of decisions made through the use of big data and machine learning.
Keywords: HR automation, human resource, talent management, recruiting, HR analytics, machine learning, strategic personnel.
