CC BY
269
НАУЧНЫЙ РАЗДЕЛ
Л. Н. ФЕДОСЕЕВА заведующий кафедрой иностранных языков
Академии ФСИН России, доктор филологических наук
L. N. FEDOSEYEVA
Языковые особенности официально-делового письменного текста (на примере оформления документации в УИС)
Language features of the formal text (on the example of registration of documentation in the penal system)
#
Аннотация. В статье определены основные дифференциальные признаки официально-делового стиля, отличающие его от других функциональных стилей, прежде всего научного. При этом названы и охарактеризованы важнейшие языковые средства, выступающие в качестве маркеров письменного текста в рамках данного стиля. Прикладной характер работы выражается в опоре на требования к оформлению документации в УИС.
Ключевые слова: официально-деловой стиль, письменный текст, функция, стандартные средства выражения, документация, УИС.
Abstract. In article the author defines the main differential signs of the formal style distinguishing it from other functional styles, first of all scientific. She names and characterizes the major language means acting as markers of the written text within this style. Applied character of this paper is expressed in the support of the requirements to registration of documentation in the penal system.
Key words: official style, the written text, function, standard means of expression, documentation, penal system, documentation registration requirement in penal system.
#
Официально-деловой стиль - функциональная разновидность речи, обслуживающая сферу официальных деловых отношений физических и юридических, должностных лиц. В основе таких отношений лежит обмен информацией, которая может быть представлена в устной и письменной форме.
Данный стиль проявляется преимущественно в письменной форме, которая называется также документированной. Жанровый диапазон его весьма широк: конституция, законы, международные договоры, приказы, уставы, акты, инструкции, заявления, справки, отчеты, протоколы и др. Различия между этими жанрами по содержанию, объему и языковому оформлению дают основание для выделения внутри данного стиля трех его подстилей: дипломатического, законодательного и административно-канцелярского. Знание особенностей официально-делово-
го письменного текста позволяет безошибочно оформить документ, что является одним из показателей профессионализма сотрудников УИС.
Большинство жанров деловой речи отражают внеиндивидуальное общение. Даже когда в коммуникативную сферу вовлекаются частные лица, персональное не находит, как правило, отражения в стилистических особенностях изложения: информация касается лишь социально типизированных, официальных сторон жизни индивидуума. Так, в жанре деловой автобиографии сообщаются сугубо официальные сведения о человеке: год и место рождения, социальное положение, образование, место работы и тому подобное, например: «Я родился 25 апреля 1968 года в г. Рязани в семье служащих. В 1985 году окончил среднюю школу и поступил в Рязанский политехнический институт, который окончил в 1990 году по специальности „Экономика на предприятиях машино-
17
Ведомости уголовно-исполнительной системы № 7/2016
nomer_7_2016.indd 17
04.07.2016 14:05:18
НАУЧНЫЙ РАЗДЕЛ
строения". Женат. Моя жена...» и т. д. Безусловно, здесь недопустимы сведения собственно личного характера, как-то: «У меня очень добрая мама», «Жена моя красивая», «Люблю играть на гитаре» и тому подобное. В таком жанре, как заявление, может быть персонифицированная информация, но обычно в обобщенной форме и лишь при условии, что она приобретает официальную значимость, например: «Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с переездом к месту службы мужа».
Основная функция делового стиля заключается в том, что он, требуя соблюдения известной формы при письменном изложении содержания, придает сообщаемой информации характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых.
Слово официальный (от латинского officialis -должностной) имеет следующие значения: 1) «исходящий от правительства или администрации, диктуемый их законами, правилами», например: официальное лицо, официальный документ; 2) «соблюдающий все правила, формальности», например: официальное приглашение, официальный тон беседы [1].
Вышеуказанное нашло отражение в Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы [2], которая рекомендует: «Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации».
Для официально-делового стиля характерны стилистическая однородность и строгость, объективность и отчасти безличность изложения. Ему противопоказаны экспрессивность, субъективная модальность и разговорность. В этом отношении официально-деловой стиль приближается к научному, однако тождества между ними нет: объективность и обезличенность изложения выступают в научном стиле лишь как тенденция, тогда как в деловом - как характерный признак. Научное сочинение всегда имеет автора (или авторов), от имени которого оно публикуется, и авторская индивидуальность в той или иной степени, иногда весьма отчетливо, проявляется в стиле сочинения. Официальный документ, если
он не имеет частного характера (личное заявление, объяснение и проч.), принципиально лишен единоличного авторства, а подпись должностного лица указывает на достоверность документа, а не на автора. Это не значит, что документ не может быть составлен одним лицом, однако законы стиля не допускают вариаций формы письменного текста в зависимости от авторской индивидуальности. Объективность в деловом стиле иного характера, нежели в научном. В последнем она придает большую достоверность системе доказательств. В деловом стиле объективность, связанная с правовой нормой, подчеркивает кон-статирующе-утверждающий и предписывающий характер документа. Заключенную в нем информацию принимают к сведению, а предписание -к исполнению. Законы требуют безоговорочного их соблюдения. Особенности правовой нормы определяют отличительные признаки в первую очередь законодательного подстиля - его предписывающий, императивный характер. Однако если учесть, что «язык законов лежит в основе всех административных актов, актов суда, прокуратуры, ...администрации», что он «определяет язык наших канцелярий» [3], то эти признаки законодательного подстиля правомерно распространить на весь официально-деловой стиль. Таким образом, наиболее общим отличительным признаком официально-делового письменного текста является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность, служащая выражению констатирующего и предписывающего характера официальных документов.
Есть мнение, что дифференциальные признаки официально-делового стиля, отличающие его от других функциональных стилей, заключаются в его точности, лаконичности и конкретности. С этим утверждением можно поспорить. Точность и лаконичность - желательные качества любого функционального стиля, а не только делового (правда, существуют разные виды «точности» применительно к различным стилям). Что же касается конкретности, то она находится в сложном соотношении с отвлеченностью, меняющейся в зависимости от жанра документа.
Правотворчество опирается на научный анализ общественных отношений. Правовое сознание сближается с наукой, что отмечали языковеды-стилисты еще в середине прошлого века. «В законодательных актах, - писал А. А. Ушаков, - наряду с правовыми нормами содержатся категории науки: понятия, определения и другие» [4]. Вот почему в официально-деловом стиле весьма высок уровень обобщения с помощью речевых
vedomosti.fsin@list.ru www.orfsin.ru 18
потег_7_2016.таа 18 +©} 04.07.2016 14:05:18
НАУЧНЫЙ РАЗДЕЛ
средств выражения обобщенности. Однако и тут нет тождества с научным стилем. Отражение в официальных документах (постановлениях, инструкциях, приказах и т. п.) конкретных ситуаций, включение в них плана конкретных мероприятий, а также ориентация официальных документов (включая законы) на широкий круг исполнителей и читателей обусловливает и весьма высокий уровень конкретизации в официально-деловом стиле, вплоть до указания на определенные лица, конкретные предметы, действия, даты, сроки. Абстрактные формулировки, общие фразы в документах обычно воспринимаются как недостаток. Обратимся к истории становления официально-делового стиля: в постановлении СНК СССР о языке законов от 09.10.1928 среди слабых мест отмечается и такое, как не совсем точная, ясная и конкретная формулировка. Постановление предлагает «не допускать расплывчатых и недостаточно конкретных, неточных формулировок» [5].
Отличительным признаком официально-делового письменного текста является также широкое использование стандартных средств выражения, которые, как известно, употребляются и в других стилях, например в научном, но там они ограничиваются отдельными словами, конструкциями, композиционными схемами. В официально-деловом стиле стандартизация затрагивает не отдельные элементы формы, а весь документ в целом. Однотипность и частая повторяемость официально-деловых ситуаций (бухгалтерские операции, зачисление на работу, обращение к руководителю с просьбой или предложением, объявление взыскания, характеристика сотрудника, удостоверение личности, факта, события, отношение одного учреждения к другому и проч.) нуждаются в таком же однотипном, стандартном оформлении. Собственно, документ тогда становится документом, когда он составлен и заверен по определенной, стандартной форме, что легло в основу требования Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы соблюдать при оформлении документации такое правило, как «логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки» [2]. Банк, например, не примет от учреждения бухгалтерскую ведомость, если она составлена не по установленному образцу. Наличие соответствующих форм для документов различных жанров существенно облегчает ведение деловой переписки, предостерегает от возможных ошибок. Особую роль приобретает
подобная стандартизация при электронной обработке деловой корреспонденции. Поэтому вполне справедливо мнение, что в официально-деловом письменном тексте штамп не враг, а помощник.
Таким образом, отличительными признаками официально-делового стиля являются следующие:
- намеренно строгая тональность (официальная окраска);
- совмещение обобщенности с конкретизацией;
- широкое использование стандартных форм документа.
Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы при создании документов рекомендует руководствоваться и такими критериями, как «конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование» [2]. Достижение этих требований определяется лексикой и фразеологией официально-делового стиля, которые отличаются двумя основными признаками: умеренно книжной стилистической окраской и высоким процентом стандартных средств (так называемых канцелярских клише). Терминология указанного стиля в силу своей практической направленности, как правило, менее абстрактна, нежели научная терминология.
Канцелярское клише - это такая воспроизводимая в официально-деловом стиле лекси-ко-фразеологическая (а также синтаксическая) единица, которая соотносится с часто повторяющимися ситуациями или распространенными понятиями и облегчает их обозначение, «оборот речи, постоянно используемый в деловой переписке» [6]. Клише как стандартные речевые средства противопоставлены средствам индивидуально-авторским. Для официально-делового стиля характерно преобладание стандартных средств выражения, в то время как индивидуально-авторские средства, особенно в некоторых жанрах (сводки, удостоверения, справки и др.), сведены к минимуму.
К числу клише можно отнести, например, следующие: за отчетный период, проделана определенная работа, отмечены следующие недостатки, принимая во внимание, выдана для представления, в духе взаимопонимания, в конструктивной обстановке, на ваше письмо сообщаем, договаривающиеся стороны, прослушав и обсудив, которые ниже именуются, возбудить дело, привлечь к ответственности, выписка
19
Ведомости уголовно-исполнительной системы № 7/2016
потег_7_2016.1п<И 19
04.07.2016 14:05:18
НАУЧНЫЙ РАЗДЕЛ
верна, дата выдачи и подобные. Активны производные предлоги: согласно, в связи с, по линии, в части, в вопросе, в деле, в дополнение к, на основании, за неимением и т. п.; обороты со «строевыми» словами: показатель (качества, достижений, экономический), способ (реализации, изготовления), в целях (обеспечения, улучшения, предоставления), дела (сдал, принял) и т. д.
К терминологии официально-делового стиля относятся, например, такие слова и выражения:
1) названия лиц по их функции в официально-деловых отношениях: арендатор, истец, ответчик, квартиросъемщик, налогоплательщик, потребитель, подозреваемый, подсудимый и т. п. (при этом существительные употребляются, как правило, в форме мужского рода);
2) названия документов: распоряжение, приказ, протокол, извещение, инструкция, служебное письмо, докладная записка, справка, акт, лицевой счет и проч.;
3) обозначения частей документа, процесса его согласования и утверждения: повестка дня, присутствовали, слушали, постановили, приложение, согласен, не возражаю, в приказ, согласовано и т. п.;
4) специализированное употребление общелитературных слов и выражений: лицо (человек), юридическое лицо (учреждение, предприятие или организация как носитель прав и обязанностей), реализация (продажа), сторона (лицо, группа лиц, учреждение или государство, вступающее в официальные отношения с другим лицом, группой лиц, учреждением или государством) и проч.
Широко употребляются сложносокращенные слова, преимущественно названия учреждений, причем только в том случае, если аббревиатура утверждена в официальном документе: Рособрнадзор, МВД, МГУ, ФСИН и т. п. В письменной форме используются многочисленные графические сокращения: г. (город и год), ул. (улица), р. (река), оз. (озеро), экз. (экземпляр), инж. (инженер), о-во (общество), ин-т (институт) и др.
Активны в документах отглагольные существительные, придающие тексту сдержанно строгую, «холодную» тональность, например: документирование, установление, содержание, рассмотрение, хранение, использование, разделение, утверждение, распределение и т. п.
По мнению И. Н. Шмелевой [7], к официальным следует отнести вообще все слова, «связанные с официальной (в расширенном понимании) речью и стилистически несовместимые с речевыми контекстами неофициального харак-
тера», например: аппарат (государственный), воссоединение, впредь до... , изыскание (средств), именовать, информировать, возлагать (обязанности), мероприятие, присвоить (звание), настоящий (в знач. «этот, данный»), нахождение (в знач. «пребывание») и т. п.
Официально-деловому стилю противопоказаны слова с суффиксами субъективной оценки, стилистически сниженные и стилистически высокие (правда, отдельные жанры в исключительных случаях допускают употребление высоких слов), жаргонная и диалектная лексика.
К числу важнейших признаков официально-делового стиля следует отнести и его относительную устойчивость к языковым изменениям: «Официально-деловой стиль наиболее консервативный из всех книжно-письменных стилей. Языковые изменения, естественно присущие всем функциональным стилям литературного языка, в нем происходят очень медленно: можно встретить в языке документов слова и выражения, давно устаревшие и по этой причине не употребляющиеся в других стилях (при сем прилагается, верительная грамота и др.)» [8].
Знание правил составления делового документа, соблюдение норм официально-делового стиля, безусловно, помогает успешно вести деловую переписку и способствует достижению успехов в деловом общении. ^
1. Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М. : Азбуковник, 1999. С. 485.
2. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы : приказ ФСИН России от 10.08.2011 № 463 (ред. от 31.10.2013) // Ведомости уголовно-исполнительной системы. 2011. № 11.
3. Ушаков А. А. Очерки советской законодательной стилистики. Ч. 1. Содержание и формы в праве и проблемы законодательной статистики : учебное пособие. Пермь, 1967. С.146.
4. Там же. С. 36.
5. Кожина М. Н. О речевой системности научного стиля сравнительно с некоторыми другими. Пермь : Перм. ун-т, 1972. С. 75.
6. Голуб И. Б. Русский язык и культура речи : учебное пособие. М. : Логос, 2013. 432 с.
7. Шмелева И. Н. Стилистическое расслоение и классификация словарного состава современного русского литературного языка // Вопросы стилистики. Вып. 9. Саратов : Изд-во Сарат. ун-та, 1975. С. 104-117.
8. Солганик Г. Я., Дроняева Т. С. Стилистика современного русского языка и культура речи. М. : Издательский центр «Академия», 2008. С. 8.
vedomosti.fsin@list.ru www.orfsin.ru 20
потег_7_2016.1паа 20 +©} 04.07.2016 14:05:18
