CC BY
150
УДК 640.4:005.932.2
Система оценки поставщиков продукции
для предприятий общественного питания
И.Ш.Шумилова, канд. техн. наук, доцент, Р.Р. Гадлгареева, ассистент Ижевская государственная сельскохозяйственная академия
На сегодняшний день отрасль общественного питания стабильно и успешно развивается, она тесно проникает в другие сферы жизни. По всей стране открываются не просто отдельные предприятия общественного питания, но и целые их сети. Фирмы или отдельные предприятия, заключая договор на поставку, дол-
Фирмы или отдельные предприятия, заключая договор на поставку, должны быть уверены в поставщике и бесперебойном снабжении.
жны быть уверены в поставщике и бесперебойном снабжении. Очевидно, что нет никакого смысла в получении и использовании поступающего сырья, готовых продуктов, технологического инвентаря и оборудова-
Ключевые слова: оценка деятельности; поставщики; предприятия общественного питания; риск.
Key words: activity estimation, suppliers; public catering establishments; risk.
ния, которые станут малопригодны для использования.
Цена - не единственный и зачастую не главный фактор при выборе поставщика. В отделе снабжения (если предприятие общественного питания малой мощности, то у генерального директора/заместителя директора) должны быть разработаны конкретные требования к поставщикам, которые сформулированы в письменном или устном виде, тогда риск ошибиться будет минимизирован.
Крупные компании, имеющие в своей структуре ряд ресторанов,
Выбор и анализ поставщиков продовольственного сырья и пищевых продуктов
Выявление потенциального поставщика
Анализ выявленных поставщиков
Рейтинги ранжирование выявленных поставщиков
1) тендеры на поставку продуктов питания
2) торговые выставки и ярмарки
3) тематические каталоги и рекламные издания
4) контакты на основе получения информации о надежности поставщика от его партнеров по догово-ным обязательствам
Анкетирование и создание базы данных поставщиков
1) финансовые показатели: ликвидность
и платежеспособность, финансовые результаты, дебиторская задолженность, денежные средства, оборачиваемость запасов;
2) месторасположение
3) сроки экстренных заказов
4) резервные мощности
5) управление качеством
6) психологический климат
I
]) своевременность и правильность предоставления документации
2) стабильность качества поставляемой
продукции
3) ценовые показатели продукции
4) стабильность выполнения договорных обязательств
реакция поставщика на претензии 63 наличие и состояние СМК
Разработка системы оценки поставщиков
Рис. 1. Выбор и анализ поставщиков
кафе, магазинов готовой еды и пр., при выборе чаще всего имеют список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков, но если необходимо наладить новые связи, то выявляют потенциальных поставщиков через существующий рынок с последующим включением потенциальных поставщиков в базу данных (рис. 1). Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих отобрать приемлемых кандидатов.
В выборе поставщика условно определены две философии: выбор по минимальной цене на данный момент времени; выбор надежного поставщика-партнера на длительный период.
Только во втором случае можно достигнуть гарантированного качества продукта и при этом получить меньшие затраты на продукцию «в целом». Многие забывают, что цена товара - это не то, что платится поставщику, а также явные и скрытые издержки, которые могут доходить до 50 % цены товара. Именно второй вариант позволяет делать долгосрочное планирование, а это значит -сделать поставки ритмичными и снизить риски. Входной контроль продукции требует выделения больших ресурсов, при выборе второго варианта присутствует доверие к поставщику, следовательно, продукцию можно не проверять при соблюдении ряда условий на этапе приемки и хранения (температурный и влажностный режимы, сроки хранения продовольственного сырья и пищевых товаров, товарное соседство и т. д.), а это экономия средств.
При выставлении рейтинга и ранжировании выявленных поставщиков принимаются в расчет как формальные, так и неформальные показатели деятельности (см. рис. 1, таблицу).
Формальные показатели — это, прежде всего, своевременность и
Система оценки поставщиков
1. Своевременность и правильность предоставления документации
Требования Процесс 1 балл 5 баллов 10 баллов
1.1. Оценка заинтересованности поставщика в развитии партнерских отношений
Нормативно-правовая база Маркетинговая политика предприятия: наличие сайтов, объявления, дизайн-буклетов Проверка бухгалтерской отчетности Публикация бухгалтерской отчетности предприятия-поставщика. Проверка поставщика на сайте УФНС Заключение договоров о долгосрочном сотрудничестве Отсутствие интереса к налаживанию партнерства; не распространяет информации об организации Делает определенные попытки к улучшению отношений; делится информацией о внутренних изменениях Ценит долгосрочные отношения; высокая заинтересованность у сотрудников; готовность поделиться долгосрочными планами
1.2. Оценка качества сопроводительных документов [1, 2]
Требования законодательства РФ Проверка наличия и правильности оформления сопроводительной документации на товарную продукцию Отсутствует необходимая информация (адрес поставщика, реквизиты и т. п.); некорректное оформление Содержит все основные сведения Содержит полную информацию
Отсутствует полный перечень необходимой информации (по качеству поставляемой пищевой продукции) Содержит полный перечень необходимой информации
2. Стабильность выполнения договорных обязательств
Требования Процесс 1 балл 5 баллов 10 баллов
2.1. Оценка эффективности работы отдела сбыта поставщика
Информационное оснащение предприятия Наличие программы информационного, бухгалтерского, управленческого учета; контроль выполнения заказа в режиме реального времени Не предоставляет необходимой информации в заранее установленные сроки; имеет плохое представление о состоянии выполняемого заказа; задержки и проблемы при размещении заказа; нередко принимает заказы, которые не может выполнить Сообщает информацию о выполненном заказе; иногда требует напоминаний; принимаемые заказы проверяются, и предпринимаются необходимые действия для их выполнения Своевременное предоставление всей необходимой информации; наличие точных данных о состоянии каждого заказа; принимает только реально выполнимые заказы, в противном случае предлагает альтернативные варианты
2.2. Оценка процедур поставщика по предварительному уведомлению о выполнении заказов
Маркетинговая политика предприятия SMS-оповещение о доставке продукции, e-mail-рассылка и т. п. Редко делает предварительное уведомление; товар может поступить в любой момент Делает предварительное уведомление, однако график доставки иногда нарушается Всегда делает предварительное уведомление и доставляет товар в указанное время
2.3. Оценка помощи поставщика в решении технических проблем
Договор поставки Соблюдение гарантийного срока; техническое обслуживание Слабая готовность к решению проблем; низкая заинтересованность Требуемая помощь предоставляется, однако ресурсы на решение проблем выделяются неохотно Быстрое реагирование на возникающие запросы; квалифицированная помощь
2.4. Оценка своевременности поставок
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Процентный показатель числа своевременных поставок относительно согласованных сроков: менее чем, %
75 80 85 90 95 96 97 98 99 100
Вовремя
3. Ценовые показатели продукции
Требования Процесс 1 балл 5 баллов 10 баллов
3.1. Оценка стоимости товара поставщика относительно среднерыночного уровня
Договор поставки Сравнение стоимости товара с рыночными ценами при заключении договора поставки Значительно выше рыночной На уровне рыночной Ниже рыночной
3.2. Оценка инициатив поставщика по снижению издержек
Договор поставки Договор о долгосрочном сотрудничестве Предоставление скидок; периодическое снижение стоимости товара Выдвигается мало идей о снижении издержек, реальные результаты инициатив невысокие; к снижению Выдвигает многочисленные предложения, удается сэкономить 2-3 % от суммы годовых расходов Постоянно планирует мероприятия по снижению издержек; стремится к снижению цен; удается сэкономить 5 % от суммы расходов за год
3.3. Сравнение сроков выполнения заказов со сроками конкурентов
Договор поставки Договор о долгосрочном сотрудничестве Транспортная компания поставщика Регулирование сроков доставки, указанных в договоре поставки; оценка работы транспортной компании поставщика Длительные сроки Средние сроки; не имеет планов по ускорению выполнения заказов Сроки ниже, чем у конкурентов; непрерывно предпринимает меры по их сокращению
Продолжение таблицы
4. Стабильность качества поставляемой продукции [1]
Требования Процесс 1 балл 5 баллов 10 баллов
Требования СП, СанПиН Договор поставки Нормативно-правовая база (Г РФ) Выполнение требований процесса доставки Имеются случаи выявления брака; некоторые дефекты проявляются вновь и вновь Редкие случаи выявления недостатков, не приводящих к серьезным убыткам Полное отсутствие убытков
5. Наличие и состояние системы менеджмента качества
Требования Процесс 1 балл 5 баллов 10 баллов
5.1. Оценка реакции поставщика на проблемы качества
Системы менеджмента качества (ИСО 9001, ИСО 22000/ХАССП) Проверка наличия сертификатов качества Поставщик практически не занимается проблемами качества; может устранять симптомы, а не причины Поставщик занимается исследованием проблемы качества, но ему не хватает быстроты реакции и решимости, обязательных для «бездефектной» компании Соответствие СМ ГОСТ Р ИСО 9001-2008 или ГОСТ Р ИСО 22000-2007; немедленное углубленное исследование проблемы; эффективные корректирующие действия с дальнейшей разработкой предупреждающих действий
5.2. Оценка готовности поставщика к внедрению инновации
Спрос на новую продукцию; автоматизация, штрих-кодирование и др. Разработка СТО, ТУ, ТТ на новую продукцию Приоритет отдается другим покупателям; малое количество новых идей Поставщик готов поделиться некоторыми новшествами; поставщик действует главным образом в своих интересах Внедряются многочисленные нововведения; поставщик готов к тесному сотрудничеству в работе над исследовательскими проектами
6. Реакция поставщика на претензии
Требования Процесс 1 балл 5 баллов 10 баллов
Договор поставки Договор о долгосрочном сотрудничестве Урегулирование спорных вопросов по договорам Практически не реагирует на критические замечания Реагирует на критику Учитывает все замечания критики
правильность предоставления документации, относящейся к заключенной сделке и ее выполнению. Вторым формальным критерием можно назвать категорию поставщика, присвоенную ему по результатам оценки за предыдущий отчетный период. Этот показатель практически не используется на предприятиях общественного питания в виду того, что большинство из них относится к малому и среднему бизнесу. В крупных
В выборе поставщика условно определены две философии: выбор по минимальной цене на данный момент времени; выбор надежного поставщика-партнера на длительный период.
торговых сетях это возможно только в том случае, если проводится ежегодная аттестация поставщиков. Обычно применяется балльная система оценки, по результатам которой составляется внутренний «рейтинг» поставщиков, позволяющий классифицировать их в соответствии с некой виртуальной «шкалой надежности» от наиболее предпочтительных для заключения сделки и сверхнадежных до наименее желательных и ненадежных. Обычно оцениваются такие показатели, как: • репутация поставщика как дело-
Наименование процесса:
процесс оценки поставщиков
Владелец процесса: менеджер отдела снабжения (если малое предприятие -генеральный директор)
Цель процесса: выбрать надежного поставщика, удовлетворяющего всем требованиям предприятия
Место выполнения процесса: офис предприятия-покупателя
Управляющие воздействия: решения менеджера отдела снабжения; распоряжения юриста и/или технолога; приказы руководителя предприятия
Вход в процесс:
пакет документов поставщика
ОЦЕНКА ПОСТАВЩИКОВ
«Поставщики» процесса: поставщики
Выход из процесса:
заключение договора/ отказ от поставщика
Потребители процесса:
производственные цеха, складское хозяйство
Ресурсы: наличие и компетентность экономиста, юриста, технолога, руководителя; информационное обеспечение (Интернет-ресурсы, программы учета); база данных поставщиков; система оценки поставщиков
Критерий оценки результативности процесса: выполнение всех требований договора,
налаженный процесс работы производственных цехов и складского хозяйства
Методы и средства мониторинга процесса: своевременность и правильность предоставления документации, стабильность качества поставляемой продукции, ценовые показатели продукции, стабильность выполнения договорных обязательств, реакция поставщика на претензии, наличие и состояние СМК
Рис. 2. Карта процесса
вого партнера (как на основе мнений внешних источников, а также по собственному опыту совместной работы и по степени соблюдения условий заключенных договоров);
• наличие и состояние системы менеджмента качества (СМК), в данном случае возможна оценочная шкала - от соответствия ГОСТ Р ИСО 9001-2008 до полного отсутствия какой бы то ни было системы;
• ценовая политика (статистика соответствия цены среднерыночной, количество случаев повышения цен и средний процент повышения цены в течение анализируемого периода, предоставляемые скидки и снижения цен и т. д.);
• стабильность качества поставляемой продукции (обычно оценивается по количеству предъявленных за анализируемый период претензий к качеству).
Подобный рейтинг может быть как показательным, так и глубоко формальным - в зависимости от того, как к этой системе оценки относится ответственное лицо. Обычно менеджер отдела снабжения настолько занят текущей работой, что ему элементарно некогда глубоко проанализировать вышеперечисленные критерии. Если же оценочный лист по всем поставщикам необходимо предоставлять в виде отчета к определенному сроку согласно установленным на предприятии внутренним требованиям, то чаще всего баллы проставляются субъективно - на основании внутренних ощущений, личных симпатий и воспоминаний о совместной работе.
Поэтому логичней полагаться на неформальные критерии. Фактически это те же самые показатели, которые используются для ежегодной классификации поставщиков, только анализируемые в оперативном порядке в режиме реального времени:
стабильность качества поставляемого товара - она даже важнее цены, поскольку цена во многих случаях лишь относительный показатель и рассматривать ее отдельно от качества нецелесообразно, на первом месте должно стоять именно соотношение цена/качество;
стабильность выполнения договорных обязательств - стопроцентное выполнение заявок, отсутствие срыва поставок, отгрузки и поставки точно в назначенные сроки, отсутствие недогрузов или поставок товара в неполном объеме, своевременное и точное извещение покупателя о произведенных отгрузках и т. п.;
реакция поставщика на претензии, предъявляемые к качеству продукции либо к выполнению им условий договора; каждое предприятие так или
иначе сталкивалось с самой разнообразной реакцией поставщиков на претензии, это один из самых показательных критериев.
Ниже представлены основные вопросы, ответы на которые помогут определиться с выбором:
• Поставщик принимает соответствующие меры в 100% случаев предъявления претензий или каждый раз пытается оспорить их, даже если их обоснованность очевидна?
• Охотно ли поставщик меняет продукцию с отклонениями качества, готов ли он к соразмерному снижению цены на такой товар?
• Поставщик проявляет инициативу при решении спорных вопросов или ему приходится подолгу названивать и писать длинные письма с требованиями урегулировать спор?
• Переходит ли поставщик при решении спорных вопросов с делового языка на личные угрозы и хамство?
Уникальность поставщика - обычно подобное явление можно наблюдать, когда предприятие вынуждено делать закупки у естественного монополиста или у приближенного к этому положению поставщика, например, единственного в регионе; к этой группе относятся официальные дистрибьюторы иностранных производителей, которые имеют эксклюзивные права на продажу определенного товара в РФ.
Антиподами «поставщиков-уникумов» являются «поставщики-универсалы». Им тоже прощается очень многое, но только потому, что они могут быстро среагировать на самую неожиданную заявку [3].
Все вышеописанные критерии можно отнести к «балльным» методам оценки поставщиков, поскольку почти все они поддаются оценке по некой балльной шкале, а итоговый «рейтинг» поставщика легко рассчитать путем суммирования набранных им баллов (см. таблицу).
При разработке системы менеджмента качества на предприятиях общественного питания в целях наглядности представленного процесса «Оценка поставщиков» разрабатывается карта процесса (рис. 2). На сегодняшний день деятельность по анализу и оценке поставщиков на большинстве предприятий проводится формально, а базы поставщиков никто систематически не анализирует, так как четко разработанных, прописанных критериев как таковых нет на предприятии.
ЛИТЕРАТУРА
1. Гадлгареева, Р.Р. Роль и влияние процесса доставки на обеспечение качества и безопасности продукции / Р.Р. Гадлгареева, И.Ш. Шумилова // Пищевая промышленность. -2010. - № 5. - С. 24-26.
2. Гадлгареева, Р.Р. Складское хозяйство как элемент системы качества на предприятиях общественного питания / Р.Р. Гадлгареева, И.Ш. Шумилова // Пищевая промышленность. - 2010. - № 11. - С. 32-35.
3. Бурдаева, Е.С. Как выбрать поставщика (ч.2) / Е.С. Бурдаева // Сельскохозяйственное обозрение «Ценовик». - 2010. - № 12. - С. 10-12.
