CC BY
19
УДК 004.93
Чернова О.А., Красильников И.В.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ С ПОМОЩЬЮ ГИБКОЙ МЕТОДОЛОГИИ КАНБАН
Чернова Ольга Андреевна, студентка 4 курса бакалавриата факультета цифровых технологий и химического инжиниринга;
Красильников Игорь Владимирович к.т.н., доцент кафедры информационных компьютерных технологий, e-mail: fa.bi.krass@yandex.ru
Российский химико-технологический университет имени Д. И. Менделеева, Москва, Россия 125047, Москва, Миусская пл., д. 9
В статье представлен обзор методики управления проектами на основе гибкого метода типа канбан. Рассмотрены этапы управления проектами, возможные программные средства для его применения, описаны преимущества и недостатки использования метода.
Ключевые слова: управление проектами, канбан, гибкие методологии, Agile.
PROJECT MANAGEMENT USING FLEXIBLE KANBAN METHODOLOGY
Chernova O.A., Krasilnikov I.V.
D. Mendeleev University of Chemical Technology of Russia, Moscow, Russian Federation
The article discusses an overview of the project management methodology based on a flexible kanban-type method is presented. The stages of project management, possible software tools for its application are considered, the advantages and disadvantages of using the method are described. Keywords: project management, Kanban, flexible methodologies, Agile.
В эпоху цифровых технологий, когда поток информации и количество услуг увеличиваются с каждым днем, возрастает потребность во внедрении информационных систем во всех сферах человеческой деятельности, особенно в области управления проектами. Гибкое управление проектами становится все более популярным в Российской Федерации. Компаниям различного уровня нужны высококвалифицированные специалисты в этой области, обладающие навыками и знаниями, необходимыми для внедрения гибких методологий разработки.
Управление проектами является одной из самых передовых управленческих технологий, которая продолжает быстро развиваться. Проектно-ориентированное управление характеризуется четкой направленностью на достижение цели - создание "уникального продукта проекта". Проекты, как сложные системы, плохо предсказуемы, поэтому невозможно определить как целевое, так и практически достижимое состояние, тем более невозможно выбрать и навязать системный "оптимальный" переход. Управление проектами по созданию уникальных продуктов характеризуется неопределенностью и рисками по своей природе. Этим требованиям отвечает система управления проектами путем разделения на подзадачи - Канбан, которая позволяет улучшить визуальный контроль над процессами, выявить проблемные места, способствовать самоорганизации и большей личной ответственности исполнителей и повышения производительности.
Однако такой подход имеет и ряд недостатков:
• Недостаток ресурсов. Часто у небольших фирм не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
• Высокие требования к квалификации руководителя проекта. На рынке мало проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
• Сложности перехода. Скорректировать систему под проектную сложно и занимает большое количество времени.
Рассмотрим основные этапы управления проектами [1]:
1. Инициирование проекта
Данная стадия проекта заключается в принятии решений об авторизации проекта.
Здесь происходит разработка устава проекта, то есть формулируются практические нужды и происходит документальное оформление
услуги/продукта. Помимо этого, на данном этапе разрабатывается описание содержания проекта, где, с использованием устава проекта, происходит предварительное документирование проекта.
2. Планирование проекта
Данная стадия нацелена на определение и фиксирование целей и действий в рамках проекта, которые нацелены на достижение требуемого результата.
3. Исполнение проекта
Происходит объединение трудовых и других
ресурсов для выполнения задачи.
4. Мониторинг и контроль проекта
Этап, который отвечает за постоянную оценку
развития проекта, мониторинг отклонения от плана, при необходимости внесение корректив в проект для достижения результата. Постоянный мониторинг дает команде проекта представление о состоянии проекта и выделяет участников, которым нужно уделить дополнительно внимание.
5. Закрытие проекта
Происходит подведение проекта к правильному
завершению, а также передача результатов заказчику.
На данном этапе происходит закрытие проекта или его фазы, а также закрытие контрактов проекта.
Стоит отметить большое количество подходов к управлению проектами, однако в данной работе нами будет рассмотрен только один гибкий подход -Канбан.
Канбан основан на принципах поточности, а также поиска баланса [3]. Его основными плюсами являются два основополагающих принципа. Первый -принцип управления изменениями, который гласит, что для начала работы требуется проанализировать текущий процесс и применяемые практики и добавить к нему элементы канбан. Второй - предоставление сервисов, нацеленный на анализ потребностей и ожиданий от проекта и поиск оптимальных бизнес-показателей для работы.
Можно заметить необходимость соблюдения основной для такой системы особенности - наличие визуальных сигналов - карточек, которые ограничивают количество незавершенной работы, то есть WIP (Work In Progress) лимиты.
Важным пунктом в канбан системе является установка точки принятия обязательств и точки поставки. До точки принятия обязательств формулируется ряд идей, которые либо отсеиваются на следующих этапах, либо берутся в работу. Затем происходит утверждение идей, установкой точки обязательства - документа, имеющего четкую формулировку, который устанавливает соглашение о выполнении работы заказчика и поставщика услуг. Далее до точки принятия наступает так называемое время Lead Time (LT) - время в канбан системе.
В настоящее время на рынке можно найти готовые решения систем управления проектами типа Канбан, например, такие, как:
• Trello - иностранное ПО для управления небольшими проектами с помощью канбан;
• Битрикс24 - российская CRM система, обладающая огромных функционалом в области управления проектами;
• Kaiten - разработка, нацеленная на качественную работу с проектами, имеющая большой функционал для аналитики;
• Taskify - иностранная система, предназначенная скорее для личного использования
канбан метода;
• КапЬапР1о-№ - платформа, визуализирующая рабочий процесс, написанная на иностранном языке.
Подобные решения можно применять в любых отраслях деятельности, где необходимо разграничивать работу или отслеживать функциональность команды в рамках проекта.
Ключевыми особенностями работы с канбан считается визуализация, разбиение этапов работы, а также наличие циклов обратной связи, которые модифицируются во процессе работы [2]. Поэтому говоря о данном методе речь в первую очередь идет о совершенствовании процесса работы, так как управление продуктом эволюционирует вместе с командой на основе предыдущих результатов внедрения метода.
Это достигается за счет представления рабочего процесса в виде поточной системы, которая формируется с помощью закона Литта:
Скорость поставки =
WIP
Брекя производства
( 1 )
Данный закон используется для анализирования показателей использования канбан.
Рассмотрим на рис.1. стандартную доску рабочего пространства системы, разработанную в рамках выпускной квалификационной работы. Можно заметить, что задачи разбиваются на группы по тематикам - стандартно их три:
1. Задачи, которые необходимо взять в работу.
2. Задачи, которые находятся в работе.
3. Выполненные задачи.
По мере выполнения карточка с наименованием задачи будет перемещаться из столбца "Нужно сделать" в "Готово". При этом можно добавить еще столбцы, например, для личных задач или отдыха, так как они также являются процессами, формирующими занятость.
Неоспоримый плюс данной системы — отсутствие брошенных на полпути дел, так как новая задача будет поступать в работу только после того, как предыдущая была выполнена.
Рабочее пространство Новое рабочее пространство
Нужно сделать Задание 1 Задание 2 Задание 3 Важное
+ Добавить карточку
Готово Задача S Задача 7
+ Добавить карточку
Рис. 1. Онлайн инструмент управления проектами типа канбан
Обобщая, эффективность применения канбан достигается за счет доступа исполнителей ко всем данным с помощью карточек. Это позволяет улучшить визуальный контроль над процессами, выявить узкие места, способствовать
самоорганизации и большей личной ответственности исполнителей, а также повысить производительность труда. Используйте Канбан, чтобы визуально определить, когда поток больше не является плавным и где возникают задержки. Приоритет следует отдавать подзадачам в соответствии с требованиями проектов или наличием ресурсов на их выполнение.
По нашему мнению, чтобы повысить вероятность своевременной реализации проекта, необходимо учитывать следующие рекомендации:
- использовать все стадии управления проектами;
- применять разработанные средства для гибких методов управления;
- контролировать и отслеживать исполнение каждого этапа проекта для обеспечения качественной работы команды;
- ограничивать поток задач для избегания «перегрузки».
Применение гибкого подхода канбан является актуальной и перспективной отраслью управления проектами. Уже имеются готовые решения, которые нашли применение в различных сферах жизни.
Канбан не требует кардинального и быстрого изменения организации рабочего процесса. Данный метод плавно и мягко встраивается в уже существующий процесс и является довольно простым инструментом для улучшения рабочего процесса. При правильном использовании Канбан, можно рассчитывать на увеличенную продуктивность, большую предсказуемость процесса, повышение удовлетворенности ваших заказчиков и ускоренный выход на рынок продукта.
Список литературы
1. A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), PA: Project Management Institute, 2017. 725 c.
2. Майк Барроуз Канбан Метод. Улучшение системы управления. - ООО «Альпина Паблишер», 2020. - 310 с.
3. Anderson D. J. Kanban: An Alternative Path to Agility. Blue Hole Press Inc, 2015. 350 p.
