Управление знаниями в ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр»: цель, задачи, функции, технология формирования Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 025.5:005.94

Ю.Н.Дрешер, Т.И.Ключенко, О.Н.Олейник

УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ В ГАУ «РЕСПУБЛИКАНСКИЙ МЕДИЦИНСКИЙ БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЦЕНТР»: ЦЕЛЬ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ,

ТЕХНОЛОГИЯ ФОРМИРОВАНИЯ

В статье описан процесс создания модели системы управления знаниями, ее характеристика и перспективы использования

Ключевые слова: управление знаниями, модели, подсистемы, система менеджмента качества.

J.N.Dresher, T.I.Klyuchenko, O.N.Oleynick KNOWLEDGE MANAGEMENT IN SAI «REPUBLICAN MEDICAL LIBRARY-INFORMATIONAL CENTRE»: THE AIM, PROBLEMS, FUNCTIONS AND TECHNOLOGY OF FORMING

The process of organization of the model of knowledge management system, its characteristics and prospects of the use are described in the article.

Key words: management of the knowledge, models, subsystems, quality management system.

Теория управления знаниями получает свое развитие в 50-е гг. ХХ в., в последующие годы последовательно распространяется во всех сферах деятельности, включая науку и образование. Не оказалась в стороне и библиотечно-информационная сфера. Уже с 1988 г. начали появляться публикации, в которых управление знаниями рассматривается как идея, заложенная в назначение библиотек с момента их создания [2].

Современный этап развития общества характеризуется огромным объемом накопленных знаний, которые постоянно пополняются и распространяются в геометрической прогрессии. Избыточность информации чревата серьезными последствиями: специалисты утрачивают способность к четкой работе и адекватному восприятию информации. И как следствие специалисты делают неверные умозаключения и принимают противоречащие логике решения. На этом фоне существенно возрастает роль развития технологии управления знаниями. Поэтому стратегическая ориентация современных библиотек на комплексные технологии управления знаниями позволит библиотекам формировать собственный интеллектуальный капитал такого качества, которое обеспечит эффективность их деятельности, востребованность и необходимую конкурентоспособность. А значит, сделает возможным выполнить главную идею, заложенную в назначении библиотек с момента их создания, — управление знаниями.

Проведенный анализ разработанности теоретических и методологических основ систем управления знаниями (СУЗ) в библиотечной деятельности свидетельствует о том, что данной проблеме уделяется незначительное внимание. Из поля зрения специалистов выпадает целый комплекс важных аспектов данной проблемы (например, управление знаниями в контексте системы менеджмента качества), которые сегодня определяют роль, место и значимость современных библиотек в обществе.

ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр» как база нашего исследования и проектирования системы управления знаниями представляет собой уникальную многофункциональную организацию, обеспечивающую максимальную интеграцию функций и процессов (библиотечно-библиографическое обслуживание и информационное обеспечение всех категорий специалистов здравоохранения Республики Татарстан). Центр представляет собой главную составляющую в информационном обеспечении коллегий, конгрессов, конференций, семинаров, международных выставок, в издательской деятельности в отрасли. Центр располагает богатым фондом традиционных изданий (в том числе и на иностранных языках) и электронных ресурсов (691 тыс., в основном по биомедицинской тематике); 302 наименования периодических изданий, из которых 249 по медицине; 180 автоматизированных баз данных (включая и такие уникальные как база данных ежегодно обновляемого телефонного справочника «Здравоохранение Республики Татарстан»), широкими внутрироссийскими и международными деловыми связями (Российская библиотечная ассоциация -РБА, Консорциум «АРБИКОН», г. Санкт-Петербург, Международная федерация библиотечных ассоциаций - ИФЛА).

Исходным для нас явилось определение, что управление знаниями — это комплексная информационная технология, которая связана с накоплением знаний об объекте управления, с оценкой неявного знания специалистов как существенной части интеллектуального капитала в условиях библиотечно-информационных центров1, с созданием нового знания на основе информационного анализа существующего, с интеграцией и управляемым развитием информационных ресурсов, с типизацией и индивидуализацией информационного обеспечения потребителей информации [3].

При формировании системы управления знаниями в ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр» исходили из положений формирующейся научной концепции управления знаниями. Это прежде всего четкая формулировка целей, задач, функций и модели системы. Важным здесь является положение, что интеллектуальные активы организации - знания и опыт сотрудников, коллективный опыт не менее ценны, чем материальные активы - финансы, имущество. Создание СУЗ должно быть ориентировано прежде всего на

1 Современное общество в условиях электронно-информационной революции переживает новый этап своего развития, этап, когда информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) и электронная (цифровая) информация посредством глобальной интернетизации оказывает решающее воздействие на общество и окружающую среду, включая и библиотеки. Они все чаще выполняют функции библиотечно-информационных центров [4].

повышение способности организации генерировать и развивать оригинальные и полезные идеи и решения. Основываясь на высказанных выше посылах основная цель создания СУЗ в центре была определена следующим образом: сделать скрытые знания, накопленные в центре с момента внедрения менеджмента качества (2005 г.), понятными и доступными для широкого распространения. Сформулированная цель позволила уточнить задачу управления знаниями — выявить, сохранить и эффективно использовать знания сотрудников. С этой целью проведен анализ документов, процессов, документированных процедур и анкетирование 45 сотрудников, имеющих большой стаж и опыт работы в данном центре. Результаты приведены на рис. 1—3.

70,00

1. Сохранение всех накопленных знаний

Активное использование знаний

3. Повышение и поддержание на должном уровне профессиональной грамотности сотрудников

4. Обеспечение гибкости производственных процессов

5. Обеспечение защиты права интеллектуальной собственности организации на словесно...

6. Определение и пересмотр интеллектуальных активов или отказа от устаревших и не оправдавших себя знаний

7. Обеспечение максимальной отдачи от интеллектуальных ресурсов для достижения стратегических целей организации

8. Использование интеллектуального

капитала и связанная с этим профессиональная компетенция кадров...

9. Придание знаниям потребительского характера таким образом, чтобы они представляли собой необходимую и...

10. Создание интерактивного обучающего окружения, где люди постоянно

обмениваются информацией и используют...

11. Внедрения концепции обучающейся организации, которая быстрее других осмысливает процесс приобретения знаний...

■

80,00

90,00

100,00

93,28

80,25

96,00

95,61

87,39

85,98

87,31

97,26

93,75

95,78

1

97,56

Рис. 1. Причины создания СУЗ«Система менеджмента качества ГАУ РМБИЦ»

75,00 80,00 85,00 90,00 95,00

15. Оперативность и качество предоставления информационно-библиотечной и...

16. Имидж организации

17. Взаимоотношение с поставщиками и заинтересованными сторонами

18. Удержание ключевых работников и экспертов

19. Ускорение внедрения новых

процессов и услуг

20. снижение затрат на качество

информационно-библиографической продукции

92,72

92,34

81,36

88,39

86,80

82,03

Рис. 2. Влияние СУЗ «Система менеджмента качества ГАУ РМБИЦ»

85,00 90,00 95,00 100,00 105,00

26. Удобство и оперативностьдоступа к документации и записям по качеству СМК

27. Реализация требований ГОСТ Р ИСО 9001-

2008

28. Удобство управления документацией СМК

29. Исключение использования неучтенных

экземпляровдокументации

30. Доступность отчетности и планирования

мероприятий в СМК

31. Оперативность предоставления обучающих материалов

32. Сокращение времени на поиск необходимой информации

33. Использование опыта ведущих и наиболее квалифицированныхсотрудников

34. Выявление наиболее ценной информация из большого количестве документов и...

35. Устранение повторяющихся дорогостоящих ошибок из-за недостаточной.

Рис. 3. Актуальность созданияСУЗ «Система менеджмента качества ГАУ РМБИЦ»

Анализируя полученные данные, пришли к выводу, что определяющими причинами создания СУЗ «Система менеджмента качества ГАУ «РМБИЦ» являются: внедрение концепции обучающейся организации, которая быстрее других осмысливает процесс приобретения знаний своими сотрудниками и быстрее других использует эти знания; использование интеллектуального капитала и связанная с этим профессиональная компетенция кадров обеспечивают выживание и успех организации в современных условиях; необходимость повышения и поддержания на должном уровне профессиональной грамотности сотрудников; потребность в создании интерактивного обучающего окружения, где люди постоянно обмениваются информацией и используют все условия для усвоения новых знаний.

Выявили также, что система управления знаниями влияет на: оперативность и качество предоставления информационно-библиотечной и библиографической услуги; имидж организации; удержание ключевых работников и экспертов.

Стандартной модели управления знаниями не существует. Для каждой компании такая модель индивидуальна и зависит от стратегических целей, имеющихся знаний, способностей и навыков персонала. В

нашем исследовании предпринята попытка создать конкретную модель системы управления знаниями для конкретного ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр». В любой модели и для любой стратегии можно выделить основные процессы, которые в разной степени должны присутствовать в любой модели. Прежде всего это идентификация существующих знаний, приобретение, создание и развитие, распространение и обмен опытом, сохранение и защита знаний, собственно использование. Завершается все процессами измерения и оценки результатов.

Серьезным основанием для формирования модели СУЗ «Система менеджмента качества ГАУ РМ БИЦ» явились результаты, полученные центром от внедрения системы менеджмента качества, а именно, внедрение СМК позволяет:

• модернизировать организационную структуру управления в центре и увеличить ее эффективность;

• четко распределить полномочия и ответственность, отрегулировать взаимодействие между различными подразделениями и специалистами;

• снизить различные непроизводительные затраты (брак, потери при производстве, рекламации);

• оперативно реагировать на изменение состояния рынка продуктов и услуг;

• навести порядок в организации (в части ведения документации, выполнения обязательных для исполнения требований, организации работ служб и подразделений и др.);

• определить требования к важнейшим процессам, влияющим на качество (анализ контракта, управление проектированием и процессами производства продукции, контроль и испытания и др.), и прописать эти требования в виде документированных процедур (стандарты предприятия, методики, инструкции и т.п.);

• сконцентрировать внимание на предупреждении ошибок и отклонений от установленных требований, а не заниматься только исправлением допущенных ошибок;

• постоянно улучшать качество продукции (услуг), качество работы всего персонала предприятия, уменьшая потери и планомерно снижая себестоимость продукции.

Преимущества центра от внедрения СМК:

1. Способствует успешной реализации продукции (услуг):

• повышает качество и конкурентоспособность продукции;

• способствует росту удовлетворенности потребителя;

• расширяет рыночные возможности;

• улучшает имидж организации в глазах общественности;

• повышает доверие со стороны партнеров и клиентов.

2. Повышает культуру менеджмента и уровень управляемости. Обеспечивает:

• прозрачное управление деятельностью организации;

• уровень соответствия управления организацией мировой практике менеджмента;

• распределение ответственности за реализацию целей и задач между всеми работниками;

• последовательность в достижении целей;

• взаимодействие персонала;

• мотивацию персонала на достижение результатов;

• рациональность технологического мышления персонала;

• эффективность использования времени и ресурсов.

3. Снижает затраты на разработку, производство и применение продукции (услуг):

• сокращает время выполнения заказов;

• обеспечивает профилактику несоответствий и сбоев в работе;

• снижает потери от брака;

• уменьшает количество ошибок, переделок;

• сокращает отходы;

• экономит эксплуатационные затраты. Преимущества заинтересованных сторон от внедрения СМК.

1. Потребители получают продукцию, которая надежна, безотказна, поставляется своевременно.

2. Сотрудники организации получают выгоды от:

• повышения стабильности занятости;

• стабильности и роста оплаты труда;

• улучшенных рабочих условий;

• большего удовлетворения работой;

• улучшения морального климата.

3. Собственники и инвесторы получат выгоды от:

• роста конкурентоспособности организации на российских и международных рынках;

• повышения инвестиционной привлекательности организации.

• увеличения прибыли на вложенный капитал,

• увеличения занятой доли рынка и улучшения результатов деятельности организации;

• повышения капитализации организации, увеличения шансов на победу в тендерах, конкурсах.

4. Поставщики и партеры получают выгоды за счет:

• стабильности (роста) объема поставок.

5. Общество получает выгоду от:

• выполнения законодательных и нормативных требований;

• получения безопасной продукции [1].

В созданной модели СУЗ «Система менеджмента качества ГАУ «РМБИЦ» главным были управление базами знаний: база знаний традиционная (документы в бумажном виде), база знаний в электронном виде (документы в электронном виде) (рис. 4).

Потребитель

Информационные потоки от процессов. Документационные потоки внутренние и внешние.

Документы, регламентирующие процессы. Обучающие материалы. Отчеты, планы.

Результаты научных исследований. Записи по качеству и т.д.

СУЗ СМК РМБИЦ

Управление базами знаний

V

Организация доступа и традиционной БЗ (поиск, тиражирование)

Организация создания знаний (поиск, извлечение, разработка, формирование)

Ttf

и p-j i

Организация наполнения БЗ

Актуализация знаний

Аннулирование устаревших знаний

Архивирование и восстановление БЗ

Организация доступа к электронной БЗ (поиск, предоставление знаний на монитор)

База знаний традиционная (документы в бумажном виде)

База знаний в электронном виде (документы в электронном виде)

Информационная структура баз знаний

СМК РМБИЦ Миссии» политика, цели РМБИЦ Отчеты о работе, планы работы Нормативные документы СМК Описание процессов Новости (только для злектронной БЗ) Обучение (цинги по качеству (только для традиционной Б1)

Представлена документально описанная организационная структура СМК РМБИЦ. Описание сер-1 пфмкятов соответствия СМК' РМБИЦ требованиям ГОСТ Р НСО 9001 Документы, определяющие стратегическое направление деятельности РМБИЦ (миссия, политика в области качества, концепция развития. кадровая политика, техническая политика и т.д.) РМБИЦ. Основные направления работы и цели Предоставление сотрудниками планов и отчетов о работе за определенный период, научно-аналитических отчетов. статистических отчетов; отчеты высшего руководства и т.д. Документы общего назначения. стандарты. ГОСТы, новые разработанные документы, руководство по качеству, обязательные документированные процедуры и т.д. Документация, определяющая функционирование процессов предоставления услуг в текстовом и графическом видах по отделам Информирование персонала об изменениях в документации, совершенствовании и сопровождении СМК РМБИЦ, о новых направлениях деятельности .1екшюн-ный материал. планы семинаров, презентации докладов, моно! рафий. методических материалов, статей и т.д. Акты, отчеты по показателям качества, отчеты по самооценке, отчет по анализу СМК со стороны руководства. изменения к документам СМК, отчеты но внутреннему аудиту, входные данные для анализа со стороны руководства

Рис. 4. Модель СУЗ «Система менеджмента качества ГАУ «РМБИЦ»

Функции, выполняемые моделью СУЗ ориентированы на:

• организацию доступа к традиционной БЗ (поиск, тиражирование);

• организацию создания знаний (поиск, извлечение, разработка, формирование);

• организацию наполнения БЗ;

• актуализация знаний;

• аннулирование устаревших знаний;

• архивирование и восстановление БЗ;

• организация доступа к электронной БЗ (поиск, отображение на мониторе).

СУЗ РМБИЦ включает 4 подсистемы:

• СУЗ «Система менеджмента качества ГАУ «РМБИЦ»;

• СУЗ библиотековедения, библиографоведения, книговедения, архивоведения, ИТ-технологий, АБИС;

• СУЗ удаленных пользователей;

• СУЗ «Биомедицина».

Пользователями первых двух подсистем являются сотрудники РМБИЦ. В СУЗ «Система менеджмент качества ГАЦ «РМБИЦ» знания представлены в форме полнотекстовой базы знаний (документация, обучающие материалы, знания по основам СМК и др.). Реализована эта система в виде WEB-сайта и доступна через интернет-браузер локально, только в пределах ГАУ «РМБИЦ». Включает в себя процессы обеспечения качества предоставления библиотечно-информационных и библиографических услуг. СУЗ библиотековедения, библиографоведения, книговедения, архивоведения, 1Т, АБИС содержит следующие типы знаний: электронный каталог по библиотечному делу, информационным технологиям, автоматизированным информационным системам и др. Доступна система

посредствам АБИС «ИРБИС» через АРМ «Клиент». С помощью этой системы предоставляются информационно-библиографические услуги персоналу организации.

СУЗ удаленных пользователей предназначена для библиотечных специалистов и специалистов здравоохранения. Реализована эта система как Web-сайт РМБИЦ (www.rmbic.ru) , ШеЬ-ИРБИС, доступна через интернет-браузер. Эта система включает следующие типы знаний: электронный каталог по биомедицинский тематике, библиографические указатели нормативно-правовых документов, электронный каталог статей по библиотечному делу и пр. Она содержит также процессы предоставления информационно-библиографических услуг удаленным пользователям.

Пользователями СУЗ «Биомедицина» являются специалисты здравоохранения. Реализована эта система через АБИС «ИРБИС». Доступна при личном посещении библиотечно-информационного центра. Типы знаний, представленные в СУЗ «Биомедицина»: электронный каталог по биомедицинской тематике, библиографические указатели и др. С помощью этой системы предоставляются информационно-библиотечные и библиографические услуги и продукты специалистам здравоохранения.

Следует заметить, что управление знаниями как функция и как вид управленческой деятельности позволяет:

• придавать дополнительную ценность имеющейся информации путем выявления, отбора, синтеза, обобщения, хранения и распространения знаний;

• придать знаниям потребительский характер таким образом, чтобы они представляли собой полезную и доступную для пользователя информацию;

• создать интерактивное обучающее окружение, где люди постоянно обмениваются информацией и используют все условия для усвоения новых знаний. Наглядно это можно проиллюстрировать следующим образом (рис. 5).

• Системы управления знаниями для процессов предоставления информационно-библиотечных и библиографических услуг специалистам здравоохранения (СУЗ «Биомедицина»), а также для управления знаниями в области библиотековедения, библиографоведения, книговедения, 1Т, АБИС (АБИС «ИРБИС») разработаны, внедрены и не являются задачей для разработки и совершенствования в рамках нашего диссертационного исследования. Разработка СУЗ для предоставления информационно-библиографической услуги удаленным пользователям (специалистам здравоохранения и библиотечным специалистам) представляет собой предмет отдельного исследования, и мы не будем касаться этого вопроса. Мы же сконцентрируем внимание на построении модели СУЗ «Система менеджмента качества ГАУ «РМБИЦ».

• В ходе исследования пришли к выводу, что знания, которые содержатся в СУЗ «Система менеджмента качества ГАУ «РМБИЦ» (СУЗ «СМК ГАУ «РМБИЦ») и СУЗ библиотековедения, библиографоведения, книговедения, архивоведения, 1Т, АБИС влияют на качество предоставляемой услуги и информационно-библиографических продуктов посредством мотивации персонала, развития компетенций через обучающие курсы и мероприятия (рис. 6).

Знания

СУЗ «СМК «ГАУ РМБИЦ»

СУЗ

библиотековедения, библиографоведения, книговедения, архивоведения, 1Т, АБИС

Мотивация персонала

Развитие компетенций

Компетенции

Организационная культура

Удовлетворенность персонала своей деятельностью

Вовлеченность персонала

Качество выполняемых процессов информационно-библиотечного и библиографического обслуживания

Готовность персонала к инновационным преобразованиям

Качество предоставляемой услуги и информационно-библиографических продуктов

Обучающие программные курсы и мероприятия

• Рис. 6. Модель влияния СУЗ на качество библиотечно-информационного и

библиографического обслуживания пользователей

Си О CJ

о as с

х м я .о Р

t4 р

1=

Ш е-

Й к g о

ч: Ш В.1? н & § п

— & « а

— О О i

air s 1

И но

g ю

&

О О

те у

а 1

_ О -s=r-

з ^ а

& ? §

VO

Ю

g §

§ И а.'?

& S

И' -

О cj

SL-& Е

— а- =

cd Ж

СП рг,

О >-

с О

о g

к

па

ей

о g

а 2

С- &

ю с

О >.

п

Рис.5

Таким образом, управление знаниями — это особая информационная среда, интегрирующая процесс выявления и получения имеющихся знаний, необходимых для создания и формирования нового знания.

В перспективе развития исследования является актуализация СУЗ «СМК РМБИЦ» в режиме on-line для обеспечения доступа библиотек всех типов для организации форума по обмену опытом создания СУЗ.

Литература

1. Дрешер, Ю.Н. Разработка и формирование системы управления качеством в Республиканском медицинском библиотечно-информационном центре Татарстана / Ю.Н. Дрешер / / Библиотековедение.—2011.— № 1.—С.36—41.

2. Олейник, О.Н. Управление знаниями как новое направление деятельности библиотечно-информа-ционных работников / О.Н. Олейник / / Вестник Казанского государственного университета культуры и искусств.— 2012.—№ 3.—С.84—89.

3. Олейник, О.Н. Управление знаниями в процессах обеспечения качества услуг библиотечно-инфор-мационных центров: автореф. дис. ... канд. пед. наук / О.Н.

1. Dresher, Ju.N. Razrabotka i formirovanie sistemy upravlenija kachestvom v Respublikanskom medicinskom bibliotechno-informacionnom centre Tatarstana / Ju.N. Dresher // Bibliotekovedenie.—2011.—№ 1.—S.36—41.

2. Olejnik, O.N. Upravlenie znanijami kak novoe napravlenie dejatel'nosti bibliotechno-informa-cionnyh rabotnikov / O.N. Olejnik // Vestnik Kazanskogo gosudarstvennogo universiteta kul'tury i iskusstv.—2012.—№ 3.—S.84—89.

3. Olejnik, O.N. Upravlenie znanijami v processah obespechenija kachestva uslug bibliotechno-infor-macionnyh centrov: avtoref. dis. ... kand. ped. nauk / O.N. Olejnik.— Kazan', 2013.—23 s.

4. Shrajberg, Ja.L. Jelektronnaja informacija, biblioteki i

Олейник.—Казань, 2013.—23 с.

4. Шрайберг, Я.Л. Электронная информация, библиотеки и общество: что нам ждать от нового десятилетия информационного века?: Ежегодный доклад конференции «Крым», год 2011.—Судак-Москва, 2011.— 80 с.

obshhestvo: Лй nam zhdat' ot novogo desjatiletija informacionnogo veka?: Ezhegodnyj doklad konferencii «Krym», god 2011.—Sudak-Moskva, 2011.— 80 s.