ВОЗМОЖНОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ ШКОЛЫ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Педагогика

УДК 378.147

магистрантка Князева Анна Михайловна

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Нижегородский государственный педагогический университет имени Козьмы Минина» (Мининский университет) (г. Нижний Новгород); кандидат педагогических наук, доцент Суханова Надежда Тимофеевна Нижегородский архитектурно-строительный университета (г. Нижний Новгород)

ВОЗМОЖНОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ ШКОЛЫ

Аннотация. В статье рассматривается наиболее популярные автоматизированные рабочие места и их возможности использования в сфере образования. Уделено внимание системам автоматизации документооборота, которые представлены на рынке отечественного программного обеспечения. Разработаны ключевые требования к АРМ секретаря.

Ключевые слова: автоматизированное рабочее место, программное обеспечение, информационно-коммуникационные технологии, электронный документооборот.

Annotation. The article discusses the most popular automated workstations and their use in education. Attention is paid to document flow automation systems, which are presented in the domestic software market. Key requirements for the secretary's workstation have been developed.

Keywords: automated workplace, software, information and communication technologies, electronic document flow.

Введение. Информатизация общества как и информатизация образования идет в ногу со временем. Все образовательные организации в своей деятельности используют информационно-коммуникационные технологии (ИКТ).

Во многих публикациях (Носов А.Л. [13], Жданов В.С. [14], Роберт И.В. [15], Никольская В.А., Родькина О.Я. [16], Суханова Н.Т. [11, 12]), которые посвящены проблемам автоматизации и информатизации образования выявлены основные цели информатизации образовательных учреждений:

- увеличение эффективности проведения образовательных мероприятий;

- увеличение гибкости и доступности предоставления учебных материалов;

- развитие уровня информатизации образовательного учреждения.

Информатизация образования - процесс обеспечения сферы образования методологией и практикой разработки и оптимального использования современных средств ИКТ, ориентированных на реализацию психолого-педагогических целей обучения, воспитания.

Целью статьи является исследование возможности автоматизации работы секретаря школы Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения (МБОУ) «Школа №5» города Нижнего Новгорода.

Предметной областью настоящего исследования является деятельность секретаря школы. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и является его личным помощником. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется [11]:

- нормативными документами, приказами, распоряжениями и другими руководящими документами в части делопроизводства;

- стандартами оформления документации;

- нормативными документами по орфографии и пунктуации;

- должностными инструкциями;

- правилами по охране труда и техники безопасности;

- Уставом школы.

Изложение основного материала статьи. Основными направлениями работы секретаря школы являются выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей, а также ведение документооборота. Узким местом в деятельности секретаря школы является организация документооборота в школе, так как в настоящее время учет документов и их выполнения в МБОУ «Школа №5» ведется вручную с помощью MS Excel и бумажных журналов учета.

Рассмотрим более подробно ведение документооборота МБОУ «Школа №5» с помощью моделирования бизнес-процессов в нотации IDEF0.

IDEF0 модель AS-IS «как есть» представлена на рисунке 1.

Управляющими потоками являются:

- нормативная документация;

- должностные инструкции;

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- Типовая инструкция по делопроизводству.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма AS-IS

На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS

Декомпозиция включает следующие процессы: составление номенклатуры дел, регистрация и передача адресатам документов, формирование дел, поиск документов, сдача документов в архив. На рисунке 3 представлена декомпозиция блока «Поиск документов».

NODE

TITLE:

Поиск документов

A6

NUMBER

Рисунок 3. Декомпозиция блока «Поиск документов»

Процесс поиска документов осуществляется секретарем школы вручную. Информация изначально берется из журналов учета или просматриваются ручным перебором в делах. При этом документы в соответствии с требованиями, могут выдаваться как в оригинале, так и в виде копии.

Проанализировав текущую систему ведения документооборота в МДОУ «Школа №5», были выявлены следующие проблемы:

- ведение журналов регистрации документов вручную;

- отсутствие оперативного поиска информации;

- отсутствие возможности отслеживать движение документа и его исполнения;

- отсутствие оперативного контроля срока исполнения документов;

- формирование отчетности вручную.

С целью автоматизации работы секретаря школы целесообразно внедрить автоматизированное рабочее место секретаря. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов любой организации, а насущной необходимостью [5].

В ГОСТ 34.003-90 дано определение: автоматизированное рабочее место (АРМ) - программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида [1].

АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту - динамики или иные устройства вывода [1].

Предполагается, что внедрение АРМ секретаря позволит свести к минимуму недостатки существующей системы документационного обеспечения, даст возможность максимального устранения случайных ошибок, возникающих при ведении бумажного документооборота, обеспечит качество и временные параметры, поможет оптимизировать деятельность секретаря в целом [1].

Следует отметить, что полностью исключить бумажные документы невозможно, именно поэтому бумажные оригиналы документов, имеющие юридическую силу, по-прежнему будут храниться у секретаря.

Секретарь школы может вести учет документации на совершенно ином качественном уровне при условии наличия всей необходимой информации на рабочем месте.

Предъявляются следующие требования к АРМ секретаря школы [6]:

- многопользовательский режим работы;

- понятный и простой пользовательский интерфейс без необходимости долгого обучения сотрудников;

- система должна быть не требовательна к аппаратному обеспечению, так как компьютеры в школе обладают средними показателями быстродействия;

- защита данных от несанкционированного доступа с помощью современных методов и технологий;

- поддержка целостности базы данных;

- возможность полного восстановления базы данных после сбоев в работе оборудования;

- эффективная поддержка данных в актуальном состоянии;

- возможность масштабирования и наращивания системы.

Для решения поставленной задачи автоматизации работы секретаря можно использовать несколько способов приобретения информационной системы [4]:

- покупка готовой информационной системы;

- покупка готовой информационной системы с открытым кодом и доработка ее под нужды организации;

- аренда информационной системы;

- разработка информационной системы собственными силами.

Рассмотрим наиболее популярные системы автоматизации документооборота, присутствующие на рынке программного обеспечения: «1С: Документооборот», «ЛОЦМАН: ОРД», «БОСС-Референт», «Directum» и «DocVision».

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» разработана компанией ГК «АйТи» в 2009 году. Последнее обновление было выпущено в 2016 году. Компания реализует крупные проекты в рамках автоматизации документооборота. Дорабатывает системы под нужны каждой организации за дополнительную плату [8].

Другим популярным программным продуктом среди систем автоматизации документооборота является «1С: Документооборот 8», который разработан на платформе «1С: Предприятие 8.3». Данная система предназначена для автоматизации документооборота в любых учреждениях [7].

Система электронного документооборота (СЭД) Directum предоставляет пользователя полный и исчерпывающий набор функций по ведению внутреннего документооборота организации. Доступ к системе реализован посредством оконного приложения Windows, веб-клиента или мобильного приложения.

СЭД Docsvision является одной из первых систем электронного документооборота, которая вышла на мировой рынок. Разработчиком данной СЭД является компания ООО «Интеграл». В 2007 году права на данную СЭД были переданы зарубежной компании [10].

Система «ЛОЦМАН: ОРД» предназначена для автоматизации деятельности предприятия в рамках организации электронного документооборота. В этой системе присутствует единая регистрация поступающей корреспонденции. «ЛОЦМАН: ОРД» позволяет перенаправлять документы на рассмотрение руководству организации (структурные подразделения). Есть в программе автоматизированная регистрация движения электронных документов внутри организации, возможность работы в распределенном режиме с филиалами и удаленными подразделениями организации (через глобальную сеть Интернет) [9].

Наиболее значимыми системами являются БОСС-Референт, Directum и ЛОЦМАН:ОРД. Проведем сравнительный анализ выбранных систем автоматизации документооборота. Результаты сведем в таблице 1.

Таблица 1

Сравнительная таблица существующих систем автоматизации документооборота

Требования к проектируемой системе БОСС-Референт Directum ЛОЦМАН: ОРД

Тип интерфейса Оконное Оконное приложение, веб-клиент или мобильное приложение Веб-клиент или мобильное приложение

Простой удобный интерфейс Интерфейс достаточно сложен для восприятия, необходимо обучение Простой и понятный интерфейс Простой и понятный интерфейс

Возможность ведения электронного архива документации по проекту Электронный архив хранится в базе данных Электронный архив хранится в файловом хранилище Электронный архив хранится в базе данных

Разработка отчетов силами специалистов организации Встроенный модуль формирования отчетности Подключаемый модуль формирования собственных отчетов Подключаемый модуль формирования собственных отчетов

Многопользовательский режим До 10 пользователей включено в стоимость До 5 пользователей включено в стоимость До 10 пользователей включено в стоимость

Сканирование и распознавание документов С помощью сторонних программ Встроенный модуль распознавания документов Встроенный модуль распознавания документов

Полнотекстовый поиск документов Реализован полнотекстовый поиск документов Реализован полнотекстовый поиск документов Реализован полнотекстовый поиск документов

Возможность настройки силами предприятия Необходим администратор Возможна настройка собственными силами Возможна настройка собственными силами

Стоимость лицензии и внедрения 4000000 250000 1800000

Наиболее значимыми критериями при выборе системы, которая могла быть использована для автоматизации работы секретаря школы являются:

- наличие возможности работы по локальной сети без необходимости постоянного подключения к сети Интернет, так как в МБОУ «Школа №5» нет постоянного выхода в сеть Интернет;

- простой и интуитивно понятный визуальный интерфейс, который облегчил бы работу секретаря, а не усложнил ее;

- возможность создания собственных отчетов, которые могут быть необходимы секретарю или руководству;

- возможность ведения архива документов по каждому делопроизводству, а не хранение только актуальной версии файла;

- система должна иметь многопользовательский режим работы;

- стоимость лицензии и внедрения не должна превышать одного миллиона рублей.

По выбранным критериям отбора системы электронного документооборота очевидно, что выбранные системы не отвечают всем предъявленным требованиям и не могут быть рекомендованы к внедрению в МБОУ «Школа №5».

Покупка готовой системы с последующей доработкой не оправдана, так как займет слишком много времени, так как необходимо будет предварительно изучить структуру системы и документацию по разработке.

Аренда информационной системы достаточно выгодное и быстро реализуемое решение. Однако в случае аренды информационной системы за пределы школы может уйти слишком много важной информации, что может повлечь риск потери информации или доступа к ней посторонних.

Поэтому разработка АРМ секретаря МБОУ «Школа №5» собственными силами является наиболее оптимальным и экономически выгодным решением.

АРМ секретаря МБОУ должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- хранение и накопление данных о документах школы;

- учет общей информации об источниках документов;

- учет общей информации о делопроизводствах;

- ведение истории работы с документами;

- создание единого хранилища документов по каждому делопроизводству;

- автоматизированное формирование отчетной информации.

Предполагается, что с АРМ будут взаимодействовать два типа пользователей:

- Администратор - имеет право на все функции работы с системой, включая настройку работы с базой данных, управление пользователями;

- Секретарь - имеет право вести документооборот школы.

АРМ должен иметь дружественный интерфейс, позволяющий обеспечивать простоту, наглядность представления данных, скорость и точность ввода информации. Данные условия определяют следующие требования [3]:

- наглядный и понятный пользователю интерфейс;

- отсутствие избыточности элементов интерфейса;

- динамичный, отзывчивый пользовательский интерфейс;

- оптимальные размеры элементов управления и цветовой гаммы.

В АРМ секретаря МБОУ будут храниться следующие документы [2]:

- Приказы.

- Распоряжения.

- Акты.

- Решения.

- Письма.

- Служебные записки.

В качестве выходной информации в АРМ выступают отчеты:

- текущее состояние документов;

- история обработки документов;

- контроль выполнения документов.

Выводы. Проведя исследование текущих бизнес-процессов ведения документооборота школы секретарем МБОУ «Школа №5» было выявлено, что работа секретаря не оптимизирована. Многие операции можно выполнять автоматизировано, что позволит значительно упростить работу секретаря при работе с документами.

Анализ работы секретаря позволил выявить ключевые требования, предъявляемые к системе электронного документооборота школы. Сравнение наиболее популярных систем электронного документооборота позволил определить функционал АРМ секретаря. На основе представленных потоков данных были определены с требованиями к АРМ.

Литература:

1. ГОСТ 34.003-90 Автоматизированные системы. Термины и определения [Текст]: 34.003-90 - Введ. 1990-01-01. М.: Издательство стандартов, 2015.

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]: ГОСТ Р 51141-98 - Введ. 199801-01. М.: Издательство стандартов, 2015.

3. Бочаров Т. Архитектура программного обеспечения. - М.: Центр стратегических разработок, 2017. - 52 с.

4. Веснин Г.Н. Проектирование информационных систем: учебник. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,

2016. - 688 с.

5. Арутюнов В.В. Документооборот: учеб. пособие / В.В. Арутюнов, И.В. Волынский. - Ростов-на-Дону, 2017. - 448 с.

6. Корольков А.К. Особенности проектирования ИС: учебник. - 2-е изд. - М.: ИНФРА - М,

2017. - 398 с.

7. Сайт «БОСС-Референт» [Электронный ресурс]. URL: http://www.docva.ru/ (дата обращения 11.02.19)

8. Сайт «ЛОЦМАН: ОРД» [Электронный ресурс] URL: https://construction.ascon.ru/ (дата обращения 11.02.19)

9. Педагогический словарь [Электронный ресурс] URL: https://pedagogical_dictionary.academic.ru/13l2/Информатизация_образования (дата обращения 11.02.19)

10. Проблемы автоматизации управления образовательным процессов [Электронный ресурс] URL: https://nsportal.ru/shkola/administrirovanie-shkoly/library/2012/06/08/problema-avtomatizatsii-upravleniya (дата обращения 11.02.19).

11. Суханова Н.Т., Гусев В.В., Гусев И.В. Электронный документооборот. Его применение и преимущества над бумажным. // Электронный сборник статей по материалам XXVI студенческой международной научно-практической конференции Научное сообщество студентов. Междисциплинарные исследования . 2017. С. 16-20.

12. Суханова Н.Т. Мониторинг учебного процесса, как подсистема информационного образовательного пространства учебного заведения. // Информационные технологии в организации единого образовательного пространства: Труды Международной научно-практической конференции преподавателей, студентов, аспирантов, соискателей, специалистов, Н. Новгород, НГПУ, 2012, 269 с.

13. Носов А.Л. Проблемы информатизации системы образования в постиндустриальном обществе // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2015. - № 1 (январь). - С. 1-5. [Электронный ресурс] URL: http://e-koncept.ru/2015/15001.htm.

14. Жданов В.С. Проблемы информатизации образования [Электронный ресурс] URL: http://emag.iis.ru/arc/infosoc/emag.nsf/ BPA/8a1da1a3a5a3caffc3257641003e9c97

15. Роберт И.В. Научно-методические проблемы развития и информатизации отечественного образования [Электронный ресурс] URL: http://ito.edu.ru/sp/SP/SP-0-2008_09_16.html

16. Никольская В.А., Родькина О.Я. Исследование угроз информационной безопасности при использовании программного обеспечения в госучреждениях и их влияния на отраслевое экономическое развитие// Успехи современной науки и образования / Белгород., 2017., №9, С. 97-102

Педагогика

УДК 373.24

студентка Копылова Марианна Александровна

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова» (г. Якутск); кандидат педагогических наук, доцент Иванова Мария Кимовна Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова» (г. Якутск)

ОЗНАКОМЛЕНИЕ ДЕТЕЙ СТАРШЕГО ДОШКОЛЬНОГО ВОЗРАСТА С ЭПОСОМ ОЛОНХО В

ПРОЦЕССЕ ИГРЫ

Аннотация. В статье раскрывается значение героического эпоса народа саха «олонхо» на воспитание и приобщение к культуре своего народа старших дошкольников. Описано содержание проекта лаборатории «Педагогика олонхо в ДОУ», раскрыты цель, задачи и направления деятельности лаборатории олонхо.

Ключевые слова: дети дошкольного возраста, олонхо, игровая деятельность.

Annotation. The article reveals the meaning of the heroic epic of the Sakha people «olonkho» for the upbringing and introduction of older preschool children to the culture of their people. The content of the project of the laboratory «Pedagogy of olonkho in preschool educational institution» is described, the purpose, tasks and directions of the activity of the olonkho laboratory are revealed.

Keywords: preschool children, olonkho, play activities.

Введение. Олонхо - общее жанровое понятие героического эпоса, которое принадлежит якутам (самоназвание — саха) — одному из северных осколков тюркского народа, располагающийся приблизительно с VIII века в бассейне реки Лена. Сюжетный состав олонхо сформирован из множества различных сказаний,средний размер которых варьируется от 10 до 15 тысячстихотворных строк. Крупные олонхо могут достигать более 20 тысяч стихотворных строк [7, С. 52]. В ноябре 2005 г. всемирная организация ЮНЕСКО признала якутский героический эпос олонхо шедевром устного и нематериального наследия.

Следует отметить, что олонхо является достаточно богатым и сложным поэтическим произведением для учеников дошкольных образовательных учреждений. В связи с этим, при знакомстве с олонхо следует принимать во внимание возраст детей. Как показывает практика, при правильной организации слушания дошкольники с огромным удовольствием слушают эпос и начинают всерьез увлекаться им.

С нашей точки зрения, в современной мультикультурной среде нужно принимать меры с целью сохранения и приумножения самобытности этноса, его духовного, нравственного и культурного наследия. Формирование этнокультурной среды, которая обеспечивает языковое и культурное разнообразие образовательного процесса является одним из перспективных ориентиров развития национально-регионального элемента содержания общего образования.

С данной целью нами была разработана и внедрена в практику нашего детского сада методика ознакомления старших дошкольников с эпосом олонхо при помощи игровой деятельности.

Перед собой нами был поставлен следующий ряд задач:

- раскрыть главные цели и задачи применения игровой деятельностив процессе ознакомления дошкольников с эпосом олонхо;

- установить педагогические условия ознакомления дошкольников с эпосом олонхо в процессе проведения игр.

Ожидаемый результат: применение игровых методов при ознакомлении дошкольников с эпосом «олонхо» обеспечит повышение у них мотивации к изучению якутского фольклора в дальнейшем, а также будет способствовать пополнению игровой среда всей группы в целом по теме «Олонхо» в ходе работы с родителями.

Изложение основного материала статьи. Не малую значимость для развития культурного наследия якутского народа представляет героический эпос «олонхо» и приобщение к нему детей дошкольного возраста. Якутский этнос должен сформировать у своих детей национальную самоидентификацию, создать чувство уверенности в себе, умение вести здоровый образ жизни, а также обеспечить физическое и нравственное воспитание детей и развить у них творческие способности и талант.

Помимо этого, в детских садах, где дети общаются на русском языке, есть немалый интерес к изучению эпоса «олонхо». Олонхо способен вызывать у детей искренний интерес, связанный с их любознательностью и склонностью к творчеству, к игровой деятельности. Основной вид деятельности детей дошкольного возраста - это игра. Используя игровую деятельность в качестве средства в ознакомлении детей дошкольного возраста