CC BY
15УДК 37.01:004.738.5
Галингер А. И Galinger A. I.
ВНЕДРЕНИЕ OFFICE 365 В УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ СИСТЕМЫ ШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
INTRODUCTION OF OFFICE 365 IN EDUCATIONAL INSTITUTIONS OF SCHOOL SYSTEM
В статье раскрываются возможности внедрения сервиса Microsoft Office 365 в учебный процесс. Описываются методы работы с ресурсами по обеспечению сетевого взаимодействия участников образовательного процесса, организации системы дистанционного обучения и автоматизации процесса управления образовательным учреждением.
The article considers possibilities of the Microsoft Office 365 service introduction in educational process. The practice regarding the maintenance of networking cooperation among school community, the organization of a distance learning system and the process automation of an educational institution management are described.
Ключевые слова: сервис Microsoft, общешкольные ресурсы, система дистанционного обучения.
Keywords: Microsoft service, school-wide resources, distance learning system.
В настоящее время одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями образовательных организаций, является повышение продуктивности образовательного процесса и избавление педагогов и учащихся от необходимости тратить время на поиск и копирование документов, создание единого информационного пространства образовательного учреждения. Формирование ИКТ-насыщенной среды образовательных учреждений предполагает:
• обеспечение сетевого взаимодействия участников образовательного процесса;
• организацию системы дистанционного обучения;
• автоматизацию процесса управления ОУ.
С нашей точки зрения, внедрение сервиса Microsoft Office 365 позволит эффективно решить все поставленные задачи. Office 365 для образования - это набор служб, с помощью которых педагоги и ученики смогут вместе работать над учебными проектами. Он предлагается бесплатно преподавателям и учащимся учебных заведений. В состав этого плана входит набор Office Online (Word, PowerPoint, Excel и OneNote), 1 ТБ места в хранилище OneDrive, Yammer и сайты SharePoint.
Внедрение сервиса Microsoft Office 365 позволит создать единое информационное пространство со всеми необходимыми материалами для образовательного процесса и предоставлять электронные услуги в области удаленного обучения, получать статистику успеваемости, расписание занятий для родителей и учащихся, а также обмениваться опытом и информацией между учителями, выводя образовательный процесс на новый этап автоматизации (рис. 1).
В состав внедренных функциональных элементов сервиса входят:
1. Дистанционное обучение - дистанционные уроки с неограниченным количеством участников, без ограничений количества одновременных сессий, подключение к уроку удаленных учеников с обеспечением полного функционала, проведение открытых уроков.
2. Школьный портал - электронные расписания занятий, календарь (планирование и управление внеклассной работой, мероприятиями и родительскими собраниями; возможность организации и проведения дистанционных уроков), результаты урока (специальный интерфейс для простой работы с основной функциональностью урока в одном окне), электронный дневник, домашние задания, электронные тестирования (модуль, позволяющий создавать тесты и проводить тестирование, назначать тесты как домашнее задание), план занятий (модуль, позволяющий осуществлять календарно-тематическое планирование), материалы и медиатека (разделы для хранения учебных материалов с возможностью просмотра, редактирования и создания основных офисных документов непосредственно в окне браузера без применения сторонних приложений), отчетность, социальные функции (обеспечение возможности коллективных обсуждений, размещения фотографий и публикаций на портале).
3. Школьная электронная почта - наполненная книга контактов (каждый ученик и учитель получают личный e-mail, который позволяет обмениваться электронными письмами внутри школы, а также использовать личную электронную почту для общения с внешними контактами; каждому участнику учебного процесса доступна адресная книга, содержащая все контакты учеников и учителей школы), веб-интерфейс (почта доступна с любого ПК в Интернете, работает на странице браузера и имеет удобный и привычный интерфейс Microsoft Outlook).
Рис. 1. Работа Office 365
Данный сервис может быть использован в образовательном процессе в разных форматах.
1. Традиционный урок в школе
Для такого варианта нужны, как минимум, проектор и ноутбук с доступом в Интернет. Учитель демонстрирует электронные ресурсы на экране. Это могут быть: презентации, фильмы, тексты, интерактивные упражнения и т.п. Ученики работают с ручкой и тетрадкой, но здесь есть особенности:
• все электронные ресурсы по уроку лежат в хранилище OneDrive и по ссылке, указанной учителем, могут быть доступны из дома, из библиотеки и даже из Интернет -клуба;
• ученики включены в одну группу учителем, например «География, 11Б», и домашнее задание в виде электронных рабочих тетрадей им рассылается электронной почтой или же доступно по ссылке в OneDrive. За счет группы это делается учителем в один клик;
• ученики делают домашнее задание и отсылают его учителю почтой или же выкладывают у себя в OneDrive или в хранилище группы; учитель проверяет задание, когда имеет время.
В последнее время все чаще ученики сразу же работают в классе с планшетами как с электронными учебниками, поэтому будем рассматривать именно данный вариант.
2. Работа с классом, поделенным на группы по 10-14 человек с планшетами
Планшеты можно использовать даже на ОС Android, на которых оперативно можно
подключиться к MS Office 365 и получить в облаке весь набор сервисов через Интернет. Планшет сегодня для ученика - это почти что мобильный телефон, и было бы полезно дать ему, помимо игровой, и полезную функцию в школе.
3. Работа с классом, поделенным на группы по 10-14 человек в компьютерном
классе
В данном случае работа учителя с учениками отличается принципиально. Акцент делается уже на индивидуализации процесса обучения, на интерактивности. Ученик загружен очень сильно и вынужден работать индивидуально. Загрузка ученика зависит также от подбора учителем электронных образовательных ресурсов (контента), с которыми работает ученик. Это могут быть и программно-методический комплекс, и флеш-упражнения, упражнения, подготовленные в редакторе Master Tool-ESB самим учителем. Весь этот комплекс упражнений распределяется для работы ученика в школе и дома, при этом MS Office 365 позволяет организовать доступ к этому контенту из дома, работу с ним и отправку учителю для контроля. Также в группе можно разместить электронный журнал с оценками ученика, что будет дополнительным стимулом для него. Такая форма позволяет иметь в группе по каждой теме (уроку) 3-5 оценок у каждого ученика по различным видам работ, что просто нереально иметь в классно-урочной системе.
Опишем возможности MS Office 365 для школьных учителей и руководства школ.
Работа с общешкольными ресурсами
Очень часто можно слышать нарекания от администрации школ на вал отчетности и всевозможных справок, который захлестывает все больше и больше, несмотря на век информационных безбумажных технологий. Для хорошего учителя важно поддерживать свой имидж, отслеживать педагогические достижения, которые нужно донести до администрации, а также представить при аттестации, которая проводится 1 раз в пять лет, для чего каждым учителем создается свое портфолио педагогических достижений. Давать доступ к нему лучше всего из личного хранилища OneDrive самого учителя. Можно также подключить этот портфолио к сайту школы, и мозаика таких портфолио поможет любому пользователю (родителю) определить ее уровень. Раздел «Сайты» MS Office 365 также предоставляет такой сервис, как «Общедоступный сайт», где из шаблонов можно сделать сайт школы.
На общедоступном сайте можно размещать и хранить общешкольные ресурсы -файлы, фотоальбомы, видеоролики, как в библиотеке электронных ресурсов.
Работа с мобильными устройствами
У учеников большой популярностью пользуются смартфоны и планшеты. Все ресурсы MS Office 365 доступны с них так же, как с обычных компьютеров.
Сервисы MS Office 365 - это прежде всего инструмент для учителя. Они не заменят педагога, но могут дать ему возможность дойти до каждого ученика, подойти к нему индивидуально, помочь, поддержать, выступить руководителем, наставником и консультантом.
Развертывание MS Office 365 занимает буквально 5-10 минут. Оно достаточно просто, не требует никаких дополнительных запросов или разрешений и под силу любому продвинутому пользователю, которых среди учителей более чем достаточно.
Сервис позволяет дома подготовить материал для урока и обеспечивает доступ к файлам благодаря программе. Данная папка будет доступна и в классе, и дома, а также с телефона либо планшета.
Система дистанционного обучения
Эффективные коммуникации, в частности эффективная обратная связь между участниками учебного процесса, - это залог качественного электронного обучения. Microsoft «Skype для бизнеса» является незаменимым средством для общения в режиме реального времени.
К онлайн-мероприятию можно подключиться как с помощью приложения, так и с помощью Web App. Сервис позволит:
• производить показ презентации PowerPoint;
• демонстрировать содержимое рабочего стола устройства с отображением сложного набора учебных материалов;
• производить показ программ (приложений), запущенных на персональном устройстве и проводить онлайн-занятия по их изучению;
• показывать графические объекты;
• проводить опросы;
• организовать сеанс «Вопрос-ответ»;
• совместно редактировать документы Microsoft Office;
• визуально идентифицировать собеседника и проводить экзамены или собеседования;
• осуществлять управление записными книжками OneNote и вести, например, протокол совместного мероприятия;
• обмениваться текстовыми сообщениями и добавлять файлы, например с учебными материалами, которые упоминаются в ходе беседы.
Сервис позволяет реализовывать различные сценарии дистанционного обучения.
Сценарий 1. Роли участников Skype-беседы
1. В ыступаю щие.
2. Участники.
Определение ролей зависит от организатора беседы, политики учебного заведения и администрирования в ходе беседы, т. е. участникам можно назначать роль выступающего и наоборот.
Возможности участника могут быть дополнительно ограничены администратором беседы, например можно принудительно отключить микрофоны и демонстрацию видео собеседников-участников.
Например, в ходе переписки с преподавателем возникла необходимость продемонстрировать ему возможности программы «Skype для бизнеса». В этом случае последовательность действий при проведении вебинара для повышения квалификации с преподавателем в роли выступающего выглядит следующим образом:
• обратив внимание, что преподаватель в настоящее время находится в сети, учащийся делает двойной клик по его имени-контакту в приложении. Контакты настраиваются заранее или находятся с помощью поиска по имени контактов учебного заведения (как в примере);
• далее загружается содержимое для показа, например «Показать файлы PowerPoint». Обращается внимание на то, что в меню «Управление содержимым» появилась цифра, отображающая содержимое для показа, и если планируется производить показ разного содержимого, то переключение между содержимым, отображаемым участникам вебинара, производится с помощью пункта «Управление содержимым»;
• если слева не отображается панель сообщений, то нажимается кнопка «Сообщение». Здесь отображаются список участников (если он не отключен в настройках приложения) и кнопка «Действия участников»;
• с помощью кнопки «Действия участников» отключатся микрофоны аудитории на момент выступления, запрещается показ видео;
• начинается выступление. По ходу выступления вопросы оставляются в качестве текстовых сообщений. При необходимости подключается микрофон отдельного участника с помощью контекстного меню, которое появляется при нажатии правой клавиши мыши (персональный компьютер) на имени участника. В этом же меню можно просмотреть контактные данные собеседника;
• в ходе показа презентации имеются возможности:
o видеть ленту с эскизами слайдов и быстро перемещаться по ним;
o видеть заметки к слайдам;
o в любой момент с помощью кнопки «Прекратить показ» (находится над демонстрируемым слайдом) возможно остановить показ презентации.
• при необходимости в ходе вебинара можно имитировать доску с мелом или организовать опрос с помощью пункта меню «Дополнительно».
Сценарий 2. Устраиваем видеодискуссию
В ходе дискуссии все участники могут быть в роли выступающих (единое коммуникационное пространство). Назначается модератор дискуссии, который поочередно будет предоставлять возможность показа своего содержимого при выступлении каждого участника.
• Вебинар организатор может записать. Видеоролик дискуссии будет доступен после завершения записи из меню «...» (дополнительные параметры) с помощью пункта меню «Начать запись». При всех действиях организатора участники беседы видят внизу желтые панели с предупреждающими сообщениями.
• Диспетчер записи выдаст информацию о процессе записи и местонахождении видеоролика.
• Видеоролик можно разместить в OneDrive, специальной библиотеке сайта SharePoint или опубликовать на портале «Видео» Office 365.
• В меню «...» (дополнительные параметры) можно установить «Параметры собрания Skype».
Организуем обучение с помощью Microsoft Sway
Microsoft Sway позволяет быстро и легко создавать различные учебные материалы (контент) почти на любом устройстве. В результате получается веб-базированный контент, который может подстраиваться почти под любой экран устройства, а делиться им можно при помощи простой ссылки.
Рассмотрим вариант создания обучающей среды в Sway на примере мобильных устройств: создаем среду для обучения в мобильном приложении (на примере мобильного приложения Outlook Groups для операционной системы Android).
При работе в мобильной группе необходимо установить приложение и с помощью него можно участвовать в беседах группы (групповых чатах). Сообщения (рассылка) для группы может содержать помимо текста вложения: фотографии с камеры мобильного устройства, рисунки, файлы, географическое место расположения, gif-изображения из внешней библиотеки и ссылки на другие учебники Sway.
С помощью Sway (для удобства обучаемого) можно соединить воедино различные источники контента (рис. 2); с помощью, например, вебинаров (видеолекций) отразить основной, необходимый для данного курса, перечень знаний по выбранной области. При необходимости можно встроить основные текстовые пояснения.
Для контроля знаний можно встроить тесты и опросы Microsoft Forms [5], чтобы они были непосредственно доступны в Sway.
Рис. 2. Выбор мультимедийных компонентов в Sway
Если при внедрении документов (текстовых и графических элементов) и добавлении файлов изображений есть ограничение в 256 MB для файлов изображений и других типов контента и в 20 MB - для документов, то для использования видео и звука есть различные варианты. Например, видео можно внедрить с одного из ресурсов: YouTube, Office 365 Video, Office Mix.
В этом случае нет никаких ограничений размера; на ресурсах, где размещено видео, вам будет доступна статистика просмотра и т. д. Такие ресурсы предполагают многократное использование ссылок и кода внедрения.
Если же необходимо разместить видеоматериал в Sway (есть ограничение на размер до 768 MB) для ознакомления, без сбора статистики, то это можно сделать непосредственно в Sway (рис. 3).
К тексту, графическим элементам, заданиям и т. п. в Sway можно добавить звук (пояснения голосом) или путем записи звука в Sway, или путем добавления звуковых файлов (есть ограничение размера до 100 MB) непосредственно в карточку «Звук» Sway.
В таком случае пользователю Sway будет доступен проигрыватель, к которому можно добавить текстовые пояснения и возможностью многократно прослушивать педагога.
Педагог имеет возможность перезаписать звуковые пояснения при записи звука в
Sway.
Сценарий 3. Варианты доступа пользователей к Sway
В Sway для общего доступа можно использовать следующие варианты:
1. «Любой пользователь, у которого есть ссылка».
2. «Пользователи организации, у которых есть ссылка».
Если необходимо организовать самостоятельное изучение учебного материала для значительной аудитории, то применяется первый вариант. Не стоит забывать о том, что нельзя использовать ресурсы, не имеющие общего доступа, например, самотестирование в
Microsoft Forms при встраивании тестов в Sway должно быть предусмотрено для анонимных пользователей.
Второй случай доступа применим для всех, имеющих учетную запись учебного заведения. В этом случае можно использовать контрольное тестирование, ресурсы сайта группы и т. п.
Рис. 3. Варианты работы с мультимедиаданными
Таким образом, использование MS Office 365 в учебных заведениях школьной системы имеет ряд преимуществ:
• сокращение издержек на внедрение и поддержку отдельных сервисов и ИТ-инфраструктуры в целом: все обновления системы, архивация, поддержка и замена аппаратных ресурсов будут выполняться в дата-центрах Microsoft;
• скорость ввода систем в эксплуатацию. Подключаясь к сервису Office 365, учебное заведение получает доступ к системам конференц-связи, веб-порталам и электронной почте в течение нескольких дней, что в разы меньше в сравнении с установкой данных технологий на собственных серверах;
• возможность постепенного перехода на облачные вычисления. Примером такого перехода может служить создание почтовых ящиков для новых пользователей на базе облачного сервиса Exchange, в то время как уже используемый сервер в учебном заведении может продолжить обслуживать уже существующие почтовые ящики. Это
позволит эффективно использовать уже закупленное учебным заведением оборудование, но при этом сократить дальнейшие затраты;
• сокращение затрат, связанных с поиском необходимой информации и людей. Коммуникационные возможности, которыми обладает решение, и принцип объединенных коммуникаций помогают быстрее согласовывать и принимать решения. Общая база знаний с единой точкой входа и полнотекстовым поиском позволяют быстрее находить информацию и экспертов, владеющих ею;
• инвестиции в будущее. При помощи продуктов и сервисов, входящих в решение, можно выполнять гораздо более широкий круг задач, чем с помощью обычных узкоспециализированных приложений. Неограниченные возможности по настройке позволят адаптировать решение для новых и специфичных задач в области управления учебным заведением, процессом обучения, коммуникациями и отчетностью;
• обеспечение конкурентного преимущества. Учебное заведение должно быть привлекательным, чтобы выиграть в конкурентной борьбе за абитуриентов. Предлагая максимум возможных сервисов для студентов, оно создает себе конкурентное преимущество перед другими учебными заведениями, ограничивающими студента базовыми сервисами;
• сокращение затрат на обучение. Нет необходимости выделять специальное время и средства для обучения сотрудников, преподавательского состава и студентов работе с программным обеспечением. С клиентской стороны выступают знакомые всем приложения MS Office.
Литература
1. Осколков И. Ещё раз о облачных вычислениях // Компьютерра Online. 2009. № 6. С. 9-11.
2. Официальный сайт Microsoft Office. URL: office.microsoft.com/ru-ru/ (дата обращения: 30.11.2017).
3. Романченко В. Облачные вычисления на каждый день // 3dNews. 2009. № 5.
С. 7-9.
4. Топровер О. Десять вопросов об облачных вычислениях // Открытые системы. 2009. № 16. С. 19-20.
