CC BY
284
РОЛЬ СОВРЕМЕННОГО КАДРОВИКА В УПРАВЛЕНИИ УЧРЕЖДЕНИЕМ НОВОГО ТИПА
Ерженин Роман Валерьевич, соискатель кафедра автоматизированных систем Национальный исследовательский Иркутский государственный технический университет
e-mail: ergenin@irk.ru
Гутгарц Римма Давыдовна, доктор экономических наук кафедра автоматизированных систем, Национальный исследовательский Иркутский государственный технический университет
e-mail: gutgarc@gmail. com
Аннотация: Работе кадровой службы бюджетного учреждения в современной России уделяется совсем мало внимания, и это несмотря на то, что в стране и мире роль человека, и информации о нем, является одной из основополагающей для процесса управления. В статье рассмотрены как проблемы и отношения в современной технологии управления кадрами в бюджетных учреждениях, так и стороны отдельной роли специалистов по учету кадров в процессе ведения бухгалтерского учета и подготовки бюджетной и управленческой отчетности учреждений.
Ключевые слова: бюджетный учет, кадровый учет, централизованная
бухгалтерия, инновации в государственном управлении, автоматизация учета. ROLE OF CONTEMPORARY CADRE MEMBER IN MANAGEMENT OF
NEW TYPE ESTABLISHMENT
Erzhenin Roman Rimma Gutgarts Irkutsk (National research Irkutsk state technical university)
Annotation. In the last approximately 20 years the cadre service of contemporary organization in Russia and peace began to be given substantially larger attention. From the auxiliary subdivision it became almost into the most important administrative structure. This is caused by the fact that essentially changed the key function of this subdivision from the especially routine tasks of the personal date and composition of account to the valuable control process of personnel. Such changes occurred in connection with a change in the relations to the personnel. Now it is examined not as one of the expendable resources of the organization, in which it is inexpedient to pack investments, but as the basic resource, which must be in every way possible developed, since the development of contemporary organization possibly precisely to the larger degree precisely through the development of personnel. However, a similar approach is more valid for the commercial organizations. In the budgetary establishments the situation to the qualitative composition of personnel and by its scopes occurs somewhat otherwise. Specifically, these complex questions, connected with interaction of the cadre and bookkeeping services of budgetary establishments are examined in this article.
The keywords: the budgetary calculation, the cadre calculation, the centralized bookkeeping, innovation in the state administration, the automation of the calculation.
Человеческий капитал - как основной фактор развития современной России. В середине прошлого десятилетия в России в основном завершился переход к рыночной экономической системе. Создана система базовых правовых норм и других институтов, обеспечивающих развитие рыночных отношений. На повестке дня стоит задача повышения эффективности деятельности этих институтов. В стране формируется новая система государственного управления, опирающаяся на нормативно закрепленное разграничение полномочий РФ, субъектов РФ и муниципальных образований. В процесс государственного управления внедряются современные методы и механизмы стратегического планирования и управления по результатам, происходит их увязка с механизмами принятия бюджетных решений, в первую очередь, в рамках программно-целевого подхода.
Разрабатывая долгосрочные и среднесрочные программы реформирования государственного управления Правительство РФ особую роль
уделяет все возрастающей роли человеческого капитала - как основного фактора экономического развития. Уровень конкурентоспособности современной инновационной экономики в значительной степени определяется качеством профессиональных кадров, уровнем их социализации и кооперационности.
Например, в Программе Правительства РФ по повышению эффективности бюджетных расходов на период до 2012г. указывается, что предсказуемая и ответственная бюджетная политика является важнейшей предпосылкой для обеспечения макроэкономической стабильности, которая, в свою очередь, ведет к созданию рабочих мест, требующих кадров высокой квалификации [1].
Также в Программе определены направления повышения эффективности предоставления государственных (муниципальных) услуг, которые определяют ряд целей, одна из которых направлена на привлечение и удержание в бюджетной сфере высокопрофессиональных кадров. Учитывая тот факт, что бюджетные учреждения до последнего времени были объектами, где не в полной мере применялись критерии рыночной экономики, где всегда присутствовало государственное финансирование и государственная регуляция, говорить о рациональном расходования бюджетных средств и эффективном использовании кадрового ресурса не приходится. С 1 января 2011 года вступил в силу Федеральный Закон №83-Ф3 от 08 мая 2010 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», который по мнению законодателей должен повысить качество государственных и муниципальных услуг, предоставляемых населению, создать стимул и мотивации для учреждений к эффективному использованию финансовых ресурсов и государственного (муниципального) имущества. А также установить новые нормы, направленные на обеспечение прозрачности деятельности бюджетных учреждений.
Из этого следует, что наше государство всерьез задумалось об оптимизации работы бюджетных учреждений. Но без смены методов работы с персоналом, поставленных целей не добиться. И в этом случае необходимо использовать опыт, накопленный отечественными и зарубежными коммерческими предприятиями. Главный аргумент к этому утверждению, по мнению А.А. Шахбазова - эксперта журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" является то, что «рынок действует как естественный регулятор, отсеивающий неэффективные формы работы и культивирующий то, что дает результат» [2]. А далее отмечается: «Сравнивая задачи, стоящие перед бюджетными и коммерческими учреждениями, мы найдем много общего. А, следовательно, общими в основных чертах будут и возможные пути их решения» [2].
Проблемы управления кадрами в бюджетных учреждений. Перевод учреждений в самостоятельно-хозяйствующие субъекты, по мнению авторов реформ, должно способствовать тому, что бы лучше руководители изучали и понимали суть таких понятий, как прибыль, рентабельность, издержки, себестоимость и т.д. Новые экономические условия, в которых окажутся учреждения нового типа, заставят руководство этих учреждений кардинально пересмотреть само его принципиальное существование и функционирование. Изменения при этом коснутся как самой формы и содержания государственной и муниципальной услуги, оказываемой учреждением, так и отношением к персоналу учреждения (качественные и количественные требования к нему) и управления им.
Не секрет, что сегодня бюджетные учреждения выступают в роли кузницы кадров для коммерческих организаций: привлекательным для молодых сотрудников является большой объем практической работы и стабильность государственной службы. В итоге происходит "вымывание" средней возрастной категории работников. Основной костяк персонала бюджетного учреждения -это люди в основном старшей возрастной категории и те, кто не считает для себя возможным найти работу в динамичных условиях современного рынка
труда. Но возможно ли улучшить качество услуги в поликлинике или школе, не привлекая высокопрофессиональных специалистов, развитие которых стимулирует здоровая мотивация? Для эффективного управления кадрами, в том числе и административно-управленческого персонала, руководителям новой волны необходимо использовать практический опыт, накопленный коммерческими предприятиями по управлению персоналом, включая такие функции управления как прогнозирование, регулирование, координацию, анализ, контроль, развитие и мотивацию персонала. Учитывая тот факт, что в бюджетной сфере в течение многих десятилетий господствовали командноадминистративные методы управления, где полностью игнорировались объективные оценки деятельности работников, а кадровой службе отводились сугубо регистрационные и учётные функции, то в современных экономических условиях отделы кадров учреждений подвергнутся революционным изменениям.
Принимая во внимание резко возрастающие требования к функциональной результативности административно-управленческого персонала, особенно таких, как кадровая и бухгалтерская служба, можно предположить, что в существующих реалиях неудовлетворительного состояния качества услуг, чему способствует устаревший менталитет работников, начнется движение в сторону поиска лучшего качества услуг. Такие направления могут принять форму как кардинальной замены сотрудников на других - более компетентных, или, используя мировой опыт аутсорсинга -передачу функций сторонним, профессионально-ориентированным на предметную область организациям. Причем, в результате развития информационной системы управления государственными финансами, широкий набор коммерческих предприятий в ближайшее время может разбавить и чисто государственная «аутсорсинговая компания».
Связано это с выполнением законодательных требований к реформированию общественных финансов и повышению качеством управления. 12 разделом Программы Правительства РФ по повышению
эффективности бюджетных расходов на период до 2012г. предусмотрено развитие единой интегрированной информационной системы управления общественными финансами (электронный бюджет). Для достижения этой цели будет необходимо обеспечить развитие функциональности автоматизированной системы Федерального казначейства, в том числе для мониторинга результативности и эффективности бюджетных расходов, управления основными средствами и обязательствами сектора государственного управления, ведения бюджетного, управленческого и кадрового учета организаций сектора государственного управления, а также для предоставления соответствующих услуг организациям сектора государственного управления с использованием средств удаленного взаимодействия.
Централизованная модель автоматизированного учета средств бюджетов муниципальных образований. Начиная с 2007г. нами разрабатываются и внедряются модели, подобные описанию в Программе Правительства РФ по повышению эффективности бюджетных расходов на период до 2012г. Отличием наших моделей от «программной» является их четкая формализация для централизованного учета учреждений муниципального уровня (Единая централизованная бухгалтерия) с практической реализацией на нескольких объектах. И по сути своей единая бухгалтерия муниципального образования и является локальной аутсорсинговой компанией, которая оказывает услуги руководителям учреждений по ведению бюджетной отчетности, имея при этом единственное отличие - организационную форму.
На сегодняшний день все созданные централизованные бухгалтерии имеют статус юридического лица - бюджетное учреждение. Такая несовершенная форма, в первую очередь, для мотивации персонала и его управления, обусловлена прежде всего стереотипами административного мышления постсоветского периода. Современное общество и, в частности, само государственное управление, еще не готово отдать в руки коммерсантов ведение учета и полную информацию о расходовании бюджетных средств. В
прочем, и коммерческие структуры даже еще не в полной мере готовы принять такой объем работы и обеспечить достойное качество обслуживания.
Бурное развитие средств вычислительной техники, сетей и средств связи, на первый взгляд, создают практически неограниченные возможности для комплексной автоматизации учетных функций, таких, например, как кадры и бухгалтерский учета. Изобилие на рынке прикладного программного обеспечения, пактов соответствующего назначения, активные предложения по предоставлению сервисов на базе «облачных» технологий - все это удобные и эффективные инструменты для пользователя. Но, разрабатывая и предлагая такие инструменты, авторы изначально предполагают, что пользователь системы является профессионалом своего дела. К сожалению, на сегодня можно констатировать, что основная часть пользователей прикладного программного обеспечения в бюджетных учреждениях - это специалисты не обладающие достаточной компетенцией в предметной области и в среде информационных технологий.
Различными учеными неоднократно подчеркивалось, что достаточно большой процент работников кадровых служб является исключительно специалистами практиками, которые не имеют специального образования в области управления персоналом или вообще высшего образования. Кроме этого имеет место и возрастная проблема, т.е. многие работники имеют пенсионный или предпенсионный возраст, что часто негативно складывается на качестве овладения новыми информационными технологиями или любыми другими новшествами. Проводя собственные статистические обследования специалистов бюджетных учреждений Иркутской области, республики Бурятия и Камчатского края нами были получены результаты сходные с показателями в промышленности и строительстве. К примеру, в возрастном составе кадровобухгалтерских служб бюджетных учреждений г.Усть-Илимска Иркутской области количество сотрудников пенсионного и предпенсионного возраста составляет 21% от общего состава, при том, что сотрудники младше 25 лет составили менее 2%.
Соответственно заложенные в информационную систему функциональные возможности либо не используются, либо используются некорректно: компьютер, в основном, применяется в качестве
интеллектуальной пишущей машинки. Результатом является практически полное недоверие к разработчикам ПО, ввиду того, что ожидания «чуда от программы» у руководителей и сотрудников учреждений не оправдываются. Разработчики ПО, в свою очередь, не всегда сегодня представляют на рынок не всегда качественный товар, а распознать его «качество» неквалифицированным специалистам учреждений практически невозможно. Большинство пакетов прикладных программ функционального назначения приобретается либо централизованно - «по указке сверху», либо у поставщиков, наиболее распространенных на той или иной территории. Никаких нормативов и требований со стороны государства к функциональным возможностям системы на сегодня не предъявляется, кроме того в последние годы не ведутся исследования в этих областях, несмотря на существенное развитие информатизации общества и массовую потребность учреждений всех уровней бюджета в удобных и главное - надежных и проверенных инструментах для решения специализированных задач.
Основные предложения на рынке ПО для кадровых и бухгалтерских служб представлены разработчиками фирм 1С, Парус, НПО «Криста». В современных информационных системах (базовых версиях) отечественных разработчиков минимально представлена возможность в управлении кадрами учреждения, и в большей степени автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизация управления персоналом в бюджетном секторе на сегодня отсутствует, или в редких случаях представлена в виде отдельных любительских программ или надстроек на платформе 1С.
Участие специалистов кадровой службы в подготовке отчета об исполнении бюджета. Приоритетной целью создания единых центров учета является достижение оптимизации в бизнес-процессах обработки бухгалтерской документации. Главная задача учета операций финансово-
хозяйственной деятельности учреждений заключается в предоставлении отчетности. В отличие от коммерческих предприятий, где главная задача состоит начислении и уплате налогов. Для достижения главной задачи -получения отчетности - необходимо собрать и обработать первичную информацию, с максимальной точностью и минимальными трудовыми и материальными затратами, т.е. обеспечить принцип ввода «одной руки».
Один из разделов бухгалтерского учета - расчет заработной платы -имеет информационную основу для проведения расчетов в форме первичных данных сотрудника: анкеты, штатной должности, приказов по сотрудникам и учету рабочего времени (табель). Исходя из этого следует, что для начисления и выплаты заработной платы сотрудникам, подготовки отчетной информации о начислениях и выплатах, ключевым фактором является наличие информации о сотруднике.
Частью основных функциональных обязанностей сотрудника кадровой службы бюджетного учреждения является отражение в документальном виде процессов приема, увольнения, изменения формы или условий труда персонала. Источником первичной информации для этого процесса служат анкетные данные сотрудника. Посредством автоматизированной системы кадровик может получить:
типовые формы документов (приказов) в распечатанном виде;
информацию, подготовленную по запросу через использование фильтров, поиска, выборок по критериям и сортировку необходимой информации в базе данных;
формирование регламентных отчетов по кадрам.
«Заинтересовав» кадровика облегчением его повседневной работы мы смогли заполнить базу данных первичной информацией об анкетных данных сотрудника, информацией об изменении формы и условий оплаты труда. В комплексе с данными, вводимыми в систему экономическим отделом, расчетчик получил полную и достоверную информацию для текущего расчета заработной платы сотрудниками учреждений, т.е. путем раздельного ввода
информации мы смогли разгрузить каждого расчетчика группы от ввода в систему «чужой» информации и «нагрузить» его удвоенным количеством расчетов: с 200-т человек до 400-т. При таком варианте нам удалось снизить количество персонала, занятого в решении задачи расчета заработной платы и одновременно повысить достоверность и оперативность расчетов.
Далее по схеме движения документооборота расчетчик (Рис. 1), являясь центральным звеном в цепочке обработки информации, после закрытия расчетов текущего месяца предоставляет данные (в форме электронных регистров бюджетного учета) главному бухгалтеру для формирования (из базы данных) отчета об исполнении сметы расходов учреждения - части консолидированного отчета об исполнении бюджета. Прослеживая полную цепочку прохождения информации от кадровика к лицу, ответственному за подготовку отчетной информации, по которой проводится анализ финансовой деятельности публично-правового образования, можно сделать вывод о том, что та информация, которую кадровик заносит для собственных нужд, крайне важна и значима для управления и отдельным учреждением и отраслью в целом.
Рис. 1. Движение первичной информации «от кадровика».
Существенным различием в организации ввода персонифицированных данных является то, что часть районных (поселенческих) учреждений, которые не имеют условий для ввода информации в информационную систему по причине отсутствия связи, вычислительной техники или соответствующих кадров, предоставляют свои данные в централизованную бухгалтерию в форме бумажных документов. Выделенная в составе централизованной бухгалтерии группа по учету кадров производит ввод данных с твердых носителей в базу данных. Ввод данных о сотрудниках в городском муниципальном образовании производится путем непосредственного ввода в систему данных с рабочих мест кадровиков из учреждений, т.е. делопроизводитель (секретарь) учреждения подготавливает бумажную форму любого приказа для руководителя путем изначального заполнения в базе данных соответствующих полей справочников и интерфейсов и последующей распечаткой из системы формы бумажного варианта документа.
Единого перечня документов, которым должен руководствоваться пользователь системы и разработчик при ведении кадров, на сегодня законодательством не установлен. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. Кроме этого, существуют некоторые различия в номенклатуре документов в зависимости от отрасли, в которой действует учреждение.
В Автоматизированной системе «Смета» для централизованной бухгалтерии муниципального образования представлен оптимальный набор кадровых документов и отчетов, которые на текущий момент необходимы, в первую очередь, для ведения бухгалтерского учета, и только во вторую - для учета кадров. Обобщенный набор информации, необходимой для проведения расчетов по заработной платы представлен в Таблице 1. Здесь также представлены регламентированные отчеты для всех групп - участников процесса расчета заработной платы сотрудникам учреждений.
Численность персонала любого учреждения должна быть обоснована. В экономической теории разработаны формулы, позволяющие рассчитать необходимую по условиям производства списочную численность персонала, зависящую от норм выработки продукции или норм обслуживания. Для отдельных сфер деятельности нормативы численности персонала разработаны и закреплены в правовых актах, рекомендуемых к применению. Для сферы деятельности аутсорсинговых компаний таких нормативов не существует. И даже те нормы для централизованных бухгалтерий, которые в конце 90-х разрабатывались для применения в различных ведомствах, устарели и не могут применятся ввиду принципиальной смены формы ведения учета с бумажноавтоматизированной на обязательно-автоматизированную.
Разработка таких нормативов и утверждение их на государственном уровне позволила бы в дальнейшем не только установить строгие правила в определении штатной численности центров учета, но и установить функциональные требования для информационных систем, обеспечивающих работу таких центров учета. Кроме этого, используя данные об администрировании информационной системы (распределение прав доступа к рабочим местам разделов бухгалтерского учета в соответствии с закрепленными учреждениями), средствами той же информационной системы ведения комплексного учета, можно было не только четко определять нормы объема нагрузки на каждого сотрудника центра учета, но и вести мониторинг количества и качества вводимой в систему информации. Полученные показатели станут базовыми для здоровой мотивации сотрудников центра, что, в свою очередь, положительно скажется на повышении производительности труда сотрудников, и на улучшении эффективности работы в целом всего учреждения, повышении его рентабельности или снижения стоимости услуг для бюджетного сектора.
Таблица 1. Отражение первичных данных кадровых и экономических служб учреждения в информации внешних пользователей.
Информация Автор первичной информации Отражение информации
Кадровик Экономист Табельный учет Документы Отчеты для сторонних пользователей информации Отчеты для сотрудников (расчетные листки, справки) Регламентные отчеты по исполнению сметы учреждения
Кадровые Бухгалтерские
ИНН V 2-НДФЛ V
Адрес места регистрации и жителсьтва V 2-НДФЛ и Сведения в ПФ V
Трудовая книжка V Расчет заработной платы Льготный стаж; Сведенья в ПФ V V
Инвалидность V Расчет заработной платы Форма 4-ФСС V V
Форма работы (внешний совместитель или работник по договору) V Расчет заработной платы Форма -14; 14-МО Отчет о расходах и численности работников V V
Штатное расписание: "Должность сотрудника", "Ставки" V Расчет заработной платы Форма -14; 14-МО Отчет о расходах и численности работников; Форма 1-Т(ГМС) "Сведения о численности и оплате труда"; Форма П-4 "Сведения о V V
Табель, отвлечения от обычного графика работ (больничный, больничный по уходу до 1,5 лет) V Расчет заработной платы
численности, зарплате и движении работников"
Форма 4-ФСС V V
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Программа Правительства РФ по повышению эффективности бюджетных расходов на период до 2012г. [Электронный ресурс] : Утверждена Распоряжением Правительства РФ от 30.06.2010 г. № 1101-р. - Режим доступа : http://www.gosbook.ru/node/17766
2. Служба по управлению персоналом: перспективы развития в
бюджетных учреждениях [Электронный ресурс] / Шахбазов А.А.; Журнал "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 3, сентябрь 2008г. - Режим доступа : http://123-iob.ru/artides.php?id=1331
3. Гутгарц, Р.Д. Управление кадрами предприятия с использованием новых информационных технологий : дис. ... докт. экон. наук : 08.00.05, 08.00.13 : защищена 15.05.2003 / Гутгарц Римма Давыдовна. -Москва, 2003. - 334с.
4. Оптимизация численности персонала учреждений
социальной сферы [Электронный ресурс] / Стрелков В., Митрофанова Е., Власова Т.; Журнал "Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2008, N 11 - Режим доступа :
http://www.vkaznu.ru/index.php?showtopic=6881
