CC BY
8
УДК 378
Перевезенцева Е.Д. студент магистрант, 1 курс Гуманитарно-педагогический институт
Корсакова В.К. студент, 4 курс Институт финансов, экономики и управления
Бачинский А.Г. студент, 3 курс Институт финансов, экономики и управления
Новиков В.А. студент, 2 курс Институт финансов, экономики и управления Тольяттинский Государственный Университет
Россия, г. Тольятти ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ 5S В УНИВЕРСИТЕТ Аннотация: в статье рассмотрен пошаговый алгоритм внедрения системы 5S в административно-управленческие структурные подразделения ВУЗа. Результат внедрения данной системы - создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии.
Ключевые слова: система 5S, университет, организация рабочего времени.
Perevezentseva E.D., master student 1 year, Humanitarian Pedagogical Institute
Togliatti State University Togliatti, Russia Korsakova V.K., student 4 year, Institute of Finance, Economics and Management
Togliatti State University Togliatti, Russia Bachinsky A. G., student 3 year, Institute of Finance, Economics and Management
Togliatti State University Togliatti, Russia Novikov V.A., student 2 year, Institute of Finance, Economics and Management
Togliatti State University Togliatti, Russia
IMPLEMENTATION OF THE 5S SYSTEM IN THE UNIVERSITY
Abstract: The step-by-step algorithm for implementing the 5S system into administrative and managerial structural divisions of the university is considered in the article. The result of implementing this system is the creation of optimal
conditions for performing operations, maintaining order, cleanliness, accuracy, saving time and energy.
Keywords: 5S system, university, organization of working time.
В настоящее время актуальной является система 5S, изначально разработанная Японцами для использования на производстве.
5S (система 5s) - это метод организации рабочего пространства (офиса), целью которого является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. 5S является инструментом бережливого производства. [2]
По мере успешного развития и тенденции положительных результатов данная система была адаптирована к использованию в офисной среде, где также способствовала более созданию более эффективных трудовых условий, сокращению затрат и увеличению прибыли.
Университет - образовательное учреждение, которое состоит из множества структурных подразделений разного вида деятельности [3]. Рассмотрим административно-управленческий персонал, руководство ВУЗа и структурных подразделений. Это сотрудники, на деятельность которых можно наложить систему 5S с целью сокращения времени и повышения эффективности подразделений.
Организация рабочих мест проходит в пять шагов, которые обозначаются словами, начинающиеся с буквы «С» [1].
■ Сэйри (^Щ) «сортировка» — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
■ Сэйтон «соблюдение порядка или рациональное расположение (аккуратность) — организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
■ Сэйсо (>Wirn) «содержание в чистоте» (уборка) — соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности.
■ Сэйкэцу (ШШ) «стандартизация» (поддержание порядка) — необходимое условие для выполнения первых трёх правил.
■ Сицукэ (Ш) «совершенствование» (формирование привычки) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.
Почему важно использовать 5S?
5S — это не только порядок на рабочих местах, это основополагающая концепция малозатратного, бережливого производства. [1]
1. Это ПРОСТО. Всегда.
2. Это чистое и хорошо организованное рабочее место - хороший психологический климат и желание выполнять свою работу.
3. Это способ повышения производительности труда - повышение
прибыли предприятия.
4. Это качество продукции - снижение количества дефектов.
5. Это безопасность на рабочих местах - снижение числа несчастных
случаев.
_Таблица 1. - Виды потерь
№ Виды потерь Примеры из области офисного труда
1. Перепроизводство ¡.Распечатка документов заранее (на всякий случай) 2.Повторная работа с документом (ненужная проверка) 3.Массовые рассылки информации сотрудникам 4.Подготовка документов заранее
2. Ожидание ¡.Неисправность офисной техники 2.Ожидание информации З.Ожидание принятия решения, согласования, подписания документа 4.Опоздания на совещания, встречи
3. Лишние перемещения ¡.Неудобная планировка офиса 2.Множительная и печатная техника расположены далеко от рабочего места 3.Плохо организованные рабочие места 4.Отсутствует визуализация названий подразделений, мест хранения канцелярских принадлежностей и документов и проч.
4. Лишние хождения, движения ¡.Поиски нужных предметов 2.Нерациональная организация рабочего пространства -хождения за документами, бланками 3. Работа выполняется исходя из опыта сотрудника, а не по стандартной процедуре
5. Излишняя или неправильная обработка ¡.Дублирование информации на разных носителях (бумажных, электронных, факсимильных) 2.Повторение одной и той же информации в разных формах документов 3.Использование разных версий инструкций по заполнению документов, разного программного обеспечения 4.Повторный ввод данных разными службами
6. Избыток запасов ¡.Закупка впрок, на всякий случай, со скидкой за количество - без учета потребностей 2.Загромождение рабочих столов стопками папок, ожидающих своей обработки, проверки 3. «Вечное» хранение документов
7. Дефекты и их исправление ¡.Нет стандартных форм документов, стандартных процедур выполнения операций 2.Информация недостоверна или недостаточна 3.Несовместимое программное обеспечение
8. Неиспользуемый творческий потенциал ¡.Нет четкой системы требований, непонятны критерии и перспективы квалификационного роста (освоения новых компетенций) 2.Высокая текучесть, отсутствие команды, слабая мотивация улучшений 3.Нет системы обучения персонала
Была поставлена цель: Внедрить систему 5 Б в управленческие подразделения ВУЗа.
Цель определила постановку задач:
1. Создать рабочую группу по внедрению системы 5 Б, назначить ответственных, издать приказ о внедрении системы.
2. Определить объем, составить план, проинформировать сотрудников, проведение ознакомительного семинара.
3. Провести аудит рабочих мест для фиксирования состояния до внедрения системы.
4. Внедрить все этапы методики 5 Б
ПОШАГОВЫЙ АЛГОРИТМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА:
1 шаг - Организационно-диагностический
Таблица 2. - П ошаговый алгоритм реализации проекта
№ п/п Цель Мероприятия Результат продукт
1. Разработка плана внедрения системы 5S - Создание Рабочей группы по 5Б; - Выявление проблем; - Определение целей. - Протокол заседания кафедры по внедрению системы 5S. Задокументированные цели
2. Обеспечение документационн ого сопровождения проекта - Издание приказа о внедрении системы 5S - Издан приказ о внедрении системы 5S
3. Ознакомление сотрудников с проектом - Информирование сотрудников компании о начале проекта; - Презентация проекта сотрудникам офисных подразделений; - Проведение аудита рабочих мест "как есть" - Сотрудники ознакомлены с предстоящим проектом. - Проведен аудит, зафиксировано состояние «до»
2 шаг - Сортировка - организовать рабочее место, оставив на нем только нужные для работы предметы. Таблица 3. - Пошаговый алгоритм реализации проекта
№ п/п Цель Мероприятия Результат продукт
1. Подготовка к сортировке - Планирование даты и времени этапа, подходящего для всех сотрудников кафедры; - Подготовка печатных материалов (контрольных листков, красных ярлыков и т.д.) - Проведение обучающего тренинга - Утвержден график проведения этапа на рабочих местах; - Подготовлены необходимые печатные материалы; - Сотрудники готовы к проведению этапа.
2. Анализ текущей ситуации в офисной зоне - Исследование офисной зоны; - Выявление проблемных мест в текущей зоне (То, что должно подвергаться сортировке). - Определены проблемные места, требующие сортировки
3. Уборка и чистка офисной зоны - Разработка плана сортировки (что, где, кто) - Определение критериев сортировки (нужное ежедневно, не нужное срочно, ненужное); - Проведение Кампании Красных ярлыков для предметов, ожидающих решения - Составлен план сортировки; - Ненужные предметы удалены или помещены в карантин для последующего принятия решения
3 шаг - Соблюдение порядка и рациональное расположение нужных предметов - разместить предметы наиболее удобным способом для выполнения работы, так чтобы минимизировать потери времени, сил и энергии Таблица 4. - Пошаговый алгоритм реализации проекта
№ п/п Цель Мероприятия Результат продукт
1. Подготовка к этапу Рационального расположения нужных предметов - Планирование даты и времени этапа, подходящего для всех сотрудников кафедры; - Подготовка печатных материалов (список нужных предметов, контрольные листки) - Проведение обучающего тренинга - Утвержден график проведения этапа на рабочих местах; - Подготовлены необходимые печатные материалы; - Сотрудники готовы к проведению этапа.
2. Анализ текущей ситуации расположения предметов в офисной зоне («как есть») - Составление плана помещения, нанесение больших и мелких предметов, нанесение расположения людей на рабочих местах, отметка проблемных мест - Составлен план помещения, выявлены проблемы
3. Рациональное расположения нужных предметов - Составление списка нужных предметов; - Разработка плана проведения этапа (что, где, кто) - Разработка схем рационального размещения («как будет»), перегруппировка объектов кабинетов с целью максимального упрощения деятельности; - Рациональное расположение предметов с использованием разграничителей, цветовой и текстовой маркировки, контуров и т.д. - Нужные предметы размещены рационально для максимального упрощения деятельности (легко взять, легко использовать, легко вернуть на место). Поиск нужного предмета не занимает более 30 секунд.
4 шаг - Содержание в чистоте, порядке и полной готовности всех
предметов, которые необходимы для выполнения работы
№ п/п Цель Мероприятия Результат продукт
1. Подготовка к этапу Уборка и Проверка - Планирование даты и времени этапа, подходящего для всех сотрудников кафедры; - Подготовка печатных материалов (памятки, контрольные листки) - Проведение обучающего тренинга - Утвержден график проведения этапа на рабочих местах; - Подготовлены необходимые печатные материалы; - Сотрудники готовы к проведению этапа.
2. Проведение Генеральной уборки и Проверки - Исследование рабочих зон и составление карты загрязнений, определение основных причин загрязнений; - Разработка плана проведения этапа (что, где, кто), закрепление ответственных за рабочими местами и зонами - Чистка рабочих мест, чистка оборудования, устранение простых неполадок; - Проверка рационального размещения, внесение корректировок в случае необходимости. Проверка соблюдения правил охраны труда и противопожарной безопасности. - Проведена уборка рабочих мест и зон, что позволяет своевременно выявить и устранить возможные проблемы. - Улучшено эффективность работы техники, соблюдается санитария и гигиена, а также правила охраны труда и противопожарной безопасности.
3. Разработка правил Уборки, Проверки и Устранения неисправностей - Разработка Графика уборки и Графика проверки (включая контрольные листки) - Разработка правил диагностики оборудования и устранения несложных неполадок - Разработка процедуры подачи заявок на устранение крупных неисправностей - Разработаны графики уборки и проверки, правила диагностики и процедура устранения неполадок.
5 шаг - Стандартизация - постоянно поддерживать сортировку, соблюдать порядок, содержать в чистоте, осуществлять проверку и
стимулировать их ежедневное применение
№ п/п Цель Мероприятия Результат продукт
1. Подготовка к этапу Стандартизации - Подготовка печатных материалов (памятки, контрольные листки) - Подготовлены необходимые печатные материалы;
2. Внедрение визуального управления - Разработка плана. Определение шагов визуализации, назначение ответственных и выбор сроков внедрения; - Составить полный список правил (18-28-38); - Определить инструменты визуализации правил (цветовые и текстовые маркировки, контуры, указатели, разделители, ленты и т.д.); - Разместить правила на всех рабочих местах. - Сформулирован, оформлен и размещен полный перечень правил.
6 шаг - Сов навыков соблюдени Таблица 7. - П юршенствование - выработка привычек, закрепление я правил ошаговый алгоритм реализации проекта
№ п/п Цель Мероприятия Результат продукт
1. Добавление обязанностей в трудовой распорядок - Разработка системы материальной и нематериальной мотивации сотрудников; - Добавление обязанностей и правил в должностные инструкции, положения и регламенты; - Проведение 5S конференции с награждением лучших сотрудников - Повышение мотивации сотрудников к использованию системы 58, у каждого сотрудника есть время на поддержание системы. Вклад каждого сотрудника поощряется.
2. Создание Группы развития - Формирование группы развития в составе (например, Лидер проекта, Инженер по развитию, Тренер); - Создание Группы аудита системы 5S; - Определение графиков проверок, включая аудиты Генеральным директором - Четко распределены обязанности. Созданы группы контроля. Руководители демонстрируют поддержку системы 5S
3. Разработка Плана внедрения системы 5S и Графика обучения - После успешного внедрения проекта разработка Плана внедрения системы 5S во всех подразделениях университета; - Проведение обмена опытом между подразделениями; - Разработан план дальнейшего внедрения проекта. Каждый сотрудник осведомлен о работе системы и имеет личный 5Sплан
сотрудников - Разработка Графика обучения (в том числе и новых сотрудников)
4. Внутреннее продвижение системы 5S Разработка: - лозунгов 5S (значки, наклейки, флажки, постеры) - плакатов 5S - информационных досок с фото и рассказами о состоянии системы упорядочения - рассылок 5S (электронные сообщения о событиях, отчетах и планах) - Каждый сотрудник понимает зачем нужна система 5S. Система 5S приносит удовлетворение.
Рисками и ограничениями при внедрении системы 5 S в университет будут являться недостаточный уровень осведомленности и мотивационной готовности субъектов, участвующих в рамках проекта. Для снижения или полного устранения рисков необходимо проводить тренинги и семинары для сотрудников.
Применение системы 5 S благополучно отражается на эффективности работы организаций разных сфер деятельности. Ее внедрение в университет не менее важно. Данный инструмент доступен каждому и не требует существенных затрат, а успех системы целиком зависит от всеобщего понимания важности проводимых изменений.
Использованные источники:
1. Все о системе 5 S в одном месте [электронный ресурс]. URL:http://www.5sexpert.ru (дата обращения 25.01.2018)
2. Мунт О.В., Перевезенцева Е.Д., Корсакова В.К., Шурыгин.С.В. Как построить систему качества // e-Журнал Форум молодых ученых.- 2017 -№10(14).
3. Перевезенцева Е.Д., Хайитов Х.О., Шурыгин С.В., Корсакова В.К. Стратегия образовательного учреждения// e-Журнал Форум молодых ученых. - 2017 - №10(14)
