CC BY
101Ф^РУ M
молодёжной науки ОБЩЕСТВЕННЫЕ НАУКИ
ISSN 2687-086X www.forummn.ru http://forummn.ru/article-2.5.5.html
Влияние цифровизации на организацию процесса
делопроизводства
Соколова К.И.,
mskseniya@yandex. т
ФГБОУВО «Курганский государственный университет» (г. Курган, Россия)
УДК 651.011.42
Аннотация. Цель работы - изучить влияние цифровизации на организацию процесса делопроизводства. Методы исследования: описательный метод, метод наблюдения. Объектом исследования является электронный документооборот в условиях развития цифровизации. Результаты: в течение последних нескольких лет все больше организаций переходит на электронный документооборот. Особую актуальность вопрос внедрения электронного документооборота приобрел в период пандемии COVГО-19. Выводы: в статье рассмотрены преимущества внедрения электронного документооборота, определены проблемы, которые могут создать трудности для успешной реализации процесса, а также предложены пути решения обозначенных проблем.
Ключевые слова: цифровизация, делопроизводство, электронный документооборот, удаленная работа.
The impact of digitalization on the workflow management
organization
Sokolova K.I.,
mskseniya@yandex.ru
Kurgan State University (Kurgan, Russia)
UDC 651.011.42
Annotation. The purpose of the article is to study the impact of digitalization on the organization of the workflow management. Research methods: descriptive method, observation method. The object of the research is the electronic workflow management in the context of the development of digitalization. Results: over the past few years, more and more organizations are switching to electronic workflow management. The issue of electronic workflow management has acquired particular relevance during the COVID-19 pandemic. Conclusions: the article discusses positive sides of introducing electronic workflow management, problems that create difficulties for the successful implementation of the process, and suggests ways to solve these problems.
Keywords: digitalization, recordkeeping, workflow management, smart working.
Введение
Сегодня цифровизация - это новый тренд, который пришел на смену информатизации и компьютеризации. В глобальном плане цифровизация представляет собой концепцию экономической деятельности, основанной на цифровых технологиях, внедряемых в различные
Ф Э Р У М ISSN 2687-086Х
молодёжной науки 24 www.forummn.ru
Youth 11 Forun 1,1,1 http://forummn.ru/article-2.5.5.html
ОБЩЕСТВЕННЫЕ НАУКИ
сферы жизни и производства. И эта концепция широко внедряется во всех без исключения странах.
Существует большое количество литературы по данной теме. Также проводятся различные исследования с установления распространённости цифровых технологий. В рамках данного исследования были рассмотрены некоторые из них.
Первоначально была поставлена цель работы - изучить влияние цифровизации на организацию процесса делопроизводства. Для этого были избраны следующие методы исследования: описательный метод, метод наблюдения.
Основная часть
В России за последние несколько лет значительно возросло количество компаний, которые активно включились в процесс реализации стратегии цифровизация и цифровые трансформации.
Влиянию цифровых технологий подверглось и делопроизводство. Современные компании все чаще используют электронный документооборот, так как именно такой вариант работы с документами помогает ускорить бизнес-процессы компании, сделать их более прозрачными и тем самым повысить эффективность управления.
В основе обмена электронными документами лежит принцип безбумажного документооборота. Можно выделить следующие преимущества электронного документооборота:
1. Экономия времени: благодаря центральной базе данных регулярно создаются резервные копии файлов, что также исключает возможность безвозвратной потери документа.
2. Более адекватное использование физического пространства и техники: освобождение от лишних устройств для хранения документов, так как документы и файлы безопасно удаляют по истечении срока их хранения.
3. Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: системы электронного документооборота позволяют наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения, а также получить информацию о его создателе, узнать, кто имел к нему доступ, кто его редактировал и в какое время.
4. Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. Достаточно одного клика мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, содержащие требования, связанные с типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.
5. Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: возможности электронного доступа и коммуникаций позволяют работать удалённо. Так, больше не нужно ждать, пока бумажные копии файлов будут отправлены из соседнего офиса. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение изменилось. Помимо прочего снижаются затраты на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку.
6. Повышение удовлетворённости сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса, а руководители в свою очередь получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых [3].
Электронный документооборот также активно внедряется и в госсекторе. Согласно программе правительства, направленной на развитие в России цифровой экономики, принятой в 2017 году, к 2025 году 90 % всех межведомственных операций должно совершаться через виртуальную сеть [2].
Стоит отметить, что дистанционная работа во время пандемии COVID-19 ускорила процесс перехода многих компаний к внедрению электронного документооборота. Ввиду ограничений передвижения, принятых правительством весной-летом 2020 года, необходимость перевода
Ф Э Р У М ISSN 2687-086Х
молодёжной науки 25 www.forummn.ru
Youth 11 Forun 1,1,1 http://forummn.ru/article-2.5.5.html
ОБЩЕСТВЕННЫЕ НАУКИ
делового общения в цифровой формат стала очевидной. Таким образом, введение удалённого режима работы стало обязательным для тех компаний, где это было возможно.
Согласно исследованию, проведенному CNews Analytics, в 2020 году большая часть сотрудников в 83% крупнейших организаций России испытали на себе переход к дистанционной форме работы. Несмотря на снятие ограничений и отмену самоизоляции, большая часть респондентов планируют её дальнейшее использование, что требует развития ИТ-инструментария для организации удалённой работы [1].
Учитывая тот факт, что удалённый формат организации рабочей деятельности стал частью трудовой жизни, новые реалии заставили компании переосмыслить свои внутренние бизнес-процессы, а в особенности процессы, связанные с документационным оборотом.
Системы электронного документооборота используются в 73,2% отечественных компаний с числом сотрудников от 10 до 19. Этот показатель составляет уже 97,1% для компаний с более чем 500 сотрудниками. Останавливаясь на более подробном рассмотрении типов программного обеспечения, используемого для оцифровки процессов, стоит отметить, что в 67,2% компаний имеется собственная программа управления цифровыми документами. Особенно это актуально для организаций, связанных с государственным управлением.
Когда мы говорим об инновациях в управлении документами в современном мире цифровых технологий, в том числе в условиях ограничений, вызванных пандемией COVID-19, важно помнить, что существуют 3 ключевых момента, которые требуют пристального внимания и детальной проработки.
Первый - это совместное использование в контексте интеллектуальной работы. Речь идёт об управлении одной копией документа, касающегося нескольких человек, которые работают раздельно. Дальнейшие сложности возникают, если документ также нуждается в рецензировании. В этом случае количество этапов работы увеличивается, и возрастет опасность путаницы или допущения ошибок.
Второй - согласование документа. После того, как документ был разработан и отредактирован, требуется его согласование соответствующими сотрудниками. Однако в ситуации, когда принимающая сторона сталкивается с большим объёмом электронных писем и других сообщений, вполне может возникнуть ситуация, когда документ затеряется в «море» уведомлений.
Третий момент, который также следует учитывать - это архивирование. При работе из дома необходимо, чтобы один и тот же документ был всегда доступен каждому из исполнителей. В то же время необходимо обеспечить полную безопасность сведений, содержащихся в документе, и чтобы «третья сторона» не смогла получить к нему доступ.
В этом смысле решение об оцифровке процесса документооборота предоставляет возможность для постоянного улучшения рабочего процесса и бизнеса в целом. Каждая из обозначенных выше проблем может быть решена одним из следующих способов.
Одно из решений - это распределённые реестры (блокчейн), которые помогают в удалённой работе, особенно в государственном управлении. Структура блокчейн подразумевает «децентрализацию» информации в документе, которая хранится в так называемом архиве, разделённом на блоки. Интеграция блокчейн в период удалённой работы может стать не самым удачным решением, так как удаленный режим работы наоборот имеет тенденцию к «централизации». Однако в контексте государственных учреждений это решение может быть крайне полезным, поскольку оно позволяет публиковать информацию, необходимую для удалённой работы административных чиновников и обмениваться ей.
Следующее действенное решение - это облачные хранилища. Облако позволяет компаниям управлять такими рабочими процессами, как удалённая работа, предоставляет IT-отделу
Ф Э Р У М ISSN 2687-086Х
молодёжной науки 26 www.forummn.ru
Youth 11 Forun 1,1,1 http://forummn.ru/article-2.5.5.html
ОБЩЕСТВЕННЫЕ НАУКИ
возможность оперативного и эффективного вмешательства в процесс, тем самым сокращая время, затрачиваемое на переключение от одного этапа к другому.
Еще одно технологическое решение - так называемое «цифровое рабочее место», где процессами также можно управлять дистанционно. В этом смысле платформы автоматизации рабочих процессов, несомненно, являются ключевой технологией. Они позволяют поддерживать гибкость и эффективность организаций даже в сложных ситуациях, а также прогнозировать будущие потребности путём сбора данных о текущих процедурах документирования и предложения моделей, которые предвосхищают последующие потребности [4].
Фактически, это именно то, что сейчас нужно: эффективные и гибкие технологии, способные создавать быстрый и адаптируемый процесс документооборота за короткий промежуток времени, в зависимости от того, что требует ситуация.
Заключение
Таким образом, внедрение электронного документооборота в деятельность организации способно не только повысить качество труда ее сотрудников, но и повысить качество работы организации в целом. Однако всегда стоит помнить о том, что одних технологий недостаточно. Важно обеспечить скоординированную работу всех сотрудников, ведь сопротивление рабочей силы зачастую способно блокировать даже, казалось бы, самые продуктивные решения.
Очевидно, что компании обязаны сопровождать работников в этом переходном процессе, пошагово объясняя механизмы и мотивы трансформации, чтобы каждый мог увидеть её потенциал и знать, как воспользоваться её многочисленными преимуществами.
Библиографический список
1. Исследование: как крупный российский бизнес будет развивать технологии удаленной работы // CNews: информ. портал. URL: https://www.cnews.ru/articles/2021-01-26_cnews_analytics_itogi_udalenki_2020_i_budushchie (дата обращения: 01.06.2021).
2. План мероприятий по реализации госпрограммы «Цифровая экономика Российской Федерации» // Правительство Российской Федерации: офиц. сайт. URL: http://gov.garant.ru/SESSION/PILOT/main.htm (дата обращения 01.06.2021)
3. Преимущества электронного документооборота // URL: https://sites.google.com/site/dokumentooborotkiseleva/preimusestva-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 01.06.2021)
4. The Digital Workplace Defined // CMSwire: информ. портал. URL: https://www.cmswire.com/cms/social-business/what-a-digital-workplace-is-and-what-it-isnt-027421.php (дата обращения: 05.06.2021)
