CC BY
6
АЛГОРИТМ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫМ ПЕРСОНАЛОМ КЛИНИЧЕСКОЙ БОЛЬНИЦЫ
Д.А. Васильев, магистрант
Уфимский университет науки и технологий
(Россия, г. Уфа)
DOI:10.24412/2411-0450-2024-8-32-36
Аннотация. В результате проведенного исследования нами предложен алгоритм действий по совершенствованию системы управления административным персоналом в Государственном бюджетном учреждении здравоохранения Республиканская клиническая больница имени Г.Г. Куватова города Уфа Республики Башкортостан. Необходимость выработки этого алгоритма возникла в связи с тем, что в процессе работы был выявлен ряд существенных недостатков в функционировании указанной системы и определен перечень перспективных направлений по ее совершенствованию.
Ключевые слова: алгоритм совершенствования, система управления, административный персонал, государственное бюджетное учреждение, клиническая больница, перспективные направления.
В настоящее время, в системе здравоохранения идёт прогрессивный процесс делегирования полномочий федерального уровня на региональный, а зачастую и непосредственно на муниципальный уровень управления, что создаёт значительные предпосылки для:
- оптимизации коечного фонда лечебных учреждений на региональном и местном уровне;
- своевременного перенаправления движения потоков пациентов в зависимости от конкретных условий на местах;
- оперативного перераспределения, в зависимости от сложившейся ситуации, имеющихся в наличии денежных средств;
- недопущения образования дефицита в финансировании оказываемых населению медицинских услуг;
- осуществления планирования на подведомственных территориях посредством единой системы;
- формирования финансовых моделей предоставления медицинских услуг, адаптированных к долгосрочному прогнозированию и применяющих в качестве исходного информационного материала для своей работы оперативные данные о движении пациентопотка, а также актуальные тарифы на услуги учреждений здравоохранения;
- применения кадровых, технических, материальных и финансовых ресурсов организаций, предоставляющих гражданам медицинские услуги, рационально и экономно;
- оперативного регулирования, управления и контроля в лечебных учреждениях.
Однако, в таких условиях, претерпевает существенные изменения сам подход к управлению объектами здравоохранения, что, в свою очередь, неизбежно приводит к значимым изменениям в функционале руководителей этих организаций, а именно:
- кратно возрастает степень самостоятельности и оперативности в принятии ими управленческих решений в области обеспечения функционирования и развития вверенного объекта;
- значимо увеличивается мера персональной ответственности за принимаемые ими решения и за результаты деятельности всего персонала учреждения в целом;
- существенно повышается необходимость в непрерывном личном контроле за динамикой изменения показателей финансовой деятельности организации.
Руководитель лечебного учреждения становится, таким образом, не столько организатором основного и вспомогательных видов деятельности, что было характерно
для централизованной плановой системы, сколько управленцем широкого профиля.
Кроме того, в условиях всё большего развития сети частных медицинских клиник различного профиля и масштаба, руководитель бюджетного учреждения вынужден действовать на конкурентном рынке оказания медицинских услуг, т.к. бюджетные организации, зачастую, оказывают не только услуги обусловленные обязательным медицинским страхованием граждан, но также и услуги в рамках действующих полисов дополнительного медицинского страхования и, наконец, услуг оплачиваемых непосредственно пациентом из собственных средств.
Становится совершенно очевидным, что в условиях действия всех вышеперечисленных факторов административные кадры здравоохранения, в особенности руководящие, должны обладать не только высококлассными медицинскими знаниями и навыками, но и обладать обширными компетенциями в вопросах управления организацией. Естественно, что руководству организации просто необходимо постоянно совершенствовать систему управления административным персоналом, т.к. она вынуждена будет постоянно и оперативно реагировать на непрерывные изменения рынка предоставления медицинских услуг, что и обусловило выбор темы исследования и её актуальность.
В качестве объекта исследования нами выбрано Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Республиканская клиническая больница имени Г.Г. Куватова (далее РКБИК).
Предметом исследования стала системы управления административным персоналом РКБИК (далее СУ).
Целью настоящего исследования является определение перспективных направлений совершенствования системы управления административным персоналом РКБИК.
В настоящее время, персонал РКБИК насчитывает 2290 сотрудников, из которых:
- 512 врачей;
- 978 работников со средним медицинским и фармацевтическим образованием;
- 388 сотрудников младшего медицинского персонала.
- 244 хозяйственных и подсобных рабочих;
- 168 человек административного персонала.
В структуру РКБИК входят:
- 70 отделений различного профиля;
- 10 учебных клинических кафедр.
Коечный фонд РКБИК составляют 1208
круглосуточных коек по стационару, в том числе:
- 570 хирургических;
- 430 терапевтических;
- 120 акушерско-гинекологических;
- 85 прочих.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- выявить недостатки в функционировании действующей в настоящее время СУ.
- определить перспективные направления совершенствования СУ;
- выработать алгоритм устранения выявленных недостатков функционирования СУ.
В качестве методов проведения исследования нами были выбраны наблюдение, анализ, синтез, интерпретация, принятие управленческих решений.
Толковый словарь русского языка трактует понятие «система» как представляющее собой единство находящихся во взаимосвязи и закономерно расположенных частей целое [1], а «управление» как направление деятельности чего-либо, руководство [2]. Учитывая эти определения, под СУ в данном исследовании мы будем подразумевать направленную руководством РКБИК деятельность таких взаимосвязанных элементов ее иерархической структуры, как административный персонал.
Административный персонал клинической больницы - это работники аппарата управления клинической больницей, осуществляющие функции управления, планирования и обеспечения деятельности ее подразделений [3].
Для упорядочения и упрощения функционирования СУ, а также определения показателей эффективности деятельности
административного персонала, в лечебном учреждении уже применяются такие программные комплексы как:
- «1С» (программное решение для автоматизации управления бизнес-процессами в организации);
- система электронного документооборота TESSA.
Программный комплекс «1С» позволяет административному персоналу РКБИК автоматизировать:
- формирование бухгалтерской и налоговой отчетности;
- учет остатков товарно-материальных ценностей в подразделениях и на складах, а также их движение и управление закупками;
- бюджетирование и управленческий учет;
- финансовое планирование и движение денежных средств;
- калькуляцию себестоимости и цены оказываемых услуг;
- учет движения и определение эффективности работы персонала;
- взаимоотношения с контрагентами и деятельность предприятия в комплексе.
Система электронного документооборота TESSA, в свою очередь, позволяет административному персоналу РКБИК автоматизировать:
- документооборот, что позволяет оптимизировать сроки согласования и обработки документов на всех уровнях иерархии управления, а также заверять их электронной цифровой подписью;
- назначение ответственных за исполнение задач;
- архивацию документов организации;
- работу канцелярии;
- систему учета и урегулирования убытков;
- формирования новых единиц предоставляемых услуг, их себестоимости и цены;
- хозяйственные процессы;
- учет и обработку поступающих жалоб и претензий.
Действующие в РКБИК приказы, распоряжения и должностные инструкции однозначно предписывают административному персоналу организации использо-
вать в своей профессиональной деятельности вышеперечисленные программные комплексы и их функционал, а также исключить другие способы обмена рабочей документацией и информацией о непосредственных указаниях руководства. Однако, в ходе проведенного полевого исследования удалось выяснить, что предписания, изложенные в различного рода руководящих документах, зачастую нарушаются. Подобные нарушения трудовой дисциплины обусловлены тем, что только небольшая часть административного персонала умеет пользоваться обоими программными комплексами, т.е. одновременно и «1С», и TESSA. Большинство работников может использовать лишь один программный комплекс из двух перечисленных. Часть персонала не освоила работу ни в одном из этих комплексов.
Описанное выше положение дел приводит к тому, что для наиболее широкого распространения полученной от руководства информации большинство сотрудников используют такие средства обмена ею как:
- электронная почта;
- популярные и распространенные мес-сенджеры;
- другие, официально не одобренные, файлообменные ресурсы и системы.
В результате сложилась ситуация, когда информация в первом случае дублируется одновременно в нескольких системах и сотрудники получают одну и ту же информацию не единожды, что перегружает информационный поток; во втором -информация до части персонала не доходит вовсе.
Кроме того, полностью исключается возможность контроля за получением конкретными специалистами необходимой им для работы информации со стороны руководства.
В итоге, руководство утрачивает возможность оперативно руководит значительной частью административного персонала, т.е. имеют место значительные недостатки в функционировании действующей в настоящее время СУ, которые и были нами выявлены.
Далее определим перспективные направления совершенствования СУ, которые помогут устранить описанные выше недостатки в ее работе.
По нашему мнению, к перспективным направлениям совершенствования СУ можно отнести следующие:
- выявление сотрудников РКБИК, не умеющих пользоваться программными комплексами «1С» и TESSA;
- обучение всего административного персонала РКБИК эффективным методам работы в программных комплексах «1С» и TESSA, посредством организации системы наставничества в организации либо направление работников на курсы повышения квалификации;
- разделение конкретных потоков информации между программными комплексами «1С» и TESSA для исключения возможности ее дублирования;
- обеспечение использования только программных комплексов «1С» и TESSA для передачи информации;
- установление контроля за получением каждым конкретным специалистом необходимой ему информации в программных комплексах «1С» и TESSA.
Под наставничеством, в данном случае, мы понимаем совершенствование обучения специалистов медицинского профиля и развитие их навыков посредством передачи им опыты коллегами [4].
Мы считаем, что устранить недостатки в функционировании действующей в настоящее время СУ станет возможным, если следовать приведенному ниже алгоритму действий.
Действие 1 - проведение анкетирования или тестирования административного персонала с целью выявление сотрудников РКБИК, не умеющих пользоваться программными комплексами «1С» и TESSA.
Действие 2 - составление перечня выявленных на Шаге 1 сотрудников с целью назначения им наставников из среды коллег, либо направления их на курсы повы-
перечисленных выше программных комплексов.
Действие 3 - установление конкретного времени прохождения курсов повышения квалификации или периода осуществления наставничества с последующим проведением тестирования на предмет определения остаточных знаний и проверки навыков работы с вышеуказанными программными комплексами.
Действие 4 - проведение рабочего совещания руководителей структурных подразделений аппарата управления с целью установления четкого распределения потоков информации между программными комплексами «1С» и TESSA для исключения возможности ее дублирования и перегрузки информационных каналов.
Этап 5 - распределения потоков информации между программными комплексами «1С» и TESSA с изданием соответствующей инструкции и доведение ее содержания до всего административного персонала.
Действие 6 - обеспечение использования только программных комплексов «1С» и TESSA для передачи рабочей информации посредством утверждения руководством предписаний, устанавливающих меры дисциплинарной ответственности за распространение ее в прочих файлообмен-ных ресурсах и системах.
Этап 7 - обеспечение в программных комплексах «1С» и TESSA контроля за получением каждым конкретным специалистом необходимой ему информации путем добавления в программные коды соответствующих функций.
В настоящей работе нами выявлены недостатки функционировании действующей в настоящее время СУ, определены, цели, задачи, методы проведения исследования и перспективные направления совершенствования СУ. Кроме того, выработан пошаговый алгоритм, который, по нашему мнению, позволит устранить выявленные недостатки функционирования СУ.
шения квалификации по использованию
Библиографический список:
1. Даль В.И. Толковый словарь русского языка. - М.: Эксмо, 2020. - 896 с.
2. Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений. - 4-е изд., дополненное. - М.: Азбуковник, 1999. - 944 с.
3. Башмаков О.А. Совершенствование методов управления кадрами и кадровой службой в практике управления здравоохранением // Социальные аспекты здоровья населения.
- 2015. - № 6 (46). - С. 12.
4. Ненахова Ю.С., Локосов Е.В. Наставничество в медицине: на пути к институциона-лизации // Проблемы социальной гигиены, здравоохранения и истории медицины. - 2020.
- № 28. - С. 1087-1093.
IMPROVEMENT ALGORITHM ADMINISTRATIVE PERSONNEL MANAGEMENT
SYSTEMS FOR A CLINICAL HOSPITAL
D.A. Vasiliev, Graduate Student
Ufa University of Science and Technology
(Russia, Ufa)
Annotation. As a result of the study, we proposed an algorithm of actions to improve the administrative personnel management system in the State Budgetary Healthcare Institution, Republican Clinical Hospital named after G.G. Kuvatov city of Ufa, Republic of Bashkortostan. The need to develop this algorithm arose due to the fact that in the process of work a number of significant shortcomings in the functioning of this system were identified and a list of promising areas for its improvement was identified.
Keywords: improvement algorithm, management system, administrative personnel, state budgetary institution, clinical hospital, promising areas.
