Анализ эффективности внедрения информационной системы на предприятии малогобизнеса Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

490

Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского, 2014, № 4 (1), с. 490-494

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

УДК 338.012:004

АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ МАЛОГО БИЗНЕСА

© 2014 г. А.А. Беспалько, Н.В. Сочнева

Нижегородский госуниверситет им. Н.И. Лобачевского tuola@list.ru

Поступило к редокцию 21.03.2014

Описывается технология применения методов анализа эффективности информационных систем на примере предприятия малого бизнеса. Рассматриваются возможности программы Microsoft Excel для проведения расчетов, связанных с данной технологией.

Ключекые слоко: информационная система, эффективность информационной системы, условная годовая экономия, текущие затраты, капитальные вложения, Microsoft Excel.

Развитие современных компьютерных технологий требует от бизнеса вводить или постоянно модернизировать информационные системы (ИС) на своих предприятиях. Эта тенденция характерна не только для крупных или средних предприятий. Современный малый бизнес тоже не обходится без внедрения компьютерных технологий обработки данных [1].

Такая ситуация требует от руководителей не только знания основных принципов формирования ИС, но и оценки стоимости и эффективности внедрения подобных разработок. На данный момент существует множество методик для решения этих вопросов. Некоторые из них находятся в общем доступе, некоторые являются авторскими (Total Cost of Ownership (ТСО) по методике компании Microsoft) и, соответственно, платными [2].

В данном исследовании будет рассмотрена ситуация, когда организуется малое предприятие, при этом создается малая информационная система. Каким образом в этой ситуации рассчитать эффективность внедрения системы, ее нужность и полезность? Если бы мы имели дело с большой ИС для крупного или среднего предприятия, исследования эффективности внедрения системы проводили бы компания-разработчик или консалтинговая фирма, специализирующаяся на подобных исследованиях.

Малый бизнес, в большем его сегменте, не имеет возможности оплачивать такие исследования. Руководитель или ответственный сотрудник организации сам должен провести исследования и принять решение о внедрении си-

стемы. Один из подходов к решению подобной задачи мы и хотим описать в данной статье.

Для начала оценим затраты на совокупную стоимость владения (ССВ) или TCO, информационной системой. Существуют методики расчета ССВ системами электронного документооборота, различными аппаратными платформами, сетями, программным обеспечением. Затраты на внедрение ИС в целом тоже можно представить с помощью различных моделей TCO.

Например, в модели TCO, разработанной компанией Microsoft совместно с Interpose, IT-затраты разбиваются на две категории: прямые (бюджетные) и косвенные.

На наш взгляд, методика, предложенная Gartner Group, является более простой и уместной в данной ситуации. В этой модели учитываются следующие IT-затраты: фиксированные, или, как их еще называют, капитальные вложения, и текущие. По методике Gartner Group к фиксированным следует относить: затраты на проектирование и внедрение системы, затраты на привлечение внешних специалистов в период создания системы, затраты на закупку программного и аппаратного обеспечения [3].

Надо отметить, что выбор того или иного программного или аппаратного обеспечения может существенно повлиять на затраты в период эксплуатации системы.

Текущие затраты складываются из стоимости обновления системы, затраты на поддержание системы в рабочем состоянии и затраты на IT-специалистов.

Таблица 1

Фиксированные затраты _

Затраты шт Цена, руб. Стоимость, руб.

Аппаратные средства

Компьютер 5 75 000.00 375 000.00

Сервер 1 40 000.00 40 000.00

Принтер 2 3 000.00 6 000.00

Картриджи для принтера 4 1 500.00 6 000.00

Локальная сеть 1 25 000.00 25 000.00

Программные средства

1-С склад 4 15 200.00 60 800.00

1-С бухгалтерия 1 10 800.00 10 800.00

Интернет подключение 1 3 000.00 3 000.00

Сайт 1 10 000.00 10 000.00

Организация рабочих мест 1 40 000.00

Итого 576 600.00

Таблица 2

Текущие затраты_

Периодические затараты Шт. Цена услуги в год, руб. Стоимость услуги в год, руб.

Winrar 6 905.00 5 430.00

Office 6 8 500.00 51 000.00

Касперский 5 800.00 4 000.00

Аутсорсинг (оплата IT-услуг, оказываемых внешними подрядчиками) 1 24 000.00 24 000.00

Абонент. пл. Интернет 1 6 000.00 6 000.00

Канцтовары 1 6 700.00 6 700.00

Заправка картриджей 1 12 000.00 12 000.00

Итого 109 130.00

Основные расчеты представлены в таблице 1 «Фиксированные затраты» и в таблице 2 «Текущие затраты».

Исходя из приведенных расчетов, менеджмент предприятия может проводить учет и контроль затрат, связанных с ИС предприятия.

Предположим, что руководство предприятия надеется за три года окупить затраты на внедрение системы. В таком случае необходимо ответить на вопрос: какую сумму необходимо ежегодно экономить за счет внедрения ИС, чтобы к поставленному сроку выйти на точку безубыточности? Для решения этой задачи воспользуемся методом оценки по критерию чистого приведенного эффекта (Net Present Value, NPV) и командой «Подбор параметра» в MS Excel.

Критерий NPV предполагает дисконтирование денежного потока по цене капитала проекта, характеризующей относительный уровень расходов на пользование финансовыми ресурсами. Условно установим ставку дисконта в размере 10%.

Показатель NPV рассчитаем с помощью встроенной финансовой функции MS Excel ЧПС(), при этом показатель NPV рассчитывается так:

NPV=ЧПС (ставка дисконта; доходы за периоды) - Затраты на реализацию проекта.

Доходы за период (год) рассчитаем как разность поступающих средств и текущих затрат.

Примем размер условной годовой экономии за 300000 руб. На рис. 1 «Вычисление размера условной годовой экономии с помощью команды "Подбор параметра"» приведены вычисления для принятых предположений и заполненное окно подбора параметра.

В режиме просмотра формул расчетная таблица в Excel выглядит, как показано на рис. 2 «Режим просмотра формул».

Результат проведенных расчетов представлен в таблице 3 «Расчет показателя NPV».

В результате мы показали, что поступления денежных средств должны составлять 340 989,40 руб., чтобы в течение трех лет окупить затраты на реализацию ИС. В эту цифру входят как прибыль от основной деятельности предприятия, так и экономический эффект от внедрения ИС.

Вычислим годовой экономический эффект от внедрения ИС.

Основой для расчета этого показателя является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и расчетному вариантам.

В качестве базового варианта примем ручной метод обработки информации, например,

А Ё С D Е F G

1 2 3 Ставиа дисконта 10%

Фиксированные затраты 576 500,00р. Подбор параметра ! $ - £3—

Те куш и е затраты 109 130р00р.

Установ Значени Изменяя иь б ячейке: е: значение ячейки:

4 5 6 Поступление денежных средств 300000,00р. 5BS1J0 [Щ]

Модельдля расчета NPV 0

Период Доход за период SBS4I й)

7 5 1 190 370,00р.

2 190 В70,00р. ОК Отмена J

Ч 3 190 870,00р.

10 NPV -101934.56р.

11

Рис. 1. Вычисление размера условной годовой экономии с помощью команды «Подбор параметра»

А В

1 Ставка дисконта ОД

2 Фиксированные затраты 576600

3 Текушие затраты 109130

4 Поступление денежных средств 300000

5 Модельдля расчета NPV

6 Период Доход за период

7 1 =$В$4-$В$3

8 2 =$В$4-$В$3

9 3 =$В$4-$В$3

10 NPV =ЧПС(В1;В7:В9)-В2

11

Рис. 2. Режим просмотра формул

Таблица 3

Расчет показателя ОТУ

Ставка дисконта 10%

Фиксированные затраты 576 600,00 руб.

Текущие затраты 109 130,00 руб.

Поступление денежных средств 340 989,40 руб.

Модель для расчета ОТУ

Период Доход за период

1 231 859,40 руб.

2 231 859,40 руб.

3 231 859,40 руб.

NPV 0,00 руб.

ведение бухгалтерской, финансовой и экономической документации на бумажных носителях.

При внедрении ИС обработка информации о деятельности предприятия будет вестись с использованием компьютерной техники, программных продуктов серии «1-С Предприятие» и сетевых технологий.

Годовой экономический эффект определяется по формуле

Эг = ( Иб + Ен * Кб )-( Ир + Ен * Кр ), (1) где Иб, Ир - годовые эксплуатационные затраты в базовом и расчетном вариантах; Кб, Кр -фиксированные или капитальные вложения в базовом и расчетном вариантах; Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.1.

Капитальные затраты в базовом варианте определяются затратами на организацию рабочих мест (офисная мебель, оборудование). Пусть суммарная их стоимость составляет 40000 руб.:

Кб = 40000 руб.

Капитальные затраты в расчетном варианте представлены в таблице 1: Кр = 576 600,00 руб.

Эксплуатационные расходы складываются из оплаты рабочего времени и других расходов, связанных с обслуживанием проводимых работ (текущие затраты).

Расчет оплаты рабочего времени при базовом и расчетном вариантах представлены в таблицах 4 и 5.

Таблица 4

Затраты на оплату рабочего времени в базовом варианте_

Название операции Частота, раз в месяц Затраты на 1 операцию, час Затраты на опер., час/мес. Затраты на з/п, руб./мес. ЕСН 30%, руб./мес. Итого

Формула Чт Топер Т= Чтх Топер Ззп= =Докл/(21х8) хТ ЕСН=0.3 6х Ззп

Поиск поставщиков (руководитель) 21 3 63 13125 3937.5 17062.5

Оформление договора с поставщиками (руководитель) 3 2 6 1250 375 1625

Обработка бухгалтерской документации (бухгалтер) 21 16 336 50000 15000 65000

Обработка запроса на покупку товара 210 0.5 105 12500 3750 16250

Выписка накладной на отгрузку товара со склада(менеджер) 126 0.5 63 7500 2250 9750

Обработка складских операций 126 1 126 11250 3375 14625

Проведение инвентаризации 1 8 8 714.2857143 214.2857143 928.5

ИТОГО 125241.7

Затраты на оплату рабочего времени в расчетном ва

Таблица 5

Название операции Частота, раз в месяц Затраты на 1 операцию, час Затраты на опер., час/мес. Затраты на з/п, руб./мес. ЕСН 30%, руб./мес. Итого

Формула Чт Топер Т= Чтх Топер Ззп= =Докл/(21х8) хТ ЕСН=0.3х Ззп

Поиск поставщиков (руководитель) 21 2 42 8750 2625 11375

Оформление договора с поставщиками (руководитель) 3 1 3 625 187.5 812.5

Обработка бухгалтерской документации (бухгалтер) 21 8 168 25000 7500 32500

Обработка запроса на покупку товара 210 0.25 52.5 6250 1875 8125

Выписка накладной на отгрузку товара со склада (менеджер) 126 0.25 31.5 3750 1125 4875

Обработка складских операций 126 0.25 31.5 2812.5 843.75 3656.25

Проведение инвентаризации 1 4 4 357.14 107.14 464.28

ИТОГО 61808.03

Таблица 6

Исходные данные для расчета условной годовой экономии_

Базовый вариант Расчетный вариант

Фиксированные (капитальные) затраты, руб. 40 000.00 576 600.00

Затраты на оплату рабочего времени. руб. 219 491.00 61 808.03

Текущие затраты. руб. 109 745.50 109 130.00

Эксплуатационные расходы. руб. 329 236.50 170 938.03

Текущие затраты в расчетном варианте представлены в таблице 2. Текущие расходы в базовом варианте приняты равными 50% оплаты труда. К этим расходам относятся затраты на канцтовары, бланки документов, бумагу и т.д.

Для наглядного представления сведем все цифры для расчета условной годовой экономии в одну таблицу 6:

Эг = (329236,50 + 0.1х40000)-(170938,03 + +0.1х576600)=104638,47 (руб.).

В результате проведенных расчетов мы можем сделать вывод, что внедрение ИС позволяет экономить 104638,47 руб. за счет сокращения количества сотрудников и экономии рабочего времени. Также наши расчеты показывают: минимальный уровень годовой прибыли должен составлять ПР=340989,40-104638,47=236350,93 руб., чтобы в течение трех лет окупить затраты на внедрение ИС.

Данная методика может применяться на любом малом предприятии и поможет руководителю планировать свои расходы, формировать

бюджет предприятия, оценивать стоимость модернизации системы.

Слушатели высших учебных заведений, в особенности специальностей менеджмент и прикладная информатика в экономике, должны знакомиться с методиками оценки эффективности экономических информационных систем (ЭИС). Мы думаем, что подобные исследования также необходимо проводить в рамках дипломного проектирования, если тема работы связана с проектированием или модернизацией информационной системы предприятия.

Список литературы

1. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: Учебник / МГУ им. М.В. Ломоносова. Экон. фак. М.: ИНФРА-М, 2005. 958 с.

2. http://www.managment.aaanet.ru/ (дата обращения 02.10.2013).

3. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. М.: ДМК Пресс, 2003. 256 с.

EFFICIENCY ANALYSIS OF INFORMATION SYSTEM IMPLEMENTATION IN A SMALL BUSINESS

A.A. Bespalko, N.V. Sochneva

The article describes the technology of application of analysis methods of information system efficiency using an example of a small business. Microsoft Excel program possibilities to perform calculations related to this technology are considered.

Keywords: information system, information system efficiency, nominal annual savings, current costs, capital investments, Microsoft Excel.

References

1. Ehkonomicheskaya informatika: Vvedenie v ehkonomicheskij analiz informacionnyh sistem: Ucheb-nik / MGU im. M.V. Lomonosova. Ehkon. fak. M.:

INFRA-M, 2005. 958 s.

2. http://www.managment.aaanet.ru/ (data obrash-cheniya 02.10.2013).

3. Skripkin K.G. Ehkonomicheskaya ehffektivnost' informacionnyh sistem. M. : DMK Press, 2003. 256 s.