CC BY
54ПРЕДСТАВЛЕНИЕ НАУЧНОЙ РАБОТЫ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
ВЕСТНИК НАУКИ Горяева Анастасия Владимировна, Алтайский государственный университет, г. Барнаул E-mail: sapfira nastya@mail.ru
И ТВОРЧЕСТВА
Аннотация. В связи с созданием и развитием коммерческих организаций, резко увеличился информационный поток, поток деловых • документов. В деятельности любого юридического лица образуются документы, хранение которых является обязанностью, вытекающей из ряда положений действующих нормативно-правовых актов. На современном этапе государство с помощью нормативно-законодательной базы регулирует основные моменты организации архивного хранения документов коммерческих организаций. Целью данной работы является изучение законодательной базы, регулирующей организацию хранения документов юридических лиц.
Ключевые слова: коммерческие организации; федеральный закон; юридическое лиц; организация хранения; собственность.
В процессе любой коммерческой организации создается огромный массив документации. Документы являются неотъемлемой частью любого предприятия, так как являются одним из основных носителей информации, они обеспечивают решение вопросов как правового статуса, так финансовой деятельности. С течением времени, пройдя свой жизненный цикл, документы из текущего делопроизводства приобретают статус архивных документов.
Современное законодательство регулирует основные вопросы организации архивного хранения на предприятиях. Но в данном случае следует оговорить следующий момент: если документы не входят в состав Архивного фонда или между государственным архивом и организацией не заключен договор, то прямого контроля не будет со стороны архивного законодательства и следовательно будет отличаться набор законов в данном вопросе. Существует
ВЕСТНИК НАУКИ И ТВОРЧЕСТВА
множество законодательных актов, которые определяют перечень, сроки хранения документов в архивах юридических лиц.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ затрагивает некоторые моменты хранения документов в организации. Хранение документов акционерного общества отражает ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах». В пункте 1 приводится открытый перечень наиболее важных документов, подлежащих хранению [3]. Согласно пункту 2 общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг [3]. Помимо федерального закона «Об акционерных обществах» существует Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс. В Положении отсутствует указание на обязательность создания архива организации, тем не менее выполнение требований этого документа без создания отдельного структурного подразделения или выделения сотрудников довольно затруднительно. Как и в федеральном законе «Об акционерных обществах» • ответственность за организацию хранения документов возлагается на единоличный исполнительный орган, а организация хранения документов до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества [8]. Получается, что если предприятие расположено в разных помещениях, то документы будут храниться в помещении ,где находится руководство организации.
Что же касается реорганизации и ликвидации организации, то дальнейшую судьбу документов определяет Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)». Согласно статье 129 конкурсный управляющий вправе передать на хранение документы должника, которые подлежат обязательному хранению [5]. Но помимо Федерального закона №127-ФЗ вопросы ликвидации и реорганизации предусматривает ранее рассматриваемое Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003г. Стоит отметить, что в отличии от ФЗ №127-ФЗ Положение более детально определяет судьбу документов в случаях ликвидации и реорганизации, разграничивает данные вопросы. Согласно пункту 9 статьи 3 в случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив [8]. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае
ВЕСТНИК НАУКИ И ТВОРЧЕСТВА
государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества [8]. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Документы в случае реорганизации, влекущей прекращение деятельности, находящиеся на хранении и подлежащие хранению могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ [8]. В данном случае следует отметить, что федеральный закон и данное положение являются дополняющими, так как основным законом, которые описывает процедуру банкротства является Гражданский кодекс.
Следует обратить внимание на федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ, который тоже рассматривает хранения архивных документов, образованных в деятельности обществ с ограниченной ответственностью. Так же как и в федеральном законе «Об акционерных обществах», настоящий закон определяет виды документов, которые обязательны для хранения (ст. 50). Статьей 50 №14-ФЗ определяется место хранения архивных документов. Согласно данной статье общество хранит документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или • в ином месте, известном и доступном участникам общества [4].
На основе вышеописанных законах можно сделать вывод, что услугами архивного аутсорсинга могут воспользоваться общества с ограниченной ответственностью, потому что согласно федеральному закону документы не имеют тесной привязки к руководству организации как в случае с акционерными обществами.
Сроки хранения документов отражены во многих федеральных законах. Например, Федеральным законом от 21.07.1997 № 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", в статье 12 установлено, что порядок и сроки хранения документов по государственной регистрации этих прав определяются Правительством Российской Федерации. Так же Федеральным законом от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд», в статье 28 и 37 устанавливается срок хранения для конкурсной документации, которая определяет основной объем государственных закупок через конкурсы и тендеры, в размере трех лет [6].
Более того некоторые разновидности архивных документов коммерческих организаций служат основанием для начисления пенсий сотрудникам, так как коммерческие организации могут быть плательщиками страховых взносов в государственные внебюджетные фонды. Согласно Федеральному закону от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации,
ВЕСТНИК НАУКИ И ТВОРЧЕСТВА
Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» подпункту 6 пункту 2 статьи 28 страховые плательщики должны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов [7].
Так же помимо страховых взносов коммерческая организация является налогоплательщиком. В данном вопросе стоит руководствоваться Налоговым кодексом РФ. Статья 23 Налогового Кодекса РФ устанавливает обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов [2]. Также согласно Налоговому Кодексу РФ организация должна хранить свидетельства о постановке на учет в налоговых органах постоянно [2].
Поводя итоги, можно сказать, что на современном этапе законодательство регулирует вопросы хранения документов. Данный перечень нормативных актов не является исчерпывающим.
Литература:
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая) от 30.11.1994 г. №51-ФЗ: принят Государственной Думой 21 окт. 1994 г. [с послед. изм. и доп.].
2. Налоговый Кодекс Российской Федерации (Часть первая) от 05.08.2000 №117-ФЗ: принят Государственной Думой 19 июля 2000 г. [с послед. изм. и доп.].
3. «Об акционерных обществах» Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ [с послед. изм. и доп.].
4. «Об обществах с ограниченной ответственностью» Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ [с послед. изм. и доп.].
5. «О несостоятельности (банкротстве)» Федеральный закон Российской Федерации от 26.10.2002 №127-ФЗ [с послед. изм. и доп.].
6. «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» Федеральный закон от 21.07.1997 №122-ФЗ [с послед. изм. и доп.].
7. «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» Федеральный закон от 24.07.09 №212-ФЗ [с послед. изм. и доп.].
8. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
