CC BY
88
УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИМИ АУДИТАМИ КАЧЕСТВА ПРОЦЕССОВ ЛОГИСТИКИ НА ОСНОВЕ МЕТОДОЛОГИИ PDCA И.В. Каблашова, д-р экон. наук, профессор e-mail: [email protected] А.В. Литвиненко, магистрант e-mail: [email protected] Воронежский государственный технический университет
В статье раскрыто практическое содержание внутреннего аудита качества процессов в логистической системе предприятия, проведен анализ различных подходов к раскрытию содержания внутреннего аудита, сформулировано понятие управления внутренними аудитами качества процессов логистики, дана классификация целей проведения внутреннего аудита, выделены причины проведения внутреннего аудита качества процессов в логистической системе предприятия, приведены результаты исследования методов управления внутренними аудитами, построена структура механизма управления внутренними аудитами и описаны его элементы, рассмотрено функционирование механизма с применением методологии концепции PDCA, раскрыто содержание процедур проведения внутреннего аудита с применением методологии постоянного улучшения качества процессов, предложен подход к оценке результативности внутреннего аудита процессов логистики
Ключевые слова: качество процессов логистики, внутренний аудит качества, управление внутренним аудитом процессов в логистической системе предприятия, механизм управления внутренним аудитом, результативность внутреннего аудита качества процессов
MANAGEMENT OF INTERNAL QUALITY AUDITS OF LOGISTICS PROCESSES BASED ON THE METHODOLOGY OF PDCA I.V. Kablashova, Doctor of Economic Science, Professor e-mail: [email protected] A.V. Litvinenko, Undergraduate e-mail: [email protected] Voronezh State Technical University
The article reveals the practical content of the internal audit of the quality ofprocesses in the logistics system of the enterprise, the analysis of different approaches to the disclosure of the content of internal audit, the concept of management of internal audits of the quality of logistics processes, the classification of internal audit objectives, the reasons for the internal audit of the quality of processes in the logistics system, the results of the study of internal audit management methods, the structure of the internal audit management mechanism and its elements, the functioning of the mechanism using the methodology of the PDCA concept is considered, the content of internal audit procedures using the methodology of continuous improvement of the quality of processes is revealed, the approach to assessing the effectiveness of internal audit of logistics processes is proposed
Key words: quality of logistics processes, internal quality audit, management of internal audit ofprocesses in the logistics system of the enterprise, the mechanism of internal audit management, the effectiveness of internal audit of the quality ofprocesses
В соответствии с требованиями международной системы стандартов ИСО внутренний аудит является эффективным инструментом системы менеджмента качества, а также методом мониторинга и диагностики качества процессов, в том числе процессов логистики. В ходе проведения внутреннего аудита проводится оценка условий осуществления процессов на предприятия для принятия решений по совершенствова-
нию или созданию дополнительных условий с целью повышения качества процессов. Внутренний аудит является средством мгновенного улучшения качества путем своевременного выявления и устранения причин отклонений в процессах, а также методом анализа эффективности функционирования системы качества или ее элементов путем установления соответствия текущих критериев качества процессов заданным параметрам в соответствующей нормативно-технической документации.
© Каблашова И.В., Литвиненко А.В., 2018
ЭКОНОМИНФО. 2018. Т.15. № 3
В свою очередь, содержание программы внутреннего аудита определяется целями проведения про-верки, функциональной принадлежностью процесса логистики, ролью и местом процесса в общей классификации процессов, осуществляемых на предприятии. Одной из целей аудита является выявление скрытых проблем в логистической деятельности предприятия, определение возможных путей их решения и улучшения качества процессов.
Проведенные теоретические исследования показали, что сущность внутреннего аудита очень широкое и имеет множество трактовок в зависимости от вида и содержания внутренних проверок. В стандарте ГОСТ Р ИСО 9000-2012 внутренний аудит определяется как форма контроля руководством системы менеджмента качества предприятия [1]. В стандарте ГОСТ Р ИСО 9001-2015 содержанием аудита является систематически, независимый документированный процесс получения объективных свидетельств о состоя-нии процессов и факторах внутренней среды предприятия с целью установления степени выполнения согла-сованных критериев оценки качества процессов [2].
В работах Иткина Ю.М. отмечается, что внутренний аудит является видом проверки документации и документированных процедур управления качеством процессов, которая осу-
Сущность и содержание внутре
ществляется независимыми внешними специалистами [3]. Угольников В.С. характеризует внутренний аудит как процесс проверки состояния всех элементов управляемой системы предприятия на предмет соответствия требованиям к качестве ее элементов [5].
Следует отметить, что сущность внутреннего аудита целесообразно рассматривать с двух точек зрения. В широком смысле слова, аудит является систематическим процессом получения информации для доказательства ее объективности и достоверности и оценки степени соответствия рассчитанных критериев установленным требованиям всех заинтересованных сторон.
В узком смысле слова внутренний аудит является средством мгновенного улучшения качества путем своевременного выявления и устранения причин отклонений в процессах, а также методом анализа эффективности функционирования системы качества или ее элементов путем установления соответствия текущих критериев качества процессов заданным параметрам в соответствующей нормативно-технической документации, регламентирующей логистическую деятельность предприятия.
Обобщение различных точек зрения на раскрытие сущность и содержания внутреннего аудита в раз-резе проблемы управления качеством процессов приведено в табл. 1.
Таблица 1
его аудита качества процессов
Автор / стандарт Понятие внутреннего аудита качества
Е.П. Мельникова [7] Аудит качества - систематический и независимый анализ, проводимый с целью оценки соответствия содержания процессов установленным требованиям, оценка результативности процессов и связанных видов деятельности
ГОСТ Р 57189-2016[4] Цель внутренних аудитов заключается в получении информации о результатах деятельности и результативности процессов для обеспечения уверенности в том. что запланированные мероприятия по обеспечению качества выполнены и система функционирует эффективно.
Н.П. Плетнева [8] Внутренний аудит — это регламентированная деятельность по анализу процессов управления и различных функциональных процессов предприятия, а также разработка и внедрение корректирующих и предупреждающих мер по улучшению качества с последующей оценкой их результативности.
Стандарт ГОСТ РИСО 19011-2012 [1] Определение соответствия деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также требованиям, разработанным самой организацией, полученные результаты являются входными данными для анализа деятельности по управлению качеством руководством предприятия и установления соответствия требованиям стандарту ИСО 9001:2008.
Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 [2] Систематический, независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и достоверных оценок процессов по функциональным областям деятельности предприятия для установления степени соответствия установленным критериям в программе проведения внутреннего аудита
Стандарт ГОСТ Р 54985-2018 [6] Внутренние аудиты, называемые "аудитами первой стороны" проводится для оценки функциональной деятельности малого предприятия, результаты внутреннего аудита могут служить основанием для декларации о соответствии процессов документированным требованиям системы менеджмента качества.
Исследования приведенных определений позволяет сделать вывод, что внутренний аудит является идентифицированной деятельностью, которая регламентирована внутренними регламентами предприятия в области управления качеством и осуществляется внутренними аудиторами предприятия. Полученные результаты представляются органам управления предприятием, таким как, общему собранию участников, наблюдательному совету, совету директоров, службе качества для выработки стратегии и политики по улучшению качества процессов и совершенствованию всех видов деятельности.
В общем, внутренний аудит является специализированным видом деятельности по проведению независимых и объективных проверок, оказания консультаций для совершенствования производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Внутренний аудит помогает предприятию достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов риск-ориентированного управления, мониторинга и диагностики всех процессов и общего управления предприятия, с целью выявления узких мест и назначения мероприятий по улучшению для постоянного обеспечения соот-
В контексте рассматриваемой проблемы процедура управления внутренними аудитами качества процессов логистики предусматривает решение следующего комплекса задач: разработку алгоритма проведения, составление плана проведения внутренних аудитов, подготовку и аттестацию аудиторов, разработку форм документов, разработку положения по мотивации
ветствии качества процессов установленным требованиям [6].
С учетом содержания логистической системы предприятия и специфики процессов логистики внутренний аудит качества является деятельностью по проведению комплексной периодической проверки среды осуществления процессов логистики, целей, стратегий и отдельных видов логистической деятельности предприятия.
Следовательно, внутренний аудит проводится с целью удовлетворения внутренней потребности предприятия с целью выявления отклонений в процессах логистики, определения причин появления отклонений, оценки необходимости и возможности проведения предупредительных и корректирующих мероприятий. Следовательно, внутренний аудит качества процессов логистики целесообразно рассматривать как неотъемлемую часть системного анализа логистической деятельности с целью оценки качества информации, которая поступает из управленческой системы, а также оценки эффективности методов управления логистическими потоками на предприятии.
Обобщение вышеприведенной информации позволяет выделить и систематизировать по объектам причины проведения внутреннего аудитов в логистической системе предприятия (табл. 2).
Таблица 2
аудиторов, разработку методов мониторинга и оценки результативности процессов логистики.
При управлении качеством процессов логистики на основе процессного подхода следует использовать следующие документированные процедуры:
- идентификация соответствия установленной последовательности проведения аудита,
Характеристика причин проведения внутренних аудитов на предприятии
Причины проведения внутреннего аудита логистической системы Причины проведения внутреннего аудита качества процессов логистики
- потребность в плановом анализе эффективности функционирования логистической системы, - потребность в совершенствовании структуры системы взаимосвязанных процессов логистики, - необходимость оценки фактически реализованных мероприятий по совершенствованию и упорядочению логистической деятельности, - ликвидация проблем в управлении качеством процессов логистики, - необходимость планирования и оценки направлений развития логистической системы преддприятия. - необходимость подтверждения соответствия качества процессов логистики требованиям соответствующих нормативных документов, - оценка выполнения требований внутреннего потребителя к качеству процессов логистики, - оценка результатов мониторинга текущих параметров качества процессов логистики, - оценка результативности мер по улучшению качества процессов логистики, - оценка результативности процедур управления качеством процессами логистики
- верификация соответствия параметров качества процесса логистики на входе и параметров качества на выходе процесса логистики,
- валидация способности процесса логистики обеспечить выполнение требований к качеству результатов.
Вышеприведенные документированные процедуры управления качеством процессов, ре-
гламентированные стандартами ИСО 9000, правомерно использовать при управлении внутренними аудитами качества процессов логистики.
С учетом вышеприведенных методических рекомендаций по проведению внутренних аудитами качества процессов логистики разработан механизм управления внутренними аудитами качества процессов логистики (рисунок).
Структура механизма управления внутренним аудитом качества процессов логистики
При проведении внутреннего аудита качества процессов логистики целесообразно применять метод PDCA, известный в теории менеджмента качества как «круг Деминга», который является эффективным инструментом для проверки возможностей для постоянного улучшения качества процессов на основе документированных процедур. Применение данного метода основано на применении экспертно-статистических методов управления процессами с целью выявления проблем, анализа причин их появления, принятия решения по своевременному устранению несоответствий в процессах, а также оценки целесообразности улучшения качества процесса логистики.
Использование данного метода позволяет осуществить переход от аудита, ориентированного на оценку работы конкретного подразделения, к аудиту, основанному на процессном под-
ход. Полученная информация при проведении аудита используется для оценки рисков от возможных отклонений в процессах логистики. Данное утверждение позволяет отнести процедуры внутреннего аудита к методам риск-ориентированного управления процессами.
Содержание процедур внутреннего аудита с учетом этапов методологии PDCA и содержания процессов логистики заключается в следующем:
1 Планирование процесса внутреннего аудита:
- определение целей и задач процесса, установление показателей качества процесса в соответствии с целями постоянного улучшения;
- составление графиков и планов, выдача заданий аудиторам, установление нормативов и показателей оценки качества процессов логистики;
- обеспечение необходимыми ресурсами, такими как, персонал (наличие, требования к компетентности), методики, технологии экспертно-статистического анализа, инфраструктура логистической деятельности, цепочки взаимосвязанных процессов логистики,
- составление плана текущего использования объективных данных.
2 Осуществление процесса внутреннего аудита:
- изучение и анализ документации, регламентирующей осуществление процессов логистики (актуальность, доступность, объективность и достаточность и т.д.);
- оценка соответствия характеристик процесса логистики установленным документированным требованиям;
- оценка взаимодействия с другими процессами,
- обобщение полученной информации, заполнение стандартных форм.
3 Проверка (наблюдение) и анализ процесса:
- контроль соблюдения графиков, выполнения заданий;
- мониторинг и диагностика текущих параметров процессов логистики,
- оценка и анализ установленных показателей качества;
- составление отчета по результатам предыдущих этапов и действий.
4 Разработка мероприятий по корректировки и улучшению качества процесса логистики:
- корректировка документированных процедур управления качеством процессов логистики;
- оценка результативности документированных процедур;
- оценка рисков появления несоответствий в процессах и нарушений документированных процедур;
- обоснование и принятие решений по улучшению качества процессов и совершенствованию логистической деятельности предприятия.
По результатам проведения внутреннего аудита качества процессов логистики составляется общее аудиторское заключение, отражающее выполнение поставленных задач и достижение целей аудита, информация об оценке результативности процессов внутреннего аудита. На основе отчета составляется план мероприятий по улучшению качества процессов логистики и по совершенствованию логистической деятельности предприятия.
Методика оценки результативности процессов и обязательных процедур внутреннего аудита на основе методологии PDCA приведена в табл. 3.
№ п/п Последовательность действий и процедур в соответствии с содержанием этапов цикла PDCA Оценка процедуры, процесса, % Удельный вес оценки оценки, ki Уровень выполнения, kiqi Примечания
1 2 3 4 5 6
1 Планирование процесса внутреннего аудита (Plan)
1.1 Определение целей и задач процесса, установление показатели качества процесса и формулировка цели по обеспечению качества
1.2 Составление графиков, программ, составление контрольных вопросников, установление нормативных требований к качеству процесса
1.3 Обеспечение ресурсами:
1.3.1 квалификация, компетентность персонала
1.3.2 методики, технологии
1.3.3 инфраструктура
1.3.4 процедуры
Итого (Plan) 1,0 np = Зад
2 Осуществление процесса внутреннего аудита (Do)
2.1 Анализ документация по процессам
2.2 Оценка соответствия процессов установленным требованиям
2.3 Оценка взаимодействия между процессами логистики и процессами производства
Таблица 3
Оценка результативности процессов и процедур внутреннего аудита качества процессов логистики
Продолжение табл. 3
2.4 KTOro(Do) | 1,0 nd= Xkq |
3 Проверка (наблюдение) и анализ процесса (Check)
3.1 Контроль соблюдения графиков, выполнения процессов логистики
3.2 Мониторинг процесса по показателям качества
3.3 Составление отчета по процессу
Итого (Check) 1,0 nc= Xkq
4 Разработка мероприятий по корректировки и улучшению качества процесса логистики (Action)
4.1 Установление процедуры коррекции
4.2 Наличие документированных процедур и их соответствие требованиям
4.3 Оценка результативности документированных процедур, прогноз и анализ рисков
4.4 Идентификация ответственности исполнителя процесса за корректировку и улучшение процесса
Итого (Action) 1,0 na= Xkq
В столбце 2 расчетной таблицы под соответствующими заголовками аудиторы отражают все собранные наблюдения по данному элементу деятельности для обоснования выставленных оценок qi. Удельный вес (коэффициенты к) рассчитываются с применением экспертно-статистическим метода с применением программы EXLE. Полученные итоговые оценки результативности процессов и процедур внутреннего аудита устанавливаются на основе анализа полученной информации (столбец 3) с учетом следующих ограничений:
- 100% — отсутствие несоответствий и рекомендаций по улучшению ^=1),
- 95% — отсутствие несоответствий, рекомендации по незначительным корректировкам (Ф=0,95),
- 75% — имеются незначительные несоответствия, рекомендации по улучшению (Ф=0,75),
- 50% — имеются значительные несоответствия, рекомендации по перестройке процесса (Ф=0,50).
Для повышения результативности процессов целесообразно оформлять несоответствия в дополнительных отчетах, что позволит зафиксировать и отследить выполнение корректирующих действий. Для наглядности полученной информации по оценке результативности процедур управления внутренними аудита ми качества процессов логистики результирующие оценки целесообразно представлять в виде секторной или круговой диаграммы.
Таким образом, процедура управления внутренними аудитами качества процессов логистики предусматривает решение следующего комплекса задач: разработку алгоритма проведения, составление программы проведения внутренних аудитов, подготовку и аттестацию аудиторов, разработку форм документов, разработку положения по мотивации аудиторов, разработку методов оценки качества и результативности процессов логистики.
Решению поставленных задач способствует формирование механизма управления внутренними аудитами, функционирование которого позволяет упорядочить данную деятельность и улучшить качество процессов логистики. Под механизмом управления внутренними аудитами качества процессов логистики следует понимать совокупность организационно-управленческих мероприятий, направленных на оценку качества процессов логистики, выработку мер по корректировке процессов и условий их осуществления, обоснование необходимости улучшения качества процессов логистики и оптимизации затрат.
Поскольку механизм управления внутренними аудитами качества процессов логистики является инструментом системы менеджмента качества, следовательно, функционирование его осуществляется путем реализации основных функций управления, таких как: планирование, организация, мотивация, контроль, учет и анализ, а также координация или регулирование.
Управление внутренним аудитом качества процессов логистики осуществляется с помощью документированной процедуры «Разработка и
реализация программы аудита». В зависимости от размера, вида деятельности и сложности проверяемой организации программа аудита может включать один и более аудитов. При этом необходимо учитывать, что внутренние аудиты могут иметь различные цели и носить комплексный характер, т.е. охватывать все процессы логистической деятельности на предприятии.
Программа внутреннего аудита также должна включать графики проведения аудита, требования к обеспеченности необходимыми ресурсами, стандартные формы отчетов. При этом могут быть разработаны несколько программ управления внутренними аудитами качества процессов логистики. Ответственным за разработку и реализацию программы управления внутренним аудитом качества процессов логистики идентифицируется постановку и решение следующих задач:
- определять, внедрять, контролировать, анализировать и совершенствовать программы управления внутренним аудитом,
- определять и обеспечивать программу необходимыми ресурсами,
- формировать команду аудиторов,
- разрабатывать документированные процедуры и форму документов.
На основе обобщения результатов проведенных исследований можно выделить следующие виды внутреннего аудита качества процессов логистики:
- аудит результатов процессов логистики -определение критериев оценки качества и установление их соответствия заданным спецификациям,
- аудит содержания (документированных процедур) процесса логистики - оценивается соответствие параметров процесса, компетенции исполнителя и характеристик средств выполнения процесса установленным требованиям нормативно-технической документации,
- аудит логистической системы - проводится оценка соответствия документации требованиям конкретного стандарта ИСО 9001, оценка пригодности документации к использованию для достижения заданных целей в области обеспечения качества процессов логистики.
Результатом всех видов внутреннего аудита является выявление недостатков в организации логистической деятельности, разработка и внедрение корректирующих мер с последующей оценкой их результативности, проектирование структуры системы управления взаимодействием процессов логистики.
Таким образом, внутренний аудит качества процессов логистики по содержанию и методам является эффективным инструментом современного выявления и устранения проблем в процессах логистики с учетом риск-ориентированного управления логистической деятельностью на предприятии. Эффективное управление внутренними аудитами качества процессов логистики способствует сокращению затрат на ликвидацию возможных отклонений в логистической системе предприятия.
Литература
1. ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Система менеджмента качества. Термины и определения. М.: Стандартин-форм. 2015.
2. Внутренний аудит: планируй, проводи, отчитывайся: учебник для вузов / Ю.М.Иткин. -Краснодар: КГТУ, 2016.
3. ГОСТ Р 57189-2016 Система менеджмента качества. Руководство по применению ИСО 9001:2015. М.: Стандартинформ. 2017.
4. Аудит системы качества должен быть системным / В. Угольников, С. Шаталина // Стандарты и качество - 2016. - №8.
5. Аудит процессов и методы его проведения / Ю.М. Иткин // Методы менеджмента качества - 2017. - №5.
6. Интернет-ресурсы. Центр консалтинга обучения Всероссийской организации качества. (ЦКО ВОК).-www.ckovok.ru.
7. Мельникова, Е. В. Коллизии аудита / Е. В. Мельникова // Методы менеджмента качества. -2015. - № 2; № 4; № 5; № 8.
8. Плетнева Н. П. Аудит систем менеджмента качества / Н. П. Плетнева // Все о качестве. - 2014 - № 5.
