CC BY
237
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ
ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007
Список использованной литературы
1. Архипова Е.В. Основы методики развития речи учащихся. - М.: Вербум-М, 2004. - 192 с.
2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи для инженеров. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2003. - 384 с.
3. Гольдин В.Е., Сиротинина О.Б., Ягубова М.А. Русский язык и культура речи: Учебник для студентов-нефилологов / Под ред. О.Б. Сиротининой. - 2-е изд., стереотипное. - М.: Едиториал УРСС, 2003. - 216 с.
4. Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - 4-е изд., доп. перераб. - М.: Изд-во ««Феникс», 2005. - 317 с.
5. Максимов В.И., Голубева А.В., Костомаров В.Г Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - М.: Высшее образование, 2006. - 356 с.
6. Пособие по научному стилю речи. Для вузов технического профиля /Под ред. И.Г Проскуряковой. - 2-е изд., доп. и перераб.- М.: Финта: Наука, 2004. - 320 с.
7. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова, О.Н. Лапшина и др.; Под ред. проф. О.Я. Гойхмана. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 192 с.
УДК 651.4/9
Совершенствование документационного обеспечения управления деятельностью ВУЗА
О.В. Воробьева
ГОУВПО «Московский государственный университет сервиса»
Вследствие социально-экономических и организационных изменений последнего времени в сфере управления современная система образования России переживает период кардинального реформирования и требует обновления существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствования его документационного обеспечения с целью повышения эффективности.
С введением многоуровневой подготовки специалистов в высшей школе России наблюдается тенденция к увеличению доли индивидуальной работы в подготовке специалиста (расширение числа по выбору студента, увеличение объема самостоятельной работы и т.д.). В связи с этим требуются изменения технологии организации и поддержки учебного процесса в вузе. Снижение качества организации учебного процесса часто связано с трудностью получения и переработки больших объемов информации. Снижается эффективность анализа полученных данных и принятия решений управленческим персоналом. Обработка большого числа бумажных документов требует значительных затрат ручного труда и увеличивает влияние субъективных факторов (человеческий фактор).
В настоящее время созрели объективные условия для перехода к электронным технологиям организации учебного процесса. К ним относятся: оснащенность высшего учебного заведения современными средствами вычислительной и оргтехники; широкое внедрение автоматизированных информационных систем и распределенных баз данных.
В большинстве вузов используется трехступенчатая система управления учебным процессом: ректорат - факультет - кафедра. На каждом из этих уровней решаются свои задачи и имеются собственные резервы улучшения качества организации учебного процесса.
В данной статье мы рассмотрим документационное обеспечение управления факультета. Факультет
- учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.
В состав факультета входят кафедры, деканат, учебные и научные кабинеты.
Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи
- подготовке высококвалифицированных специалистов.
Кроме того, в рамках учебного процесса кафедра выполняет следующие функции:
- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;
- формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;
- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;
- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;
- предпринимает усилия по увеличению поступле-
63
ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ
ний внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;
- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;
- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;
- осуществляет иную деятельность, предусмотренную Уставом университета и действующим законодательством.
На кафедре ежемесячно проводятся заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.
Администрация факультета (деканат) - подразделение, осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.
В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и, следовательно, не определены его функции.
Однако именно деканат является органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета.
Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.
В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.
Документы, входящие в систему организационнораспорядительной документации, подразделяются на три группы:
1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);
2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);
3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).
Документами, образующими документооборот факультета, являются:
1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.
2. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.
3. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными
лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.
4. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
5. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.
6. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).
7. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.
8. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:
- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.д.);
- кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);
- отдел кадров (студенческий и работников) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);
- бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.).
В деканат поступают документы, зарегистрированные канцелярией университета. Все документы подшиваются по номерам, датам и наименованиям в соответствующие папки. Для учета и контроля студенческого состава института заведены журналы регистрации приказов по студентам отдельно по дневному и заочному отделениям. В эти журналы заносятся списки студентов (или отдельные студенты), поступивших на обучение в институт. Указывается основа обучения, номер и дата приказа о зачислении, переводе или восстановлении. Вносятся номера и даты текущих приказов. При отчислении из института, строка с данными студента вычеркивается, и в конце проставляются следующие данные: номер и дата приказа об отчислении, причина отчисления. Данные, внесенные в журналы по студентам, разбиты по курсам, годам и группам, листы с группами промаркированы. Журналы значительно облегчают учетно-контрольную и поисково-справочную работу.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения
64
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ
ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007
- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководство, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.
При формировании документов в дела службой ДОУ используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, акты, справки и т.д. В дело помещаются документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
В деканате сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Так, приказы по личному составу студентов группируются отдельно от приказов по личному составу преподавателей и сотрудников; приказы по академии - отдельно от приказов по институту. Документы, являющиеся необходимыми для издания приказа по личному составу студентов-заочников, подшиваются в личные дела или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам или распоряжениям (например, личные за-
явления, копии свидетельств о браке, о рождении ребенка и т.п.). По дневному отделению такие документы пересылаются в студенческий отдел кадров университета. Личные дела студентов института по дневному отделению полностью ведутся и хранятся в студенческом отделе кадров.
В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов, как: приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.
На факультет также поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку.
Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.
На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы (табл. 1).
Входящие, внутренние и исходящие документы
Входящие • прием и первичная обработка (канцелярия) • предварительное рассмотрение (канцелярия) • регистрация (канцелярия) • рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректор) • доставка документов исполнителям (декану или зам. декана) • контроль исполнения • подшив исполненного документа в дело (канцелярия)
Исходящие • составление проекта документа (факультет) • изготовление документа (деканат, кафедры факультета) • визирование проекта документа, его согласование • подписание документа (подразделения университета) • регистрация (деканат или канцелярия) • отправка документа адресату (канцелярия)
Таким образом, только совокупность документов факультетов составляет значительное количество организационной, распорядительной, информационной и др. документации (и это не считая общеуниверситетских документов). В связи с этим организация документооборота университета должна регулироваться и упорядочиваться.
Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.
Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.
Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной уп-
равленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.
Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул.
Сокращение объемов документации достигается построением эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может
65
ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ
быть, и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.
Уменьшение физического размера документов -существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.
По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращайся за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум, и т.д.
Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.
Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов.
При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети в университете предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, те. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.
Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.
Важное значение имеет соблюдение ГОСТ 6.10.484 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.
Для решения задач университетского уровня в различных вузах разработаны и внедрены программные системы (например, в Новосибирском государственном техническом университете, в 1992 году), позволяющие автоматизировать наиболее рутинные операции, связанные с составлением и оформлением документации: списки групп, приказы, личные карточки и пр.
Основным недостатком таких систем являются сложность их интегрирования в системы более высокого уровня и закрытость.
Основными свойствами этой системы являются: управляемость пользователем и событиями; возможность интеграции с системами более высокого уровня (ректорат) и более низкого уровня (кафедра, приемная комиссия и т.д.); открытость для модификации и расширения; возможность работы в сети и подготовки данных для служб вуза в электронной форме. Система выполняет следующие функции:
- учет и анализ кадрового состава студентов и преподавателей факультета;
- учет и анализ успеваемости студентов за все время обучения в вузе;
- формирование и накопление приказов;
- формирование и накопление документов по организации учебного процесса (учебные планы, учебные поручения кафедрам, рабочие учебные планы студентам, расписание экзаменов и т.д.);
- учет и анализ финансовой деятельности факультета (стипендии, пособия, контрактные студенты и т.д.);
- формирование и накопление текущей документации (справки, экзаменационные ведомости, списки групп и т.д.);
- контроль своевременного формирования и прохождения документов;
- формирование групп пользователей с присвоением каждому пользователю определенных прав доступа к информации.
Применение программных систем обработки документов, переход к электронным технологиям организации учебного процесса в вузе приведет к увеличению эффективности анализа полученных данных и принятию верных управленческих решений. Это позволит высшему учебному заведению соответствовать современным социально-экономическим и организационным изменениям в стране.
1
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - С. 124.
66
