CC BY
59
УДК 35.088.7
Смеянов С.Н.
канд. пед. наук,
ВУНЦ ВВС «ВВА профессора Н.Е. Жуковского и Ю.А. Гагарина»
г. Воронеж, РФ Ковпанец Д.В. курсант
ВУНЦ ВВС «ВВА профессора Н.Е. Жуковского и Ю.А. Гагарина»
г. Воронеж, РФ Толсторожих Д.К.
курсант
ВУНЦ ВВС «ВВА профессора Н.Е. Жуковского и Ю.А. Гагарина»
г. Воронеж, РФ
ВЛИЯНИЕ БЮРОКРАТИЧЕСКИХ ПРОЦЕСОВ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Аннотация
В статье рассматривается, что такое бюрократия, анализируются положительные и отрицательные стороны соблюдения должностными лицами бюрократических процедур, инструкций и правил с точки зрения их полезности для выполнения основной функции организации, влияние бюрократических процессов на эффективность деятельность организации.
Ключевые слова
бюрократия, чиновник, управление, многописание, инструкция, алгоритм.
Российское законодательство не содержит определения бюрократии. В словаре В.И. Даля дано определение бюрократии - это "управление, где преобладает ранговая власть; степенное подчинение; зависимость каждого человека от вышестоящего и бумажное многописание одновременно". Из этого определения следует, что существенными чертами бюрократии являются единоначалие и скрупулезное делопроизводство.
В любом современном обществе аппарат государственного управления почти полностью построен на бюрократических принципах. Различные штабы, службы и учреждения, такие как звенья государственного аппарата, органы управления предприятий и организаций, создаются для руководства процессами, происходящими в подчиненных структурах, для организации отношений между участниками общественной жизни, для согласования и координации деятельности других субъектов. В то же время вполне логично и оправданно, что эти органы наделены определенными полномочиями в пределах своей компетенции.
Наибольшее развитие бюрократия получила в условиях существования государственной административно-командной системы управления. Бюрократы в ней - это должностные лица, которые имеют полномочия принимать решения, рассматривать и подписывать документы и акты. Они присутствуют во всех структурах государственной власти. И без их подписи документ не будет иметь дальнейшего движения по инстанциям. [4]
Одной из существенных особенностей бюрократии является то, что бюрократическая юрисдикция четко закреплена нормативным образом.
Алгоритм действий должностного лица должен быть четко и подробно регламентирован в правилах, инструкциях, положениях и других руководящих документах, должностные лица обязаны
признавать верховенство конституции и законов государства, четко знать свои должностные обязанности и компетенцию. Вышестоящее должностное лицо не вмешивается в сферу служебной деятельности подчиненного без необходимости.
Бюрократия предпочитает формальные, письменные директивы и отчеты непосредственному общению с человеком, которые накапливаются на столах чиновников различного уровня и управляют деятельностью организации. Такое скрупулезное регулирование, планирование и отчетность их деятельности, с одной стороны, отвлекают чиновников от выполнения своей основной функции -управления, но в то же время привносят элемент предсказуемости и стабильности в работу системы управления. То есть бюрократия стремится функционировать абсолютно предсказуемым образом для всех.
До сих пор организация государственной службы предполагала доминирование общеобязательных, регламентированных, хорошо известных процедур, выполнение которых не должно зависеть от того, кем именно и в отношении кого они выполняются. Все люди должны быть равны перед единым порядком.
Деятельность каждого члена организации регулируются правилами (законами, приказами, инструкциями), целью которых являются рационализация всего процесса управления. В результате эти правила должны сделать деятельность каждого сотрудника и всей организации предсказуемой. Хотя руководящие принципы могут меняться, они должны быть стабильными в целом в течение длительного времени, чтобы сами сотрудники могли ознакомиться с ними. Все лица бюрократической структуры, от самого низкого до самого высокого уровня, должны подчиняться правилам - результат дисциплина.
Предсказуемость и координация действий с помощью общедоступных инструкций являются факторами, способствующими повышению эффективности и производительности в бюрократических системах.
Естественно, в идеальной модели с только положительными качествами чиновника бюрократии практически не существовало. Бюрократы - это тоже люди, набранные из населения своей страны, и ничто человеческое им не чуждо. Более того, они обладают властью по отношению к своему населению и возможность незаконного обогащения в результате использования этой власти делают чиновников закрытой социальной группой со своим собственным менталитетом и правилами поведения.
Во-первых, стремление бюрократии к чрезмерному регулированию касается и ее собственной деятельности. Но самая жесткая и даже мелочная регламентация действий чиновников лишает их инициативы, потому что все алгоритмы действий уже расписаны во всех возможных инструкциях и приказах. Полный отказ от инициативы из-за страха совершить ошибку - это рецепт застоя и потери инициативы, застоя профессионального роста сотрудника. В свою очередь, если энергичные, независимо мыслящие люди, способные взять на себя ответственность и улучшить ранее изданные правила, покинут иерархическую систему, которой являются практически все государственные структуры, тогда любое развитие такой системы, любое движение вперед становится чрезвычайно трудным. [1]
Мелкий начальник (который больше всего взаимодействует с населением) в бюрократическом аппарате больше всего не любит брать на себя ответственность, другими словами, принимать решения, за которые его могли бы критиковать. Он старается избегать принятия каких-либо решений, которые недостаточно четко и недвусмысленно сформулированы его руководством. И если он сомневается, он обращается за решением к своему начальнику, который, в свою очередь, очередь сделает то же самое. В результате решение, которое нужно принять немедленно, долго не принимается, ожидая различных согласований и указаний сверху. В некоторых случаях описанная задержка влечет за собой решение проблемы "само собой" или решение за этого чиновника принимает его старший начальник. Любой из этих вариантов снимает с бюрократа необходимость принятия решения и, как следствие, возможное наказание за неправильное решение, неполное решение, отсутствие отчета о нем и т.д.
Бюрократический порядок пагубно влияет на человеческие способности, убивая энергию, широту взглядов, свежие силы, активные устремления у молодых людей, попадающих в эту иерархию, превращая их в личности, неспособных принимать ответственные самостоятельные решения в процессе многолетней трудовой деятельности.
Привыкшие к определенному способу применения своих знаний, к рутине, безынициативные сотрудники оказываются беспомощными, когда сталкиваются с реальными проблемами, которые невозможно решить на основе предписанных, заранее известных правил. [2]
Во-вторых, многие инструкции содержат требования, которые изначально невозможно выполнить в полном объеме. Бюрократия предпочитает полагаться в своей деятельности на формальные правила, не желая пересматривать и изменять их в связи с развитием общественных отношений. При этом бюрократия заинтересована в чрезмерном регулировании общественной жизни. Усложняющие различные требования к получению сертификатов, устанавливающие специальные заполнения анкет, возлагая на обычных граждан обременительные или незаконные обязанности, бюрократия при этом забывает об их правах. Ведь, ставя обычного человека в затруднительное положение, бюрократ вправе рассчитывать на дополнительный заработок, взятку с его стороны за помощь или совет в решении вопроса этого клиента, за уклонение от юридической ответственности и т.д. Чем больше бесконтрольная власть бюрократии, тем больше возможностей у бюрократических хапуг получать незаконные доходы.
В связи с этим характерной чертой бюрократического отдела является искусственно усиленное делопроизводство, где постоянно увеличивающаяся бумажная волокита должна указывать на полную загруженность сотрудников, и именно к этому сводится основная цель деятельности.
Следовательно, бюрократическая власть видит свою задачу не в том, чтобы действовать с пользой в заданных ею пределах, а в том, чтобы выполнять требования, предъявляемые сверху, то есть отписываться в ответ на поручения, выполняя ряд предписанных формальностей и тем самым удовлетворяя вышестоящие инстанции. Административная деятельность все сводится к написанию; вместо того, чтобы фактически выполнять, они довольствуются писаниной - бумагой. А поскольку бумажное исполнение никогда не встречает препятствий, верховная власть привыкает предъявлять к своим местным властям практически невыполнимые требования. В результате получается полный диссонанс между бумагой и реальностью. [3]
В результате процесс планирования, отчетности и определения сроков действий должностного лица становится более важным, чем полученный результат. Происходит канцелярская подмена содержания формой, бюрократическая деформация сознания работника.
Отсутствие прямого контакта с людьми, тщательность в составлении всевозможных справок, планов, отчетов, большое внимание к канцелярской деятельности являются неотъемлемой частью признаков бюрократизации управления. За правилами бюрократ не видит реальных ситуаций и реальных людей и не хочет принимать во внимание какие-либо изменения. Круг замыкается - руководитель не может обеспечить должный контроль и принятие обоснованных управленческих решений.
Мелкие чиновники, не имеющие права принимать решения, с маниакальной настойчивостью требуют максимально точного заполнения всевозможных анкет и представления справок, независимо от их полезности. И они не допускают ни малейшего отклонения от привычного стандарта. Между тем креативность, инициатива в большинстве случаев - это отклонение от шаблона, от принятых правил и требований руководящих документов. Естественно, ради достижения благой цели.
Несмотря на все призывы властей бороться с бюрократией, бюрократический аппарат растет. Руководители бдительно следят за своими подчиненными, которые, в свою очередь, тратят много времени на написание отчетов и отчетов о проделанной работе для своего начальника. Этот процесс продолжается бесконечно, и заполнение форм, написание отчетов и ведение досье на самом деле вообще не нужны для выполнения задач, которые должна решать сама организация и бюрократия,
которая ею управляет.
Каждый новый случай решается в соответствии с предыдущими, аналогичными случаями; для каждого вновь возникающего вопроса шаблон ответа уже подготовлен заранее. Бюрократия легко порождает формализм.
Лучший чиновник - это тот, кто лучше всего владеет формой; лучшая бумага - это та, которая наиболее точно соответствует установленной форме.
Бюрократические правила и разумная инициатива несовместимы. Привыкшие к определенному способу применения своих знаний, к рутине и шаблону, бюрократы беспомощны, когда сталкиваются с реальными проблемами общественной жизни, которые не могут быть решены на основе предписанных, заранее известных и стандартных правил.
Бывают в жизни ситуации, когда отклонения от процедур могут стать не просто рациональными, но даже необходимыми, а задержка в принятии решения из-за отсутствия соответствующего алгоритма в Регламенте сотрудника может привести к весьма плачевным последствиям.
Таким образом, многие правила, которые охватывают всю деятельность чиновников, с одной стороны, защищают людей от личного произвола сотрудников, но, с другой стороны, существенно ограничивают их инициативу и творчество. Постоянная опора на правила, абстрактные требования Уставов, формально разработанные руководящие принципы действий, регулирующие несущественные вопросы, приводят к тому, что все эти стандарты становятся универсальными и окончательными, а их соблюдение является главной задачей и результатом, вместо того, чтобы заставить эти стандарты работать для целей организации. Все это приводит к отказу чиновников от творческого, независимого мышления и даже компетентности ради формализма. Система государственного управления основана на иерархических принципах, но она может быть стабильной только тогда, когда местные лидеры имеют право принимать решения в ответ на определенные внешние воздействия. Централизованно должны решаться только те вопросы, которые не могут быть решены с такой же эффективностью на низовом уровне. [5]
Подводя итоги, можно отметить, что инициатива является органичной составляющей профессионального роста сотрудника и прогресса всей организации. В конце концов, целью хорошего правительства всегда является благополучие и благосостояние его подданных.
Чем больше организация приближается к бюрократической модели, тем более эффективной она должна быть, и высочайшая эффективность бюрократического управления является причиной ее распространения в современном обществе, данный факт наиболее ярко отображает влияние бюрократических процессов на эффективности деятельности организации.
Список использованной литературы:
1. Электронный ресурс удаленного доступа: Взаимосвязь бюрократии и коррупции в государственном управлении. [книга] Источник: http://www.yurclub.ru/
2. Электронный ресурс удаленного доступа: Глава 5. Стадии гуманизации технологического общества. Общие предпосылки. - Эрих Фромм [книга] Источник: https://www.psychol-ok.ru/
3. Электронный ресурс удаленного доступа: История развития бюрократии. [статья] Источник: https://investments.academic.ru/
4. Электронный ресурс удаленного доступа: О революции. - Ханна Арендт [книга] Источник: https://www.4italka.ru/
5. Электронный ресурс удаленного доступа: Плебисцитарная теория демократии Макса Вебера. [статья] Источник: https://pandia.ru/
© Смеянов С.Н., Ковпанец Д.В., Толсторожих Д.К., 2022
