CC BY
101
УДК 681.32
Е.В. Березиков
АРМ работника отдела кадров АГУ
Сегодня в Алтайском государственном университете существует острая потребность в наличии системы документооборота, которая позволяла бы не только наладить обмен данными между такими службами АГУ как отдел кадров, планово-экономический отдел, бухгалтерия и др., но и автоматизировать ведение отчетности и принятие решений на основе полученных данных.
В связи с поставленными проблемами документооборота, был проведен анализ программного обеспечения в соответствующих подразделениях АГУ, который показал, что существующее программное обеспечение не в полной мере удовлетворяет потребностям этих служб. В основном несоответствие заключается как в моральном старении программного обеспечения, так и в функциональной «бедности» программ. Обмен общими данными между ними вообще отсутствует в виду разнородности программного обеспечения и, что наиболее часто встречается, отсутствует поддержка сетевых возможностей.
Чтобы успешно управлять документами, нужно определить, какие типы документов в каком управлении нуждаются. Данные можно разделить на две категории: документы для автоматизации учрежденческой деятельности и критически важные документы. Традиционно первые представляют собой электронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных; вторые предназначаются для решения внутренних (управление временем и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание) информационных задач.
В связи с этим необходимо решить вопрос доступа к общим данным как «извне» (то есть создание базы данных «Персоналии» для доступа посредством Ш;ете^ технологий, создание электронного телефонного справочника), так и доступа руководящего состава (с соответствующими административными правами).
При автоматизации учрежденческой деятельности можно использовать единообраз-
ное управление документами и организационные процессы для всех сотрудников. Между тем, критически важными данными, как правило, управляют в соответствии с задачами конкретной рабочей группы. Например, данные, интересующие бухгалтерию, кардинальным образом отличаются от информации отдела кадров, хотя они имеют и общие поля.
Для реализации задачи автоматизации документооборота необходимо учитывать ряд вопросов, которые возникают как перед работниками соответствующих отделов, так и перед программистом.
Во-первых, это проектирование исполняемого модуля, который включает в себя:
- внутренние службы (программы автоматизации документооборота);
- внешние службы (программы для работы оператора);
- автоматические операции (специальные возможности);
Во-вторых, проектирование структуры баз данных (для реализации поставленных задач наиболее подходят СУБД), разработка структуры приложений для «трансляции» данных в Web и т.д. При этом, выбираемое программное обеспечение базы данных должно поддерживать практически неограниченное число проектов и пользователей и несколько серверов СУБД (Oracle, MS SQL, Domino).
В идеальном случае базовые средства данного программного обеспечения должны включать в себя:
- поддержку всех типов файлов;
- импорт существующих файлов и каталогов без необходимости их модификации;
- определяемую пользователем структуру базы данных;
- восстановление испорченной базы данных.
Программный интерфейс должен поддерживать:
- доступ ко всем программным элементам из одного программного модуля;
- представление записей из базы данных в виде удобочитаемого списка;
ИНФОРМАТИКА
- запуск любой программы;
- различное разрешение экрана во всех модулях;
- запертые файлы;
- запуск программ подготовки информации из выбранных документов;
- средства буксировки файлов. Функции защиты файлов должны позволять осуществлять:
- защиту для сетей любых типов;
- конфигурацию групп пользователей с одинаковыми правами доступа к информации.
Функции просмотра файлов должны включать поддержку:
- файлов всех типов;
- изменения размера окон и прокрутку изображения;
- естественных форматов файлов. Функции запросов к базам данных должны включать:
- поиск полностью соответствующих запросу записей;
- «выдачу» данных о документе, создателе, дате и времени;
- представление запроса в понятном для базы данных формате.
Программное обеспечение управления данными должно также:
- напрямую поддерживать сетевую печать;
- обеспечивать настраиваемость команд работы с файлами (таких, как открыть, сохранить, удалить и переместить);
- поддерживать тиражирование (согласование файлов на нескольких серверах) и управление документооборотом;
- иметь встроенный язык программирования;
- предоставлять печатную документацию для каждого рабочего места.
В качестве объекта исследования и проектирования структуры был взят документооборот отдела кадров.
Проанализировав имевшееся в наличие программное обеспечение, в качестве СУБД для этих целей наиболее подошла интегрированная среда Lotus Domino/Notes.
Lotus Domino представляет собой синтез пяти технологий, поддерживающих основные требования к средствам автоматизации работы с документами:
- распределенная документоориентиро-ванная база данных;
- система передачи сообщений;
- мощный аппарат тиражирования данных;
- средства защиты информации;
- средства разработки приложений;
- интеграция с Internet-технологиями.
Lotus Domino - это лучшая на сегодняшний день технология для автоматизации делопроизводства как отдельного рабочего места, так и всей организации, независимо от ее структуры, масштаба и вида деятельности. Это единственный программный продукт, который сочетает в себе надежную систему передачи сообщений, мощную распределенную документную базу, богатый набор инструментальных средств разработки приложений и средства интеграции с Internet.
Lotus Domino можно рассматривать как технологию для создания общекорпоративной информационной системы. Это система автоматизации и информационной поддержки организационно-распорядительной и хозяйственной деятельности.
Благодаря своим богатым возможностям Lotus Domino позволяет:
- оптимальнее организовать совместную работу сотрудников и наладить связи между предприятиями;
- обмениваться информацией и совместно работать над проектами, координировать бизнес-процессы;
- отслеживать, структурировать и совместно использовать информацию, независимо от того, находится ли она в реляционной базе данных, в локальной сети или в сети Internet.
Встроенные средства передачи сообщений. Domino Mail - это система передачи сообщений для локальной или корпоративной сети.
Мул ьтим еди а-докум енты. Технология построения документоориентированных баз в Lotus Domino позволяет создавать и просматривать документы в различных форматах (текст, изображение, звук) и из различных источников (прикладные программы, сканеры, факс-аппараты и др.).
Поддержка технологии Workflow (документооборота). Позволяет автоматически перенаправлять документы от клиента к клиенту в соответствии с принятой системой документооборота (наложение резолюций, рассылка и т.д.). Упрощается процесс организации работы, контроль за ее выполнением, увеличивается эффективность работы.
Масштабируемость. Lotus Domino -самая мощная из доступных сегодня платформа для передачи сообщений и коллективной работы. Поддерживает симметричную мультипроцессорную обработку и обслуживает до 1000 одновременно работающих клиентов.
Репликация информации. Автоматическая поддержка актуальности данных в базах, размещенных на разных серверах. При этом обновляются документы, списки доступа, формы для ввода, формы для просмотра, формулы, макросы. Возможна репликация между клиентом и сервером. Это позволяет удаленным пользователям иметь актуальную копию базы на своем компьютере, что значительно увеличивает скорость обработки данных. Возможна выборочная репликация.
Поддержка мобильных пользователей. Позволяет мобильным пользователям оставаться в курсе всех дел, поддерживая работу как в режиме Online, так и в режиме Offline, что значительно расширяет возможности системы.
Интеграция с Internet. Domino предоставляет возможность быстро разрабатывать широкий диапазон деловых приложений для Internet и Intranet. Мощная среда разработки позволит сделать Web-узел неотъемлемой частью вашего бизнеса.
Многоуровневые средства защиты информации. Защита от несанкционированного доступа к серверам, базам данных, отдельным документам и почтовым сообщениям. Система защиты выполняет функции опознавания, управления доступом, сохранения конфиденциальности и сохранности данных. Для каждой базы данных, отдельного документа и даже отдельного поля могут быть установлены список пользователей, имеющих право доступа; функции, которые может выполнять пользователь; привилегии для доступа к выбранной информации.
Имеется электронная подпись, гарантирующая поступление неизмененного документа, и возможность шифрования документов и отдельных полей по определенному ключу.
Поддерживаемые платформы. Lotus Domino поддерживает все популярные типы сетевых протоколов, операционных систем, офисные приложения, реляционные базы данных и почтовые системы.
Поддерживаемые операционные системы:
- Server: WinNT, Win95, Win2000, OS/2, Netware, AIX, Solaris, HP-UX;
- Client: Win 3.1, Win95, WinNT, Win2000, WinXP, MacOS, AIX, OS/2, Solaris, HP-UX
Поддерживаемые сетевые протоколы:
TCP/IP, SPX, NetBIOS, Apple Talk, VINES, X.PC, X.25, SNA.
В соответствии со структурой документооборота отдела кадров Алтайского государственного университета, была разработана база данных «Кадры». Структура баз данных состоит всего из одного файла, представляющую собой базу данных формата Lotus/Notes (nsf).
- Проектирование и создание элементов интерфейса осуществлялось с помощью встроенного модуля Lotus Domino/Designer -средство для разработки таких элементов, как:
- формы (шаблоны);
- графические объекты;
- виды (элементы сортировки и просмотра форм);
- навигаторы и фреймы (элементы навигации по базе данных);
- агенты (специальные программы-макросы).
В настоящее время база данных проходит опытную эксплуатацию в отделе кадров Алтайского государственного университета. Для демонстрации возможностей автоматизированной системы работника отдела кадров, а так же показа выигрыша в отношении «затраты-выгода», можно привести такие данные: для создания одного из основных отчетов (штатный формуляр), работнику отдела кадров требовалось как минимум три недели упорной работы, в то время как обработка и создание отчета с помощью средств базы данных (то есть, вместе с печатью документов - 70-80 листов) занимает порядка 5-15 минут.
