CC BY
69
Из жизни вуза
49
Key words: innovative model of teaching personnel training, multilevel training system, individual educational trajectory, continuous education, medium-range forecasting system, client-oriented education.
Е.Н. ГЕВОРКЯН, первый проректор Т.П. ВЕДЕНЕЕВА, директор научно-информационного издательского центра
К.Ю. ЖУРБЕНКО, начальник научно-информационного отдела А.В. ПУЗАКОв, сотрудник научно-информационного издательского центра
Внедрение информационных технологий в редакционно-издательский процесс вуза
В статье рассмотрены вопросы, связанные с разработкой и внедрением информационно-справочной системы «Редакция» в вузе. Описываются некоторые направления информационного и программного обеспечения редакционно-издательского процесса.
Ключевые слова: документационное обеспечение; редакционно-издательский процесс; информационные технологии; информационно-справочная система; программное обеспечение.
Эффективность управления современным вузом в значительной степени зависит от полноты, качества и оперативности представления информации, в том числе и по редакционно-издательской деятельности.
Увеличение количества изданий научной и учебной литературы в университете связано с развитием вуза, трансформацией специальностей/направлений обучения и переходом на двухуровневую систему высшего профессионального образования. В результате растёт количество рутинных и многократно повторяющихся операций, увеличивается трудоёмкость подготовки статистических и аналитических отчётов, тематических справок, подбора данных о конкретном авторе и т.д. В настоящее время вопросы информатизации редакционно-издательского процесса из области абстрактных пожеланий перешли в стадию разработки и внедрения прикладных программ по различным направлениям.
Научно-информационный издательский центр Московского городского педагогического университета (далее - Центр) прежде не имел адекватного уровню решаемых задач документационного и программ-
ного обеспечения. Используемые информационные ресурсы были разрознены и не аккумулированы в единое пространство. Решению этих проблем сегодня способствует разработка информационно-справочной системы (ИСС) «Редакция». Её внедрение создаёт возможности для функционирования устойчивого механизма использования информации не только о редакционно-изда-тельском процессе, но и о самих изданиях.
Принципиальная новизна ИСС состоит
50
Высшее образование в России • № 8-9, 2012
в том, что в качестве главного элемента до-кументационно-информационной базы используется форма «Учётная карта издания». Основные программные решения прошли апробацию, внедрены в работу Центра и получили «Свидетельство о государственной регистрации Роспатента РФ ».
Новая технология, а по существу, и сама концепция организации редакционно-изда-тельской работы, включает следующие направления:
■ разработка и реализация информационного обеспечения, построенного на новой документационной основе;
■ разработка соответствующего программного обеспечения в виде нескольких взаимосвязанных программных продуктов, предоставляющих информационную базу для принятия решений по редакционно-из-дательскому процессу и изданиям;
■ переобучение кадров в целях применения информационно-коммуникационной технологии.
С внедрением ИСС решаются следующие задачи:
■ обеспечение информационной поддержки процесса принятия решений руководителем Центра;
■ проведение многоаспектного анализа по различным показателям «Учётной карты издания»;
■ дальнейшая интеграция данной системы с другими подобными системами;
■ информационно аргументированное взаимодействие с различными структурными подразделениями университета.
Одной из важнейших задач при создании ИСС «Редакция» являлась подготовка документации, на основе которой спроектирована структура базы данных (БД). К разряду основных документов относится разработанная в Центре форма «Учётная карта издания». Она включает в себя ряд показателей, охватывающих описание издания и различные этапы редакционно-из-дательского процесса. В состав информационного обеспечения входят также спра-
вочники и классификаторы, содержащие сведения о подразделениях вуза, ученой степени и звании, должности авторов и рецензентов, специальности/направлении обучения и др. В результате работа Центра была оптимизирована.
Задача разработчика состояла также в том, чтобы пользователь ИСС мог получить необходимую информацию в виде набора данных в нужных сочетаниях как по конкретной рукописи, так и по блоку информации. Пользователь вносит сведения в систему в соответствии с определёнными требованиями и в заданные сроки, то есть формирует базу данных и поддерживает её в рабочем состоянии.
Автоматизация на базе «Учётной карты издания» позволяет формировать различные виды запросов и осуществлять многоаспектный анализ полученных данных. Запросы могут быть:
■ произвольно формируемыми из показателей базы данных (такая информация может быть использована для подготовки справок, отчётов, предложений, докладов и т.д.);
■ плановыми (как правило, это запросы по показателям Департамента образования г. Москвы и структурных подразделений университета).
Программное обеспечение для ИСС «Редакция» позволяет работать с тремя базами данных (БД).
Первая содержит сведения о плане изданий и рабочем журнале предыдущего года. Это связано с тем, что рукописи, сданные в конце календарного года, проходят часть редакционно-издательского цикла в следующем году. Во вторую БД входит информация о плане изданий и рабочем журнале текущего календарного года. Она аналогична по структуре БД прошлого календарного года. Третья включает план изданий на следующий календарный год и доступна для заполнения и корректировки на этапе формирования плана издательской деятельности вуза на следующий календарный год.
Из жизни вуза
51
К видам работ, выполняемых автоматически, относится формирование плана изданий вуза на следующий календарный год. При этом создаётся и актуализируется справочник подразделений вуза, участвующих в формировании плана (институты, факультеты и отдельные кафедры). Для последующего сравнительного анализа структурные подразделения должны рассматриваться на одном уровне. Для каждого из них назначается ответственный за формирование и выполнение плана. Индивидуальный пароль позволяет ему добавлять, изменять и удалять данные на этапе формирования плана. Данные вводятся через веб-форму в любом месте при наличии доступа в Интернет. Указывается подразделение, название и автор/авторы издания, вид издания в соответствии с ГОСТ, планируемый объём в учётно-издательских листах, срок (месяц) представления, тираж, доля университета в оплате издания. При необходимости указывается, для какого контингента предназначено издание (специальность, курс, семестр, форма обучения, бакалавриат или магистратура).
Для каждого подразделения предусмотрена своя квота. На начальном этапе формирования плана размер квот определяется в соответствии с заявкой, в последующем он зависит от объёма фактически сданных рукописей. Ввод рукописей сверх плана невозможен, однако администратор системы при наличии разрешительных документов может увеличить размер квоты. План на следующий календарный год утверждается ректором вуза в конце предшествующего календарного года.
На момент формирования плана изданий вуза ИСС «Редакция» позволяет проводить анализ в разрезе подразделений по количеству и объёму рукописей, по видам изданий, по числу названий научной, учебной и учебно-методической литературы.
Следующим видом работ является реализация плана изданий по мере представления рукописей авторами. Руководитель
издательского отдела Центра фиксирует принятие рукописи в производство, при этом данные из плана автоматически заносятся в рабочий журнал ИСС «Редакция» с возможностью указания фактических параметров (изменённое название, другой автор или соавтор, фактически представленный объём рукописи и т.д.). Одновременно ставится отметка в плане о принятии рукописи. Следует подчеркнуть, что информация о ходе реализации плана доступна в Интернете в режиме онлайн, при этом название рукописей, не представленных в срок, выделяются красным цветом.
После принятия рукописи от автора в издательском отделе Центра назначаются редактор и верстальщикдля работы наднею, о чём делается соответствующая отметка с указанием сроков как в электронной, так и в традиционной (бумажной) карте издания. По мере прохождения издания по всем этапам редакционно-издательского цикла информация о каждом из них также заносится в электронный рабочий журнал и становится доступной через Интернет.
В конце календарного года при подведении итогов выполнения плана издательской деятельности университета ИСС «Редакция » предоставляет возможность получения различных форм отчетности, в том числе: исполнение плана подразделениями по числу и объему рукописей; исполнение сроков представления рукописей; информация о длительности задержек представления рукописей.
ИСС «Редакция» позволяет также получать информацию о стадиях прохождения изданием редакционно-издательского цикла, о загрузке редакторов, верстальщиков и корректоров с указанием конкретных видов работ.
Разумеется, успешность работы ИСС невозможна без организации её бесперебойного обслуживания. Собственно обслуживание представляет собой своевременный ввод данных и их последующую корректировку. Процесс заполнения «Учётной
52
Высшее образование в России • № S-9, 2012
карты изданий» в ИСС «Редакция» с момента принятия рукописи до получения готовой продукции из типографии занимает в среднем 5-7 минут. Напомним, что все начальные сведения о заявленной рукописи заполняются авторами на этапе формирования плана, а запись в электронный рабочий журнал производится автоматически в момент принятия рукописи. В дальнейшем необходимо только фиксировать моменты передачи издания на новый этап редакционно-издательского цикла с указанием ответственного за него и сроков его прохождения.
Каждая принимаемая рукопись описана в ИСС более чем 50-ю показателями. Входящие в состав информационного обеспечения классификаторы и справочники частично доступны для корректировки в режиме администрирования. Эта функция необходима для внесения корректировок при изменениях в самой структуре университета, изменении состава специальностей/направлений обучения, при изменении данных персонифицированного справочника авторов.
Перспективы развития автоматизированных информационных технологий связаны с разработкой комплекса программных средств, обеспечивающих потребности всех направлений издательской деятельности университета. Одним из таких направлений является внедрение информационной технологии в органи-
зацию выпуска различных серий научного журнала «Вестник МГПУ».
Развитие и применение новых информационных технологий в области издательской деятельности позволит:
■ гибко реагировать на потребности структурныхподразделений в изданиях, оперативно вносить коррективы в их объёмы и сроки представления рукописей, определять долю университета в оплате изданий;
■ регулярно предоставлять информацию по запросам авторов, различных служб университета и внешних организаций;
■ обеспечить преемственность в области формирования базы основных показателей;
■ обрабатывать большие массивы архивных данных;
■ повысить уровень информационной культуры.
Какие бы возможности ни предоставляли автоматизированные системы, уровень их реальной отдачи, безусловно, зависит от эффективности организации работы в структурном подразделении.
GEVORKYAN E, VEDENEEVA T., ZHURBENKO K, PUZAKOV A. THE PARTICULARITIES OF THE DEVELOPMENT AND IMPLEMENTATION OF INFORMATION SYSTEM "EDITORIAL" AT HIGHER EDUCATION INSTITUTION
The article deals with issues related to the development and implementation of information and referral system "Editorial" at the institution of higher education. Some areas of information and software providing of publishing process are described.
Key words: documentary support; publishing process; information technology; information and referral system, software.
