CC BY
12
Посилання на статтю_
Малый В.В. Выработка системного подхода к формированию требований и задач для ERP-систем / В.В. Малый, И.М. Чернявская // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2006 - №1(17). - С. 6773.
УДК 330.47
В.В. Малый, И. М. Чернявская
ВЫРАБОТКА СИСТЕМНОГО ПОДХОДА К ФОРМИРОВАНИЮ ТРЕБОВАНИЙ И ЗАДАЧ ДЛЯ ЕКР-СИСТЕМ
Выработан системный подход к анализу необходимости введения ЕРР-систем в проектно-ориентированных организациях. Рис. 3, ист. 15.
Ключевые слова: автоматизированная информационная система управления, ЕРР-системы, корпоративная информационная система управления (КИС).
В.В. Малий, 1.М. Чернявська
ВИОПРАЦЮВАННЯ СИСТЕМНОГО П1ДХОДУ ДО ФОРМУВАННЯ ВИМОГ I ЗАДАЧ ДЛЯ ERP-СИСТЕМ
Виопрацьовано системний пщхщ до аналiзу необхщност введення ERP-систем у проекп-ю-opieHTOBaHi оргаызацп. Рис. 3, дж. 15.
V.V. Malyi, I.M.Tchernyavskaya
SHAPING THE SYSTEM APPROACH TO DEMANDS AND TASKS FORMING FOR ERP-SYSTEMS
The system approach to analysis the need of ERP-systems in project-oriented organizations is shaped.
Введение. В наспоящее время проблемы информатизации общества становятся все более актуальными, так как любая система управления, на любом уровне и этапе развития, использует для принятия решений специальные информационные технологии.
Информация в целом и специфические информационные технологии в частности становятся главным инструментом для принятия управленческих решений.
В 2000 году Генеральный секретарь Организации Объединенных Наций г-н Кофи Ананн в ежегодном докладе "О тенденциях и перспективах развития человечества" [1], назвал XXI век - веком информации, а главные приоритеты и перспективы развития этого столетия связал с развитием информационных технологий и информационно-управленческих систем.
Теперешний период развития украинской экономики, связанный с окончанием кризиса и выходом на относительно стабильное развитие, характеризуется проведением большого количества разнообразных проектов, особенно проектов реорганизации и реструктуризации предприятий и организаций во всех отраслях национального хозяйства.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2006, № 1(17)
1
Однако любой проект, реализуемый в рамках методологии управления проектами, не может существовать без управления информационными связями внутри проекта и информационным взаимодействием с окружающей средой. Для такого эффективного управления и создаются специальные информационные технологии, результатом внедрения которых являются информационно-управленческие системы (например, информационная система управления проектами).
Подход к оптимизации механизмов управления уже достаточно полно описан и адаптирован к специфике управления предприятиями/проектами национального рынка. Развившись в самостоятельную дисциплину, управление проектами охватывает достаточно широкую сферу применения методов и средств управления с помощью проектного подхода [2].
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до промежуточных и конечных пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных и аппаратных средств [3,4].
Информационная система - это система, элементами которой являются не материальные объекты, а те или иные виды данных (информации), которые взаимодействуют и преобразуются в процессе ее функционирования. Основные функции ИС - сбор, хранение, накопление, поиск и передача данных, применяемых в процессе управления, планирования и мониторинга бизнеса [5,6].
Таким образом, область применения информационных технологий в системе охватывает:
- бизнес-процессы, которые имеют компьютерную поддержку;
- часть ручных операций в системе, имеющих специальные приспособления и электронное отображение;
- аппаратно-технические средства поддержки процессов управления;
- программное обеспечение общего и специального назначения, а также уникальную технологию сбора, обработки, хранения, накопления, поиска и передачи информации внутри системы.
Построение на проектно-ориентированном предприятии информационной системы управления коммуникациями необходимо начать с определения информационной системы управления проектом (далее ИСУПр).
Под ИСУПр понимают организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом [7,8,9].
Рассмотрение системы управления проектами/предприятием как специфической открытой системы позволяет реализовать системный подход к решению задач управления информацией в проекте [8,10].
Эффективность такой системы всецело зависит от того, насколько правильно были определены ее компоненты, сформирована ее структура, внедрены эффективные технологические схемы преобразования информации. Вся ли необходимая для эффективного функционирования проектно-ориентированного предприятия информация представлена в ней. Поэтому центральное место занимает информационная база, включающая как данные и знания, относящиеся к управлению проектами, так и информацию, используемую для решения функциональных задач управления предприятием (рис. 1) [11].
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2006, № 1(17)
Рис. 1. Информационная среда управления проектами/предприятием
Ее формирование - одна из главных задач управленческих служб предприятия и команд проектных менеджеров. Создание единой информационной базы позволит всем службам предприятия использовать любую информацию от различных проектов, отделов с целью повышения эффективности процесса принятия решений, совершенствования документооборота, автоматического формирования отчетности перед вышестоящими организациями, более рационального использования собственных возможностей, уменьшения дублирования информационных потоков.
Постановка проблемы и целей исследования. Автоматизация управления информационными потоками в проекте позволит сократить время на обработку информации, вследствие чего руководитель проекта в любой момент может принять наиболее адекватное оперативное управленческое решение [12,13].
Расчет и анализ любого показателя сегодня производить вручную просто неэффективно - это требует больших затрат времени, наличия солидного штата учетчиков, но не гарантирует точность расчетов, так как с ростом числа сотрудников увеличивается вероятность ошибки. Сегодня практически любое предприятие использует пусть даже примитивную, но автоматизированную электронную базу данных, позволяющую сократить долю ручной обработки информации.
В течение последних пяти лет большинство украинских предприятий и крупных групп активно внедряют у себя электронные системы управления, или корпоративные интегрированные системы (КИС), получившие на Западе название ERP-системы (Enterprise Resource Planning). Основная задача подобных систем сводится к достижению полной автоматизации обработки информации и предоставлению на выходе подробных сведений о результатах в любой момент времени, т.е. в режиме «on-line».
В Украине сегодня представлена масса систем класса КИС, и при желании читатель может подробно ознакомиться с ними в различных источниках (справочная литература, рекламные материалы, Internet и др.). Дань
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2006, № 1(17)
3
предпочтения какому-либо программному продукту не являются целью данной статьи. Главная задача настоящей статьи - выработка системного подхода к анализу необходимости введения ERP-систем в проектно-ориентированных организациях, формулировка концептуальных положений технического задания к проектируемой или закупаемой ERP-системе; в формировании четкого представления у читателя - руководителя, собственника, консультанта, для чего им нужна ERP-система, какие требования необходимо предъявлять к выбираемым ERP-системам в процессе организационного проектирования.
Основные результаты исследований
Требования при выборе электронной системы управления. При выборе ERP-системы [14] целесообразно руководствоваться следующими требованиями:
- наличие максимума возможностей по электронной обработке информации (в системе должны быть реализованы все современные технологии по электронной обработке информации - современное программное обеспечение, возможность подстыковки отсканированных первичных документов и т.д.);
- максимальная скорость обработки информации (возможность пользователя в режиме «on-line» в любой момент времени получать достоверную информацию о всех бизнес-процессах и результатах при условии правильного и своевременного ввода информации в базу операторами);
- возможность отражения результатов любых операций;
- совместимость со многими наиболее распространенными программными продуктами, в том числе используемыми в организации (MS Office - Word, Eхсеl и др., бухгалтерскими программами: 1С, БЭСТ и др.);
- простота в пользовании (не требует от персонала знания специальных навыков программирования, возможность быстрого освоения пользователями и т.п.);
- универсальность;
- возможность представления отчетов в виде моделируемых таблиц с использованием диаграмм, рисунков и др.;
- высокая адаптивность (возможность использования в различных территориально удаленных подразделениях);
- возможность автономного обслуживания (независимость от разработчика);
- сравнительно невысокая стоимость;
- возможность осуществления наглядного тестирования при покупке;
- наличие подробного текстового описания - руководства пользователя;
- наличие уровней безопасности и контроля ввода и внесения исправлений информации в систему.
Сразу стоить отметить тот факт, что большинство разработчиков программных продуктов, представленных на рынке в Украине, не удовлетворяют всем перечисленным выше требованиям. В связи с этим перед выбором КИС необходимо создать рабочую группу, в которую должны входить потенциальные потребители отчетности КИС:
- собственники непосредственно;
- руководители высшего звена;
- руководитель проекта;
- собственные IT - специалисты.
Данная рабочая группа должна четко для себя уяснить, что они хотят от системы ERP и сколько она будет стоить. Не всегда следует выбирать самую дорогую систему. Необходимо понимать, способна ли она решить основные проблемы с обеспечением руководителей информацией, требуемой для принятия
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2006, № 1(17)
ими правильного и оперативного решения. Нередко система дает избыток информации, которая в управленческой деятельности совсем не нужна.
Уровни принятия решений для выбора КИС. В настоящее время проектам внедрения КИС посвящено множество работ и публикаций [4,15]. По мнению авторов, в настоящей статье в качестве наглядной иллюстрации процесса выбора КИС в организации было бы уместно привести выдержку из доклада М.Е. Рогозы, опубликованного в Интернет-ресурсе «Корпоративный менеджмент» по материалам конференции «Современные информационные технологии в экономике и управлении предприятиями, программами и проектами», прошедшей в г. Харькове по вопросам выбора КИС.
«...Чем больше предприятие, тем лучше ему понятна необходимость КИС. Многие предприятия в настоящее время выбирают себе КИС, а, значит, определяют свои требования к информационной поддержке со стороны системы. Как правильно сформулировать эти требования? Нужно четко понимать, что технические требования подчинены требованиям со стороны системы управления, а не наоборот, когда поставщик рассказывает о своей мощной платформе или требованиях к железу. На первом месте должны стоять требования по функциональности системы, по ее соответствию целям предприятия. КИС должна стать частью системы управления и поддерживать деятельность руководства и персонала, предоставляя нужную информацию для принятия решений. Система управления всегда означает наличие управленческого цикла, изображенного на рис. 2.
Рис. 2. Двухмерная система координат для сравнения КИС
Таким образом, любые из имеющихся на рынке КИС можно наглядно разместить на этой диаграмме и сравнить между собой. Но указанных двух критериев недостаточно для оценки уровня развития той или иной КИС. Важным фактором является интеллектуальность КИС, т.е. глубина автоматизации бизнес-процессов, а также наличие в КИС процедур и функций, необходимых для удобного и правильного ввода, обработки и отображения информации. Неинтеллектуальная в этом плане КИС будет являться просто хранилищем данных, в которое кто угодно вводит данные, а потом их просто массой выбрасывают во внешнее средство для анализа и делай там с ними, что захочешь. Чем больше КИС оставляет неавтоматизированных операций, чем
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2006, № 1(17)
5
выше предъявляет требования к операторам и чем меньше возможности по отображению информации для анализа, тем менее интеллектуальна данная система. Неинтеллектуальные КИС есть неполноценные КИС. Поэтому третьей осью на диаграмме следует изобразить уровень «интеллектуальности КИС» от простого хранилища данных до действительно интеллектуальных систем (см. рис. 3).
Выбор КИС происходит на четырех уровнях принятия решений:
1. Стратегический - определяются:
- цель проведения автоматизации;
- области автоматизации;
- назначение КИС.
2. Функциональный - определяются:
- требуемые функции КИС;
- функциональные возможности существующих предложений;
- соответствие предложений требованиям.
3. Операционный - выбираются:
- операционная система;
- СУБД, язык доработки и т.д.
4. Аппаратный - выбираются:
- оргтехника, отвечающая требованиям операционного и функционального уровней;
- сетевые решения.
Рис. 3. Трехмерная система координат для сравнения КИС
На практике применение этой техники выбора позволяет нам сравнивать любые КИС именно в трехмерной системе координат...»
Факторы, влияющие на качество системы управления. Корпоративная информационная система позволяет улучшить управление предприятием. Качество системы управления может определяться следующим набором параметров процесса принятия решений:
- среднее время выработки решения (быстрота реакции);
- частота ошибочных решений (вероятность принятия неправильного решения);
- средние затраты на выработку решения;
- ущерб от необоснованных решений за определенный период; 6 "Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2006, № 1(17)
- скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях. Своевременность принятия и вероятность получения правильного решения,
как правило, возрастают, если вся информация, необходимая для принятия решения, пропускается через корпоративную информационную систему, а не локализуется в бумажных архивах и персональных компьютерах отдельных подразделений.
Факторы, влияющие на совокупный эффект от автоматизации. Прирост эффективности экономической деятельности предприятия в результате комплексной автоматизации системы управления может проявляться различным образом. В качестве возможных факторов, определяющих совокупный эффект от автоматизации, выделим следующие составляющие:
- качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений;
- уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных;
- экономия условно-постоянных расходов за счет возможного сокращения административно-управленческого персонала, необходимого для обеспечения процесса управления предприятием;
- переориентация персонала, высвобожденного от рутинных задач обработки данных, на более интеллектуальные виды деятельности;
- оптимизация производственной программы;
- уменьшение зависимости от конкретных физических лиц, являющихся «держателями» информации или технологий обработки данных;
- использование незаметных (скрытых) для исполнителей технологий контроля выполняемой ими работы, не требующих предоставления справок и отчетов к определенной дате.
Основные выводы и краткосрочные перспективы. Выработка системного подхода к формированию требований и задач для ERP-систем позволила выделить следующие ключевые моменты:
- формулировка требований при выборе электронной системы управления;
- определение уровней принятия решений для выбора КИС;
- выявление факторов, влияющих на качество системы управления;
- выявление факторов, влияющих на совокупный эффект от автоматизации. Все вышеперечисленные факторы представляют лишь потенциал, который
должен быть использован управленцами. Приведенная в статье информация может быть полезна с точки зрения оценки затрат на автоматизацию системы управления и методики оценки экономической выгоды, получаемой предприятием от автоматизации процедур управления.
ЛИТЕРАТУРА
1. Анан К. "О тенденциях и перспективах развития человечества" Доклад ГС ООН, 2000 // Сб. докл. ген. ассамб. ООН, Цюрих, 2000. Перевод www.doblad.ru/page 148/un/2000/arhiv.
2. Малий В.В., Антоненко С.В. УправлЫня проектами: сучасний стан. Монография, НМетАУ, 2006. - 95 с.
3. Зингер Е.З. Бизнес-реинжиниринг и технологии системного проектирования. Учебное пособие. - М.: Центр Информационных технологий, 2001. - 236 с.
4. Карминский Л.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 1997. - 416 с.
5. Маклаков С.В. ВPwin и Erwin. CASE-средства разработки информационных систем. -М.: Диалог-мифи, 2003. - 256 с.
6. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с ВPwin 4.О. - Диалог-мифи, 2004. -224 с.
7. Мазур И.И., Шапиро В.Д. и др. Управление проектами, Справочное пособие/ Под редакцией И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. - М.: Высшая школа, 2001 - 875 с.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2006, № 1(17)
7
8. Каратыгин С. Базы данных: простейшие средства обработки информации; системы управления базами данных. - М.: АВF, 1995.
9. Тесля Ю.Н. Методы проектирования матричных информационных технологий в проектно-ориентированных организациях// Радиоэлектроника и информатика, 2000. -№4. - С.87-99.
10. Керiвництво з питань проектного менеджменту. К.:УКРНЕТ, 1999.
11. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. - М.: ГУ-ВШЭ, 2000. - 688 с.
12. Чернявская И.М. Модель построения архитектуры информационной системы в проекте. // Управлшня проектами та розвиток виробництва. Збiрник наукових праць. Пщ ред. В.А. Рача. - 2005 - №2 (14) - с. 114-121
13. Чернявская И.М. Оптимизация проектирования интегрированной информационной системы управления. // Управлшня проектами та розвиток виробництва. Збiрник наукових праць. Пщ ред. В.А. Рача. - 2005. - №3 (15). - С. 128-133.
14. Власов А.И., Овчинников Е.М. Корпоративные автоматизированные информационные системы, принципы, средства и системы документооборота. - М.: Учебный центр ОАО Газпром, 1999. - 107 с.
15. Гританс Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов. - М.: Волтерс Клувер, 2005. - 216 с.
Стаття надмшла до редакцп 28.02.2006 р.
8
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2006, № 1(17)
