1C: ДОКУМЕНТООБОРОТ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ ПОВСЕДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВОЕННО-УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

ш

И.И. ИЛЮХИН, А.Ю. ХАЧАЙ, Л.С. ВОЛКАНИН

I.I. ILYUKHIN, A.Yu. KHACHAY, L.S. VOLKANIN

1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ ПОВСЕДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВОЕННО-УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

1С:DOCUMENT MANAGEMENT FOR AUTOMATION OF DAILY ACTIVITIES OF A MILITARY EDUCATIONAL INSTITUTION

£\

I jssj ?

\ Mi

êLÈè

Сведения об авторах: Илюхин Иван Иванович - начальник науч-но-исследователъской лаборатории (исследования проблем образовательного процесса) Военной академии Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, генерал-майор, кандидат военных наук, доцент, Почетный работник высшего профессионального образования Российской Федерации (г.Москва);

Хачай Андрей Юрьевич - доцент кафедры вычислительной математики и компьютерных наук Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина, кандидат физико-математических наук (г. Екатеринбург. E-mail: lc@lc-ta.ru);

Волканин Леонид Сергеевич - начальник отдела ИТ Уральского государственного архитектурно-художественного университета, кандидат физико-математических наук, 1С:Эксперт по технологическим вопросам (г. Екатеринбург. E-mail: lsv@usaaa.ru).

Аннотация. Рассматриваются автоматизация документооборота в повседневной деятельности военной образовательной организации с применением программы «1С:Документооборот» и других решений 1С, специфика делопроизводства военного вуза, место и роль документооборота в ЭИОС вуза,реализация требований по обеспечению функционирования открытого и конфиденциального сегментов в 1С:Документообороте. Приводятся практические примеры решения некоторых задач автоматизации процессов повседневной деятельности вуза.

Ключевые слова: система электронного документооборота, управление документами и процессами, информационно-образовательная среда, автоматизация деятельности, бесшовная интеграция.

Information about the authors: Ivan Ilyukhin - Chief of the Research Laboratory (research of the educational process problems) of the RF Armed Forces' Military Academy of the General Staff, Major-General, Cand. Sc. (Mil.),Associate Professor, Honoured Worker of Higher Professional Education of Russia (Moscow); Andrey Khachay - Associate Professor of the Subdepartment of Computational Mathematics and Computer Science of the Ural Federal University named after the first President of Russia Boris Yeltsin, Cand. Sc. (Phys. and Math.) (Yekaterinburg. E-mail: lc@lc-ta.ru);

Leonid Volkanin - Chief of the IT Department of the Ural State Architectural-and-Art University, Cand. Sc. (Phys. and Math.), 1С: Expert on Technological Issues (Yekaterinburg. E-mail: lsv@usaaa.ru).

Summary. The paper considers the automation of document circulation in the daily activities of the military university with the lC:Document management and other solutions of 1С. The specifics of the office work of the military university, the place and role of the document circulation in the university's information and educational environment the requirements for ensuring the functioning of the open and confidential segments in 1С: Document Management are considered. Practical examples of solving some problems of automation of the daily activities of the university are given.

Keywords: Electronic document management system, document and process management, information and educational environment, daily activities automation, seamless integration.

Информационно-образовательная среда (ИОС) военной образовательной организации Министерства обороны Российской Федерации -система информационных и образовательных ресурсов, информационных и телекоммуникационных технологий, соответствующих технологических средств, обеспечивающих условия для реализации образовательных программ и автоматизации процессов повседневной деятельности военно-учебного заведения.

Важную роль в создании ИОС военного вуза играет управление документами и процессами. Это комплексная задача, для решения которой требуется применение современных методик, технологий и инструментов.

Военные вузы являются сложными по структуре и управлению организациями, которые, с точки зрения внедрения информационных технологий, имеют ряд технических и организационных особенностей. Наряду с задачами делопроизводства, характерными для любой организации, документооборот военных вузов имеет свою специфику, такую, как:

- большой объем документооборота, сопровождающего управленческую деятельность;

- разнообразие информационных систем (гетерогенная информационная среда) и, как следствие, проблемы поддержки консистентности данных;

- изолированность данных и документов различных структурных подразделений;

- строгая вертикаль принятия решений, основанная на соблюдении субординации и принципах единоначалия.

Эти особенности усложняют процесс автоматизации документооборота в вузе.

Программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения»

(далее - ^Документооборот) создан на базе платформы 1С:Предприятие, входит в реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных http://reestr.minsvyaz. ru и может использоваться военным вузом в госзакупках. Программа относится к классу систем электронного документооборота (СЭД), систем управления корпоративным контентом (ЕСМ) и имеет следующие ключевые возможности {см. схему).

Так, по результатам исследования аналитического центра TAdviser 1С: Документооборот входит в ТОП-3 отечественных СЭД с самым эффективным workflow-движком. Результаты использования workflow ^Документооборота отвечают наиболее сложным требованиям заказчиков, представляющих госсектор, ТЭК, промышленность, банки и страхование, что подтверждается реальным опытом масштабных внедрений и отзывами.

Интерфейс программы интуитивно понятен и может легко настраиваться под потребности каждого пользователя.

4иЦ I il L L A I . T I

il=f v ГЫ

1С:Документооборот позволяет учесть перечисленную выше специфику организации документооборота военного учебного заведения, а также автоматизировать работу с документами и процессами, определенными в Инструкции по делопроизводству, например:

- прием, первичная обработка, учет, отправка и хранение служебных документов, в том числе официальных изданий;

- рассмотрение и передача поступивших служебных документов на исполнение в соответствии с решениями (поручениями, указаниями) командования (руководства);

- контроль за исполнением служебных документов;

- учет и обработка обращений (предложений, заявлений или жалоб) сотрудников, а также юридических лиц;

- работа со служебными документами при использовании электронного документооборота;

- учет и анализ объемов документооборота;

- и другие.

Важным требованием к СЭД/ЕСМ военного учебного заведения является обеспе-

Работа с договорными документами

о Подготовка по шаблону о Автозаполнение реквизитами о Регистрация и согласование о Многосторонние договоры о Контроль возврата и передачи о Автоматическое продление о Анализ договорной работы

Управление документами

о Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД о Контроль исполнения о Электронная подпись о Потоковое сканирование и штрихкодирование о Архивное хранение и поиск

Эффективное управление процессами

о Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, утверждения и др. о Простое проектирование о Автоматический запуск о Иерархия процессов о Контроль сроков о Мониторинг и аналитика

Привычный и функциональный почтовый клиент

о Автоматическая обработка почты о Хранение истории переписки о Привязка писем к документам о Выполнение задач по почте о Отзыв и перенаправление писем о Общая адресная книга с фото о Быстрый поиск писем

Учет и планирование рабочего времени

о Личные и общие календари о Учет отсутствий сотрудников о Делегирование полномочий о Ежедневные отчеты о Автоматический хронометраж о Анализ трудозатрат по видам деятельности

Проектный учет и контроль исполнения

о Учет данных в разрезе проектов о Планирование и исполнение проектных задач, отчетность о Загрузка из MS Project о Диаграмма Ганта о Учет трудозатрат по проектам о Контрольные точки проекта

Инструменты для совместной работы

о Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий о Бронирование помещений о Контроль исполнения пунктов протоколов

о Коллективные обсуждения и голосования на форуме

Интеграция с любыми решениями

о Бесшовная интеграция с решениями "1С:Предприятия" о Автоматическая синхронизация данных

о Построение территориально-распределенных систем о СВД, ЭДО

Доступ с различных устройств

о Бесплатный мобильный клиент о Решения для работы на планшетах

о Работа через веб-браузер о Удаленная работа без привязки к рабочему месту

Схема. Ключевые возможности 1С:Документооборота

ш

1С:Электронное обучение. Веб-кабинет - преподавателя и студента

Оценки, сообщения, новости, ответы: на форумах, в анкетах и опросах

т

Публичная нормативно-справочная информация, обезличенные данные о студентах и преподавателях, сведения для портфолио

I

т

о

Обезличенные данные по требованиям к ЭИОС ФГОС 3+

А

1С:Университет, 1С:Электронное обучение

Организация бизнес-процессов: согласование учебных плзнов, УМК, расписания, специальностей и т.д.

1С: Документооборот государственного учреждения

I

корреспонденция.

Методология управления документами

Обработка, контроль исполнения кадровых документов (например,

приказов о командировании, о поощрении сотрудников; графика отпусков, документов для работы аттестационной комиссии и др.)

Организация и проведение

Процессный учет и

Г

Обработка, хранение и контроль исполнения бухгалтерских документов (например, счетов-фактур, актов, накладных, э; оплату и др.)

Мобильный документооборот (задачи, поручения, почта, контроль, капендзрь)и ееб-

Защищенный программный комплекс 1С: Предприятие 8.3z

Фото 1. Модель построения ИОС военного вуза с учетом СЭД

чение функционирования открытого (общедоступного) и конфиденциального сегментов ИОС военного вуза. Подробнее об этом уже говорилось в статье «Создание информационно-образовательной среды военно-учебного заведения с использованием программ 1С:Предприятие».

В общем виде модель построения ИОС с учетом сегмента СЭД представлена на фото 1.

Управленческая информация и персональные данные сотрудников, слушателей (курсантов) хранятся, накапливаются, обрабатываются в защищенном контуре, он показан на желтом фоне.

1С:Документооборот, в свою очередь, обеспечивает защиту данных расширенными средствами разграничения прав доступа по:

а) политикам. Деление прав, которое разрешает работу с данными в разных разрезах: по видам документов, подразделениям, мероприятиям, грифам доступа, проектам, вопросам деятельности и другим;

б) полномочиям. Деление прав с готовым набором ролей на доступ к данным;

в) делегированию;

г) рабочим группам;

д) папкам с документами и/или файлами.

Есть и дополнительные механизмы защиты данных:

1. Поддержка безопасной связи по протоколу SSL при использовании встроенной почты 1С:Документооборота.

2. Генерация сложных паролей. При изменении пароля программа автоматически проверяет его на сложность и не разрешает устанавливать простые пароли.

3. Запрет на вход без пароля.

4. Протоколирование всех действий сотрудников, связанных с получением или изменением информации.

Конфиденциальность, целостность подписанных данных, а также подтверждение авторства в системе обеспечиваются механизмами шифрования данных и электронной подписью. В 1С:Документообороте поддерживается работа со всеми видами электронной подписи: простой, неквалифицированной и квалифицированной, а также наиболее распространенными программами электронной подписи, сертифицированными ФСБ: КриптоПро CSP, ViPNet CSP и др.

Однако современная СЭД/ ЕСМ не ограничивается решением вышеуказанных требований. Автоматизация повседневной деятельности вуза предполагает использование множества специализированных программ, таких, как: электронная библиотечная система, система управления учебным процессом, система управления персоналом, финансами, а также портальные решения, сайты и т.д. Документы и процессы тесно переплетены с большинством из этих систем, а также связывают одни функции с другими в рамках так называемых «сквозных» процессов. На стыках функций таких процессов наблюдаются операции, снижающие эффективность повседневной деятельности, например:

- дублирование документов;

- многократный ввод данных;

- формирование промежуточных отчетов;

- поиск информации в разных информационных системах;

- сверка информации между подразделениями и ликвидация несовместимости данных от различных служб.

Одним из главных преимуществ 1С:Документооборота являются встроенные средства интеграции: бесшовная интеграция с другими продуктами 1С, синхронизация данных, обмен с использованием веб-сервисов, xml, МЭДО, RESTful API, FTP/HTTP/e-mail, загрузка файлов, ODBS, СОМ и другие.

Возможности бесшовной интеграции предоставляются библиотекой интеграции с 1С:Документооборотом (ВИД), которая встраивается в прикладное решение 1С, обеспечивая тем самым встроенный интерфейс и механизмы 1С: Документооборота в другой системе 1С.

Бесшовная интеграция позволяет:

а) исключить дублирование и обеспечить консистентность данных в документах разных информационных систем;

б) исключить многократный ввод одних и тех же данных в разных информационных системах;

в) обеспечить сквозной процесс прохождения документа между разными информационными системами;

г) создать единое файловое хранилище документов. Все файлы разных интегрируемых конфигураций хранятся централизованно в 1С:Доку-ментообороте;

д) повысить удобство работы сотрудников. Сотрудник работает в одном окне.

Рассмотрим подробнее использование бесшовной интеграции на примере выдачи справок слушателю (курсанту).

Выдача справок обучаемым является одним из неотъемлемых процессов повседневной деятельности военно-учебного заведения. Спецификой работы со справками является:

- унифицированная форма каждой справки;

- разные регламентные сроки предоставления;

- подготовка и выдача справок разными структурными подразделениями вуза;

- проверка данных в личном деле обучаемого;

- значительный объем справок в год.

Процесс автоматизации выдачи справок можно разделить на 2 этапа:

• первый - формирование курсантом заявки на получение справки;

• второй - подготовка и выдача справки на основании заявки.

Первым шагом автоматизации является настройка электронной формы подачи заявки. В ЭИОС форма размещается в личном кабинете обучаемого (см. фото 2).

Заявка на предоставление справки из личного кабинета обучаемого автоматически поступает в ^Документооборот для начала оформления справки.

Так как справки могут обрабатываться разными подразделениями, то вторым шагом настраивается шаблон процесса заявки с указанием маршрутизации в зависимости от вида запрашиваемой справки. Например, справку, подтверждающую статус обучаемого, подготавливает отдел кадров, а справку по стипендиям, налоговым вычетам - бухгалтерия. Маршрут состоит из задачи «Подготовить справку «О подтверждении статуса обучаемого» с типом процесса «Исполнение». Важно отметить, что процесс настраивается таким образом, чтобы после выполнения задачи осуществлялась проверка результата исполнения - заполненная и зарегистрированная справка, созданная в ответ на заявку. Проверка результата исполнения контролируется системой и не позволяет пользователю исполнить задачу без выполнения условий.

Третьим шагом настраивается автоматизированный шаблон справки. Настройка выполняется с учетом требования Инструкции по делопроизводству в части унификации используемых форм документов. В шаблоне доку-

Л U-Ц * ! 1 - ¡ L L I . T 1

1 il=f v

мента формата odt (LibreOf f ice Writer) указываются основные реквизиты документа, которые заполняются системой автоматически из регистраци-онно-учетной карточки электронного документа. Также осуществляются другие необходимые настройки: правила нумерации, типы связи, дело (том) по номенклатуре дел при необходимости.

Такая настройка позволит гарантировать применение необходимых шрифтов и единообразие внешнего вида документов.

Аналогично заявке настраивается маршрут движения справки. Задачами маршрута являются:

- первая - «Регистрация справки» с типом процесса «Регистрация». Задача выполняется в интерфейсе системы 1С:Университет;

- вторая - «Уведомление о готовности справки» с типом процесса «Ознакомление». Задача выполняется в интерфейсе личного кабинета обучаемого.

Обе они стартуют последовательно, после положительного завершения предыдущей.

Перед подготовкой любого служебного документа, в том числе и справки, предшествует «изучение существа вопроса, подлежащего решению, действующих по этому вопросу законодательных и иных правовых актов, справочного

< J

(V)-» о <¡t

» о

• О <¡

Л <- Запрос справки 000000001 от 19.08.2018

Основное Присоединенные файлы

Провести и закрыть | Записать | Провести |

Сотрудник [А6

|... |d?| Дата: |l9.0e.201B |и|

ид справки: ¡ О подтверждении статуса обучающегося

□10

je обработан арий: Q

Виды предоставляемых справок

| Выбрал. |

-рпппп^

-«, 2-НДФЛ ~ О доходах

- О неполучении ™ О неполучении

пособия по укоду за ребенком до 1.6 ле

статуса обучающегося

*FFP

| Ответственный: [Абрамов Николай

IEB

I

Фото 2. Заявка справки в личном кабинете курсанта

Г I I

№

] -» 1 Физические лица - Исходящий документ, Справка курсанту {Правило интеграции с 1С Документооборотом)

□ 5

П

Объект ВИД (демо): [Физические лица

] Обьект 1С:Документооборота: [исходящий документ

Передача а 1С:Документооборот Пол) ■чение из ^Документооборота

Заполнение реквизитов Добавление печатных форм

По шаблону: Справка курсанту 1-1*1

что заполнять Чем заполнять С

Вид документа в Справка курсанту

Получатель Наименование •У

Заголовок ♦ Справка курсанту

Содержание Результат = ?{ФизимескиеЛицаСервер.ФиэичвскоеПицоЯвяетсяСтудентом(Источник.Ссылкэ,Те1(ущаяД8тэ()),... ✓

Подготовил Результат = Пользоаагели.ТекущийПользователц) ✓

Подразделение

Фото 3. Настройка соответствия полей в правилах интеграции

материала и других документов». Для подготовки справки потребуется проверка данных в личном деле обучаемого. Предположим, что личное дело хранится в электронном виде, в регистрационно-учет-ной карточке физического лица (обучаемого) в системе «1С:Университет», как центральной системе управления учебным процессом ИОС военного вуза. Поэтому четвертым шагом является настройка правила интеграции «1С:Университета» с «1С: Доку ментооборотом».

Правило устанавливает соответствие реквизитов двух объектов систем: справочника «Физические лица» и исходящего документа (скриншот) «Справка о подтверждении статуса обучаемого» (см. фото 3).

При заполнении реквизитов в 1С:Университете система проверяет, является ли заявитель обучаемым на текущую дату подачи заявки. В случае положительной проверки предоставляет личные данные для справки: ФИО, факультет, курс, специальность, форма обучения, а в случае отрицательной проверки указывает информацию, что заявитель не является курсантом.

После получения необходимых реквизитов об обучаемом завершающим этапом являются регистрация справки (см. фото 4), автоматическое заполнение файла данными, а также печать и подписание справки уполномоченным лицом.

Рассмотренный пример автоматизации не только из-

бавляет сотрудников от рутинных операций, но и позволяет проконтролировать выполнение действий с помощью контрольных отчетов в 1С:Документообороте.

Учет выданных справок осуществляется с помощью соответствующего отчета в электронном виде в системе.

Использование бесшовной интеграции позволяет всем участникам процесса работать в привычных им системах, получать нужную информацию в срок, при этом использовать основные возможности 1С: Документооборота.

Основными преимуществами автоматизации процесса выдачи справки являются:

1) сокращение времени на подачу заявки о потребности в получении справки и последующем уточнении информации об ее готовности;

2) сокращение времени на сверку данных и поиск информации об обучаемом в личном деле;

3) исключение ошибок при подготовке справки за счет автоматизированного шаблона;

4) автоматический контроль срока выдачи справки.

Рассмотрим другой пример автоматизации повседневной деятельности военного вуза -проведение еженедельных совещаний руководства военного вуза и контроль исполнения принятых решений.

Первый блок задач связан с подготовкой и проведением совещания:

- составлением плана-графика совещаний;

- согласованием участия (в том числе бронирование помещения и даты проведения);

- формированием повестки совещания;

- подготовкой и рассылкой материалов к совещанию;

- отметкой присутствующих/отсутствующих участников;

- фиксированием принятых решений в ходе совещания.

Второй блок связан с контролем исполнения принятых решений:

- составлением и утверждением протокола совещания;

- исполнением протокола;

- контролем за исполнением служебных документов с учетом требований Инструкции по делопроизводству;

- анализом исполнительской дисциплины и проведенных совещаний.

Стоит отметить, что планирование, составление, а также оперативное изменение планов-графиков мероприятий вуза происходит в систе-

1С:Укие«рситет ПРОФ. редакция 2.1 <1С:Предарюти)

<а сб А'

Основное Д<жум<

Документооборот

Абрамов Николай Игоревич (Физическое лицо)

.с. - 1С:УниверсктетПРОФ,редакция2.1 (1С:Преяприятие) 0 6 В. ® 1 М М

и задачи Связи

Создать I Открыть

® Ш 1 Ж 4«»«™ Станислав Владимир... ; „ _ □ X

I I -> 1 • Справка курсанту Абрамов Николай Игоревич (№ 25-08-2018/ФМ от 20.08.2018) (Исходящ

Пррцксыизадачи

Записать и закрыть | Записать | | Зарегист

[ Создатьн

V

: Абрамов Николай Игоревт (Физические лица)

Обзор Реквизиты Связи

От кого: Кому: ФГБОУ ВО "Институт Абрамов Николай Игоревич информационных технологий" [в]®®®

Файлы (1) 3

СПРАВКА КУРСАНТУ а Справка О)

20.08.2018 № 2&-08-2018/ФМ Справка курсанту Абрамов Николай Игоревич Справка выдана в том. что Абрамов Николай Игоревич (08.07.1986 г.р.) является студентом. Физико-математический факультет, курс Первый, специальность Организация и технология защиты информации, форма обучения Очная Подготовил: Филиппов Станислав Владимирович (20.08.2018) Подразделение: Физико-математический факультет

Фото 4. Создание, регистрация и просмотр справки обучаемому по шаблону

1ЛШМ

ме в одном окне (см. фото 5). При этом доступ к мероприятиям формируется в соответствии с функциональными правами (возможностями) и обязанностями пользователей системы.

На первом этапе необходимо выполнить подготовительные работы по подготовке совещания. Они решаются заполнением регистрацион-но-учетной карточки совещания (см. фото 6), в которой:

- указываются общие сведения о совещании;

- формируется программа мероприятия (повестка дня совещания);

- заполняется список участников;

- прикладываются файлы, необходимые для ознакомления перед совещанием, либо направляется запрос о предоставлении материалов участниками.

Для контроля осведомленности и активности привлекаемых к участию сотрудников направляются задачи с приглашением принять участие, а также необходимые материалы к совещанию для подготовки и совместной работы по ним.

Задачи второго блока решаются с помощью автоматизированных процедур:

- автоматического создания протокола на основании программы мероприятия, с указанием принятых решений в соответствии с правилами оформления Инструкции по делопроизводству;

- отправки протокола на согласование участникам встречи, а затем на утверждение председателю совещания;

- постановки и отправки пунктов протокола на исполнение;

- автоматического контроля исполнения поручений;

- уведомления о приближении срока исполнения;

' Военный ВУЗ/ Документооборот государственного учреасаетая. редакция 2.1 (1С:Предприятие)

I Ш ß ' ШЖ^МДМШЙЕ^^

Мероприятия

ПНЕ

I Создать { [ Отправить - I Создать на

| - | I

□3

|и -I I Отчеты I I о Карточка мероприятия |

Место проведения

30 авг. 2018 00:00 - 01:00

Кабинет 2204

30 авг. 2018 00:00 - 01:00

21 авг. 2018 11:00-12:00

Кабинет 2202

18 авг. 2016 09:00 -17:00

Федоров О.П., Бепугин М.А

Ж

0

А Начапьная стран

Мероприятия (Список мероприятий)

od

I

-П

Список мероприятий

№ Тема

игор Состояние

3003201800.1)0 30.0320130100

21.03.20« 11.00 21.03.2013 12.00 ®«яирмО.П.

Фото 5. Формирование плана-графика мероприятий военного вуза

- автоматической эскалации задач руководству в случае просрочки исполнения;

- анализа исполнительской дисциплины сотрудников и мероприятий в целом.

Контроль за исполнением протокола, а также получение текущей информации о ходе выполнения осуществляется в интерфейсе «На контроле» (см. фото 7 на с. 46). После исполнения по-

ручения, а также принятия результатов исполнения проверяющим контролер снимает поручение с контроля.

Для оперативной работы с задачами каждому сотруднику настраиваются уведомления, а также их частота и сроки получения, например о:

- поступлении новой задачи;

- приближении срока выполнения задач;

Щ

ВУЗ / Документооборот государственног... (1С:Предприятие) i q. ' «ai ' ® © 1 ' Ф Ш' & Великэнова Л-А.ЦЦ) - □

<- -» | Еженедельное совещание начальника вуза (Мероприятие)

Основное История состояний Процессы и задачи Связи Форум Брони [ Записать и закрыть | | Записать | | Отправить - [ Создать на основании | ф Карточка мероприятия

Еще \J_

А Начальная страница Мероприятия х Еженедельное совещание начальника вуза (Мероприятие) >

Фото 6. Карточка еженедельного совещания у начальника вуза

S^Jiji

1 iHrlfrik

№

- контроле просроченных задач и т.д.

Система направит уведомления на электронную почту, отобразит окном на рабочем столе или отправит SMS. В случае превышения срока система может эскалировать информацию о просрочке руководителю для принятия управленческих решений по данному поручению.

По итогам работы с поручениями в 1С: Документообороте автоматически формируется отчет «Справка об исполнительской дисциплине» и направляется руководству вуза для еженедельного подведения итогов работы сотрудников (см. фото 8).

Основными преимуществами автоматизации процесса подготовки, проведения еже-

недельных совещании руководства военного вуза и контроля исполнения принятых решений являются:

- упрощение подготовки плана мероприятий и оперативное отображение изменений;

- сокращение времени на подготовку и проведение совещаний;

- повышение удобства совместной работы участников совещания с материалами и сохранение всей истории работы по мероприятию;

- упрощение процедуры подбора и оповещения участников совещания;

- обеспечение учета и контроля исполнения принятых решений.

Использование 1С:Доку-ментообоорота в повседневной деятельности военно-учебного

Щ

sis ★

и

Q. й

Военный ВУЗ / Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1 (1С:Предгрипте)

■ -» | -fa На контроле

j Еще - | | ? | | Создать на основании -

Кого контролировав

Белугнн М.А.; Зеленец Н.5.; Николаев Д.А.; Смн...

Фролова Е.М. (делопроизводитель) 16.05.2014

Контролировать: Предоставить отчетность по обращениям граждан

Федоров О.П. 01.09.2018

Контролировать исполнение п. 2 протокола мероприятия "Еженедельное совещанш Сформировать дорожную карту модернизации

Кого контролировать Федоров ОЛ.

Открыть | | Снять с контроля | | Перенести с(

Фото 7. Интерфейс контроллера поручения

aöa^si®

Справка об исполнительской дисциплине

та: Справка об исполнительской дисциплине Выбрать вариант..

I Настройки...

=г

Справка об исполнительской дисциплине

Подразделение Количество Выполнено Не выпс шнено Количество

№ Исполнитель задачи всего В Нее Всего Просрочено запросов на

п/п срок срок перенос срока

Итого 262 123 96 27 139 103

- Канцелярия 97 28 19 9 69 61

1 Кольцова С.И. 63 6 4 2 57 55

2 Фролова Е.М. 24 17 10 7 7 3

3 Великанова Л А. 8 5 3 2

4 Делопроизводитель

5 Нестеров М В (ведущий специалист) 1 1

Отдел бухгалтерского учета и отчетности 30 2 2 26 21

в Кафедра информатики 16 2 10 6

7 Мишин С.А 13 3 2 8 4

8 Икусоеа м.д. 3 1 2 2

ЕВ Администрация Военного университета 44 35 30 5 9 3

т Административно-хозяйственный отдел 15 6 1 8 4

ЕВ Юридический отдел 8 2 6 3

" Учебный отдел 13 6 3 4 1

15 Смирнов В.Д. 8 3 2 3 1

1 16 Мамонтов В А. 5 3 1 1

- Факультет военно-гуманитарный 33 29 24 5 4 2

17 Белугин М.А. 21 17 15 2 4 2

18 Тонина О Н, 12 12 9 3

ав Отдел по делам ГО и ЧС 2

9 3 3 3

Итого 262 123 96 27 139 103

заведения избавит руководящий состав, сотрудников вуза, обучаемых от рутинных операций, значительно повысит качество и скорость взаимодействия, поможет сконцентрироваться на главной задаче подготовки военных кадров высшего звена.

Фото 8. Отчет об исполнительской дисциплине

ЛИТЕРАТУРА

1. Решения 1С:Предпри-ятие 8 [Электронный ресурс] http://v8.lc.ru/doc8/.

2. Рейтинг Workflow в российских СЭД: Непрерывность совершенствования управления процессами [Электронный ресурс] — Москва, 2017 - http://www.tadviser.ru/ Статья :PefiTHHr_Workflow_B_ российских_СЭД:_Непрерыв-ность_совершенствования_ управленияпроцессами.

3. Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» [Электронный ресурс] - Москва, 2017. - Режим доступа: https://www. garant.ru/products/ipo/prime/ doc/71577384/.

4. Создание информационно-образовательной среды военно-учебного заведения с использованием системы программ «1С:Предприятие 8» / Илюхин И.И., Хачай А.Ю., Волканин JI.C. // Вестник военного образования. № 4 (13). 2018. С. 17-24.

5. Практические сценарии бесшовной интеграции «1С:Университет» и «^Документооборот» при автоматизации бизнес-процессов вуза / JI.C. Волканин, А.Ю. Хачай // Информатика и образование. № 3 (292). 2018. С. 39-43.

6. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-Ф3 (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» [Электронный ресурс] -Москва, 2011. - Режим доступа: http://base.garant.ru/12184522/.