CC BY
31УДК 004.4
В.Н. Таргоний, И.Г. Проценко, Е.А. Малова
Камчатский государственный технический университет, Петропавловск-Камчатский, 683003 e-mail: crazy. net. com. cat@outlook. com
ВНЕДРЕНИЕ WEB-ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ МЕРОПРИЯТИЙ
Зачастую для организации проведения мероприятий приходится использовать с десяток программ. Что же дает внедрение web-приложений, и какую роль они играют в сфере event-организаций.
Ключевые слова: web-приложение, организация, мероприятие.
V.N. Targoniy, I.G. Protsenko, E.A. Malova
Kamchatka State Technical University, Petropavlovsk-Kamchatskу, 683003 e-mail: crazy. net. com. cat@outlook. com
WEB APPLICATION IMPLEMENTATION FOR EVENTS ORGANIZATION
Often, a dozen programs have to be used to organize events. What does the introduction of web applications give, and what role do they play in the field of event organizations?
Key words: web application, organization, event.
Зачастую для организации и проведения мероприятий приходится использовать с десяток программ для составления плана, коммуникации с командой, для трансляции и прочее. Также составление документации закупок, отчетности требует много времени, вдобавок она должна быть составлена по определенным ГОСТам, правилам и критериям. На данный момент для документации нужна одна программа, для организации списка участников - другая, для оценивания участников - третья и так далее: для поиска шаблонов, информации, как все организовывать, как составлять документацию, нужно потратить много времени. Практически для каждой задачи нужна своя программа или сайт, это осложняет и делает процесс проведения и организации конкурса или иного мероприятия очень длительным.
Организация мероприятий. Для подготовки многочисленных коллективных и малочисленных маленьких мероприятий, где одновременно собрались в одном месте от десяти до нескольких десятков человек, необходимо систематическое управление. Действенный план подготовки к проведению торжества состоит из перечня главных этапов, выполнения определенных действий, которые нужны для получения положительного эффекта от проведения события в конкретные сроки. При составлении эффективного плана подготовки по организации мероприятия нужно достаточно четко представлять себе главную задачу, основные цели, идею и концепцию. Подготовка и проектирование организации мероприятия - это проект заранее подготовленной программы, определяющей окончательный итог проведения мероприятия [1].
Классический план подготовки мероприятия содержит несколько важных этапов event-организации:
1) предварительная выработка концепции, составление общего списка участников, приглашенных гостей, выбор тематики, разработка индивидуального творческого сценария, содержащего конкретные действия, сроки их исполнения, ответственные за выполнение плана проведения мероприятия;
2) составление бюджета, в котором предусмотрены расходы на организационные вопросы, фуршет, пресс-конференцию и другие (при необходимости);
3) выбор места, подходящего для организации мероприятия, а также художественное оформление, техническое оснащение помещения (установка осветительных приборов, коммуникационной, звуковой аппаратуры и другое);
4) оборудование фотозоны для профессиональных фото или видеосъемок;
5) привлечение внимания средств массовой информации (СМИ), общественности.
Проблематика и тенденции в организации мероприятий. В такой большой сфере, как
event-организация мероприятий, многие организаторы сталкиваются с определенной проблематикой и подстраиваются под определенные тенденции.
Проблематика [2]:
— качество идей;
— качество реализации;
— ценообразование;
— клиентский сервис;
— коммуникационные навыки и другие.
Многие проблемы связаны с нехваткой IT-технологий в данной сфере, к примеру, такие, как коммуникация, клиентский сервис, расчетная документация и другие.
Главной тенденцией в сфере event-рынка на данный момент, по мнению многих аналитиков, является развитие IT-технологий в этой сфере, так как многие мероприятия невозможно реализовать без их использования.
Маркетологи указали, что во все сферы организации мероприятий проникают различные IT-технологии. Было упомянуто использование новых медиа, геймификаций, 3D-технологии, 360-технологий, AR-технологий, VR-технологий, вирусной рекламы, рекламы в социальных сетях, мобильных приложений и проведение мероприятий интерактивного формата.
Делать мероприятия топ-уровня без привлечения онлайн-каналов и цифровых технологий все труднее и труднее, на event-рынке используются многие возможности новых медиа: от сложных SMM-механик и технологичных инсталляций до онлайн-трансляций, способных собрать многомиллионную аудиторию в одном месте.
Помогают IT-технологии и при работе с данными участников, как до мероприятия, во время мероприятия, так и после него, тем самым делая работу с данными участников легче и проще, а главное - это ускоряет обмен информацией с участниками, как для рекламы, так и для обратной связи.
Мобильные и web-приложения для организации мероприятий. Постепенно на event-рынке появилось большое количество различных программ и приложений, которые могли помочь решить и автоматизировать многие проблемные задачи, вот несколько из них [3]:
— Eventum. Приложение от event-организаторов Eventum Premo. Множество возможностей: от подбора сценария и площадки до расчета меню. Удобная русскоязычная программа с продуманными функциями поможет в организации любых мероприятий.
— Quick Mobile. Англоязычный сервис QuickMobile.com предлагает сразу несколько приложений, которые будут полезны event-менеджерам: MobilePlanner, MobileVenue, MobileEvent и другие. Программа позволяет выбирать различные удобные функции для расчета сметы и ведения мероприятий, поддерживает сеть между сотрудниками event-компании, обеспечивает удобство и безопасность данных.
— Core-Apps. Серия приложений Core-apps создана для помощи в организации выставок-продаж, конференций и других крупных мероприятий. Поддерживаются функции: управление расписанием, обмен актуальной информацией об изменениях с посетителями и партнерами, обмен графическими файлами и т. д.
— Trip Builder Media. Удобное англоязычное мобильное приложение для организаторов больших мероприятий, выставок, конференций и т. д. Есть возможность создавать собственное расписание, формировать сеть посетителей, быстро обмениваться информацией и отправлять уведомления, поддерживать контакты с сотрудниками, участниками или спонсорами мероприятия как внутри сети, так и через популярные соц. сети и т. д.
Но большинство программ решает в основном проблему коммуникации, рекламы и управления расписанием, следовательно, многие из них не решают и половины задач, которые можно автоматизировать. К примеру, такие проблемы, как правильное составление документации или возможность проведения мероприятий с одним телефоном и ничем больше, дав тем самым организаторам и event-менеджерам больше времени на проработку идей и творческого развития.
Web-приложение «Confidence». Проведя ряд исследований, таких как опрос различных организаторов разного уровня, участие в мероприятиях различных уровней в качестве участника, участие в мероприятиях различных уровней в качестве организатора, анализ event-рынка и сферы event-организации, возник концепт решения большинства проблем, таких как документация, методички, шаблоны составления отчетов, работа в онлайн-режиме, прямые эфиры и другие.
Благодаря web-технологиям можно легко объединить многие приложения, а также использовать новые решения, которые до этого невозможно было реализовать в других приложениях.
Концепция состоит в разработке web-приложения для event-организаторов под названием «Confidence» (пер. с англ. «уверенность») на бесплатной основе.
Ниже перечислены будущие возможности web-приложения «Confidence»:
1. Авторизация.
У каждого пользователя есть свой личный кабинет, в котором будет храниться вся информация о мероприятиях и конкурсах.
2. Прямая трансляция.
Из приложения можно запустить на любом устройстве прямую трансляцию в любую социальную сеть, а также предусмотрен запуск нескольких трансляций одновременно.
3. Составление списка участников.
Составление списков участников в электронном виде несколькими способами: ручной ввод, рассылка специальных ссылок, с помощью электронных форм, к которым всегда есть доступ и возможность моментального редактирования.
4. Составление отчетов и подготовка документации.
Составление отчета и документов по предложенным шаблонам, которые составлены по ГОСТам, а также информация по правильному оформлению, информация по составлению документации и информация по ГОСТам.
5. Поэтапное проведение мероприятия.
Поэтапное отслеживание и проведение мероприятия/конкурса в реальном времени, а также интегрирование отметок по nfc-отметкам, изменение списка участников, автоматическое составление итогов по каждому этапу и общие итоги.
6. Совместная работа.
Совместная работа над одним и более мероприятием или конкурсом с другими авторизованными пользователями, а также работа в составе команды пользователей.
7. Обмен информацией.
Возможность передавать документы, информацию, картинки, итоги этапов, приглашения пользователя для совместной работы и другие, как внутри приложения между пользователями, так и с помощью электронной почты и мессенджеров.
8. Оценивание.
Оценивание участников в различных режимах, таких как режим реального времени, статический, по времени. Оценивать участников смогут как главный организатор, так и остальные пользователи и организаторы или судья, которым будут выданы права доступа.
9. Розыгрыши.
Проведение розыгрышей среди участников мероприятия путем определения победителя с помощью рандомайзера, а также с помощью определенных критериев и подсчета баллов.
Внедрение IT-технологий - очень важный шаг в любой сфере деятельности. Сфера event-организации расширяется с каждым днем, появляется все больше проблем и все больше различных решений, и многие решения связаны с web-разработкой различных приложений, доказывая, как важна разработка web-приложений для event-рынка и event-сферы.
Разработка все большего количества web-приложений дает все большее количество различных решений проблем, что позволяет организаторам тратить меньше сил на многие задачи и сконцентрироваться на творческом подходе в создании и проектировании мероприятий.
Чем больше различных решений, тем больше выбора приложений для организаторов, что развивает конкуренцию на event-рынке, тем самым двигая процесс усовершенствования программ и приложений, а также создание все более удобных решений проблем в event-сфере, автоматизируя все больше процессов, которые присутствуют в проектировании мероприятий.
Литература
1. Организация мероприятий: на что обратить внимание? [Электронный ресурс]. - URL: https: //www. eventnn.ru.
2. Проблемы и тенденции развития отрасли Event&MICE в России [Электронный ресурс]. -URL: https://adindex.ru/publication/analitics/search/2017/08/24/ 161917.phtml.
3. 10 полезных приложений для event-проектирования [Электронный ресурс]. - URL: https://event.ru/overviews/10-poleznyih-prilozheniy-dlya-vedeniya-event-proektov/
