Внедрение автоматизированной системы управления в типографии Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Внедрение автоматизированной системы управления в типографии

Ю.С. Антонюк,

студент гр. ДЦауМ-6-1

В современных условиях деятельность отечественных производителей должна быть ориентирована на выпуск высококачественной и конкурентоспособной продукции при максимальном снижении затрат на ее производство [5]. Полиграфическое предприятие, подразумевает ряд особенностей, влияющих на управление и деятельность предприятия в целом. Возможность смены поставщика материалов, техники, смены технологии, методов продаж, управления финансами, имеют большое значение на полиграфическом предприятии. Меняются рыночная и технологическая направленность предприятия, привязка к конкретным поставщикам оборудования и материалов, управляющих систем, коммерческая и сбытовая политика, возможности финансирования и кредитования деятельности. В такой ситуации необходимо уметь оперативно реагировать на меняющиеся условия функционирования.

Сложность объектов автоматизации, каковыми являются полиграфические предприятия малого и среднего масштаба производства, а также переход от частичной автоматизации к комплексным интегрированным решениям, учитывающим специфические особенности типографий, приводит к увеличению количества и сложности проектов по комплексной автоматизации полиграфических предприятий.

Процесс проведения ряда работ по внедрению АСУПП необходимо избавить от зависимости качества результатов от таких субъективных факторов, как квалификация исполнителей [1], их опыт, и понизить риск неуспешного завершения проекта. На сегодняшний день существует острая потребность в обоснованных технологических рекомендациях реализации комплекса работ по внедрению АСУПП, позволяющих планировать ход работ в рамках проекта и гарантировать необходимое качество результатов.

Таким образом, при разработке методики внедрения АСУ на полиграфических предприятиях с малым и средним масштабом производства, необходимо использовать такие методы и подходы, которые могут привести к существенному уменьшению времени выполнения работ и уменьшению трудозатрат. На основании анализа исследуемой зависимости трудоемкости, для снижения времени выполнения работ, можно выделить ключевые факторы, которые на них влияют:

- снижение времени выполнения работ по адаптации за счет параллельного выполнения процессов настройки;

- снижение трудозатрат на внесение информации об одной информационной единице;

- снижение времени на настройку системы за счет разработанных шаблонов: справочника оборудования, справочника материалов;

- снижение вероятности возникновения ошибок при внесении информации.

Параллельное выполнение работ при внедрении АСУПП. Фактическое время выполнения работ адаптации и ввода в эксплуатацию АСУПП представляет собой сумму трудоемкостей работ по настройке всех модулей системы [1]. Поскольку процессы настройки информационных единиц независимые, следовательно, возможно параллельное выполнение этапов настройки. Подход экстенсивного решения не снизит общую трудоемкость, но позволит существенно сократить время работы.

Формирование пакета шаблонов настройки заранее, позволяет свести все работы в рамках этапа настройки АСУПП к выбору подходящих шаблонов из готового пакета шаблонов и их перенесение в систему при ее адаптации. Оптимальным решением, при построении списков используемых материалов, оборудования, будет сбор данных у поставщиков полиграфических материалов [1]. Это становится возможным, поскольку основная часть информации - это технологические и технические параметры материалов и полиграфического оборудования, которые не зависят от внешних факторов и формируются производителями. Изменения информации, которые могут потребоваться для обеспечения соответствия конкретному предприятию, минимальны. Большинство из них касается финансовых аспектов описания: закупочная цена материалов, оборудования [2]. Применение таких подходов для формирования списков оборудования, материалов -позволяет уменьшить время внесения данных в АСУПП, за счет устранения необходимости ввода большого количества данных, а так же трудозатраты.

Таким образом, после проведения оптимизации, в рамках процедуры внедрения, можно выделить следующие этапы работ (рис. 1):

Рис. 1. Схема этапов проекта внедрения АСУ на полиграфических предприятиях, с малым и средним масштабом производства

Этап I. Постановка целей проекта и формирование плана внедрения

Включает постановку цели, задач и ожидаемого результата от внедрения. Формирование и обучение проектной группы. На данном этапе можно выделить следующий состав работ:

- организация проекта;

- цели и область применения;

- состав проектной группы;

- обучение специалистов группы внедрения;

- распределение работ между участниками проектной группы;

- методика внедрения;

- календарный план и сроки выполнения;

- согласование основных этапов;

- методы оценки качества работы;

- документирование всего хода реализации проекта.

Формирование проектной группы

Из числа руководителей и специалистов предприятия формируется проектная команда и устанавливается регламент ее работы. Перед участниками ставятся конкретные задачи.

В зависимости от поставленных задач проекта в команду должны войти [4]: руководитель проекта, человек, ответственный за снабжение, продажи, ответственный за планирование и производство, финансы и бухучет, инженер печати, а также программист или системный администратор - всего 7-8 человек, для предприятия со средним масштабом производства, и 4 человека, для предприятия с малым. Во втором случае, рекомендуется распределить назначения так: ответственный за продажи и планирование, инженер печати несет ответственность за производство, бухгалтер и системный администратор.

После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В результате изучения специальной литературы, можно сделать вывод, что самый оптимальный отчетный период должен быть равен одному дню [2].

Обучение руководителей высшего, среднего звена и специалистов

Обучающий курс представляет собой логику и механизмы реализации проекта внедрения, включает описание ожидаемых результатов от внедрения АСУПП на предприятии. Основная часть обучающего материала, теоретические основы новых подходов к организации работ по внедрению, к которой прилагаются учебно-методические рекомендации по самостоятельной настройке системы и организации проекта обследования. Обучающие материалы, включают сформированные

шаблоны должностных инструкций, регламента работ, технологического задания и рекомендации по внедрению, которые оптимизируют этапы и процедуры процесса, не приносящие должной ценности, с целью упростить и ускорить внедрение системы.

Этап II. Предпроектное обследование

Задачей предпроектного обследования является диагностика проблем, которые могут возникнуть при внедрении, таких как некачественное формирование, отсутствие первичных документов, справочников, нормативов и стандартов, а также неподдерживаемая АСУП организация бизнес-процессов. В документе отражаются выявленные проблемы и намечаются пути их решения.

Этап III. Внедрение и настройка АСУПП

Процесс внедрения должен строиться на принципе поэтапного ввода системы в эксплуатацию с постепенным наращиванием функциональности [1]. Выполнение работ на этапе внедрения предлагается осуществлять в два последовательных подэтапа. Схема выполнения работ внутри подэтапов, параллельная.

1. Настройка системы:

- базовые настройки и настройки расчета заказа;

- настройка системы на структуру предприятия;

- настройка справочника материалов;

- настройка справочника оборудования.

2. Тестовые пуски в отдельных подразделениях:

- запуск системы в отдельных подразделениях, в тестовом режиме, с достоверными, но ограниченными данными;

- мониторинг корректности и точности настройки системы и ее готовности к началу эксплуатации.

Этап IV. Эксплуатация системы

Этап эксплуатации, предполагает:

- мониторинг и выверку данных;

- обучение новых сотрудников;

- регулярное резервирование данных;

- поддержку работоспособности инфраструктуры, окружающей систему, включая оборудование и операционные системы.

В процессе эксплуатации ответственное лицо, назначаемое руководителем, с установленной периодичностью анализирует и фиксирует получаемые результаты. Регулярное сравнение плановых нормативов и фактических показателей позволяет оценить динамику роста производительности труда, сделать выводы об эффективности мер, принять корректирующие решения - то есть управлять процессом оптимизации себестоимости [3].

Со временем, возможно, потребуется дополнительная настройка системы, или ее расширение посредством внедрения дополнительного спектра модулей, в связи с выходом предприятия на новый рынок, появлением новых направлений, отделов или расширением ассортимента выпускаемой продукции. Так же, предполагается внесение изменений в систему в случае изменения местного законодательства.

Таким образом, первое, что необходимо сделать для того чтобы проект внедрения АСУПП оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые будут автоматизированы. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности.

Чтобы максимально сократить риски подобного сложного проекта, необходимо придерживаться следующих принципов:

тщательное предпроектное обследование - залог правильной настройки системы [5];

строгий календарный план и фиксированные сроки выполнения работ на каждом этапе проекта внедрения;

четкие границы проекта, во избежание чрезмерной сложности и невыполнимости проекта;

сильная команда проекта. Проектная команда должна быть достаточно компетентной и работать с полной самоотдачей [5];

вопросы не должны делиться на «важные» и «не важные». Любой возникший вопрос должен решаться своевременно [4].

Уменьшение рисков, также происходит за счет подробного документирования всех аспектов, процедур, потребляемых ресурсов, которые возникают в ходе проекта. Четко должны быть прописаны и документированы выполненные работы, цели и достигнутые результаты.

Библиографический список

1. Иванов П.К. Автоматизированные системы управления в полиграфии : учебник / П.К. Иванов, В.В. Ковалева, Ю.Н. Самарин. - М. : МГУП, 2009. - 190 с.

2. Богомолов Г.В. Построение автоматизированной информационной системы для оценки эффективности функционирования предприятия / Г.В. Богомолов // Вестник МГУП. - 2008. - № 5.-С. 45-48.

3. АнтонюкЮ.С. Реализация задач управления производством с помощью системы PrintEffect / Ю.С. Антонюк // Вестник ХНУРЭ. -2010. - № 18.

4. http://offline.cio-world.ru

5. http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/management_ and_leadership_standards/management_system_basics/auditing.htm