CC BY
124
С.С. Гоголин,
доцент кафедры Менеджмента, к.т.н., Московский автомобильно-дорожный Государственный технический университет,
S.S. Gogolin,
Associate Professor of Management, Ph.D., Moscow automobile and road state technical university
(5025848@gmail. com) Е.Ю. Фаддеева, доцент кафедры Менеджмента, к.т.н., Московский автомобильно-дорожный Государственный технический университет,
E. Y. Faddeeva, Associate Professor of Management, Ph.D., Moscow automobile and road state technical university
(faddeeva84@mail. ru)
УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПОТОКАМИ ЛОГИСТИЧЕСКИХ СИСТЕМ СРЕДСТВАМИ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА
Аннотация. Современная логистика представляет собой эффективный инструмент оптимизации информационных потоков функционирующих во внешней и внутренней среде организации. В логистических информационных системах взаимодействуют две составляющие системы - складские и транспортные. Учет информационных потоков между двумя взаимодействующими системами необходим для построения эффективной информационной логистической системы. Для логистических систем построенных на основе информационного менеджмента необходимо применять системный анализ потоков в разрезе определенных показателей, при ведении эффективного управленческого учета по контролю деятельности всех сотрудников организации. Все данные управленческого учета, должны опираться на сведения полученные из единой логистической информационной системы и на концепцию ответственности в управлении хозяйственными субъектами. С помощью автоматизированных информационных средств, использующихся в логистических системах, менеджеры могут определять тенденции изменений во внешней и внутренней среде логистической организационной системе. Управление информационными потоками средствами информационного менеджмента может быть реализовано практически в любой программной среде предназначенной для данной работы, так как общим выходом процесса управления информацией является сформированный и работающий для заказчика информационный сервис.
Annotation. Modern logistics is an effective tool for optimizing the information flow functioning in the external and internal environment of the organization. In logistics information systems, two components of the system interact -warehouse and transport. Accounting for information flows between two interacting systems is necessary to build an effective information logistics system. For logistics systems built on the basis of information management, it is necessary to apply a systematic analysis of flows in the context of certain indicators, while maintaining effective management accounting for controlling the activities of all employees of the organization. All management accounting data should be based on information obtained from a single logistic information system and on the concept of responsibility in managing business entities. With the help of automated information tools used in logistics systems, managers can identify trends in the external and internal environment of the logistics organization system. Management of information flows by means of information management can be implemented in virtually any software environment designed for this work, since the general output of the information management process is an information service that is created and works for the customer.
Ключевые слова: логистика, информация, информационные системы, информационные потоки, материальные потоки, информационный менеджмент, управленческие решения.
Keywords: logistics, information, information systems, information flows, material flows, information management, management decisions.
Современная логистика присутствует практически во всех сферах экономической деятельности организации, включая такие процессы как планирование, реализация, контроль затрат, хранение и перемещение материалов и продукции, а также связанной с ними информации о поставке товаров от места производства до места потребления. Логистика со своим методологическим аппаратом представляет собой эффективный инструмент оптимизации различных функциональных процессов, включая материальные и информационные потоки, в организациях как производственной, так и непроизводственной сферы. В настоящее время транспортные и логистические организации активно развиваются, занимая определенную нишу в современной экономике.
Конкурентоспособность и роль логистической организации на рынке зависят от ряда причин, но в первую очередь от того как быстро будет доставлена продукция в заданное место, в назначенное время и срок, при минимальном уровне издержек. А для этого логистическая организация должна иметь превосходно выстроенные операционные процессы, которые взаимодействуют с системой управления экономическими и финансовыми информационными потоками, представляющими собой совокупность сообщений, в виде документов в бу-
мажной и электронной форме. Данные информационные потоки формируются материальными потоками, циркулирующими между информационной логистической системой организации, внешней средой и внутренними логистическими операциями. Между информационным и материальным потоком отсутствует однозначное соответствие по времени возникновения информации. Как правило, информационный поток либо опережает материальный, либо отстает от него. В частности, само зарождение материального потока, обычно является следствием информационных потоков в ходе, например, переговоров о сделках купли-продажи товаров, составления контрактов и т.д.
А для этих целей необходимо развивать информационную логистику, которая является частью логистической системы и обеспечивает функциональную область логистического менеджмента.
Основная функция информационной логистики, состоит в планировании потребностей в ресурсах и контроле за их наличием в точках хранения и распределения, а также в функции информирования сотрудников, принимающих решения о возможных поставщиках ресурсов и нахождении оптимального решения о поставке и сбыте. Необходимо также, чтобы и сама система управления была такой же своевременной и позволяла повышать эффективность деятельности всего логистического процесса организации.
Одним из основных аспектов, который следует учитывать при формировании логистической системы, является система информационного обеспечения выполнения логистических функций. Прозрачность системы информационного обеспечения, которая достигается за счет оптимизации циркулирующих в логистической организации информационных потоков, а также внедрения современных информационных технологий в практику хозяйственной деятельности, является ключевым моментом эффективности ее функционирования и повышения конкурентоспособности. Информационные потоки логистической системы в процессе своего движения проходят разные уровни структуры организации и преобразуются на этих уровнях, так как основной задачей информационной логистики является, так же обеспечение конкурентоспособности организации, и ее стабильное развитие на современном рынке.
В логистических информационных системах взаимодействуют две составляющие системы - складские и транспортные. Складские системы предназначены для оптимизации организации работы с товарами на складах, а транспортные информационные системы выполняют функцию контроля доставки грузов. Учет отношений и данных между двумя взаимодействующими системами необходим для информационной логистической системы, так как расход и пополнение ресурсов осуществляется в реальном времени, и существует необходимость учитывать все логические взаимоотношения, возникающие в процессе перевозки и доставки. Логические информационные системы контролируют перевозки на транспорте, что является дополнительным контролем в управлении данными процессами.
Существующее программное обеспечение логистики, такое как «1С Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», производит выполнение отдельных типовых операций, однако их функционал невозможно использовать полностью для обеспечения работы транспортных и складских логистических компаний. Также на рынке представлен целый ряд программных продуктов для осуществления автоматизации управления складами [4]. Наиболее известной является программа «1С: Торговля и склад», а также совместимая версия «1С Логистика: Управление складом», система позволяющая управлять материальными потоками товаров, в которой учитывается склад и транспорт. В данной системе присутствует три вида логистических операций: закупочные, производственные и сбытовые, на основе которых решаются управленческие задачи по ведению материальных и информационных потоков [1].
Функциональное назначение информационных систем в логистике заключается в следующем:
- в обеспечении эффективной деятельности организации на рынке;
- в обеспечении сотрудников оперативной и актуальной информацией, содействующей более качественному выполнению работ;
- в соблюдении направления перемещения информационных потоков;
- в устранении неточности при получении информации из информационных потоков;
- в расширении функций логистической организации в соответствии с тенденциями экономического
рынка.
Следовательно, можно отметить, что в основе процесса решения управленческих задач по перемещению материальных потоков лежит автоматизированная обработка информации, циркулирующая в логистических системах, а в связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.
В информационной логистике информационный поток рассматривается как элемент, существующий между звеньями и структурными подразделениями логистической системы, состоящий из совокупности наборов данных, между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения и внешней средой.
Информационные потоки в логистических системах представлены некоторыми характеристиками:
- информация качественно разнородна;
- большое количество поставщиков информации;
- большое количество потребителей информации;
- сложность информационных маршрутов;
- большое количество документации по каждому маршруту.
Направленный информационный поток содержит, как правило, сведения о заказе и сообщения о предстоящем прибытии груза, так же перемещается информация о количественных и качественных параметрах материального потока. Следом приходит информация о результатах получения груза по количеству, а также подтверждения получателей и претензии, если такие имеются. Эффективное использование информационной логистики заключается в рациональном управлении информационным потоком на всех иерархических уровнях [6].
В данном случае информационный поток должен содержать следующие показатели:
- источник возникновения информации;
- назначение информации;
- адресат информации;
- стремительность получения информации;
- насыщенность информации.
Таким образом, для моделирования логистических информационных систем необходимо применять системный анализ потоков данных в разрезе определенных показателей. Например, чтобы решить задачу оснащения автоматизированного рабочего места вычислительной техникой, необходимо понимать, какие объемы информации, будут проходить через данное рабочее место, а также понимать, какие предъявлять требования к скорости обработки информации [9]. Информационная логистика применяется с целью обеспечения организации информацией по управлению материальным потоком в целом исходя из логистических принципов, где информационный поток будет генерироваться материальным потоком. Основным элементом логистической системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, созданное в рамках информационной системы управления логистической организацией, объединенных общностью выполняемых информационных операций.
Для того, чтобы эффективно управлять информационным потоком логистической организации необходимо выполнение следующих операций:
- соблюдение переадресации информационного потока;
- ограничение скорости передачи по каналам;
- снижение или ограничение объема информации на некоторых участках;
- ограничение объема потока до величины на работающем участке пути.
Это возможно только при эффективном управленческом учете по контролю деятельности всех сотрудников организации, когда возникает ситуация, при которой необходима быстрая оценка возможности, подсчет рентабельности, и контроль за исполнением работ. Все данные управленческого учета, должны опираться на сведения полученные из единой логистической информационной системы и на концепцию ответственности в управлении хозяйственными субъектами, в которых достаточное внимание уделяется информационным потокам, т.е. управленческий учет по информационному наполнению может полностью отразить деятельность сотрудников логистической организации. А эффективность ведения управленческого учета обеспечивается выполнением конкретных хозяйственных заданий, которые затем выстраиваются в информационные потоки, содержащие данные о затратах и доходах.
В результате такого взаимодействия можно получить:
- повышение эффективности деятельности всех подразделений, включая менеджеров, проектов и бизнес-процессов;
-формализацию конкретных показателей деятельности, ориентированную на каждого сотрудника;
- оперативную управленческую деятельность;
- эффективно выстроенные бизнес-процессы, позволяющие качественно работать и достигать поставленных целей по логистическим операциям.
Таким образом, основными принципами внедрения логистической информационной системы является обеспечение эффективной деятельности организации, связанной с получением оперативной информацией, которая будет способствовать качественному ведению управленческого учета, что значительно улучшит трудовой процесс и в дальнейшем позволит расширить функции организации.
Информация, используемая как элемент управления или предмет управленческого учета, обязательно должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния, а информационное обеспечение будет являться частью системы управления логистической организацией. Информационное обеспечение представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса [3].
После принятия управленческого решения важны фактические результаты по управленческому учету всей деятельности логистической организации, так как это система, обеспечивающая руководящий состав логистической организации информацией, необходимой для дальнейшей эффективной деятельности.
А эффективно построенная система управленческого учета позволяет логистической организации распределять ответственность при самостоятельном принятии решений сотрудниками по точкам ответственности. С получением менеджером такого права возникает и ответственность за их последствия. Полученная система учета по секторам ответственности предусматривает:
- выявление структурных элементов, несущих ответственность;
- составление своего бюджета для каждого структурного элемента;
- систематическое ведение отчетности о реализации;
- выявление возникающих отклонений и определение эффективности их функционирования.
Информация, собираемая в центре логистической системы, обеспечивает информационно-аналитическую поддержку процессов принятия управленческих решений для оптимизации деятельности сотрудников, так и в целом всей логистической организации, где уже будет определена последовательность действий в системе менеджмента, в котором должен присутствовать ряд обязательных требований:
- информация должна быть достоверной;
- данные должны помогать в принятии решений;
- понятность всех поступающих сообщений, не зависимо от того, в электронном они виде или в бумажном;
- эффективность в деятельности от полученной информации;
- регулярность поступления информации.
Таким образом, при формировании оптимальной логистической системы, в первую очередь, необходимо определить перемещение всех информационных потоков, а также их интенсивность и постоянность, определить разнообразные виды алгоритмов преобразования информации и соответствующую этим условиям схему электронного документооборота [7]. А управленческие решения в данной ситуации будут представлять собой продукт ограниченного применения, так как они будут сконцентрированы на конкретном объекте в четко описываемых условиях. Качество управленческого решения, как готового продукта проявится, в деятельности любого объекта, в тот момент, когда данное решение будет принято, а для формирования наполнения информационного обеспечения, должно ориентироваться только на заранее определенную потребность в необходимой и актуальной информации для руководителей и сотрудников логистической организации.
Необходимо отметить так же, что особое место в данной ситуации занимает информационного обеспечения, которое связанно с управлением, отражающее современные приемы и методы организации управленческой деятельности [4]. Процесс организации информационного обеспечения состоит из нескольких этапов:
- описание состояния объекта, в котором содержится набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы;
- моделирование информационных массивов с определением всех характеристик и зависимостей, формирующих статические данные;
- отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, и их обоснование в количественном и качественном изменениях;
- интегрирование информационной модели в процесс, отражающий взаимосвязь всех действующих процессов в логистической организации.
Можно сказать, что организационная структура порядка формирования информационного обеспечения определяет этапы хранения, регистрации, обновления, передачи и использования информации, а качественная организация структуры банков данных в информационных системах позволяет в большей мере обосновывать направления движения, интенсивность информационных потоков, закономерности их преобразования, а также методику запросов при получении информации из них.
Исходя из неоднородности и множественности поставщиков и потребителей логистических информационных потоков, а также руководствуясь главной целью классификации - упорядочением логистических информационных потоков, первым шагом в классификационной группировке является деление по признаку, позволяющему образовать однородные по видам деятельности (или по функциям) информационные потоки.
Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на: распорядительные (приказы, распоряжения), организационные (инструкции, протоколы, положения), аналитические (обзоры, сводки, докладные записки), справочные (справки), технические (документации по технике безопасности).
Обработка информационных потоков на разных этапах развития логистической организации может происходить с помощью системы информационного менеджмента, позволяющего организации объединять разнообразные технологии и организовывать на их базе самостоятельный бизнес-процесс, который позволит в дальнейшем оценить прибыль от его внедрения и функционирования.
Однако на практике, отсутствует контроль за информационными потоками, и это связано не с неэффективностью системы менеджмента контролировать весь процесс, а с отсутствием информации у руководителей о практике управления таковыми. Система управления логистической организацией построенная с помощью средств информационного менеджмента, обязывает руководство организации управлять данными и информационными потоками за счет планирования, предоставления каналов связи и контроля за оперативностью выполнения всех операций. Все бизнес-планы в системе формируются на основе анализа потребностей, а процесс управления информационной структурой формируется средствами информационно-технической поддержки, содержащими комплекс программно-аппаратного и организационного обеспечения.
При этом в процессе управления информационными потоками поступает информация о комплексе налаженных подсистем, в которых проверка осуществляется методом сравнения с общепринятыми стандартами. В этом случае информационные потоки не только работают для заказчика, удовлетворяя информационные потреб-
ности, но и позволяют ответственным лицам контролировать процесс, т.е. в системе информационного менеджмента управление отношениями с заказчиком возникает важный подпроцесс совершенствования системы. Именно здесь в процессе функционирования системы информационного менеджмента вырабатываются замечания к созданной системе взаимодействия информационных потоков, формируются вопросы для обеспечения тех-поддержки логистической системы.
Управление системой построенной по принципу информационного менеджмента может быть реализовано практически в любой программной среде предназначенной для данной работы, так как общим выходом процесса управления информацией является сформированный и работающий для заказчика информационный сервис. Таким образом, при внедрении системы информационного менеджмента по управлению информационными потоками в рамках любой логистической организации возможен процесс изменения самой системы управления. А сама система информационного менеджмента логистический организации будет взаимодействовать с бесчисленными показателями и характеристиками информационных потоков: номенклатурой передаваемых сообщений, реквизитами документов, документами, массивами данных, скоростью передачи данных, пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа и др.
Информационные потоки, сопровождающие отдельные логистические активности, например, операционные производственные процедуры, транспортировку, управление запасами и заказами, могут быть очень сложными и насыщенными в плане схем документооборота, количества документов и реквизитов. При выполнении смешанных международных грузоперевозок, использующих несколько видов транспорта, в обороте может быть свыше 50 оригинальных документов, содержащих большое количество реквизитов, а взаимодействие по информационным потокам осуществляться между несколькими логистическими посредниками.
Значимым так же является принятие целесообразных экономических решений в менеджменте, которые базируются на регулярной обработке и анализе оперативной информации. В связи с чем, в управлении логистическими потоками и механизмами реализации продукции на смену интуитивному (часто субъективному) подходу, должны придти объективные, качественно-количественные методы обоснования принятия решений.
Все более увеличивающиеся конкурентные требования к качеству функционирования основных процессов логистической организации, постоянное усложнение рыночной ситуации, противоречивость экономических факторов, влияющих на процесс управления предприятием, определяют возрастающее значение информационных коммуникаций и информационного менеджмента в логистических системах. Сбор и анализ адекватно актуальной и достоверной информации о рыночной конъюнктуре, производственных потребностях логистических субъектов позволяют менеджеру четко определить цель и задачи системы, её структурные элементы, позволяющие дать оценку возникающей ситуации, рассчитать потребность в будущих финансовых ресурсах, необходимых для перспективного развития организации.
С помощью автоматизированных информационных средств, использующихся в логистических системах, менеджеры могут определять тенденции изменений во внешней и внутренней среде логистической организационной системе. Однако использование вычислительных средств вне постановки «логистической проблемы» теряет смысл, превращаясь в простой перебор информационных сценариев её возможного решения, а сама суть проявляется во фрагментарности, информационной замкнутости и обособленности основных видов деятельности, по сравнению с традиционными методами сбора, обработки и использования информации.
В связи с эти возникает необходимость уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки данных с применением элементов информационного менеджмента в логистических систем, позволяющих упрощать технологические схемы документооборота, за счет внедрения международных стандартов электронной передачи и обработки информационных потоков. В данном случае информационные потоки будут определяться потребностями сотрудников логистической организации при выполнении отдельных функций планирования, регулирования, анализа, контроля и учета.
Таким образом, сформированная логистическая информационная система, построенная на основе информационного менеджмента, в процессе принятия управленческого решения должна оперировать следующими элементами:
- информацией ввода;
- внутренней организацией хранения, поиска, преобразования и обработкой данных в базе данных логистической системы;
- информацией вывода;
- должен быть определен руководитель, принимающий конечное управленческое решение.
Логистическая система, сформированная на основе всех взаимодействующих информационных потоков
должна выполнять следующие функции:
1. планирование, содержит информацию об управлении запасами продукции потребителя, по размещению, прогнозированию спроса и стратегическому планированию;
2. координирование, содержит графики производства, планирование материальных потребностей и продаж;
3. базы данных, содержит внешние данные, заказы потребителей, входящие отгрузки, внутренние данные, производство и запасы
4. обслуживание потребителей, содержит информацию о статусе заказа, наличии запасов по типу продукции и по размещению и статус входящих нагрузок
5. управление, содержит информацию об уровнях обслуживания потребителей, функционирование торговли, транспортного агентства и самой системы в целом.
Таким образом, задачи, решаемые с применением информационного менеджмента в логистических системах, можно сформулировать следующим образом:
- сбор фактических данных и первичный анализ деятельности;
- анализ тенденций и перспектив деятельности;
- анализ спроса по данному виду логистических организаций;
- функциональный анализ деятельности с точки зрения рентабельности;
- анализ спроса по виду деятельности и для определенной группы потребителей;
- анализ перспектив работы с другими видами грузов;
- анализ поиска новых ниш реализации;
- анализ перспектив функционирования логистической организации;
- определение стратегии организации по специалистам и по реализации основных логистических функций организации.
Источники:
1. Бауэрсокс, Доналд Дж., Клосс, Дейвид Д. Логистика: интегрированная цепь поставок, 2-е изд. / Пер. с англ. К.В. Комарова. - Москва: ЗАО «Олимп-Бизнес, 2014.- 640 с.
2. Вдовин, В.М. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное пособие / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова и др. - М.: Дашков и К, 2016. - 388 с.
3. Ищенко О.В., Минаков А.А., Проблемы перехода российских предприятий на МСФО. Актуальные вопросы экономики и менеджмента: теория и практика. Материалы I Международной научно-практической конференции. КСЭИ Краснодар 2015. - С. 110-113.
4. Ищенко О.В., Берлина С.Х. Формирование службы внутреннего аудита на предприятии. Вестник Академии знаний. 2015. № 14 (3). С. 14-19.
5. Линерс, М. Управление закупками и поставками: учебник для высших учебных заведений / Майкл Линдерс [и др.]. - Москва: ЮНИТИ, 2014. - 723 с.
6. Николайчук, В.Е. Логистический менеджмент: учебник / В.Е. Николайчук. - Москва: Дашков и К, 2015. - 980
с.
7. Организация баз данных системы мониторинга технико-экономических показателей предприятий промышленности и транспортного комплекса: дис. ... канд. техн. наук: 05.13.06 / С.С. Гоголин. - М., 2009. - 187 с.
8. Рыжко, А.Л. Информационные системы управления производственной компанией: Учебник для академического бакалавриата / А.Л. Рыжко, А.И. Рыбников, Н.А. Рыжко. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 354 с.
9. Салий В.В. Методы анализа больших объемов слабоструктурированной информации: учебное пособие /В.В. Салий, Э.В. Кузьмина, В.Л. Шапошников, Н.Г. Пьянкова - Краснодар: Центр научно-технической информации (ЦНТИ), 2017.
- 114 с.
Sources:
1. Bowersox, Donald J., Kloss, David D. Logistics: Integrated Supply Chain, 2nd ed. / Per. from English K.V. Komarov. -Moscow: Olimp-Business, 2014. - 640 p.
2. Vdovin, V.M. Subject-oriented economic information systems: Textbook / V.M. Vdovin, L.E. Surkov et al. - Moscow: Dashkov and Co., 2016. - 388 c.
3. Ischenko OV, Minakov AA, Problems of transition of Russian enterprises to IFRS. Current issues of economics and management: theory and practice. Materials of the I International Scientific and Practical Conference. KSEI Krasnodar 2015. - p. 110-113.
4. Ischenko OV, Berlin S.Kh. Formation of the internal audit service in the enterprise. Bulletin of the Academy of Knowledge. 2015. No. 14 (3). P. 14-19.
5. Liners, M. Procurement and Supply Management: A Textbook for Higher Education Institutions / Michael Linders [et al.].
- Moscow: UNITI, 2014. - 723 p.
6. Nikolaichuk, V.E. Logistics management: textbook / V.E. Nikolaichuk. - Moscow: Dashkov and Co., 2015. - 980 p.
7. Organization of databases for the monitoring system of technical and economic indicators of industrial enterprises and the transport complex: dis. ... Cand. tech. Sciences: 05.13.06 / S.S. Gogolin. - M., 2009. - 187 p.
8. Ryzhko, A.L. Management Information Systems for a Production Company: Textbook for Academic Baccalaureate / A.L. Ryzhko, A.I. Rybnikov, N.A. Ryzhko. - Lyubertsy: Yurayt, 2016. - 354 c.
9. Saliy V.V. Methods for analyzing large amounts of semistructured information: a tutorial / V.V. Saliy, E.V. Kuzmina, V.L. Shaposhnikov, N.G. Pyankova - Krasnodar: Center for Scientific and Technical Information (CSTI), 2017. - 114 p.
