CC BY
491
УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА И ИХ ЗНАЧЕНИЕ И.Д. Васильев, студент
Научный руководитель: Н.Г. Кондрашова, канд. экон. наук, доцент Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского (Россия, г. Калуга)
DOI:10.24412/2500-1000-2021-4-2-166-168
Аннотация. Коммуникация, как неотъемлемая часть успеха любого проекта - это связывающее звено, нить, по которой осуществляется общение между участниками команды проекта. Актуальность темы статьи состоит в том, что большую часть процесса исполнения проекта составляет именно правильно построенная совместная коммуникация между его участниками. Управление коммуникациями проекта должно быть хорошо организованно и проработано по трем основным процессам: планированию, управлению и контролю. Это позволит минимизировать конфликты внутри команды и отклонения от ожидаемого результата.
Ключевые слова: коммуникация, планирование, план, управление, контроль.
Коммуникация представляет собой «сбор, обобщение и систематизация необходимой информации и своевременный обмен ею для принятия рациональных решений. Координация и синхронизация действий участников базируется на обмене, интерпретации и применении полученной информации. На основе коммуникации происходит взаимодействие участников проекта» [1, с. 50]. Виды, формы и
средства коммуникаций представлены на рисунке 1.
Содержание управления коммуникациями проекта включает три основных процесса: планирование коммуникаций, управление коммуникациями, их контроль.
В ходе планирования коммуникаций разрабатывается план - документ, содержащий разделы, характеризующие процесс управления.
Виды коммуникаций
• Вертикальная;
• Горизонтальная; •Вербальная; •Невербальная;
• Формальная; •Неформальная;
• Межличностная;
• Интеллектуальная
Форма коммуникаций
•Письменная; •Устная; •Видео; •Электронная; • Эмоциональная
Средства коммуникаций
•Документы; •Речь;
•Знаковые системы;
• Электронные средства связи;
•Видео- и
телекоммуникации;
• Элементы структуры физиологической системы человека
Рис. 1. Виды, формы, средства коммуникаций
План коммуникаций как ключевое звено нужен не во всех проектах, а именно в крупных - когда превалирует количество участников проекта примерно за 15 человек. Перед планированием коммуникациями проекта, необходимо быть уверен-
ным в том, что [2, с. 35]: есть понимание объема проекта; в наличии имеются базовые планы; была интегрирована хотя бы одна разработанная концепция управления проектом, которая смогла быть доведена до этапа разработки плана коммуникаций;
информация о «стейкхолдерах» собрана и проанализирована (стейкхолдеры - заинтересованные лица проекта); определены роли внутри команды проекта и т.д.
Простыми словами, заниматься планированием коммуникаций необходимо заниматься не изначально, а когда уже есть объективное представление проекта.
Кроме того, до завершения процесса планирования коммуникаций проекта пройдет определенное количество времени и итоговый план получится после многих корректировок начального, так как нужно учесть нужды всех участников проекта. Проект подразумевает работу разных групп людей [3, с. 84] и план коммуникаций должен отразить как будет донесена до них необходимая информация и получена от них обратная связь. Например, если команда проекта в курсе о ходе внедрения системы планирования ресурсов (ERP-системы) стоит подумать о будущих пользователях, понять, что им будет что-либо непонятно, и предложить для них регулярную коммуникацию.
Однако, много коммуникаций тоже нехорошо, так как может образоваться перекос от их избытка из-за желания все формализовать. Например, ежедневные встречи будут отвлекающим фактором, который не позволит команде сосредоточиться на важных моментах и в целом на работе по проекту. Важно в плане отразить не только то, как будет коммуницировать команда, но и как будет осуществляться над этим контроль, чтобы получатель коммуникации это понял. Коммуникация должна быть понятна, учитывать специфику компании и вовремя извещать участников проекта о происходящих изменениях.
В ходе управления коммуникациями проекта необходимо, чтобы информация о проекте планировалась, собиралась, генерировалась, распространялась, хранилась, извлекалась, управлялась, контролировалась и в конечном итоге удалялась своевременно и надлежащим образом. Управление коммуникациями проекта осуществляется в соответствии с составленным планом. Распространение информации осуществляется при помощи программных
средств, современных средств связи или с использованием бумажных носителей, а также путем переговоров устно.
За счет «встроенных в программное обеспечение аналитических методик, шаблонов документов, комментариев и подсказок по их заполнению, автоматизирован процесс управления и расширен используемый инструментарий программных средств» [4, с. 95]. При этом «программные продукты позволяют хранить большой массив информации, удаленно редактировать и своевременно обновлять данные» [5, с. 90]. По итогам выполнения плана составляется отчетная информации о выполненных работах всем участникам проекта, которая включает сведения о сроках, стоимости, выполненных работах, и возникших отклонениях.
В рамках данного раздела управления проектами осуществляется управление коммуникативным взаимодействием между ключевыми и прочими участниками проекта. Поэтому процесс управления коммуникациями проекта должен быть хорошо проработан чтобы не подвести ожидания заинтересованных сторон. Эффективное общение со всеми заинтересованными сторонами объединяет участников проекта с разными взглядами и уровнями навыков и может положительно повлиять на выполнение проекта и не допустить возникновение конфликтов.
В ходе осуществления контроля коммуникаций проекта действия членов команды проекта приводятся в соответствие со стратегией компании, при этом используют следующие способы контроля [6, с. 132]:
- инструментальный. Он актуален при использовании программных средств при управлении проектом и позволяет отслеживать действия команды и пользователей;
- личный. Это устный опрос команды проекта с возможностью понимания удобства формата коммуникаций;
- аналитический. Это анализ и выявление коммуникаций низкого качества определенного направления и внесение изменений в план коммуникации для исправления этих неполадок.
16S
Основными критериями оценки комму- должна координировать и синхронизиро-никаций команды проекта являются на- вать действия участников проекта. При дежность информации, скорость обмена этом управление коммуникациями проекта данными, степень их потери. Для того, должно быть хорошо организованно и чтобы снизить отклонения от ожидаемого проработано по трем основным процессам: результата необходимо обеспечить эффек- планированию, управлению и контролю. тивность управления коммуникациями Правильно построенное управление ком-проекта. муникациями проекта позволит достичь
Таким образом, коммуникация как сбор, его цели и минимизировать конфликты обобщение и систематизация необходимой внутри команды и отклонения от ожидае-информации и своевременный обмен ею мого результата. для принятия рациональных решений
Библиографический список
1. Кондрашова Н.Г. Информация и ее применение в ходе управления проектами // Дневник науки. - 2020. - №12 (48). - С. 50.
2. Управление проектами: Учебное пособие / Авт.-сост.: С.Ф. Чижов, Е.Н. Чижова. -Белгород: Изд-во БГТУ им. В.Г. Шухова. 2012. - 200 с.
3. Ньюстром Дж.В., Дэвис К. Организационное поведение. - СПб.: Питер, 2015. - 348 с.
4. Кондрашова Н.Г., Русу Я.Ю. Применение программных продуктов в сфере управления бизнес-проектами // Modern Economy Success. - 2020. - №5. - С. 94-99.
5. Ткаченко А.Л., Испирян Р.А. Применение систем управления проектами при построении модели проекта // В сборнике: Математическое моделирование в экономике, управлении и образовании. Сборник научных статей по материалам III Международной научно-практической конференции. - 2017. - С. 86-92.
6. Управление проектами: учебное пособие / под редакцией И.И. Мазура. - 2-е изд. -М.: Омега-Л, 2013. - 664 с.
PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT AND THEIR IMPORTANCE I.D. Vasiliev, Student
Supervisor: N.G. Kondrashova, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor Kaluga State University named after K.E. Tsiolkovski (Russia, Kaluga)
Abstract. Communication, as an integral part of the success of any project, is a connecting link, a thread through which communication between project team members is carried out. The relevance of the topic of the article lies in the fact that most of the process of project execution is precisely the correctly built joint communication between its participants. Communication management of the project must be well organized and worked through three main processes: planning, management and control. This will minimize conflicts within the team and deviations from the expected result.
Keywords: communication, planning, plan, management, control.
