CC BY
364
УЧЕНЫЕ ЗАПИСКИ
Т.В. ЗАЙЦЕВА
кандидат психологических наук, доцент кафедры управления персоналом Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова
E-mail: zaytv@spa.msu.ru Тел.: +7 495 939 53 72,
8 916 06 90 86
ВОЗМОЖНОСТИ И ОГРАНИЧЕНИЯ ПРИМЕНЕНИЯ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПО УПРАВЛЕНИЮ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ НА РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
В статье рассматриваются возможности и ограничения применения информационных систем в управлении человеческими ресурсами организации. Дается развернутая типология программных продуктов, доступных для деятельности по управлению человеческими ресурсами на российском рынке. Предлагается авторский анализ проблем, которые снижают эффективность применения имеющихся в России программных продуктов.
Ключевые слова: управление человеческими ресурсами, информационные системы по управлению человеческими ресурсами
человеческими ресурсами и управление ею является отдельной поддерживающей функцией.
Информационная система по управлению человеческими ресурсами может быть кратко определена как комплексная система по сбору, обработке, хранению и анализу информации, касающейся жизнедеятельности человеческих ресурсов организации в рамках производственного процесса и принятием на основе этого кадровых решений. Но, как и в случае с любой сложной организационной информационной системой, информационная система УЧР не ограничивается компьютерным оборудованием и программным обеспечением, которые обеспечивают ее "техническую" часть. Она также включает в себя людей, разделяемые ими научные и практические взгляды и разработанные на основе этого регламенты и процедуры, а также специфические данные, необходимые для управления человеческим ресурсам. Таким образом, информационная система по управлению человеческими ресурсами необходима для создания пространства, в котором возможно соединить теорию и практику управления человеческими ресурсами фирмы, а также процедуры, применяемые для работы с компьютерным оборудованием и программными продуктами.
Информационная система по управлению человеческими ресурсами выполняет ряд важнейших функций внутри организации, которые позволяют существенно расширить и дополнить круг задач, возлагаемых на службу УЧР. Можно выделить следующие функции информационной системы по управлению человеческими ресурсами:
©Т.В. Зайцева
Функции информационных систем в управлении человеческими ресурсами организации
Рост востребованности и сложности деятельности по управлению человеческими ресурсами (далее УЧР) формирует потребность в поиске новых технологических решений, способных сократить временные затраты на разных этапах работ, автоматизировать максимально возможное количество операций. Наилучшим решением данных задач является разработка специализированных информационных систем, способных автоматизировать операции по:
• кадровому делопроизводству и административному сопровождению персонала;
• сопровождению и осуществлению поиска и
найма персонала;
• обучению персонала;
• карьерным перемещениям персонала;
• расчету заработной платы;
• оценке персонала и результатов его деятельности и т.д.
Современные информационные технологии предоставляют дополнительные возможности по управлению человеческими ресурсами в помощь сотрудникам служб УЧР, одновременно увеличивают ожидание того, что сотрудники, менеджеры, клиенты и поставщики могут достичь при регулировании процессов по управлению людьми в организации. Несмотря на то, что в современном исполнении все практики по управлению человеческими ресурсами зависят от информационных технологий, информационная система по управлению
ЭКОНОМИКА
1. Объединение участников управленческого процесса..
Современные информационные системы по управлению человеческими ресурсами являются «ключом», который укрывает доступ к удовлетворению потребности целого ряда сторон. Как правило, сотрудников фирмы, которые взаимодействуют с информационной системой по управлению человеческими ресурсами, можно разделить на три категории: специалисты по УЧР, руководители среднего и высшего звена разных функциональных областей (например, производства, маркетинга, финансов и т.д.) и сами работники. Информационная система в этом случае становится общей площадкой, на которой все участники могут обменяться сведениями, получить оперативную информацию, задать вопросы и согласовать позиции.
2. Интеграция технологий по управлению человеческими ресурсами.
Очевидно, что развитие информационных технологий в последние годы сильно изменило традиционные функции управления персоналом. Почти каждая функция управления персоналом (например, вознаграждение, найм, обучение и т.д.) ощущает на себе результаты перестройки процессов благодаря достижениям в области информационных технологий. С одной стороны, это создает значительные трудности для специалистов УЧР, которые должны быстро осваивать новейшие информационные технологии. С другой стороны - появляется возможность целостного управления, преобразования традиционных процессов по управлению человеческими ресурсами из обособленных действий в единую интегрированную деятельность. Результатом становится колоссальная экономия времени и повышение отдачи от деятельности по управлению человеческими ресурсами.
3. Повышение эффективности.
Применение вычислительной техники и новейших программных продуктов позволяет расширять возможности по реализации того или иного направления деятельности УЧР, убыстряет процессы, упрощает функционирование. Обременительные ручные процессы с помощью автоматизированных систем могут выполняться быстрее, а также более точно. Например, применение компьютерных технологий фиксирования перемещения сотрудников по командировкам сокращает временные затраты на документальное сопровождение этого процесса не менее чем в 10 раз.
4. Создание новых управленческих инструментов.
Некоторые современные методики управления человеческими ресурсами невозможны без при-
менения информационных технологий. Например, дистанционное обучение или проведение оценки в 360 градусов, функционирование интранета. Очень часто благодаря наличию информационной инфраструктуры и программного обеспечения новые управленческие приемы и технологии рождаются стихийно самими сотрудниками и только затем берутся под контроль и подвергаются стандартизации со стороны служб по управлению человеческими ресурсами. Таким образом, наличие информационных систем по УЧР в практике предприятия позволяет постоянно обновлять и «осовременивать» арсенал доступных управленческих методик.
Применение информационной системы по управлению человеческими ресурсами будет носить разный характер в зависимости от размера компании. Не все информационные системы по управлению человеческими ресурсами одинаковы, и не должны быть такими. Различные компании в различных оперативных контекстах требуют информационную систему, которая отвечает их конкретным потребностям и остается экономически выгодной. Суммируя возможности, которые предоставляет применение информационной системы по управлению человеческими ресурсами в зависимости от масштабов компании, можно предложить следующую типологию (Табл.1).
Таблица 1.
Виды деятельности, осуществление которых облегчается с внедрением информационной системы по управлению человеческими ресурсами
Малые
организации
Средние
организации
Крупные
организации
Профессионалы в сфере УЧР
* Администрирование процессов найма и увольнения, кадровый документооборот
* Оплата труда.
• Администрирование процессов найма и увольнения и кадровый документооборот
• Поиск и отбор кандидатов
• Контроль над деятельностью сотрудников
• Подготовка отчетности
• Охрана труда
• Оплата труда___________
• Администрирование процессов найма и увольнения и кадровый документооборот
• Поиск и отбор кандидатов
• Контроль над деятельностью сотрудников
• Подготовка отчетности
• Охрана труда
• Оплата труда
• Отображение и сопоставление деятельности сотрудников
• Планирование
> Проектирование_________
Руководители
Вертикальные
коммуникации
Планирование
Управление временем
Управление
производственным
взаимодействием
•Оценка деятельности •Проверка компетенций и навыков •Вертикальные и горизонтальные коммуникации •Планирование •Управление временем •Управление производственным взаимодействием
•Оценка деятельности •Проверка компетенций и навыков •Вертикальные и горизонтальные коммуникации •Планирование •Проектирование •Управление временем •Управление производственным взаимодействием
Сотрудники
• Обучение на рабочем месте
• Обмен опытом
* Планирование карьеры
* Обучение на рабочем месте
* Обмен опытом
* Дистантное обучение
* Самообслуживание сотрудников
* Планирование карьеры
* Обучение на рабочем месте
* Обмен опытом
* Дистантное обучение
* Самообслуживание сотрудников
УЧЕНЫЕ ЗАПИСКИ
Хотя функция управления персоналом осуществлялась раньше и без вычислительной техники, за последние десять лет она догнала другие бизнес-функции с точки зрения успешной интеграции передовых информационных технологий в свои процессы. Управление персоналом стремительно сокращает разрыв между применением современных информационных технологий и традиционными методами по управлению человеческими ресурсами. Развивающаяся бизнес-среда и нарастание изменений существенно влияют на практику УЧР и обеспечивают условия для давления на службы УЧР с целью модернизации их деятельности. Централизованные организации переносят процесс принятия решений на нижние организационные уровни. Внедрение информационных систем по управлению человеческими ресурсами создает дополнительные условия для функционирования соответствующих систем и их дееспособности.
Типология доступных в России программных продуктов для информационных систем по управлению человеческими ресурсами
Обобщая исследования рынка компьютерных услуг, все компьютерные продукты для нужд УЧР, которые сейчас имеются в продаже в России, можно условно разделить на несколько групп, выстроив их вдоль шкалы широты предоставляемых услуг и возможностей сопровождения и помощи в деятельности по управлению человеческими ресурсами организации от простых к наиболее сложным:
1. Текстовые редакторы и электронные табли-
цы. Это самый простой вид программных продуктов, который предоставляет пользователю ограниченное число возможностей, связанных с использованием готовых или созданием и редактированием новых шаблонов документов, баз данных, внесением и хранением цифровой информации с возможностью представления ее в наглядном виде (таблицы, диаграммы, графики и т.п.). Обычно такие продукты востребованы частными предпринимателями,
которые используют труд небольшого числа наемных работников, или малыми предприятиями. Некоторые из таких продуктов можно найти в Интернете в свободном доступе.
2. Справочно-правовые информационные системы. На сегодняшний день на рынке представлены два вида справочно-правовых информационных систем: универсальные, содержащие справочную и правовую информацию по всем отраслям права и видам предпринимательской деятельности; специализированные, ориентированные на конкретное направление, в
том числе - и на управление человеческими ресурсами. Специализированные системы также часто бывают укомплектованы функциями ежедневника с возможностью электронного планирования, выставления напоминаний и меток, что очень полезно для специалистов по управлению человеческими ресурсами, так как эта деятельность циклична и привязана к циклам предоставления отчетности в государственные органы, к циклам самой организации, отделов и служб внутри нее и, наконец, к циклам пребывания отдельных сотрудников в ее стенах.
3. Системы компьютерного хранения и обработки документов. Данный тип программных продуктов позволяет компьютеризировать процессы кадрового делопроизводства и создания внутренних архивов, которые, как известно, являются весьма объемными и разнообразными. Так же как и бухгалтерский учет, кадровое делопроизводство строится согласно законам, подзаконным актам и инструкциям достаточно большого числа контролирующих и проверяющих органов, что требует оформления огромного числа документов на одного сотрудника. Постоянное движение сотрудников вне (прием и увольнение) и внутри организации (отпуска, командирование, болезни, смена должности или рабочего места и т.п.) требует непрерывного обновления документов. Поэтому, по данным экспертов, внедрение компьютеризированных систем индексирования, хранения, обработки и поиска документов позволяет сократить трудозатраты на ведение кадрового делопроизводства и создание архивов более чем в 10 раз.
4. Системы электронного документооборота отличаются от систем хранения и компьютерной обработки документов прежде всего тем, что предоставляют возможность электронной подписи. Это во много раз сокращает процесс согласования и утверждения документов, а также позволяет вводить режимы ограниченного доступа к документам и отслеживания вносимых в них изменений. Во остальном системы электронного документооборота предоставляют тот же набор возможностей, что и системы компьютерного хранения и обработки документов1.
5. Вспомогательные компьютерные продукты. Вспомогательные компьютерные продукты обычно не входят в стандартные пакеты автоматизированных систем управления предприятиями, так как разрабатываются для отдельных направлений деятельности в УЧР и применяют-
1 Подробнее см.: Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.
«Правда об электронном документообороте». М.:ДМК Пресс, 2002.
ЭКОНОМИКА
ся не во всех компаниях. Наиболее распространенные типы вспомогательных компьютерных продуктов - это компьютерное тестирование (психологическое и профессиональное), компьютерные деловые игры, а также «наборы» для дистанционного обучения (разработка дистанционных учебных курсов, организация электронного общения и проверки знаний учеников). Наименее разработанными в России на сегодняшний день являются компьютерные деловые игры, в этом сегменте можно найти не более восьми - десяти русскоязычных предложений. В то же время, с переходом «пальмы первенства» от материальных факторов производства к личностным в деле наращивания стоимости компании и росте ее доходности, именно компьютерные деловые игры, имитационные модели и так называемые «симуляции» будут приобретать все большую востребованность.
6. Интранет - это электронная корпоративная сеть, позволяющая, с одной стороны, обеспечивать доступ всех сотрудников к внутренним электронным ресурсам и базам данных и организовывать обмен информацией, с другой - использовать программные продукты и технологии Интернет без потери контроля над корпоративной информацией. Изначально интранет задумывался как распределенная корпоративная вычислительная сеть и безопасная инфраструктура для общения. Но затем, в рамках УЧР он приобрел новую весьма значимую функцию - управление неформальными отношениями в организации. Через внутренние электронные коммуникации диагностируется структура неформальных отношений, распределение сотрудников по группам и их групповые роли, создаются и поддерживаются внутренние социальные сети. Можно утверждать, что это одно из самых молодых направлений применения компьютерных технологий для УЧР, которое остро нуждается в проверенных социально-психологических и управленческих теориях и подходах для их воссоздания в электронном виде.
7.Автоматизированные системы управления (АСУ). Так же как и в случае со справочноинформационными системами, АСУ бывают универсальными - АСУ предприятия, куда подсистема управления человеческими ресурсами входит под самостоятельным статусом, и специализированными - охватывающими только нужды управления человеческими ресурсами. Преимущество универсальных комплексных АСУ состоит в том, что они, охватывая всю систему управления организацией, сокращают
трудозатраты на накопление и обработку информации в смежных областях деятельности (например, кадровое делопроизводство и бухгалтерский учет), а также помогают выстраивать цепочку причинно-следственных связей по всему предприятию сразу (например, расширение производственных мощностей - пересмотр штатного расписания - обновление тарифной сетки - найм новых работников). Однако в большинстве случаев за всеохватность приходится расплачиваться глубиной, разнообразием и наукоемкостью тех технологий, которые имеются в универсальных АСУ. Чаще всего они содержат мало изменяющийся перечень типовых задач: кадровый документооборот, накопление и статистическая обработка данных, подготовка оперативной отчетности, анализ движения кадров, содержательный анализ состава кадров (по демографическим, образовательным и производственным параметрам), ведение архива.
Специализированные АСУ предоставляют более объемный пакет услуг по управлению человеческими ресурсами, а также в большинстве своем содержат уникальные технологии, которые могут составить конкурентное преимущество организации. Такие АСУ разрабатываются консалтинговыми фирмами, специализирующимися на УЧР, и потому их внедрение помогает поднять на новый уровень не только деятельность по УЧР предприятия, но и самих «кадровиков», так как обучает их доселе неизвестным технологиям и подходам. Очень часто специализированные АСУ построены по типу «меню»: при покупке клиент выбирает только тот перечень функций, который его интересует и может «докупать» новые. Также специализированные системы от универсальных очень выгодно отличает возможность получения консалтинговоинформационной поддержки (например, обзоры заработных плат, сравнительная информация по разным копаниям и т.п.).
Наиболее сложные и наукоемкие АСУ одновременно могут выступать и как экспертные системы или системы с искусственным интеллектом. В этом случае помимо функций сопровождения бизнес-процессов компании они также берут на себя функции обобщения и интерпретации данных с подготовкой выводов и рекомендаций, построением прогнозов. Однако пока полновесных русифицированных версий экспертных систем в УЧР практически не существует. Это происходит, в первую очередь, по причине отсутствия интегративных моделей причинно- следственных связей в УЧР
УЧЕНЫЕ ЗАПИСКИ
и вытекающей из них возможности учета разнопланового влияния УЧР на деятельность предприятий.
8. Системы управления знаниями отличаются от АСУ тем, что не сопровождают уже имеющиеся бизнес-процессы компании, а привносят и затем поддерживают совершенно новый процесс - процесс отслеживания, обобщения и систематизации знаний как единиц технологий. Принципиальное отличие знаний
от информации состоит в том, что знание является результатом систематизации познавательной деятельности и содержит не просто сведения, но проверенные сведения, позволяющие решать конкретные задачи. Компьютерные системы управления знаниями помогают активно вычленять знания из иных компьютеризированных процессов компании, прежде всего - внутренней переписки между сотрудниками и электронного документооборота, из сбора и анализа «прецедентов», а затем структурировать, оформлять и, при необходимости, «отчуждать» от работников, то есть обезличивать.
Таким образом, разработчикам программных продуктов для информационных систем по УЧР следует ставить перед собой задачу перехода от упрощенных компьютеризированных систем управления, которые ограничиваются функциями хранения и обработки информации, планирования и сопровождения документооборота, к созданию полноценных экспертных систем, которые в состоянии самостоятельно прогнозировать и отслеживать изменения состояния человеческих ресурсов предприятия, а также предлагать возможные решения с их экспертным обоснованием, то есть могут служить существенным подспорьем в решении задачи поднятия практики управления человеческими ресурсами на качественно новый уровень.
В то же время, создание информационных систем и разработка программных продуктов для управления человеческими ресурсами наталкивается на ряд существенных проблем. Данные проблемы не только сокращают возможности применения информационных систем для нужд управления человеческими ресурсами и отдачу от их внедрения, но иногда наносят ощутимый вред управленческой деятельности предприятий, ориентируя кадровые решения и действия пользователей в ошибочном направлении. Разбор этих проблем и поиск возможных путей их решения позволят многократно повысить эффективность программных продуктов, разрабатываемых для комплексного управления предприятиями и фирмами вообще и управления человеческими ресурсами в частности, сократит
ущерб от заложенных в них ошибок и создаст предпосылки для выхода на создание не просто компьютерных систем и совместимых с ними программных продуктов, но экспертных систем, способных сопровождать процесс принятия кадровых решений в полном объеме и служить неоценимыми помощниками в убыстрении, упрощении этой деятельности и повышении ее эффективности.
Соотнесение программного продукта со статусом и полномочиями службы по управлению человеческими ресурсами в российской организации
Одна из первых проблем, с которой сталкиваются разработчики программных продуктов для информационных систем по управлению человеческими ресурсами, состоит в отсутствии принятой всеми единой стройной теории управления человеческими ресурсами, которую можно было бы заложить в его основание. Несмотря на более чем 100-летнюю историю становления и развития управления человеческими ресурсами от управления кадрами, через управление персоналом до управления человеческими ресурсами и человеческим капиталом, разделяемого всеми подхода к сути, предназначению, роли, функциональному наполнению, содержанию и применяемым технологиям, управления человеческими ресурсами до сих пор нет. В то же время, значимость теоретической платформы, которая будет положена в основание программного продукта, очень высока. Во-первых, она организует процесс мышления пользователя, так как побуждает его выполнять различные операции в соответствии с той логикой, которая овеществлена в программном продукте. Во-вторых, теоретическая база программного продукта задает пространство допустимых ходов и решений. Если программный продукт не предусматривает операций по какому-либо направлению, значит пользователь будет игнорировать этот вид деятельности, или, в лучшем случае - осуществлять его вручную. Иными словами, если программный продукт был разработан на базе современного, удачно выбранного теоретического подхода, внедрение которого всеми силами способствует поступательному развитию организации, значит, применение такого продукта пойдет организации на пользу. В противном случае, морально устаревшие технологии, материализовавшиеся в компьютерных программах, будут «тянуть в прошлое», блокировать, а не развивать их пользователей.
На сегодняшний день в России сложилось несколько точек зрения на место и масштабы деятельности по управлению человеческими ресурсами в
ЭКОНОМИКА
рамках целостной системы управления предприятием. В большинстве организаций служба по управлению человеческими ресурсами - это отдельное независимое структурное подразделение, наделенное полномочиями по принятию решений в области персонала: найм или увольнение сотрудников, направление на обучение, проведение аттестации и оценки, формирование системы оплаты труда. Эти решения обязательны для всех сотрудников организации. Таким образом, появляется возможность проводить единую политику по управлению персоналом, перемещать сотрудников в масштабах всей организации, планировать их карьерный рост, заблаговременно готовить исполнителей для реализации новых задач. Снижается вероятность линейного произвола со стороны руководителей, протекционизм и фаворитизм.
Однако одновременно имеются существенные различия в положении, статусе и масштабе полномочий служб УЧР внутри российских предприятий. В целом, положение службы по управлению человеческими ресурсами в общей «табели о рангах» и ее основная роль внутри организации сводится к четырем возможным вариантам2. Каждый из последующих вариантов как бы «надстраивается» на предыдущем и вбирает в себя функции предшествующего, добавляя что-то свое:
1. Роль кадровика и посредника. В рамках этой роли основная задача службы по УЧР сводится к административному сопровождению персонала во время его пребывания в стенах организации (найм, командировки и отпуска, перемещение по рабочим местам, увольнение). Дополнительно на нее возлагается задача организации циркуляции информации внутри компании по вертикали. Появляется особая ответственность за социально-психологический климат в коллективе. Вниз информация поступает как донесение и разъяснение всем работникам проводимых руководством решений и мероприятий. Вверх - как сведения о событиях, происходящих в коллективе, а также настроениях и ожиданиях работников. Таким образом, служба УЧР становится «буфером» между высшим руководством и трудовым коллективом. Наиболее характерна эта роль для жестко вертикально интегрированных компаний.
Многие из программных продуктов, которые доступны для русскоязычных пользователей, разработаны как раз для этой роли службы УЧР. Однако, если задачи, связанные с документооборотом, ка-
2 Michael E. Domsch and Elena Hristozova. The role of Human Resources Management in consulting firms. Journal of Management Studies, 2004 41 (8), pp 1247 - 1269.
дровым делопроизводством и административным сопровождением персонала проработаны в них достаточно хорошо, то поддержка внутренних коммуникаций, и уж тем более помощь в диагностике и сопровождении социально-психологических изменений в коллективе практически ни в одном из программных продуктов не представлены. Поэтому данные задачи либо вовсе не реализуются службами УЧР по причине нехватки соответствующих профессиональных знаний, либо осуществляются «вручную». Но в силу того, что «ручное» исполнение отнимает очень много времени, коммуникации и социально-психологические процессы в коллективе на регулярной основе отслеживаются крайне редко, и обычно уже тогда, когда возможности по прогнозированию и предотвращению упущены и требуется срочное управленческое вмешательство и коррекция. Например, на решение такой важной задачи, как построение социограммы коллектива численностью не более 50 человек «вручную» требуется не менее недели. С применением компьютерной системы эта задача может быть решена в течение двух часов.
2. Роль администратора. Эта роль ориентирует специалистов по управлению человеческими ресурсами на осуществление и администрирование таких классических функций службы, как: отбор, обучение и развитие, карьерное планирование, вознаграждение. Основная задача служб по управлению человеческими ресурсами в рамках этой роли сводится к практической реализации решений, принятых высшими руководителями без участия, либо с ограниченным участием специалистов УЧР. В этом случае служба УЧР лишается возможности оказывать влияние на политику по управлению ЧР, ее участие сводится к разработке и осуществлению мероприятий в поддержку решений высшего руководства. Следует отметить, что это наиболее часто встречающаяся роль службы УЧР. С одной стороны, это во многом связано с недостаточным уровнем деловой культуры современных российских руководителей. С другой стороны, недоверие к специалистам в области УЧР спровоцировано и отсутствием глубокого профильного образования у самих «кадровиков». Чаще всего им не хватает профессиональных психологических и экономических знаний, знаний по стратегическому управлению. Программные продукты, которые разрабатываются для поддержания этой роли служб УЧР, отличаются более сложным внутренним дизайном и более широким спектром возможностей по сравнению с продуктами для роли кадровика и посредника
УЧЕНЫЕ ЗАПИСКИ
в коллективе. Но здесь особую сложность для разработчиков программного обеспечения представляет задача выбора того кадрового инструментария, который будет автоматизироваться. Например, решение задачи управления вознаграждением может быть осуществлено через построение тарифной сетки предприятия (отечественная разработка) или через грейдирование (западная технология). И тот, и другой метод обладает своими сильными и слабыми сторонами и подходят для разных типов предприятий. Однако не очень «продвинутые» пользователи могут об этом не знать и приобрести для своей компании программный продукт, который не соответствует особенностям организации и в лучшем случае будет просто мешать ее работе, а в худшем - наносить вред.
3. Роль проводника изменений, которая заключается в контроле над процессом изменений и отслеживания взаимодействия этих изменений с жизнедеятельностью организации и ее культурой. Основная задача службы по управлению человеческими ресурсами в этой роли - инициировать изменения и следить за тем, чтобы организация и ее коллектив не теряли гибкость, готовность быстро и своевременно реагировать на все новшества в окружающей деловой, информационной и конкурентной среде. Специалисты по УЧР должны развивать новые навыки, расширять свои взгляды и взгляды сотрудников компании для того, чтобы появлялась и поддерживалась потребность в изменениях, способствовать росту бизнеса и расширять инновационную базу компании.
Безусловно, как уже было сказано ранее, данная роль автоматически предполагает исполнение функций роли кадровика, посредника и администратора. Но в этой роли данные функции воспринимаются не как отдельные задачи, а как действия, «выстилающие» решение более масштабных и важных задач комплексного управления предприятием. В роли проводника изменений статус службы УЧР приравнивается к статусам иных служб и уступает, возможно, лишь статусу финансовой службы. Поэтому программный блок, разработанный для этой роли УЧР, всегда соотнесен с программными блоками по другим направлениям в рамках единой информационной системы управления предприятием. Поэтому пользователям, применяющим программное обеспечение для УЧР, предоставляется возможность для отслеживания, а иногда и инициирования изменений в других управленческих подсистемах предприятия.
4. Роль стратега. В этой роли служба управления человеческими ресурсами рассматривается как
профессиональный эксперт в вопросах управления предприятием. Это означает, что глава данной службы входит полноправным членом в высший управляющий орган организации, без его экспертного заключения не принимается ни одного средне- или долгосрочного решения. Все возможные изменения, которые так или иначе затрагивают персонал компании, проходят через экспертную оценку службы управления человеческими ресурсами. Более того, стратегическое планирование на таких предприятиях всегда начинается с оценки кадрового потенциала компании, который может выступать ограничителем возможностей организации по реализации будущих проектов, либо, наоборот - расширять их.
Важно, что в этой роли служба УЧР не просто отслеживает изменения на рынке или шаги компаний-конкурентов. Ее задачи дополняются ведением глубокой аналитической работы по выделению слабых мест и недостатков, а также достижений в работе с персоналом в самой компании и у конкурентов и разработкой нестандартных стратегических решений. Поэтому программные продукты, которые разрабатывают для этой роли службы УЧР, всегда глубоко интегрированы в общую систему управления предприятием.
Однако, к сожалению, как показало исследование компании Ward Howell International, проведенное в России в 2009 году среди 319 руководителей служб по управлению человеческими ресурсами, участие в принятии стратегических решений компании не является характерной функцией для большинства служб УЧР российских предприятий. Отсюда не удивительно, что большинство программных продуктов, которые имеются на российском рынке, игнорируют эту роль и не содержат в себе возможностей полноценных экспертных систем, а также не предоставляют пользователям возможностей для проведения экспертного анализа, моделирования ситуаций или просчета вариантов развития событий.
Соотношение разных ролей службы по управлению человеческими ресурсами изображено на рис. 1.
Безусловно, весь потенциал, который заложен в УЧР, полностью раскрывается только в рамках стратегической роли. Это вовсе не означает, что в этом случае ролью агента по изменениям, администратора или посредника можно пренебречь. Наоборот, только полноценная реализация всех четырех ролей службы по УЧР и приводит к максимальной отдаче от этого вида управленческой деятельности.
ЭКОНОМИКА
Рис 1. Роли службы по управлению человеческими ресурсами организации
Таким образом, разработчикам программных продуктов для информационных систем по управлению человеческими ресурсами приходится в первую очередь определять ту роль службы УЧР, которую данный программный продукт будет поддерживать и сопровождать. Так как наиболее распространенной является роль администратора, то и большинство программных продуктов ориентированы именно на эту роль. В то же время более современные и одновременно более сложные по своему содержательному наполнению информационные системы по УЧР имеют ограниченный рынок сбыта и потому развиваются существенно медленнее, чем того требует задача сохранения и усиления конкурентоспособности российских предприятий.
Объективные и субъективные ограничения обновления и модернизации программных продуктов для информационных систем по управлению человеческими ресурсами
Еще один из центральных теоретических вопросов, ответ на который задает доступный пользователю набор базовых рубрик в карте программного продукта, - это перечень функций управления человеческими ресурсами на предприятии. Беглый просмотр статей на эту тему (например, в научной электронной базе данных www.elibrary.ru на запрос о функциях УЧР выдается более 15.000 ссылок) показывает, что разработчикам программного обеспечения приходится «теоретически определяться» между большим количеством вариантов перечня функций, которые делегируются службе по управлению человеческими ресурсами и, соответственно, найдут отражение в информационной системе. Почти все теоретики и практики в сфере УЧР
в качестве обязательных функций называют: отбор и найм, обучение, аттестация, оценка и оплата труда персонала. А вот наибольшие споры вызывают такие области, как: степень вовлеченности и полномочия служб УЧР в организации производства продукции, создании технологий или оказания услуг (например, вопросы охраны и безопасности труда, а также проектирования и оснащения рабочих мест с учетом требований эргономики и санитарно-гигиенических нормативов); общее и линейное руководство (в первую очередь - разделение полномочий между линейными руководителями и службой УЧР); разработка организационной структуры; управление изменениями и инновациями; управление качеством; управление знаниями; управление безопасностью; юридическое и информационное обеспечение. Часть авторов придерживаются точки зрения, согласно которой эти области не должны входить в сферу компетенций служб УЧР, часть настаивают на обратном.
Таким образом, четкого хрестоматийного перечня функций службы по управлению человеческими ресурсами в организации не существует. Проблема осложняется еще и тем, что взгляды теоретиков и практиков на этот вопрос также существенно отличаются. Если основные споры теоретиков ведутся вокруг включения той или иной функции в круг обязанностей специалистов по управлению человеческими ресурсами, то практикам в большинстве случаев приходится решать вопрос о масштабах полномочий службы по управлению человеческими ресурсами и закреплении прав в принятии решений по ключевым вопросам пребывания людей в организации за линейными руководителями или за службой управления человеческими ресурсами.
Некоторые разработчики программных продуктов выходят из сложившейся ситуации, создавая базовую версию программного продукта, в которую входят «бесспорные» функции службы УЧР в их минимальном административном исполнении. Все остальные направления деятельности, иная глубина реализации функций или широта полномочий находят отражение в отдельных приложениях, ко -торые потребитель может купить и добавить к базовой версии по своему желанию. Безусловно, такое решение является оптимальным, так как позволяет «продвинутым» пользователям удовлетворить все свои специфические потребности по информационному сопровождению УЧР, а разработчики информационных технологий расширяют возможности по реализации своих продуктов на рынке.
Другой не менее серьезный фактор, который существенно ограничивает наукоемкость действующих информационных систем по управле-
УЧЕНЫЕ ЗАПИСКИ
нию человеческими ресурсами, - это запоздания с внедрением новейших разработок в сфере УЧР в информационные системы. Одновременно с областями научной дискуссии, имеются новейшие технологии, которые лишь недавно появились в форме теоретических разработок и медленно «доходят» до создателей программного обеспечения для нужд УЧР. В качестве наиболее ярких примеров можно привести маркетинг персонала и управление инвестициями в персонал (функционально-стоимостной и инвестиционный анализ, управленческий и финансовый учет в УЧР и т.п.). Данные области лишь недавно выделились в качестве самостоятельных направлений деятельности и только-только «обрастают» собственными технологиями, которые также нуждаются в автоматизации.
Еще одно существенное ограничение, с которым сталкиваются разработчики при создании программных продуктов для УЧР - это отсутствие досконально проработанных моделей процесса управления человеческими ресурсами, которые бы раскрывали не только перечень функций, но и взаимосвязь между ними, выстраивали бы причинноследственные связи. Наличие подобной модели, которую разработчики программного продукта могли бы положить в основу ее дизайна, помогает приблизить информационную систему по УЧР к полноценной экспертной системе. По сути, без подобной модели задача создания экспертной информационной системы для нужд УЧР не может быть решена. Например, несколько лет назад автором была предложена подобная интегративная модель3, которая затем легла в основу программного комплекса Всероссийской Объединенной электронной биржи интеллектуальной собственности (ВЭБИС), где успешно применяется и по сей день4.
В отличие от иных подсистем управления внутри компании, управление человеческими ресурсами, имея в качестве объектов управления такие разнообразные социальные реальности, как организации, формальные и неформальные группы, а также отдельных сотрудников, которые представлены собственниками, руководителями различных уровней, служащими специалистами, рабочими, обладает большим количеством степеней свободы, усложняющих задачу построения всеобъемлющей модели. Построение комплексных компьютерных систем для управления человеческими ресурсами на базе многомерной, иерархической модели существенно расширяет как перечень решений, которые
3 См, например: Зайцева ТВ. Модель управления человеческими ресурсами//Вестник МГУ. Серия 21. Управление. 2007, № 2.
4 Регистрационное свидетельство №2006613977 от 21 ноября 2006 г.
могут быть доступны пользователю, так и уровень самой системы, ее полезность. Отсутствие интегративной модели УЧР, которая могла бы быть положена в основу комплексной информационной системы управления предприятием с подсистемой управления человеческими ресурсами, приводит к ряду существенных недостатков и недоработок в самих системах:
1. Потеря данных между функциями и службами внутри организации. Значительная часть данных, которые пригодны для межфункцио-нального применения, теряется из-за отсутствия переходов или наличия барьеров между различными каталогами компьютерной системы. Также потеря данных может происходить в силу узкой специализации самих пользователей, если они не знают о необходимости проверить или проконтролировать какой-то из показателей, который выходит за сферу их прямых функциональных обязанностей. Поэтому встает необходимость не только организовать доступ к данным разных архивов, но и проинформировать пользователя о полезности или необходимости межфункционального анализа.
2. Ограниченность внутренних баз данных. Узкопрофильный взгляд на накопление, кодирование и обработку данных с позиций изолированных друг от друга функций внутри предприятия приводит к созданию упрощенных классификаторов, собранных к тому же в разных форматах. Это существенно затрудняет параллельное использование данных в разных подсистемах и «упущение» данных из-за того, что под них не были выделены соответствующие рубрики.
3. Непрозрачность и утаивание информации. Слабая проницаемость между функциональными блоками (директивами) внутри компьютерной системы управления предприятием приводит к тому, что межличностные и меж-функциональные противоречия иногда вызывают намеренное скрытие или даже искажение информации.
4. Сужение оперативных возможностей самой компьютерной системы. Обособленность функциональных блоков внутри компьютерных систем управления организацией, несовместимость форматов существенно ограничивает возможности самой системы по сопровождению и поддержке процессов управления, а также не позволяет использовать ее как комплексную экспертную систему.
5. Сложности в обновлении и модернизации компьютерной системы. Децентрализация в
ЭКОНОМИКА
использовании различных блоков компьютерной системы приводит к попыткам внедрения несовместимых между собой программных продуктов. Это, в свою очередь, создает дополнительные препятствия для эффективного управления всей системой.
6. Отсутствие единой концепции развития и усовершенствования всей компьютерной системы управления предприятием. Из-за отсутствия модели управления человеческими ресурсами, интегрированной в общую систему управления предприятием, между блоками внутри системы нет точек соприкосновения. Поэтому развитие и видоизменение блоков происходит спонтанно, хаотично и неравномерно.
Таким образом, дальнейшее развитие компьютерных технологий в УЧР невозможно без развитии теории самого управления человеческими ресурсами. Необходимо преодолевать противоречия, субъективные и объективные ограничения в теории
и практике УЧР, а также предпринимать особые усилия в направлении разработки многоуровневых моделей процесса УЧР, интегрированных в функционально-целевые и причинно-следственные модели деятельности организаций. Интегративная модель УЧР выступает тем скелетом, на который нанизываются отдельные компьютерные решения и разработки. Наличие связующей модели позволяет превратить эти технологии из обособленных разрозненных транзакций в единый процесс, имеющий внутреннюю логику и взаимодействующих для достижения определенного результата, то есть в комплексную экспертную систему. Только наличие подобных интегративных моделей, положенных в основу комплексных информационных систем управления предприятием, позволяет просчитывать последствия тех или иных кадровых решений в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Библиографический список
1. Зайцева Т.В. Модель управления человеческими ресурсами. Вестник МГУ Серия 21. Управление. 2007, № 2.
2. РомановД.А., Ильина Т.Н., ЛогиноваА.Ю. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс, 2002.
3. Michael E. Domsch and Elena Hristozova. The role of Human Resources Management in consulting firms. Journal of Management Studies, 2004 41 (8), pp 1247 - 1269.
T.V. ZAYTSEVA
POSSIBILITIES AND RESTRICTIONS OF USING UP-TO DATED INFORMATION SYSTEM OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT IN RUSSIAN ORGANIZATIONS
The article explores possibilities and restrictions of human resources management information systems introduction and application in Russian organizations. The developed typology of the software products accessible for human resources managers in the Russian market is given. The author's analysis ofproblems which reduce efficiency of application of software products available in Russia Is introduced.
Key words: Human resources management, human resources management information system.
