Возможности применения проектного офиса при организации обучения менеджеров инновационных проектов Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

ВОЗМОЖНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЕКТНОГО ОФИСА ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ОБУЧЕНИЯ МЕНЕДЖЕРОВ ИННОВАЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ

УДК 378.1

Эдуард Аркадьевич Фияксель,

д.э.н., профессор кафедры венчурного менеджмента, Государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет - Высшая школа экономики» - Нижний Новгород (НФ ГУ-ВШЭ)

Тел.: (831)296-06-13

E-mail: [email protected], [email protected] Наталья Геннадьевна Шубнякова,

старший преподаватель кафедры венчурного менеджмента,

Государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет - Высшая школа экономики» - Нижний Новгород (НФ ГУ-ВШЭ)

Тел.: (831)419-89-94 E-mail: [email protected]

Подготовка управленческих кадров в сфере инноваций должно строиться на основе проектного метода обучения. Это должно стать ключевым фактором при формировании модели обучения. Однако, применение проектного метода обучения сопряжено с рядом организационных трудностей, которые авторы статьи предлагают решить с помощью организации единой системы управления и реализации пула проектов - проектного офиса, перенося опыт коммерческих структур в образовательную среду.

Ключевые слова: менеджер инновационного проекта, проектная работа, работа в командах, проектный офис.

Eduard Fiyaksel, professor,Head of Marketing Chair and Venture Management Chair at SU-HSE, Nizhny Novgorod Branch Number: (831)296-06-13 E-mail: [email protected], [email protected] Natalia Shoubnyakova, Senior lecturer, Venture Management Chair, SU-HSE Nizhny Novgorod Branch Number: (831)419-89-94 E-mail: [email protected]

THE PROJECT OFFICE APPLICATION IN ORGANIZING OF EDUCATION OF INNOVATION PROJECT MANAGERS

Training personnel in innovation sphere should be organized based on project method of learning. This method is sure to become key-factor in educational model creation. However usage of this method is connected with wide range of organizational obstacles, which can be overcome by particular scientific approach, based on integrated system of management and realization of pull of projects - the concept of project management office. This approach gives an opportunity to share the experience of commercial structures with educational environment.

Keywords: innovation management, project work, work in team, project management office

1. Введение

От того насколько высок уровень подготовки специалистов в той или иной области зависят темпы социально-экономического развития страны, качество жизни населения. Чтобы учебные заведения готовили высококвалифицированных компетентных специалистов, им необходимо выстраивать свои образовательные системы на основе тех методов обучения, которые отвечают запросам времени. Так современные модели обучения, должны предусматривать сочетание самостоятельной познавательной деятельности студентов с различными источниками информации, учебными материалами, взаимо-действие преподавателей и консультантов, включать групповую работу, опираясь на проблемные, исследовательские, поисковые методы обучения. Приоритет в процессе обучения студентов принадлежит деятельностностному подходу, умению самостоятельно добывать знания в процессе обучения. Таким образом, в настоящее время, профессиональная подготовка специалистов в вузе инициирует не-обходимость применения в процессе обучения не только традиционные, но и активные методы обу--чения. Примером технологий, отвечающей описанным требованиям является метод проектов.

Если говорить о подготовке управленческих кадров в сфере инноваций, то применение именно проектного метода обучения должно стать ключевым фактором при формировании модели обучения. Менеджеры инновационных проектов должны профессионально осуществлять коммерциализацию технологических проектов, владеть основами маркетинга инноваций, теорией и практикой правовой охраны и использования интеллектуальной собственности, уметь управлять малыми инновационными предприятиями (МИЛ). При этом современный рынок труда требует от молодых специалистов не только глубоких знаний в области профессиональной деятельности, но и практических навыков работы. Именно проектный метод обучения способствует сокращению разрыва между знаниями, приобретаемыми студентами в вузе, и теми навыками, которые требуются для работы в реальных условиях функционирования рынка. Однако, проектный метод требует четко скоординированной работы преподавательского состава, что не всегда удается в реальных условиях вуза сделать. Авторами статьи предлагается для организации процесса обучения на основе проектного метода использовать организационную структуру - проектный офис, успешно применяемую в коммерческих организациях проектного типа.

2. Проектный метод обучения

Основой проектного обучения является метод проектов. Ретроспективный анализ возникновения и развития метода проектов в зарубежной педагогике дал немецкий педагог М. Кнолль в своей статье «300 Jahre lernen am Projekt» («300 лет учимся на проекте»). Появление феномена «проект» относится к XVI веку и связано с попыткой итальянских архитекторов профессионализировать свою деятельность, объявив архитектуру наукой и возведя ее в ранг учебных предметов. В Римской Высшей Школе Искусств (Academia di San Luca) к лекциям по основным наукам был присовокуплен важный элемент — «конкурс». Лучшие студенты получали задания изготовить эскиз церкви, памятника, дворца, в ходе работы над которым они учились самостоятельно и творчески применять полученные знания. С 1702 года конкурс стал постоянным мероприятием учебного года. По своей структуре он полностью соответствовал конкурсу в действительности: задача, которую нужно было решить, срок для ее выполнения, жюри для оценки результатов. Однако в связи с тем, что не предполагалась реализация представленных на конкурс работ, они были названы «progetti» т.е. «эскизы», «планы», «проекты». Таким образом, понятие «проект» в педагогическом контексте впервые встречается в Римской Академии [1]. Активно этот метод стал распространяться в США во второй половине XIX в. В его основе лежат идеи Дж. Дьюи, В. X. Килпатрика, Э. Торндайка и других американских ученых. По словам Дж. Дьюи, данный метод можно охарактеризовать как «обучение через делание», когда обучаемый самым непосредственным образом включен в активный познавательный процесс, само-

стоятельно формулирует учебную проблему, осуществляет сбор необходимой информации, планирует варианты решения проблемы, делает выводы, анализирует свою деятельность, формируя «по кирпичикам» новое здание и приобретая новый учебный и жизненный опыт [2].

Выделим главные составляющие проектного метода, которые составляют его суть.

Во-первых, метод проектов предполагает самостоятельную деятельность учащихся (индивидуальную, парную, групповую), роль преподавателя заключается в координации и направлении учащихся.

Во-вторых, в основе метода проектов лежит развитие познавательных навыков учащихся, умений самостоятельно конструировать свои знания, умений ориентироваться в информационном пространстве, развитие критического мышления. Необходимо подчеркнуть, что проектный метод обучения требует, с одной стороны, владения разнообразными методами решения задач, с другой, интеграции уже полученных знаний и умений из разных областей жизнедеятельности. В результате развивается способность создавать и извлекать данные из полученной информации, т.е. использовать не только готовые знания, но и «полуфабрикат», каким зачастую является информация [3]

В-третьих, метод проектов предполагает наличие актуальной проблемы-задачи, которая имеет значение и определенную степень важности для учащихся-исполнителей. Таким образом, реализуется принцип личной заинтересованности участников процесса.

Наконец, суть метода - направленность на результат, т.е. при решении той или иной практической или теоретической проблемы должен быть достигнут определенный результат, как некий итог выполненных действий. Для практических задач - конкретный результат, готовый к внедрению, для теоретических -конкретное ее решение.

В настоящее время, широко распространены понятия «учебный проект», «курсовой проект», «дипломный проект». Так называемых «проектов» внутри образовательного процесса много, но полноценных проектов, имеющих полный законченный цикл - от замысла, поиска информации, диагностики и принятия решения до внедрения и ос-

мысления результатов, почти совсем нет, а если проектная деятельность «полного цикла» и встречается, то она идет помимо самого учебного процесса[4]. И это несмотря на то, что проектная деятельность, в той или иной форме является одним из наиболее эффективных методов подготовки профессионалов любого плана, в том числе и в области управления. В реальности в условиях вузовского образования, данный метод имеет ограниченные масштабы и ограниченное применение.

3. Единая система управления пулом проектов в вузе (проектный офис)

Несмотря на все положительные стороны использования этого метода в процессе обучения его применение сопряжено с рядом сложностей, которые, в основном, сводятся к проблемам организации учебного процесса на его основе: эффективная организация партнерских отношений между участниками образовательного процесса, системы контроля и оценки работы над проектами, информационного поля проектной деятельности.

Данная проблема, в определенной степени, может быть решена с помощью организации единой системы управления и реализации пула проектов, так называемого проектного офиса.

В настоящее время проектный офис широко применяется в коммерческих организациях для ведения проектной деятельности. Проектный офис является действенным средством повышения эффективности управления группами проектов.

Необходимость проектного офиса в компании возникает, когда число проектов и их масштаб начинает создавать проблемы с управляемостью. Исчезает прозрачность. Разнородная отчетность не позволяет охватить состояние всех проектов. Информация находится в головах менеджеров проектов, и изымать ее оттуда становится все труднее. Возрастает потребность собрать всю информацию, стандартизировать ее, сохранить.

Офис проектов — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций [5].

В проектном офисе ведутся архивы проектов, разрабатываются методичес-

кие рекомендации и руководящие материалы по управлению проектами, проводятся обучение и консультации руководителей проектов и членов проектных команд, создаются и ведутся компьютерные модели проектов.

Поскольку система проектного офиса является универсальным инструментом организации проектной деятельности, то она применима в равной степени как к бизнес-проектам, так и к учебным, научно-исследовательским и консалтинговым проектам.

В рамках вуза проектный офис должен выполнять две ключевые задачи: управление портфелем проекта и осуществление функций поддержки работы студентов.

4. Основные элементы проектного офиса для вуза

Для успешной организации проектного офиса необходимо определить поток проектов ПО, его участников и регламентировать процессы взаимодействия между всеми участниками проектной деятельности.

Участниками ПО, могут быть:

• менеджеры проектов (руководители проектов) - студенты;

• команды проектов;

• группа координаторов проектов (сотрудники компаний-партнеров вуза; консультанты, преподаватели-предметники, преподаватели-методисты);

• руководитель офиса проектов.

Менеджер проекта (или руководитель проекта). Назначается из числа студентов. Среди основных задач менеджера проекта можно выделить следующие:

- постановка целей и задач проекта;

- подготовка плана, календарно-се-тевого графика проекта;

- обеспечение проекта ресурсами;

- контроль исполнения плана и бюджета проекта;

- управление рисками и проблемами проекта;

- ежедневное оперативное управление проектом;

- составление отчетной документации по проекту;

- информирование ключевых заинтересованных лиц о прогрессе/регрессе проекта.

Команда проекта, как правило, состоит из руководителя и группы исполнителей (в том числе и студентов). Команда проекта формируется по мере необходимости, ответственность за работу команды лежит на руководителе,

Экономика, Статистика и Информатика^^ 65 №2, 2010

Г"

но при этом руководителю ПО или координатору необходимо контролировать этот процесс. Также следует отметить, что для эффективной работы команды нужно чтобы, члены команды были активно вовлечены в процессы постановки целей проекта и его планирования, собрания членов проектной команды проводятся регулярно, команда оставалась постоянной до завершения проекта и проводилась оценка работа членов проектной команды.

Группа координаторов. В группу координаторов входят преподаватели-методисты и мастера. Преподаватели-методисты - это координаторы проектной работы всего офиса. Это сотрудники вуза, имеющие опыт реализации различных проектов. Они формируют портфель проектов ПО, распределяют проекты между студентами, разрабатывают необходимые шаблоны документов, осуществляют текущую работу ПО, оказывают консалтинговую помощь студентам при ведении проекта. Мастера - это координаторы 1-3 проектов, реализуемых студентами. Это либо преподаватели, либо сотрудники компаний-партнеров (в случае, если в ПО реализуются их проекты). Каждый из них имеет свою сферу деятельности и специализации. Они оказывают кон-

сультационные услуги команде проекта, исходя из своих компетенций.

Порядок взаимодействия со студентами, объем консультаций, время встреч является договорным, поскольку каждый участник группы координаторов имеет другую основную деятельности (не относящуюся к ПО).

Руководитель ПО. Назначается из числа преподавателей вуза и его основная задача заключается в организации деятельности ПО, в том числе:

- организация потока проектов в ПО;

- текущий и итоговый контроль реализации проектов ПО;

- контроль за исполнением всех рег-ламентационных процессов ПО;

- организация информационных потоков ПО.

На наш взгляд, структура вузовского проектного офиса должна предполагать наличие трех основных элементов, которые обеспечивают проектную работу на рис. 1 они представлены. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Информационная система.

Информационная система проектного офиса состоит из пяти блоков, каждый из которых выполняет определенную функцию:

1. Поддержка управления проекта-

ми, оптимизация загрузки ресурсов, генерация отчетов по ходу выполнения проектов и т.п. Это то общее хранилище актуальный баз данных, которыми полызуются все участники проектной деятельности.

2. Информационное пространство процесса управления проектами, предоставляющие сервисы управления проектной документацией, поиска информации, совместной работы пользователей, учета проектных рисков, проблем и другие.

3. Обработка и хранение данныгх.

4. Автоматизированные рабочие места менеджера проекта и его команды.

5. Обмен и передача информации.

В совокупности данные элементы

обеспечивают проектную работу всеми необходимыми операциями с информацией.

В настоящее время, на рынке автоматизированных систем управления представлено достаточно широкий спектр различных приложений. Ввиду популярности марки Microsoft, состав информационной системы ПО вуза может базироваться на пакете приложений по управлению проектами этой компании.

В организационной структуре мож-

Рис. 1. Элементы вузовского проектного офиса

но выделить: организационный отдел, архив, группу координаторов, менеджера проекта, команду проекта.

Организационный отдел. Среди его основных функций:

- пределение совокупность методологий управления проектами, используемых в работе. Методология управления проектами, принимаемая в конкретном проекте, выбирается из этой совокупности с учетом параметров, потребностей и размеров проекта.

- Планирование бизнес-процессов проектной деятельности, которые необходимы для достижения целей проекта;

- Разработка матриц ответственности и ролевых инструкций для команды управления портфелем проектов в соответствии с потребностями управления конкретным проектом в частности, и в интересах эффективного исполнения портфеля проектов в общем;

- Разработка предложений по оптимизации информационных потоков для улучшения управляемости организационной структуры с точки зрения управления проектами;

- Разработка Стандартов управления проектами (правил и процедур в виде шаблонов). Шаблоны многоразового использования должны быть подготовлены после того, как будут завершены успешно или неуспешно несколько проектов, и когда информацию о полученных уроках можно будет использовать для последующего повышения качества Стандартов по управлению проектами. Стандарты внедряют не для того, чтобы учить команду что делать, но для того, чтобы дать проектному менеджеру и его команде отправную точку в их собственной инициации, ведении, планировании, анализе, управлении и закрытии проекта.

В организационный отдел должны входить преподаватели, владеющие опытом управления проектами.

Архив играет важную роль в структуре проектного офиса, поскольку именно он осуществляет процесс управления и накопления знаний проектного управления. Для реализации этих процессов организуется так называемое рабочее пространство коллективных разработок. Необходимо организовать эффективный обмен знаниями между студентами и преподавателями. Кроме этого, архив выполняет функцию хранения данных. В любой момент существует возможность запроса в архив для поиска определенных документов, что поддерживает оперативность

принятия решений и их исполнений в ходе реализации проектов.

Если в ходе выполнения проекта меняется студент-менеджер проекта или ключевой член команды проекта, архив проекта оказывает неоценимую помощь в быстрой передаче дел.

По завершении проекта аудит архива конкретного проекта даст возможность выявить слабые и сильные стороны, проявленные в управлении этим проектом.

Важной составляющей проектного офиса являются конфигурации документов по проектной работе. Документы по проектному управлению включают следующие блоки: стандарты управления проектами, регламенты по управлению проектами и шаблоны рабочих документов.

Под стандартом управления проектами мы понимаем совокупность документов, объясняющих, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами. Количество этих документов зависит от степени детализации стандарта. В рамках вузовского проектного офиса такими документами могут быть регламент реализации проектной деятельности, шаблон резюме проекта, шаблон оценки проектной деятельности и другие.

Общий вид структуры стандартов по управлению проектами можно представить в следующей схеме (Рис. 2).

Здесь необходимо подчеркнуть, что данная структура имеет обобщенный характер. В реальности разработка всех составляющей схемы определяется необходимостью и целесообразностью.

Регламент работы над проектом может выглядеть следующим образом (см. таблицу 1.).

На рис. 3 представлена общая схема реализации проектной деятельности, отражающая логику работы над проектом.

5. Контроль проектной работы студентов

Важно отметить, что проектная деятельность студентов требует два вида контроля. С одной стороны, студент, как менеджер проекта должен контролировать ход разработки и ведения проекта.

Для этого необходимо разработать показатели, корректно отражающие реальную ситуацию конкретно для каждого проекта. Такими показателями могут быть: выполнение работы в срок, следование разработанному плану, выполнение финансовых плановых показателей, результаты работы по каждому этапу и другие. С другой стороны, с точки зрения проектной деятельности как части учебного процесса. Здесь также необходимо разработать критерии оценки проектной работы студента, создать шаблоны отчетности по проделанной работе. Такими критериями могут быть: достижение и осознанность результата, инициатива, планирование времени, самостоятельность интеграция, творчество и т.д. При этом контроль оценки проектной работы должен проходить как с позиции студента-менеджера (самоконтроль), так и с позиции преподавателя. Можно предусмотреть проведение презентаций итогов работы за отчетный период (месяц, квартал, год) перед преподавателями с участием всех разработчиков проекта, включая преподавателей-методистов, мастеров и других студентов. На подобных презентационных сессиях помимо контроля будет проходить также и обмен опытом, а в процессе обсуждения проекта могут появиться управленческие решения возникших проблем проекта или даже альтернативные варианты реализации проекта.

Для устранения возможных проблем во взаимоотношениях преподавателей и студентов, работающих над совместным проектом, необходимо выстраивать партнерские отношения посредством эффективных коммуникаций. В рамках проектного офиса возможными видами коммуникаций являются: телефон, Интернет, видеоконференции, электронная почта и другие виды связи. Все перечисленные средства коммуникаций позволяют оперативно решать возникающие сложности. Поэтому необходимо обеспечить всех участников проектного офиса всеми видами доступных коммуникаций.

Возможным средством снятия коммуникационных сложностей участников проектного офиса может быть создание базы данных всех участников

Пслгпп;ь вуза гю управлению проектами

Процедуры управления проектами

Деталь нме тшструтщгш по исполнению процедур

ШчЕотоны документов

Рис. 2. Общий вид структуры стандартов по управлению проектами

Экономика, Статистика и Информатика

№2, 2010

67

^^^ Экономика

Таблица 1. Регламент работы над проектом

Операция

Ответственный

Срок

Входащая ннфорвпцня

Детальное описание операции

Исходащая ннфорппцня

Донесение информации о проекте студентам

Организац

ионный

отдел

1 неделя после появления идеи проекта

Оплание проекта

Информация о проекте передается студента^ принимается решение о выборе студента-менеджера

Студент-менеджер

Формирование целей и задет

Студент-

менеджер

7 днвй

Опьсание

проекта

П о имеющей информации о проекте определяются целы и задачи проекта_

Перечень цепей и задач

Ревра5о?пха

этапов

р<&оты

Студент-менеджер

7 днвй

ОпЕгание

проекта,

перечень цепей и

Н а основании информации о проектеи определенных цепей и задач определяются этапы работы над проектом

Посладоватеп ьность этапов работы

Ппанцро&я-пие ресурсов

Студент-менеджер

1 день

о

а..

Огагание проекта,

перечень цепей и задг^ зтапы работы

Н а основании ранее с ф о рмул ир ав анных целей, зада^ этапов р аб иы определяется потребность различных ресурсов_

Перечень

необходимых

ресурсов

Подбор казланды

Студент-менеджер

7-14 дней (По

необходимости)

ОпЕгание проекта,

перечень цепей и задм, этапы работь; перечень ресурсов

Н а основании ранее сформированной информации определяется потребность в количестве членов комащь; и осуществляется их отбор обозначаются з оны отв етственности каждого, основные функции_

Перечень проектной комазды с рас пред елени ем основных функщй и зон

ответственно сти

Формирование и утверщение резюме проекта

Студент-менеджер

В течение 7 дней ппсле завершения этапа

планирования.

Весь материал

процесса

планирования,

описание

проекта

Н а основании прЕшятых решенЕЙ и материалов планирования, шаблонов документ аци1, утвержденных ПО, форматируется и утверждается руков од ств ом ПО резюме проекта_

Утверждение е резюме проекта

Работа над

проектом

Студент-менеджер

По мере

ввтполнения плана

резкме проекта

Р еализация утвержденных этапов работы

Результаты реализации

Оценка и

корр екгировк а

Руков едет

во ПО

По мере

получения результатов реализации этапов работы

Представленные резупьт агы реапизацЕШ проектной работы команды

К оманда проект а представляет результаты своей работы над проектор руководство ПО проводит оценку ив случае необходимости корректировку дальнейших действЕШ

Оценка

проделанной

работв^

необходимая

коррекция

действий

Завершение проекта

Студент-менеджер

1 над ел я после принятия решения о закрытии проекта_

Результаты работы

Экономика, Статистика и Информатика^^ 69 №2, 2010

Г-

проектов. База данных состоит из профилей всех студентов, мастеров, преподавателей-методистов и консультантов. В профиле каждого участника должна быть собрана максимально полная профессиональная информация: образование, ключевые компетенции, опыт участия в других проектах и другая информация. Такая база может быть полезна и с точки зрения поиска специалиста для решения определенной проектной задачи, а также для быстрого налаживания отношений, в том числе с новыми членами команды.

6. Заключение

Учитывая что, в системе высшего профессионального образования методы обучения должны отвечать следующим известным требованиям: диало-гичность, деятельностно-творческий характер, направленность на поддержку индивидуального развития студента, предоставление студенту необходимого пространства для принятия самостоятельных решений, творчества, выбор содержания и способов учения и поведения. На наш взгляд, проектный метод

обучения отвечает вышеперечисленным признакам. Однако, сложность организации учебного процесса с использованием данного метода сдерживает его активное внедрение в вузах. Мы считаем, что одним из наиболее подходящих инструментов устранения этих трудностей может быть проектный офис.

Литература

1. Прокопьева Н.И. Проектное обучение в зарубежной педагогике. К вопросу о становлении и развитии URL: http://www. sibuch.ru/article.php?no=263 (26.03.10)

2. http://manorg.ucoz.ru/publ/10-1-0-44 (29.03.10)

3. Секованов B.C. Методическая система формирования креативности студента университета в процессе обучения фрактальной геометрии. Научное издание - Кострома: КГУ, 2005. - с. 159.

4. Смирнова М.А.Возможности проектного обучения при подготовке студентов в техническом вузе URL: http://journal.sakhgu.ru/work.php?id=12

(26.03.10)

5. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольде-рогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Мазу-ра. — 2-е изд. — М.: Омега-Л, 2004. — с. 93.

References

1. Prokopyeva N. Project-based learning in the foreign pedagogy. On the formation and development URL: http:// wwwsibuch.ru/article.php?no=263 (26.03.10)

2. http://manorg.ucoz.ru/publ/10-1-0-44 (29.03.10)

3. Secovanov V. Methodical system of creativity formation of student during learning the fractal geometry. Scientific publishing - Kostroma: KSU, 2005. - p. 159

4. Smirnova M. Opportunities of project-based learning in training of students in technical universities URL: http://journal.sakhgu.ru/ work.php?id=12 (26.03.10)

5. Mazur I., Shapiro B., Olderogge N. Project management: Tutorial / gen. red. Mazur I. 2-d ed. M.: Omega-L, 2004. p.93