CC BY
59II .ОБЩЕСТВЕННЫЕ НАУКИ
УДК 930.25
М. Ю. Киселев (Москва, Россия)
АРХИВ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК - ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЦЕНТР
ПО ИСТОРИИ НАУКИ (1992-2017 гг.)
Аннотация. В статье представлена информация об опыте создания в Архиве Российской академии наук баз данных к отдельным документальным комплексам с использованием различного программного обеспечения. Специалистами была разработана многофункциональная база данных «Архив РАН» на основе своего программного обеспечения, преобразованная в дальнейшем в одну информационную систему. В 2013-2015 гг. в Архиве РАН создавался электронный Центральный фондовый каталог - информационная система о составе фондов академических архивов. В Архиве сложились три электронных научно-информационных блока, которые с 2015 г. размещены в глобальной сети Интернет на созданном Архивом РАН портале «Mnemosyne»1: «Информационная система Архива РАН» (ИСАРАН)2, состоящая из основных подразделов: база данных «Учет и каталог», «История учреждений РАН», «Персональный состав РАН»; «Информационная система Архивы РАН», содержащая ресурс «Центральный фондовый каталог РАН» и информацию о системе научных архивов, библиотек и музеев Российской академии наук и Федерального агентства научных организаций; «Виртуальный музей истории РАН». В Архиве Российской академии наук создана и успешно функционирует электронная научно-информационная система, которая позволяет расширить возможности использования источниковедческой базы, извлечения информации из документов по истории науки, обеспечить исследователей различного уровня ретроспективной информацией для проведения фундаментальных исследований.
Ключевые слова: Российская академия наук, архив, история, информационная система, база данных
Архив Российской академии наук (РАН) остается одним из крупнейших архивохранилищ Российской Федерации, в котором сосредоточены документальные комплексы по истории Академии наук, академических учреждений и организаций науки и культуры в России и за рубежом, фонды личного происхождения российских ученых. Негативные последствия экономических преобразований и изменение социально-политического строя в 1991-1992 гг. отразились на деятельности Архива РАН: вдвое были сокращены штатные сотрудники, ликвидированы отдельные направления деятельности, уменьшено финансирование. В этих условиях усилиями академических архивистов при содействии руководства РАН были сохранены уникальные документальные комплексы.
Несмотря на трудности, Архив РАН продолжал выполнять все свои функции в области архивного дела: комплектование, научное описание, учет, обеспечение информацией всех категорий пользователей посредством выдачи архивных материалов в читальных залах, исполнение тематических и социально-правовых запросов граждан и учреждений, разработка вопросов истории Академии наук.
Предоставление ретроспективной информации ученым, учреждениям и организациям для проведения фундаментальных исследований было и остается главным направлением деятельности архива. Для более эффективного выполнения задач данного направления после изучения отечественного и зарубежного опыта было принято решение о разработке информационной системы. В ней, с одной стороны, должна была быть реализована традиционная система научно-справочного аппарата, а с другой - должны были предоставляться иные, более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, а также демонстрации его результатов [2, с. 43]. Имеющаяся в Архиве РАН система научно-справочного аппарата, состоящая из традиционных элементов (путеводитель, справочники,
1 Портал Mnemosyne [Электронный ресурс] // Архивы Российской академии наук [Сайт]. URL: http://arran.ru/?q=ru
2 Информационная система «Архивы Российской академии наук» (ИСАРАН) [Электронный ресурс] // Российская академия наук [Сайт]. URL: http://isaran.ru/?q=welcome
описи, каталоги и картотеки), не удовлетворяла уже потребностей пользователей в предоставлении информации, несмотря на существовавшие базы данных к отдельным документальным комплексам. Оперативный поиск информации был трудоемким из-за необходимости обращаться к различным элементам системы научно-справочного аппарата, несколько пользователей не могли работать с одним и тем же документом. В процессе описания документов, ведения каталогов и картотек использовался рукописный способ (реже на печатной машинке), что приводило к значительным потерям времени. Учет, научное описание и оценка степени сохранности документов обеспечивались традиционным способом на бумажных носителях, что не позволяло получать оперативную информацию об их текущем состоянии.
В 1988-1989 гг. в Архиве АН СССР, по свидетельству его сотрудников, предпринимались попытки создания информационно-поисковой системы к отдельным документальным комплексам, однако результатов этой работы обнаружить не удалось. Только в 1998-1999 гг. в преддверии 275-летия Академии наук в архиве был проведен комплекс работ по подготовке к созданию двух первых баз данных, содержащих информацию о персональном составе Академии наук и коллекции медалей и знаков.
В базе данных «Российская академия наук: персональный состав» собраны: краткие биографические сведения и портреты почти пяти тысяч членов Академии наук, работавших в период 1724-1999 гг.; информация об академических наградах и ученых, их удостоенных, а также другие материалы. На основании описи коллекции медалей и знаков (разряд XIII) объемом 335 единиц хранения была подготовлена база данных, в которую были включены цифровые изображения цветных объемных снимков предметов.
Документы Коммунистической академии Центрального исполнительного комитета СССР и шести ее научно-исследовательских институтов за 1924-1936 гг. составили основу базы данных, созданной в 1999-2000 гг., к соответствующему документальному массиву. При полистном просмотре протоколов заседаний, постановлений, стенограмм научных докладов и прений сотрудниками архива были подготовлены аннотации к этим документам, в которые, кроме прочего, была включена информация о выступавших на заседаниях ученых. Аннотации более десяти тысяч документов вошли в базу данных и были систематизированы в соответствии с подготовленным рубрикатором. В результате появилась возможность на основании вторичной информации изучать документы Коммунистической академии [5, с. 78]. В то же время, необходимо отметить, что внедрение рубрикатора осложняло работу по поиску информации в базе данных, а небольшое количество компьютерной техники и недостаточные ее технические возможности делали недоступной базу внешним пользователям. Однако работа продолжалась, и по аналогии с уже созданными на базе программного обеспечения «Евфрат» в 2001-2003 гг. в Архиве были сформированы базы данных к документам гуманитарных структурных подразделений Академии наук СССР (отделений и секций истории и общественных наук) общим объемом более четырех тысяч описательных статей.
Для обеспечения сохранности документов и создания страхового документального фонда структурным подразделением Архива РАН в поселке Борок (Ярославская область) были подготовлены полнотекстовые электронные копии документов фондов известных российских ученых (академиков В. И. Вернадского, С. И. Вавилова, В. Л. Комарова, почетного академика Н. А. Морозова, ученого-изобретателя К. Э. Циолковского). Материалы в 2003-2008 гг. размещались на интернет-портале Российской академии наук.
Вышеуказанные базы данных к отдельным документальным комплексам были созданы с использованием разного и несовместимого программного обеспечения, что не позволяло одновременный проводить поиск информации по нескольким вопросам истории российской науки. В 2004 г. Архив РАН предпринял попытку создания многофункциональной базы данных на базе программного обеспечения «Евфрат», однако по субъективным причинам эта работа не была завершена.
Внедрение информационных технологий, расширение спектра работ по созданию информационно-поисковых средств, включение Архива в единую информационную систему академии и ее президиума, использование документов с помощью сети Интернет - все эти мероприятия в 2005 г. были включены в «Концепцию и перспективную программу развития Архива РАН на период до 2015 г.» и поддержаны целевыми программами Президиума РАН и Отделения историко-филологических наук РАН по информатизации. Работа по созданию
многофункциональной базы данных «Архив РАН» проводилась на базе своего программного обеспечения, разработанного методами экстремального программирования в программной среде «Delphy 7.0». Многофункциональная базы данных должна была включать как учетно-статистические возможности, так и возможности по ведению электронного каталога, постоянно пополняемого новым контентом [6, с. 258].
В процессе подготовки технического задания для проектирования базы данных были учтены недостатки тиражируемых в архивной отрасли и близких к ней (например, музейной) программ, предназначенных, в первую очередь, для учета и обеспечения сохранности при достаточно ограниченных возможностях поиска и использования информации. Поэтому была поставлена задача создания многофункциональной базы, в которой наряду с основными направлениями архивной работы были предоставлены возможности поиска для удовлетворения информационных потребностей исследователей различного уровня.
Программный комплекс базы данных «Архив РАН» состоит из трех блоков: «Учет», «Комплектование», «Каталог». Каждый из них имеет функции поиска и фильтра, ведение статистики, формирование отчетов, формы которых в готовом виде можно распечатывать. В блоке «Учет» расположены полный список фондов Архива РАН; раздельные списки фондов, хранящихся в Москве и Санкт-Петербурге; список фондов по категориям; список фондов, имеющих страховые копии; полный реестр описей архива. В блок «Комплектование» включены списки учреждений-источников комплектования целиком и по группам, а также список лиц - потенциальных источников комплектования. В блоке «Каталог» объединены описи всех фондов, прошедших информационную обработку; перечень отобранных в электронном каталоге записей, редуцированных по условиям запроса и т. д.
Наибольший интерес представляют поисковые возможности программного обеспечения баз данных. В блоке «Каталог», реализующем поиск информации по условиям запроса, возможна работа с двумя уровнями архивного описания документов (дело и документ). Одна описательная статья, попадающая в электронный каталог, может описывать группу дел, дело, группу документов, документ или его фрагмент. В этом же блоке возможен поиск информации по заголовкам дел из архивных описей, введенных в базу, и по всему массиву каталога, куда попадают отдельные записи архивных дел и документов. Наполнение контента происходит последовательно от фонда, описи и дела до документа, что позволяет одномоментно проводить описание и автоматически присваивать архивный шифр. Возможен ввод информации посредством каталожной карточки: можно вручную заполнять поле «архивный шифр». Запись цифрового изображения, начиная с описи и заканчивая документом или его фрагментом, является одним из важных преимуществ указанной базы данных.
Отдельно от основной программы разработан программный модуль «Наборщик», посредством которого осуществляется ввод заголовков дел описей, поступающих как из учреждений и организаций РАН, так и из Центра комплектования архива в результате научного описания личных фондов ученых. Совместимость с базой данных позволяет программному модулю подключать заголовки дел описей к основному контенту и участвовать в поиске по электронному каталогу.
Поиск в блоке «Каталог» проводится по ключевым словам аналогично сети Интернет. Отличительной особенностью поиска в данном информационном блоке является отсутствие привязки к классификатору, который, в частности, используется при создании базы данных «Архивный фонд» Федерального архивного агентства.
В настоящее время в результате усовершенствования и расширения информационных и технических возможностей описываемая база данных преобразована в информационную систему «Архив РАН» с основными разделами: учреждения-фондообразователи; лица-фондообразователи; архив и сотрудники; базы данных «Учет и каталог», «Персональный состав», «Наборщик», «Печатник».
По состоянию на 1 января 2018 г. в информационную систему «Архив РАН» включены: краткие сведения о фондообразователях; исторические справки и обозрения на фонды архива, прошедшие научное описание; реестр 2703 описей. Контент базы данных «Учет и каталог» составляет 201132 описательных статей дел и документов, что составляет около 30 % от общего количества заголовков дел.
В 2008-2015 гг. Архив РАН являлся участником академической программы по созданию информационной системы «Электронная библиотека «Научное наследие России», в рамках которой он выступил с инициативой создания подсистемы «Электронный архив научного наследия России». С целью дополнения полнотекстовых электронных копий книг ученых, создаваемых в академических библиотеках, Архивом РАН на основании архивных документов были подготовлены автобиографии, списки научных трудов, фотографии и другие документы ученых.
Необходимо отметить, что в информационной системе «Архив РАН» размещен электронный путеводитель по личным фондам, хранящимся в Архиве РАН (г. Москва) по состоянию на 1 января 2008 г. [1]. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов действительных членов, членов-корреспондентов Российской академии наук и других ученых. Кроме этого, к системе подключен электронный путеводитель по фондам академических учреждений, содержащий краткую историческую справку, информацию о составе и содержании документов, количестве описей, крайних датах и объемах каждого фонда.
В 2008 г. в рамках осуществления образовательных проектов по созданию электронных источниковедческих комплексов Архивом РАН совместно с Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета созданы базы данных научного наследия историков-архивистов М. Н. Тихомирова, В. В. Максакова, А. Г. Николаевой. Указанные базы комплектовались силами студентов с использованием программного модуля «Наборщик» и подключением записей цифрового изображения отдельных документов.
Для обеспечения пользователей информацией о составе и содержании документов фондов архива, поиска информации, предоставления возможности просмотра описей в режиме реального времени в 2011-2014 гг. была создана база данных «Электронные описи Архива РАН». Было оцифровано 2685 описей фондов Архива РАН. Электронные копии вошли в базу данных «Учет и каталог». В последующие годы к базе данных подключались другие описи, прошедшие научное описание, что позволило пользователям изучать эти учетные документы без посещения архива и пользоваться расширенной источниковедческой базой [3, с. 275].
В результате использования новых технологий в Архиве РАН создана информационная система, которая позволяет решать целый ряд задач: искать ретроспективную информацию в автоматизированном режиме по ключевым словам; просматривать архивные описи в режиме реального времени; создавать тематические базы данных; формировать и поддерживать единую информационно-поисковую систему академических архивов; подготавливать архивные справочники о составе и содержании документов и др.
Внедрение базы данных «Учет и каталог» в научно-отраслевом архиве Института археологии РАН, архиве Коми научного Центра Уральского отделения РАН, отделе рукописей и архиве А. М. Горького Института мировой литературы и искусства РАН, Дагестанском научном центре позволило создать предпосылки для организации центрального фондового каталога и единой информационной системы академических архивов. Информационная система к документальным комплексам Архива РАН размещена на сайте Архива РАН (www.isaran.ru) в подразделе сайта «Центральный фондовый каталог», в который включены следующие блоки: список фондов, реестр описей, каталог, электронные путеводители по личным фондам и фондам учреждений.
Дальнейший путь развития информационной системы академических архивов предполагает создание единой информационной системы, поскольку теперь отсутствуют технические или технологические препятствия. Разработка и соблюдение унифицированной методики построения и заполнения единых электронных форматов описаний архивных документов является необходимым условием организации работы. В результате объединения появится общая информационная система архивного фонда Российской академии наук, полно представляющая его как одну из составных частей Архивного фонда Российской Федерации.
Появившееся на рубеже ХХ-XXI вв. понятие «информационное общество» применительно к архивной отрасли, кроме прочего, включает информатизацию всех направлений архивной деятельности и применение новых методов реализации широкого доступа граждан к ретроспективной архивной информации. Архив РАН, в соответствии с этими тенденциями, развивается как единый научно-информационный центр, что позволяет обеспечивать со-
хранность документов за счет создания фонда пользования на электронных носителях; осуществлять электронный централизованный государственный учет документальных комплексов; контролировать состав документов, требующих реставрации; создавать, совершенствовать электронный научно-справочный аппарат как систему и обеспечивать ретроспективной информацией исследователей различного уровня, учреждений и организаций РАН путем подготовки актуальных электронных справочников по составу и содержанию фондов Архива РАН; организовывать научно-исследовательскую работу по истории РАН с помощью современных информационных технологий [4, с. 134].
В рамках комплекса работ по созданию информационной системы для фондов академических учреждений, имеющих архивные подразделения с постоянным и постоянно-переменным сроками хранения документов, в Архиве РАН в период 2013-2015 гг. создан электронный Центральный фондовый каталог (ЦФК). К каталогу были подключены новые участники - академические архивы, которые не имеют статуса научно-отраслевых архивов, но фактически хранят архивные собрания и коллекции. Сведения о единицах хранения указанных организаций были приведены в актуальное состояние, переведены с традиционного (на бумажной основе) в электронный формат. Так был создан электронный ЦФК РАН, в перспективе готовый к конвертации в программный комплекс «Автоматизированный ЦФК» Федерального архивного агентства как составной части Архивного фонда РФ.
Таким образом, в Архиве РАН сложились три электронных научно-информационных блока, которые в 2015 г. размещены в глобальной сети Internet на созданном Архивом РАН портале «Mnemosyne»:
- «Информационная система Архива РАН», состоящая из основных подразделов: база данных «Учет и каталог», «История учреждений РАН», «Персональный состав РАН»;
- «Информационная система Архивы РАН», содержащая Центральный фондовый каталог РАН и информацию о системе научных архивов, библиотек и музеев Российской академии наук и Федерального агентства научных организаций;
- «Виртуальный музей истории РАН», в котором демонстрируются основные научные открытия, изобретения и достижения выдающихся ученых, научных коллективов, учреждений и руководящих органов Академии наук; определены действительная роль и преимущества академической формы организации научных исследований в формировании научного, технического, экономического и социокультурного потенциала России.
Этот информационный ресурс должен способствовать созданию научно-обоснованного и целостного образа истории Российской академии наук. В ИСАРАН впервые предпринята попытка объединить информационные ресурсы академических институтов памяти, позволяющие осуществлять информационное обеспечение исторических исследований. Создание электронной научно-информационной система значительно расширило возможности использования источниковедческой базы, извлечения информации из источников по истории науки; обеспечило исследователей различного уровня ретроспективной информацией для проведения фундаментальных исследований.
ЛИТЕРАТУРА
1. Архив Российской академии наук : путеводитель по фондам (Москва): фонды личного происхождения. М. : Наука, 2008. 632 с.
2. Киселев М. Ю. Электронный научно-справочный аппарат к документам Архива Российской академии наук: этапы создания // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 42-45.
3. Киселев М. Ю. База данных «Электронные описи Архива РАН»: этапы создания и перспективы развития // Вестник архивиста. 2013. № 3. С. 271-276.
4. Киселев М. Ю. Научно-справочный аппарат Архива РАН: новые возможности в информационном обществе // Документ. Архив. История. Современность. Материалы V Международной научно-практической конференции. Екатеринбург: Изд-во Уральского ун-та. 2014. С. 132-135.
5. Савина Г. А. Создание электронной базы данных «Коммунистическая Академия ЦИК СССР (1924-1936)» в Архиве Российской академии наук: новые исследовательские возможности // Вестник Российского гуманитарного научного фонда. 2001. № 1. С. 76-82.
6. Савина Г. А. Информационные технологии в Архиве РАН: итоги и перспективы // Вестник архивиста. 2006. № 6. С. 255-261.
M. Yu. Kiselev (Moscow, Russia)
ARCHIVE OF THE RUSSIAN ACADEMY OF SCIENCES - INFORMATION CENTER ON THE HISTORY OF SCIENCE (1992-2017)
Abstract. The article presents information on the experience of creating databases in the Archive of the Russian Academy of Sciences for individual documentary complexes using various software. A multifunctional database "Archive of the RAS" was developed on the basis of its software, which was later transformed into an information system. In 2013-2015 in the Archives of the Russian Academy of Sciences an electronic central stock catalog was created - an information system on the composition of the funds of academic archives. In the Archives three electronic scientific information blocks were formed, which in 2015 were available online in the global Internet network on the portal "Mnemosyne", created by the RAS Archive: "Information System of the RAS Archive", consisting of the main subsections: the "Accounting and Catalog" database, "History of the RAS Institutions", "Personal Composition of the RAS "; "Information System Archives of the Russian Academy of Sciences", containing the Central Fund of the Russian Academy of Sciences and information on the system of scientific archives, libraries and museums of the Russian Academy of Sciences and the Federal Agency of Scientific Organizations; "Virtual Museum of History of the Russian Academy of Sciences". Thus, in the Archive of the Russian Academy of Sciences an electronic scientific information system has been created that allows to expand the possibilities of using the source study base, extracting information from sources on the history of science, providing researchers of various levels with retrospective information for conducting fundamental research.
Keywords: Russian Academy of Sciences, archive, history, information system, database.
REFERENCES
1. Arkhiv Rossiiskoi akademii nauk : putevoditel' po fondam (Moskva): fondy lichnogo pro-iskhozhdeniya, Moscow, Nauka, 2008, 632 p.
2. Kiselev M. Yu. Elektronnyi nauchno-spravochnyi apparat k dokumentam Arkhiva Ros-siiskoi akademii nauk: etapy sozdaniya, Otechestvennye arkhivy, 2008, no 4, pp. 42-45.
3. Kiselev M. Yu. Baza dannykh «Elektronnye opisi Arkhiva RAN»: etapy sozdaniya i perspektivy razvitiya, Vestnik arkhivista [Herald of an archivist], 2013. no. 3, pp. 271-276.
4. Kiselev M. Yu. Nauchno-spravochnyi apparat Arkhiva RAN: novye vozmozhnosti v informatsion-nom obshchestve // Dokument. Arkhiv. Istoriya. Sovremennost'. Materialy V Mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii, Ekaterinburg, Izd-vo Ural'skogo un-ta, 2014, pp. 132-135.
5. Savina G. A. Sozdanie elektronnoi bazy dannykh «Kommunisticheskaya Akademiya TsIK SSSR (1924 1936)» v Arkhive Rossiiskoi akademii nauk: novye issledovatel'skie vozmozhnosti, Vestnik Rossiis-kogo gumanitarnogo nauchnogo fonda [Bulletin of the Russian foundation for humanities], 2001, no. 1, pp. 76-82.
6. Savina G. A. Informatsionnye tekhnologii v Arkhive RAN: itogi i perspektivy, Vestnik arkhivista, 2006, no 6, pp. 255-261.
Киселев М. Ю. Архив Российской академии наук - информационный центр по истории науки (1992-2017 гг.) // Гуманитарно-педагогические исследования. 2018. Т. 2. № 2. С. 36-41
Kiselev M. Yu. Archive of the Russian Academy of Sciences-Information Center on the History of Science (1992-2017), Gumanitarno-pedagogicheskie issledovaniya [Humanitarian and pedagogical Research], 2018, vol. 2, no 2, pp. 36-41.
Сведения об авторах
Киселев Михаил Юрьевич - кандидат исторических наук, Архив Российской академии наук, руководитель Центра учета и обеспечения сохранности документов, Москва, Россия; kiss_RAN@mail.ru
Аuthor:
Michail Yu. Kiselev, PhD in History, Head of the Center for Accounting and Securing Documents, Archives of the Russian Academy of Sciences (ARAN), Moscow, Russia; kiss_RAN@mail.ru.
